| 實踐社群：知識資本最佳化 2006-2-22 11:56:36 EricLesser KathrynEveres/KMCenter 摘要 成功的商業必須反映市場的需求。為了實現這個目標，企業正在發掘他們組織內的知識資本——這些有價值的知識，以往被埋藏在電子媒體、印刷文件和書本，以及人們“腦中“的知識，并在需要它的地方和時間都共享這些知識。這些有價值的資源可以記錄下來，例如將流程,實務手冊儲存在電子媒體；或儲存在人們的大腦中，將有共同興趣的群組連成網絡社群。這種方法使得在“實踐社群 (communities of practice；CoPs)”中共享的知識能在需要時發揮其作用。 IBM 對一些公司進行了調查，這些公司實施了一系列為在公司內改善識別 (identify)、查找 (locate) 和共享 (share) 知識而設計的項目。所有的措施都致力于使用戶更容易在復合知識庫中搜尋明確的知識，他們常采用如網絡、組件應用軟件、指定入口網站之類的技術。 挑戰 我們發現那些試圖改善知識資源使用的企業面臨著以下挑戰： · 在架構和更新知識庫中的內容時，資源不足。可是如果很難查到知識或內容過時，用戶會因為失望而不再瀏覽這個網站。 · 沒有證實內容是否正確的機制。單獨使用不能保證內容是否正確或與用戶相關。 · 在知識庫中的資料，沒有足夠相關性的內容。通常，如果用戶沒有理解知識如何發展和知識為什么如此重要，他們很難善加利用這些可用的資料。 · 個人不愿意貢獻內容。由于員工不能確定他們的貢獻是否能被認可，以及這些知識是否被適當使用、或其它人是否會提供與他們需要相關的內容，因此他們常常不想花時間和精力向知識庫發送知識。 為了克服這些挑戰并有效開發知識資本，我們發現有些公司正在找尋和支持非正式組織或個人，這類成員有相似的相關工作活動和興趣。 這些實踐社群 (CoPs) 通常在大型公司中茁壯成長，但是它們與母公司的公司形式和結構有著顯著的差別。多數非正式公司的人員會經常變動，加入公司的人數和個體參與社群活動的程度都不盡相同同。公司成員試圖跨越傳統的公司界限。實踐社群 (CoPs) 不是像常見的項目團隊那樣，在一段定的時間內直接負責產品具體交付。相反的，社群趨向于在自己的期限內制定相應地議事日程，并根據成員的需要不斷地重新定義。舉個典型的例子，社群要參與大量正式和非正式的活動，從教育會議和討論會到為解決具體工作問題而設計的日常互動。 由于實踐社群 (CoPs) 對知識資本的創造、分享和使用方面占有關鍵的地位，許多公司——從世界銀行到 IBM，都開始積極鼓勵和支持實踐社群 (CoPs)，最近的學術和大眾文章都在強調這些努力的重要性和好處。 實踐社群存在的理由 在 IBM 知識管理研究院的研究中，Lotus 研究單位和波士頓大學大量分析了不同行業的實踐社群。我們確定出四個關鍵領域，在這些領域中，這樣的社群能夠幫助公司使用知識資本為公司經營成果作出貢獻。 · 使有形資產的再利用更為容易：以知識庫為基礎的系統建立了共享“平臺”，在這里，社群成員可以儲存、并找到明確的知識形式——工具、白皮書、過去的建議書和演示文稿等。而且 CoPs 也能確保知識庫能滿足實際社群的需求，例如透過分類和篩選內容以確保知識庫對其他人有價值。在我們研究的多數社群中，其成員也是內容的服務者，他們積極勸說成員提供內容服務，并且確定出相關的基本資料，使查找和定位文件更容易。重要的是，許多這樣的社群發起面對面的會議。在這種會議上，個人能夠認識有相同興趣的參與者，激發出信任感和共同責任感。面對面的會議也作為認可其它人的貢獻和突出使用知識資本新用途的重要性的展示窗。 · 快速響應顧客需求：實踐社群 (CoPs) 能夠快速識別出有正確主題專業知識的人，以為顧客咨詢或提供問題最佳答案，這樣就可以降低查詢時間和成本。 · 降低新員工的學習曲線及時間：在我們所研究的公司中，實踐社群 (CoPs) 在透過幫助公司識別那些能回答問題、指導公司內部資源的主題專家使人員“插入 (plugged in)”到新職位的方法、手段和活動方面非常有價值。 · 為產品和服務產生新想法：實踐社群創建論壇讓個體能夠分享不同主題的觀點，鼓勵員工在沒有來自正式日常業績的壓力下互相傳遞想法和尋找困難問題的答案。在我們研究的多數公司中，這個效果來自于實踐社群 (CoPs) 提供的重要創新靈感。 使社群成功 當每個實踐社群在它所需要的公司支持類型方面獨一無二時，我們的研究就已經確定出大量重要的領域，在這些領域里可以運用一些通用的指導方針。 · 把對公司有戰略意義的資源集中到社群中：在大型公司中可能有數以百計的實踐社群 (CoPs) 。決定投資實踐社群的公司需要仔細研究對實現公司戰略商業目標起關鍵作用的知識類型，并且把資源集中到最有可能提供這類知識的社群。 · 為社群提供相互作用的時間和空間：母公司透過幫助社群成員互相認識和建立有助有效分享知識的社會資金來支持實踐社群 (CoPs) 。公司提供資源來保證面對面的社群會議的舉行，并且采用允許建立虛擬知識庫的技術，使得在知識庫中社群能夠儲存文件和進行討論。最重要的是公司應該確保個體有時間參與實踐社群 (CoPs) 事務——很有可能在將來帶來潛在的大量收益。 · 指定支持社群的角色和責任：根據我們研究的多數公司發現，推選或指定人員擔任指導社群和它的活動的角色很有價值——社群領導/促進者、內容管理者、事件成員和個體負責促進社群內部和社群之間的交流，同時他們還負責社群教育和技能提高。 · 推廣社群和其成功故事：新聞快訊、電子郵件公告、公司范圍知識庫和訓練課程都可以用來使人們知道社群的成功和社群資源對有興趣的參與者具有可用性。 快速自我評估 想知道現在知識資本管理如何影響你的公司嗎？試問公司本身以下問題： · 如何把知識資本因素反復應用到我們的運作過程、公司的學習行動、甚至產品價格策略中？ · 面對顧客的員工感到他們能夠利用整個公司的能力來滿足顧客的需求到什么時候？ · 采用什么具體措施降低新員工的學習曲線？ · 在我們的知識資本知識庫中的內容是如何波及時、準確和廣泛地使用的？我們是如何知道的？ · 誰在維護我們的知識資本數據庫？知識庫的內容管理者是知識廣博的主題參與者嗎？ · 在公司內部實踐社群已經很活躍了嗎？在哪些領域呢？ · 未來成員如何學習有關的社群知識并參與其中？ · 正式公司如何對這些具有戰略影響的實踐社群的成功做出貢獻？ 連接各個部分 實踐社群有助于培養能夠創造、分享和利用知識的環境，最重要的是，它可以提高公司的效果、效率和創新。社群有助于將人們團結在一起，把他們日常工作中的實踐的知識與他們的產品、工具結合起來，以幫助其解決問題并滿足顧客的需求。 在創建實踐社群 (CoPs) 能夠匯合、公司和交換知識的虛擬場所時，技術發揮著重要的作用。透過適當地開發和支持，它們能作為有效創造和傳播公司的知識資本的道——而且有助于在知識管理投資上產生更大的回報。 在 IBM，我們了解了在當今競爭激烈的商業環境中知識資本管理的復雜性。從我們與顧客有關的知識和內容管理咨詢工作中，從透過IBM知識管理研究會的協作社團研究中，也從在IBM內部各種實踐社群 (CoPs) 取得的實踐經驗中不斷學習 |
|
|
