如何提高會議效率--作者：友泰咨詢UTC　　　王曉亮--友泰咨詢utc

如何提高會議效率
作者：友泰咨詢UTC 王曉亮
會議已經成為企業管理溝通的一個重要的方式，高層領導大多數的時間都花費在會議上，會議效率的高低直接影響企業管理的效果，但會議的效果總是不盡如人意。 友泰咨詢UTC研究認為，70%的會議是無效會議，會議中70%的時間是無效時間。正確的會議目的應該是：交流信息、解決問題和作出決策，而失敗會議的目 的被歪曲為：開會只是例行公事；開會成為領導或是部門負責人展示權威的手段；開會成為領導的脫口秀。會議的低效直接導致管理低效，成功而高效的會議需要具 備如下要素：
第一、 充分的會前準備。會議是需要精心準備的，即使對于非常緊急召開的臨時會議，也是如此。（1）準備會議備忘錄，并提前發放給與會者，好讓他們提前準備，如果 討論的內容是報告或是建議書，則應該附在備忘錄的后邊，一并提交給與會者。備忘錄的內容應該至少包括：會議的議題、討論的要點、要形成的結果、參會人員 （如果他們相互之間不熟悉，應該附上簡歷）、會議時間以及會議預計召開多長時間等。（2）會議硬件工具的準備，包括：白板或大白紙、筆、投影設備（如果需 要）、錄音設備（如果可以）、擴音設備（如果需要）等。（3）會議室的準備：如果可以選擇，會議室的空間應該比參會人數所需空間稍小一點，這樣擁擠的空間 容易讓人產生興奮感，從而促進踴躍發言。對于5—30人的會議，座位的擺設應以圓形或半圓形為主。（4）參會人員的選擇：參會人員應該是此次會議的相關 者，此次會議結果可能的落實者，同時視情況邀請會議議題相關的專家。
第二、 具體且明確的目標，并且時刻記住會議目標。會議要討論什么以及要達到什么結果已經明確的在備忘錄中作了描述，會議組織者只需要讓每一位與會者清楚地記著會 議的目標，以及在討論過程中，時刻圍繞目標而進行討論。許多會議失敗就是因為沒有明確的會議目標，或者在討論中跑到了別的主題。這就要求會議組織者時刻將 跑題的人員拉回到會議討論的主題上，也要求與會者清醒的記住會議的目標。如果開會跑題的問題比較嚴重，則在會議一開始，就將會議目標寫在白板的醒目位置， 并鄭重提醒與會者牢記會議目標。此外，會議目標應該是盡可能具體的表述，而非模棱兩可的陳述。如果必要，可以在會前向與會者詳細的解釋會議目標的內容。如 果與會人員不明白目標的準確指向，就自然會發生跑題的現象。
第三、 會議角色的選擇。會議通常需要三種角色：主席（會議組織者）、記錄員、參與者。會議主席是會議的組織者，通常他應該和會議的召開者分開。因為我國企業會議 的召開者通常是該次會議參與者中的最高職位的管理者，如果他充當會議主席，則一方面會導致其本身參與會議的精力的分散，另一方面會壓制其它參會人員的發 言，因為作為主席的領導總會出現在他們面前。
會議主席的最主要的職責就是保證會議按照預定的方向和進程進行，為了做到這一點，主席應該注意三個方面的問題：（1）不斷通過各種明示或暗示告訴與會人員 會議的目標或導論的主題。當有人偏離會議主題，應及時予以制止。對于那些喋喋不休的人員，應該禮貌但堅決地打斷他的談話，然后將更多說話的機會讓給內向的 人員。（2）保證與會人員在發言時不會受到其他參會人員的攻擊。當與會者相互攻擊時，應加以制止。并再次聲明會議的目標是解決問題，而非爭論，大家坐在一 起是為了尋求雙贏方案，而不是被動接受非贏即輸的結果。（3）保持中立。主席是本次會議的主持人，他的選取應該由與本次討論沒有利益關系的人員擔任，通常 從其他部門或外部聘請人員。即使如此，主席在會前要向大會宣布自己的中立立場，同時在會議過程中始終牢記自己的中立身份，不參與任何意見到具體的討論中， 也不表現出對某些人的偏好，樹立與會者對其的信任。
友泰咨詢在咨詢實踐中總結認為，記錄員可以采用專門的人員擔任，如秘書等，也可以由與會者中的一員擔任（但是當其發言時，應由另一人幫之記錄）。記錄員的 唯一職責就是清晰準確的記錄與會者的發言，且保證記錄能讓每一位在場的與會人員看清并理解。做好記錄員并非一件容易的事情，因此掌握一些技巧的必要的： （1）抓住發言者的關鍵意思記錄。寫字的速度永遠趕不上說話的速度，因此記錄員必須能夠抓住主要意思記錄，沒有必要也不可能一字不差的記錄所有的發言。如 果不確信是否正確理解發言人的意思，可以和發言者進行確認。但是所寫到白板上的字一定要清晰和容易辨認。（2）借助各種符號。在關鍵字上可以標注下劃線、 星號或劃圈。使用不同顏色的筆也是一個非常有效的方法，它可以幫助解決記錄中內容分類的問題。（3）牢記自己的職責——記錄。記錄員不參與任何的討論，如 果參與也是當自己不做記錄，而由另外的人接過自己的筆代為記錄的時候，避免產生不信任。如果發言者對所記錄的內容有異議時，要按照其所提的意見進行當場的 修改。
與會者的責任就是充分客觀，而且不偏離主題的討論會議的議題。為了鼓勵發言，應該先由職位低的與會人員先發言，然后由低向高，逐個發言。如果會議非常希望 知道下屬的意見，可以采用隔離發言的方式：先讓職位最低者進入會場，進行發言；然后他們退場，再由職位高的與會者進入會場發言，以此類推。這樣，與會者發 言時就不會因為顧忌領導在場而不能暢所欲言了。認真聆聽是與會者在會議上最為主要的任務，許多爭論的起源是由于與會者沒有聽懂對方的談話就帶著先入為主的 偏見展開攻擊，從而使問題惡化。認真聆聽時可以隨時提問，以確保自己理解的信息是發言者的準確意思；同時可以適度重復，以表明自己的理解。此外在會議過程 中，與會者要時刻關注白板上的記錄，從而了解討論的主題、各人的意見以及討論的進程等，這樣才能使自己的發言做到不重復、不跑題。與會者同時負有監督主席 和記錄員的責任，一旦發現他們沒有能保持中立，應該立刻制止或提醒。一個合格的與會者是應該帶著客觀的意見和積極尋求雙贏方案的心態參加會議的，那種本位 主義、抵觸情緒等都將為會議的進程設置障礙。
第四、 會議時間的選擇。會議應該選在與會人員有充分時間和精力的時段，而那些使與會人員沒有心思參會或在會上討論的時間顯然就不是理想的會議時間，如快要吃飯 前、周末或是周一等（這些時間是目前大多數企業開會的主要時間）。吃飯前，與會人員饑腸轆轆、渴望早點吃飯，或是滿腦子想的是吃什么；周末，與會人員會思 考如何度過周末、如何參加早已約好的聚會或約會；周一，與會人員還沒有從周末活動的興奮中清新過來，或是周末的事物還沒有處理完畢。因此上述三個時間都不 是理想的開會時間，其他的時間都可以考慮作為會議時間。尤其是周四，被認為是最佳的討論問題的時間。心理學家曾經做過試驗，發現周四討論問題更容易達成一 致。同時會議應該嚴格遵守時間限制，比如說一個半小時結束，就應該控制在一個半小時之內，否則會讓與會者產生會議沒有終點的心理，因此討論問題也會由于失 去了時間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。
第五、 總結與跟蹤。會議結束時，由會議主席總結會議成果，尤其要在會上明確，會議達成的結果分別由哪些部門或個人負責落實解決。會議結束后，由記錄員整理會議記錄，并將會議記錄發給與會者。會議的最高管理者，或是此次會議的發起者負責跟蹤會議結果的落實情況。
作為現代管理最重要的溝通方式，會議的成敗影響著企業決策的效率、執行的效率以及整個企業文化的健康發展，而如果管理者能夠在會議管理中遵守上述的五個要 素，并按其要求組織會議，會議效率將會大大提高。(作者：王曉亮，友泰咨詢UTC，010-63954518，cnutc@163.com， www.cnutc.com)。