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Word使用技巧放送
1. 修復文件
遇到過突然停電而自己的文件沒有保存、文件找到卻無法打開的情況嗎？其實，在Word中設計了一個修復程序，只不過它比較隱蔽，你沒有注意罷了，巧妙地使用它說不定還能夠把你的工作成果給恢復過來呢。請點擊“文件”→“打開”，在打開文件對話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復文本”項（請將鼠標向下拖動，否則無法看到這個項目），再點擊原先打不開的文件，耐心等待一會兒凡是能夠被恢復的文本都會出現在Word窗口中，這時候就麻煩你按一下存盤圖標吧！
假設Microsoft Word2003安裝在Windows XP中的C盤。依次進入下列文件夾C:/Documents and Settings/用戶名/ApplicationData/Microsoft/Word，在Word文件夾下，我們會看到后綴名為.asd的文件，這個文件其實就是我們剛剛編輯過的未存儲的文檔。此時，只要將擴展名.asd更改為.doc，雙擊打開后即可繼續(xù)編輯停電前的Word文檔了。
2.快速還原圖片文件
利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時往往出于特殊需要（如出版、發(fā)行等），要求把其中內嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用Word2000打開該文件，然后選中相應圖像后復制，再啟動畫圖程序進行粘貼，最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可，如果你的文檔中已經內置了圖片文件而且比較多，那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實，只要我們單擊“文件”→“另存為Web頁”命令，Word就會自動地把其中內置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件名加上“.files”的文件夾下（與在IE中保存的網頁一樣），非常方便。
3.給Word文件減肥
現在PC機上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們在Word中打一點兒字，動不動就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來了不便（尤其是上網發(fā)附件）。其實，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會重新將信息進行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開Word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項，以后Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤，實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應選中“只嵌入所用字符”復選框，否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。
4、Word快速重輸：
Word在打字過程中,如按下“Alt+Enter”鍵，將把已經打的字復制，再按，再復制。按“Ctrl+Y”也可。
5.實現Word個性模板
用Word建立的文件默認頁面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置，同時，Word中默認生成的文檔文件是不自動縮進的，必須使用手工調整它們的縮進，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板文件功能可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進，從而實現個性模板。
①進入WordXP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，你必須對文件夾選項進行設置才能夠進入，詳見Windows手冊），你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會自動調用WordXP打開它。
②單擊“文件”→“頁面設置”，調出頁面設置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，如圖5所示。筆者經常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便，所以把寬度設置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。
③單擊“格式”→“段落”，在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進”，并設置度量值為0.7厘米（相當于兩個漢字字符），即設置每段自動縮進兩格（中國人用中文的特色）。
④單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件。
⑤再次進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。
⑥上面的制作步驟完成后，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設置來進行文件處理了。
6.一次保存多個文件
在WPS2000/Office中有一個“保存所有文件”命令，這個命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當于將所有的文件進行存盤操作，免去了一個文件窗口一個文件窗口切換、存盤之苦。其實，我們也可以在Word中一次保存多個文件：只要在要保存文件時按下Shift 鍵就可以發(fā)現，原來的“保存”命令已經變成了“全部保存”命令了，此時單擊這個命令相當于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開的文件進行存盤。
7.合并Word文件
我們在使用Word制作文檔時，經常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過來打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點擊“插入”鈕。怎么樣？同事的文件是不是已經歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號、格式都絲毫沒有任何變化！
8.更改文件默認存盤格式
在Word默認情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時候我們出于特殊的需要，如投稿時需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”命令，然后在保存對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實，只要我們單擊“工具”→“選項”，打開設置窗口，點擊“保存”標簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為你所預先設定的格式了。
9. 讓Word認識WPS2000/WPS Office文件
以后打開Word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“WPS文件（*.wps）”列表項，選擇需要編輯的WPS文件，點擊“打開”后即可直接打開WPS Office文件了，當然也能夠讀取WPS97/2000文件了。
10、當用鼠標將圖片拖曳到新位置時，它不受控制地跳到其他地方，
請問有什么好的解決辦法？
答：用鼠標將該圖片拖曳到目標位置附近，右擊該圖片，在彈出的快捷菜單中選中“設置圖片格式”命令，在彈出的“設置圖片格式”對話框中選中“位置”選項卡，精確設置該圖片在頁面上的水平和垂直位置即可。
11、在Word中不能將插入的公式對象放在準確的目標位置，而且它和正文間的間距總是太遠，怎樣才能調節(jié)？
答：右擊插入的公式對象，在彈出的快捷菜單中選“設置對yhkkrk象格式”命令，在彈出的“設置對象格式”對話框中選“環(huán)繞”選項卡。在“環(huán)繞方式”欄中選“四周型”，在“環(huán)繞位置”欄中選中“兩邊”，在“距正文”欄中設置該公式對象與正文的上、下、左、右間距，一般均可設置為“0”。然后，單擊“位置”選項卡，在“頁面上的位置”欄中精確設置該公式對象在頁面中的水平和垂直位置。或者還可以先插入一個圖文框，依照上述方法確定其準確位置后，再將公式對象置入圖文框之中。
12、我在Word中創(chuàng)建的水印掩蓋了主文檔文字，請問怎樣可以消除？
答：如果水印干擾了閱讀頁面中的文字，可增加用于創(chuàng)建水印的對象的亮度來解決。1.如果要增加文字的亮度，在“格式”菜單中選中“字體”命令，在“字體”選項卡中另選一種顏色（比如淺灰色）。2.若要增加用“藝術字”創(chuàng)建的特殊效果文字的亮度，在“格式”菜單中選中“對象”命令，在“顏色和線條”選項卡上將填充顏色改為更淺的灰色底紋。如果是用彩色打印機打印，那么就可以選擇更淺的彩色底紋。3.如果要增加用“繪圖”工具欄創(chuàng)建的圖形對象，在“格式”菜單中選中“自選圖形”命令，在“顏色和線條”選項卡上將填充色改為更淺的灰色底紋。4.如果要增加導入圖形的亮度，在“格式”菜單中選中“圖片或對象”命令。在“顏色和線條”選項卡上將填充色改為更淺的灰色底紋。如果是用彩色打印機打印，可選擇更淺的彩色底紋。選擇“圖片”選項卡上“圖像控制”項下“顏色”框中的“水印”選項，用很適合水印的預先設置好的亮度和對比度來設置圖片的格式，或用“亮度”和“對比度”游標來手工調整圖形的亮度和對比度。如果這種方法無效，可用創(chuàng)建該圖片的程序編輯圖片。5.如果所導入的圖片是一張掃描圖片，可用“Microsoft 照片編輯器”來裁剪該圖片、為其添加特殊效果、調整其亮度、對比度和顏色。
13、在中文Word中漢字與英文字母和數字之間一般都存在一小段間隔，這個間隔一般有一個空格大小，但卻無法刪除掉，請問如何調整漢字與英文字母間的距離？
答：方法如下：A、按CTRL＋A選定全部文檔； B、選擇“格式”/“段落”/“其他”； C、在“其他”選項卡中取消“字符間距”設置框下面的“中、英文間自動調整間距”和“中文、數字間自動調整間距”選項左邊的復選框框
14、請問在Word中如何創(chuàng)建頁眉和頁腳？
答：在文檔的編輯過程中，可以通過以下步驟創(chuàng)建頁眉和頁腳：（1）選擇“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令，屏幕顯示“頁眉和頁腳”工具欄。（2）在工具欄單擊“切換頁眉和頁腳”按鈕，移到頁眉或頁腳區(qū)，可以分別進行如下的操作：在包圍頁眉或頁腳的虛線框內鍵入文字；單擊“頁碼域”按鈕插入頁碼；單擊“日期”按鈕插入日期；單擊“時間”按鈕插入時間；單擊“關閉”返回文檔。
15、如何實現Word文檔的自動保存？
答：在Word中為了不丟失所編輯的文檔，可以使用“自動保存”功能，在指定的時間間隔自動保存文檔，最后用“保存”命令來保存文檔。其操作如下：（1）選擇“工具”菜單中的“選項”命令；（2）選擇“保存”選項；（3）在“保存選項”下面選中“自動保存時間間隔”復選框；（4）在“分鐘”框中選擇自動保存文檔的時間間隔；（5）單擊“確定”按鈕。
16、在文檔的打印預覽時怎么編輯文本？
答：（1）在打印預覽中顯示要編輯的頁面；（2）用鼠標左鍵單擊要編輯的位置；（3）在“打印預覽”工具欄上單擊“放大鏡”按鈕，然后進行編輯
17、Word文稿投稿時，總要重新輸入自己的個人資料，如姓名、單位、郵編、地址等等，很是麻煩，不知道有沒有更好的方法？
答：可以用Word的域功能來輕松地完成這種輸入。方法如下：第一步，制作用戶信息（1）在Word中點擊“工具/選項”。（2）在“選項”窗口中選“用戶信息”項，并把光標移到“郵件地址”框內。（3）在“郵件地址”中依次錄入你的個人資料信息。（4）點擊“確定”保存你的個人資料信息，并退出“選項”窗口。第二步，用域插入用戶信息（1）當你用Word作完一篇文章后，將光標移到文章的最后，并回車另起一行。（2）點擊“插入/域”。（3）在“域”的窗口中選“用戶信息/UserAddress”。（4）點擊“確定”。當“域”的窗口消失后，你會看到你的大名以及你的其他個人資料已經出現在文章的底部了。如果你覺得你的用戶信息排列得不夠理想，可以再回到第一步去修改！
18、Word中版權符號、商標符號的輸入：
版權符號：“Alt+Ctrl+C”；
商標符號：“Alt+Ctrl+R”。
19、Word的“著重號”：
在菜單欄“工具”—“自定義”—“命令”—“類別”中選擇“所有命令”，再在右邊命令中選擇“DotAccent”，將他夠至菜單欄即可。
20、Word平方米“m2”的輸入：
先輸入m2，然后選中2，在菜單欄“格式”中選擇字體，再勾“上標”即可。或者點擊右鍵，選字體即可
21、Word快速輸入“省略號”：
“Ctrl+Alt+.”即得三點，再按一次又得三點。
22、Word行距快調整：
“Ctrl+1”單倍行距；“Ctrl+2”2倍行距；“Ctrl+5”1.5倍行距；
“Ctrl+0”段落前添加一行12磅的間距。
23、Word輕松設置特大特小字：
反復使用快捷鍵“Ctrl+]”加大；“Ctrl+[”變小。
24、Word快速更改英文大小寫：
按Shift,在全部大寫、全部小寫、首字大寫之間切換。
25、刪除行首行尾空格
由于網頁排版中的“低兩格”都是通過插入空格來實現的，所以我們從網上拷貝下來的文章段落在Word2000中進行段落重排時，由于我們已經設置了自動“首行縮進”兩個漢字，再加上這兩個全角空格，就成了段首四個漢字空格，手工進行刪除實在是太麻煩，這時我們可以選中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具欄中的“居中”按鈕，使段落的對齊方式為居中，這時行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左對齊”按鈕，使段落恢復原來的對齊方式。
26、給跨頁的表格自動添加表頭
如果你在Word中制作的表格有多頁，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭，這時，可按以下步驟進行操作：選定第一頁的表頭（表頭有多行時要選定多行），在“表格”選單上單擊“標題行重復”。
27、去掉Word頁眉下面的那條橫線
去掉Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法。一是可以將橫線顏色設置成“白色”；二是在進入頁眉和頁腳時，設置表格和邊框為“無”；第三種方法是進入頁眉編輯，然后選中段落標記并刪除它；最后一種方法是將“樣式”圖標欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。
28、按姓氏筆畫排序
在Word的表格功能中，為了適應中文習慣，新增了按“姓氏筆畫”排序功能。具體使用方法是：選擇需要排序的列，左擊“表格/排序”選單項，再選擇“類型”組合框中的“筆畫”項，并選擇“遞增”或“遞減”，點擊“確定”即可。你會看到，此時的表格已按“姓氏筆畫”（而不是“姓名筆畫”）的遞增（或遞減）排列好了。
29、在Word中標注漢語拼音
在輸入中文時可能會需要在文字上面標注拼音，最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來輸入，然后通過調整字體的大小和行距等來排版。但這樣往往會造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個問題也不難。按如下步驟操作即可：先選擇需標注拼音的文字，然后運行“格式”下拉菜單中的“中文版式”子菜單中的“拼音指南”命令，接著在各文字相對應的方框中輸入拼音。最后單擊“確定”按鈕完成拼音的標注。
30、當在Word中閱讀一篇較長的文章時，反復地翻頁是一件很麻煩的事，有沒有更簡單的方法？
答：其實，解決之道非常簡單：A、首先在Word中打開要閱讀的文件，然后選擇菜單“工具/宏/宏”。 B、在彈出的對話框中，在“宏的位置”一欄中選擇“Word命令”，然后在“宏名”的列表框中選擇“AutoScroll”并點擊“運行”按鈕。 C、現在，鼠標指針會自動跳到右邊的滾動條上，鼠標指針在滾動條的上半部，則向上翻頁，在下半部則向下翻頁，放到中部則暫停翻頁。鼠標越靠近兩端，滾動的速度越快。要關閉自動翻頁功能，只要隨便點一下鼠標，鼠標指針就會自動回到原來的位置。 如果經常使用此功能，可以將它添加到工具欄中，方法是：選擇“工具/自定義”，選擇“命令”選項卡，在“類別”欄中選擇“所有命令”，然后從“命令”框中將“AutoScroll”拖到工具欄上。此時工具欄上出現“自動滾動（A）”，單擊則可啟動自動滾動功能了，不錯吧。
31、使用格式刷
在Word中，可以使用“格式刷”方便地將某種格式復制到多個段落，操作方法為：
1．選定要進行格式復制的文字，雙擊“格式刷”工具按鈕，這時鼠標指針會變成格式刷形狀；
2．將鼠標移至要改變格式的段落，單擊鼠標左鍵，或者在文檔中選定要改變格式的文字；
3．但每次刷完后，格式刷就變成不可用。如果希望重復復制格式，就要不停地重復上述過程。有一個技巧可避免上述的繁瑣步驟：通過雙擊格式刷，可以將選定格式復制到多個位置。若要關閉格式刷，按下ESC鍵或再次單擊格式刷即可。
32、選定文字的技巧
1．用鼠標快速選定。雙擊鼠標左鍵，在Word 97中可選定一個由空格和標點符號分隔的短句，在Word 2000中可選定一個默認的詞；三擊鼠標左鍵，選定一段正文。
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