Word長(zhǎng)篇文檔排版技巧（一）

Word長(zhǎng)篇文檔排版技巧（一）

市場(chǎng)部經(jīng)常要出各種分析報(bào)告，一寫(xiě)就是洋洋灑灑幾十頁(yè)。文字功底深厚的小王寫(xiě)東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問(wèn)題，每次都要花大量的時(shí)間修改格式、制作目錄和頁(yè)眉頁(yè)腳。最頭疼的是上司看完報(bào)告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來(lái)一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統(tǒng)總是提示有錯(cuò)誤。現(xiàn)在只能手工輸入目錄，加班加點(diǎn)數(shù)頁(yè)碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時(shí)間下班后享受生活，小王花了半天的時(shí)間學(xué)習(xí)了一下長(zhǎng)篇文檔的排版技巧，這才發(fā)現(xiàn)，這半天的時(shí)間，可以讓他享受無(wú)數(shù)個(gè)閑暇的傍晚和周末。

小王把自己的體會(huì)重點(diǎn)總結(jié)為兩點(diǎn)：

1. 制作長(zhǎng)文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置
2. 不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁(yè)

下面就看看他是怎樣用新學(xué)的技巧制作一篇幾十頁(yè)的長(zhǎng)文檔的。

單面打印的簡(jiǎn)單報(bào)告

這份報(bào)告要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；單面打印；除封面和目錄外，每頁(yè)的頁(yè)眉是報(bào)告的題目；頁(yè)碼一律在頁(yè)面底端的右側(cè)，封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，目錄之后為第1頁(yè)。

設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格

寫(xiě)文章前，不要上來(lái)就急于動(dòng)筆，先要找好合適大小的“紙”，這個(gè)“紙”就是Word中的頁(yè)面設(shè)置。

從菜單中選擇【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】命令，顯示“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇【紙張】選項(xiàng)卡，如圖1所示。

圖1 選擇紙張

通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認(rèn)設(shè)置。有時(shí)也會(huì)用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應(yīng)類(lèi)型的紙即可。

很多人習(xí)慣先錄入內(nèi)容，最后再設(shè)紙張大小。由于默認(rèn)是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，可以直觀地在錄入時(shí)看到頁(yè)面中的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改。

考慮到閱讀報(bào)告的領(lǐng)導(dǎo)年齡都比較大，對(duì)于密密麻麻的文字閱讀起來(lái)比較費(fèi)力，還可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增大字號(hào)的辦法。其實(shí)，可以在頁(yè)面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號(hào)，也能使內(nèi)容看起來(lái)更清晰。

在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖2所示。

圖2 用“文檔網(wǎng)格”調(diào)整字距和行距

選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，默認(rèn)為“每行39”個(gè)字符，可以適當(dāng)減小，例如改為“每行37”個(gè)字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認(rèn)為“每頁(yè)44”行，可以適當(dāng)減小，例如改為“每頁(yè)42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。

設(shè)置樣式

現(xiàn)在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號(hào)”等命令設(shè)置文字的格式，用“兩端對(duì)齊”、“居中”等命令設(shè)置段落的對(duì)齊，但這樣的操作要重復(fù)很多次，而且一旦設(shè)置的不合理，最后還要一一修改。

熟悉Word技巧的人對(duì)于這樣的格式修改并不擔(dān)心，因?yàn)樗梢杂?#8220;格式刷”將修改后的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個(gè)、上百個(gè)這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領(lǐng)油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔(dān)心。

樣式是什么？簡(jiǎn)單地說(shuō)，樣式就是格式的集合。通常所說(shuō)的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號(hào)”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復(fù)雜，就需要多次進(jìn)行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時(shí)只需選擇一下某個(gè)樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設(shè)置到文字和段落上。

樣式在設(shè)置時(shí)也很簡(jiǎn)單，將各種格式設(shè)計(jì)好后，起一個(gè)名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預(yù)設(shè)樣式就可以了，如果預(yù)設(shè)的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。

從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時(shí)，將只會(huì)顯示文檔中正在使用及默認(rèn)的樣式。

圖3 有效格式

圖4 有效樣式

“正文”樣式是文檔中的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)格式改變而設(shè)置出來(lái)的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會(huì)影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。

“標(biāo)題1”~“標(biāo)題9”為標(biāo)題樣式，它們通常用于各級(jí)標(biāo)題段落，與其他樣式最為不同的是標(biāo)題樣式具有級(jí)別，分別對(duì)應(yīng)級(jí)別1~9。這樣，就能夠通過(guò)級(jí)別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標(biāo)題1”~“標(biāo)題3”的3個(gè)標(biāo)題樣式，如果標(biāo)題的級(jí)別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標(biāo)題4”~“標(biāo)題9”樣式。

現(xiàn)在，規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式。

• 對(duì)于文章中的每一部分或章節(jié)的大標(biāo)題，采用“標(biāo)題1”樣式，章節(jié)中的小標(biāo)題，按層次分別采用“標(biāo)題2”~“標(biāo)題4”樣式。
• 文章中的說(shuō)明文字，采用“正文首行縮進(jìn)2”樣式。
• 文章中的圖和圖號(hào)說(shuō)明，采用“注釋標(biāo)題”樣式。

規(guī)劃結(jié)束之后，即可錄入文字了。

首先，錄入文章第一部分的大標(biāo)題，如圖5所示。注意保持光標(biāo)的位置在當(dāng)前標(biāo)題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務(wù)窗格中單擊“標(biāo)題1”樣式，即可快速設(shè)置好此標(biāo)題的格式，如圖6所示。

圖5 錄入標(biāo)題

圖6 應(yīng)用“標(biāo)題1”樣式后的格式

用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設(shè)置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設(shè)置“正文首行縮進(jìn)2”和“注釋標(biāo)題”樣式。當(dāng)所需樣式都被選擇過(guò)一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會(huì)顯示無(wú)用的其他樣式。

文章的部分內(nèi)容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對(duì)照，圖中左側(cè)列出了對(duì)應(yīng)文章段落所用的樣式。

圖7 用樣式排版后的效果

在錄入和排版過(guò)程中，可能會(huì)經(jīng)常在鍵盤(pán)和鼠標(biāo)之間切換，這樣會(huì)影響速度。對(duì)樣式設(shè)置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標(biāo)，提高錄入和排版速度。

將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對(duì)話框，如圖9所示。

圖8 修改樣式

圖9 “修改樣式”對(duì)話框

單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤(pán)”對(duì)話框，如圖10所示。此時(shí)在鍵盤(pán)上按下希望設(shè)置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在“請(qǐng)按新快捷鍵”設(shè)置中就會(huì)顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應(yīng)該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。

圖10 指定快捷鍵

用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。

現(xiàn)在，在文檔中錄入文字，然后按下某個(gè)樣式的快捷鍵，即可快速設(shè)置好格式。

文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預(yù)設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符合實(shí)際需要。例如，“標(biāo)題1”樣式的字號(hào)太大，而且是左對(duì)齊方式，希望采用小一點(diǎn)的字號(hào)，并居中對(duì)齊。這時(shí)可以修改樣式。
將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對(duì)話框，如圖9所示。選中“自動(dòng)更新”選項(xiàng)，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。這樣，當(dāng)應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時(shí)，就會(huì)自動(dòng)更改“標(biāo)題1”樣式的格式。

選中采用了“標(biāo)題1”樣式的某段文字，例如“一、中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”，然后利用“格式”工具欄設(shè)置字號(hào)和居中對(duì)齊。注意文章中所有采用“標(biāo)題1”樣式的文字和段落都會(huì)一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。

因此，使用樣式帶來(lái)的好處之一是大大提高了格式修改的效率。

查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)

文章比較長(zhǎng)，定位會(huì)比較麻煩。采用樣式之后，由于“標(biāo)題1”~“標(biāo)題9”樣式具有級(jí)別，就能方便地進(jìn)行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。

從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖11所示。在其中的標(biāo)題上單擊，即可快速定位到相應(yīng)位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖。

圖11 文檔結(jié)構(gòu)圖

如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當(dāng)區(qū)域移動(dòng)距離較遠(yuǎn)時(shí)，同樣不容易找到位置。

從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進(jìn)入大綱視圖。文檔頂端會(huì)顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級(jí)別”下拉列表中的某個(gè)級(jí)別，例如“顯示級(jí)別3”，則文檔中會(huì)顯示從級(jí)別1到級(jí)別3的標(biāo)題，如圖13所示。

圖12 “大綱”工具欄

圖13 在大綱視圖中顯示的標(biāo)題

如果要將“用戶職業(yè)”部分的內(nèi)容移動(dòng)到“用戶年齡”之后，可將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到“用戶職業(yè)”前的十字標(biāo)記處，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)內(nèi)容至“用戶年齡”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標(biāo)題移動(dòng)了位置，也會(huì)將其中的文字內(nèi)容一起移動(dòng)。

從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)面】命令，即可返回到常用的頁(yè)面視圖編輯狀態(tài)。

對(duì)文章的不同部分分節(jié)

文章的不同部分通常會(huì)另起一頁(yè)開(kāi)始，很多人習(xí)慣用加入多個(gè)空行的方法使新的部分另起一頁(yè)，這是一種錯(cuò)誤的做法，會(huì)導(dǎo)致修改時(shí)的重復(fù)排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁(yè)符分頁(yè)，如果希望采用不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，這種做法就無(wú)法實(shí)現(xiàn)了。

正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對(duì)不同的節(jié)進(jìn)行設(shè)置。

定位到第二部分的標(biāo)題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對(duì)話框，如圖14所示。選擇“分節(jié)符”類(lèi)型中的“下一頁(yè)”，并單擊【確定】按鈕，就會(huì)在當(dāng)前光標(biāo)位置插入一個(gè)不可見(jiàn)的分節(jié)符，這個(gè)分節(jié)符不僅將光標(biāo)位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會(huì)使該節(jié)從新的一頁(yè)開(kāi)始，實(shí)現(xiàn)既分節(jié)，又分頁(yè)的功能。

用同樣的方法對(duì)文章的其他部分分節(jié)。

圖14 插入分節(jié)符

對(duì)于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們?cè)O(shè)在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標(biāo)題和目錄，如圖15所示，然后分別在“目錄”文字前和“一、中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”文字前插入分節(jié)符。

圖15 在文章最前面加入文章大標(biāo)題和目錄

如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字符，默認(rèn)情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕 ，即可查看隱藏的編輯標(biāo)記。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。

圖16 完整顯示的分節(jié)符

圖17 部分顯示的分節(jié)符

在段落標(biāo)記和分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。

為不同的節(jié)添加不同的頁(yè)眉

利用“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置可以為文章添加頁(yè)眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁(yè)眉，只有正文開(kāi)始時(shí)才需要添加頁(yè)眉，因?yàn)榍懊嬉呀?jīng)對(duì)文章進(jìn)行分節(jié)，所以很容易實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，最好從文章最前面開(kāi)始，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開(kāi)始處，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。

圖18 頁(yè)眉編輯狀態(tài)

注意在頁(yè)眉的左上角顯示有“頁(yè)眉 – 第1節(jié) –”的提示文字，表明當(dāng)前是對(duì)第1節(jié)設(shè)置頁(yè)眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設(shè)置頁(yè)眉，因此可在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁(yè)眉。

第2節(jié)是目錄的頁(yè)眉，同樣不需要填寫(xiě)任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕。

第3節(jié)的頁(yè)眉如圖19所示，注意頁(yè)眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁(yè)眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁(yè)眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會(huì)出現(xiàn)在所有節(jié)的頁(yè)眉中，因此不要急于設(shè)置。

圖19 設(shè)置不同節(jié)的不同頁(yè)眉

在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下?tīng)顟B(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時(shí)頁(yè)眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁(yè)眉與前一節(jié)不同。

此時(shí)再在頁(yè)眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標(biāo)題“中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r”作為頁(yè)眉。后面的其他節(jié)無(wú)需再設(shè)置頁(yè)眉，因?yàn)楹竺婀?jié)的頁(yè)眉默認(rèn)為“同前”，即與第3節(jié)相同。

在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁(yè)眉編輯狀態(tài)。

用打印預(yù)覽可以查看各頁(yè)頁(yè)眉的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒(méi)有頁(yè)眉，目錄之后才會(huì)在每頁(yè)顯示頁(yè)眉。

在指定位置添加頁(yè)碼

通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【頁(yè)碼】命令插入頁(yè)碼，這樣得到的頁(yè)碼，將會(huì)在封面和目錄處都添加頁(yè)碼。而現(xiàn)在希望封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁(yè)碼，并且頁(yè)碼要從1開(kāi)始編號(hào)。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。

按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開(kāi)始處，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。

在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換”按鈕 ，顯示頁(yè)腳區(qū)域，如圖20所示。

圖20 頁(yè)腳編輯狀態(tài)

注意在頁(yè)腳的左上角顯示有“頁(yè)腳 – 第1節(jié) –”的提示文字，表明當(dāng)前是對(duì)第1節(jié)設(shè)置頁(yè)腳。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁(yè)腳區(qū)域添加頁(yè)碼，因此可在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁(yè)腳。

第2節(jié)是目錄的頁(yè)腳，同樣不需要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕。

第3節(jié)的頁(yè)腳如圖21所示，注意頁(yè)腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁(yè)腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁(yè)腳區(qū)域插入頁(yè)碼，則頁(yè)碼將會(huì)出現(xiàn)在所有節(jié)的頁(yè)腳中，因此不要急于插入頁(yè)碼。

圖21 設(shè)置不同節(jié)的不同頁(yè)腳

在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下?tīng)顟B(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時(shí)頁(yè)腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁(yè)腳與前一節(jié)不同。

這時(shí)再插入頁(yè)碼，就能讓頁(yè)碼只出現(xiàn)在當(dāng)前節(jié)及其后的其他節(jié)。

從菜單選擇【插入】|【頁(yè)碼】命令，顯示“頁(yè)碼”對(duì)話框，如圖22所示。采用默認(rèn)設(shè)置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，如圖23所示。默認(rèn)情況下，“頁(yè)碼編排”設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁(yè)碼接續(xù)前面節(jié)的編號(hào)。如果采用此設(shè)置，則會(huì)自動(dòng)計(jì)算第1節(jié)和第2節(jié)的頁(yè)數(shù)，然后在當(dāng)前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁(yè)號(hào)，這樣本節(jié)就不是從第1頁(yè)開(kāi)始了。因此需要在“頁(yè)碼編排”中設(shè)置“起始頁(yè)碼”為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁(yè)碼無(wú)關(guān)了。

圖22 插入頁(yè)碼

圖23 設(shè)置頁(yè)碼格式

第3節(jié)之后的其他節(jié)無(wú)需再設(shè)置頁(yè)碼，因?yàn)轫?yè)腳的默認(rèn)設(shè)置為“同前”，而且頁(yè)碼格式默認(rèn)設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，將會(huì)自動(dòng)為每一節(jié)編排頁(yè)碼。

在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁(yè)腳編輯狀態(tài)。

用打印預(yù)覽可以查看各頁(yè)頁(yè)腳的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，目錄之后才會(huì)在每頁(yè)顯示頁(yè)碼，并且目錄之后的頁(yè)碼從1開(kāi)始編號(hào)。

插入目錄

最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應(yīng)該正確采用帶有級(jí)別的樣式，例如“標(biāo)題1”~“標(biāo)題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級(jí)別的樣式是最方便的一種。

定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對(duì)話框，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，如圖24所示。

圖24 插入目錄

在“顯示級(jí)別”中，可指定目錄中包含幾個(gè)級(jí)別，從而決定目錄的細(xì)化程度。這些級(jí)別是來(lái)自“標(biāo)題1”~“標(biāo)題9”樣式的，它們分別對(duì)應(yīng)級(jí)別1~9。

如果要設(shè)置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類(lèi)型。通常用默認(rèn)的“來(lái)自模板”即可。

單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插入到文檔中的（會(huì)顯示灰色底紋），因此可以進(jìn)行更新。

當(dāng)文檔中的內(nèi)容或頁(yè)碼有變化時(shí)，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對(duì)話框，如圖25所示。如果只是頁(yè)碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁(yè)碼”。如果有標(biāo)題內(nèi)容的修改或增減，可選擇“更新整個(gè)目錄”。

圖25 更新目錄

小結(jié)

至此，整篇文檔排版完畢。在整個(gè)排版過(guò)程中，可以注意到樣式和分節(jié)的重要性。

采用樣式，可以實(shí)現(xiàn)邊錄入邊快速排版，修改格式時(shí)能夠使整篇文檔中多處用到的某個(gè)樣式自動(dòng)更改格式，并且易于進(jìn)行文檔的層次結(jié)構(gòu)的調(diào)整和生成目錄。

對(duì)文檔的不同部分進(jìn)行分節(jié)，有利于對(duì)不同的節(jié)設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳。

有關(guān)樣式和分節(jié)應(yīng)用，以及頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置，這里介紹的僅僅是最基本的用法。下一篇文章將會(huì)看到更為精彩和美妙的應(yīng)用。