家書2008-1：成功者怎樣管理時間
推薦人：xiaohu_zfx
出處：棲息谷
導讀：
征文：
一位管理者曾經對我說：“桌子上的東西總是多得讓我們喘不過氣來。”
隨之而來的問題是：管理者難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎？他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時間與工作任務的？頂級人士井井有條的一天究竟是個什么樣子？他們對各層次的管理者與專業人士的工作會有哪些啟示？
利用個人高效時段的辦法
你一天當中究竟存不存在一個可以稱之為高效時段的最佳時間呢？答案當然是肯定的。大多數人早上最為清醒，也有些人下午的狀態最好。討論這一點的目的是把那些最具挑戰性的工作分配到你最能勝任的時間里去完成。
有些人仍然信奉18世紀一位思想家馬修·亨利的話：“成大事者必起大早。”
迪士尼的老總羅伯特·愛格爾，每天4:45起床，到健身房鍛煉，6:00進入辦公室閱讀各種資料，直到7:00舉行一天當中的第一次會議。“我想人們都有自己的生理節奏，”他說，“不過對我來說，早晨是巔峰時刻，那時候比較心平氣和一點。”
霍華德·魯賓斯坦每天早上4:30之前就來到家中的書房快速瀏覽電視新聞，然后就開始處理他帶回家中的用不同顏色區別的文件，確定要回的電話，簽署支票，確定當天的日程，這些暫告一段落之后，他會舒展舒展身體，然后去跑步。
紐約市雅詩蘭黛集團公司董事會副主席珍妮特·瓦格納喜歡把一些例行公事，如簽署信函、開支票等，安排在一天快要結束，自己感到疲倦的時候處理。瓦格納說：“另一方面，如果我真要解決什么重要問題，無論是復雜的人事問題也好，還是像考慮如何開好中層管理人員會議一類的需要動腦筋的事，我會選擇周末的專門的個人時間或大清早的安靜時間來處理。有時候深夜3:00可能會是一個非常有創造力的時間……”
在工作中尋找安靜時間的5條妙計
這些妙計包括：
1、隱退。如果你有隨意來去的自由，如果你不在辦公桌邊，經理也不會問到“蓋瑞去哪了啊？”你就可以隱退到一個空會議室里，或起身繞著辦公區隔間散一散步，或者帶一些讀物去咖啡廳。
2、與上司磋商為自己爭取一段安靜的時間。如果單純的隱退行不通的話，你可以與上司商量為自己爭取一段安靜的時間。從你上司的角度，這樣做的好處是可以讓你集中全力處理一些他或她自己也認為重要的事。硬性規定的集體休息時間通常不會有什么用處。
3、使用寫字板。關著門，人們仍然可以找你。許多公司都奉行一條門戶開放政策，人們對著關閉的門皺眉頭。但是對一家最前衛的兒童電視臺的一位管理者來說，開與關都可以讓別人來找他，因為他在自己的門上安裝了一塊寫字板，還準備了一支寫字筆。當他的門關上的時候，想見他的人只需在寫字板上寫下提示信息。這套辦法之所以起作用就在于只要他一出現在寫字板前，他就會立即按圖索驥去找那些人，這樣大家就都知道無需直接闖入他的辦公室，同樣也能找到他。
4、設立無干擾時段。如果你是群體中的領導者，你可以要求同事給你一個不受打擾的時間。
5、錯開高峰時間。在午餐時間開始前一個小時離開辦公室，如果你到得比較早，如11:30，許多餐廳都會允許你提前坐在里面或干點什么工作。
頂級管理者如何組織不斷變換的工作時間
下面是3個在不平靜的工作日中建立秩序、提高效率的好計劃。
一，定點核對法
你是怎么組織不斷變化的時間安排？對我們大多數人來說，組織似乎就是控制，但是對許多頂級管理者來說，組織時間卻不再意味著在自己的優先時間之外，指定明確的時間去完成特定的工作任務，而是意味著無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什么固定的框框。
在彈性的時間安排中，只需確認一天起碼要達到的一些要求是否達到就可以了。
一般有這三種類型的基本工作點必須查對，即基于功能的工作要求、基于內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：
1、基于功能的工作要求：
——優先事項的時間是否得到保證；打電話與回電話；繼續關注已進行的工作；用在非優先事項的兩個小時（可以零散分布在全天）；每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見；每天安排與上司的摸底性謁見；
2、基于內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種情況：
——與老客戶的聯絡；發展新客戶；數據處理；授權與員工培養；撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰略計劃等。
其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點，不要隨便放過。注意不要使自己的負荷過重，反應要快，有了這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，這種工作藝術是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時間的根本原因。
二，重組時間——巧用“秘密10分鐘”
要把工作日看做是由大量10來分鐘的小時間單元拼嵌而成的。這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時間塊、“幾個字節的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時間的形象記憶。
你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多么大的差異——
你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會從門口探進頭來說：“嗨，有時間嗎？”可是，你那時候正在把最后的各種數字填到預算報告上，你已經干了10分鐘，估計還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應是：
如果你的目標是現在就把任務完成，那么就是：“哎呀又來了，什么都做不了，真是亂了套了!”
如果你懷著“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，沒事，我已經做完了1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。開完會后找機會溜到一邊再完成剩下的1/3。”
關鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有兩大好處：第一，你欣然對待這種不速之客，立即投身其中；第二，你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單，一邊不斷地尋找各種可能的機會來完成這些基本任務。久而久之，你會養成一個非常好的利用時間的習慣，工作效率也會大大提高，據我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運用的成功法寶。
這種圍繞一根固定旗桿（查對要點清單）靈活的時間管理策略的確收效非凡。那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經過——
國際度假咨詢有限公司董事會主席約瑟夫·維特利亞，當我訪問他的時候，那一天他在黃色的便條上已經記下了5個他要打的電話。但是當他打完一個電話之后，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對于這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個電話，打完第2個電話后又去拜訪同一樓層的一個人。總而言之，看起來就像是一團旋風在地上到處轉。但是每當他從突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其余的電話。就這樣，幾個小時過去之后，他原先計劃要打完的電話終于實實在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。
維特利亞先生的一天是固定時間與不固定時間的混合體，這是大多數資深生意人對待時間的觀念。
在甘乃特報業公司CEO約翰·科里那里，同樣的現象在他處理文書工作的時候格外明顯。科里更傾向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把它們處理完。于是同樣的一幕又出現了，辦公室里人來人往，電話也響個不停，臨時會議也少不了——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好摞得高高的文件。從早上8:30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。
無論是科里還是維特利亞都絕不會花力氣把自己的時間定為“電話時間”或“文案時間”。他們反而把這些事“撒”在幾個小時的范圍內，然后以在時間方面極其經濟的方式來完成，一點也不覺得受壓。
三，事業進步的金言——如何掌握靈活的時間管理藝術
1、使用一張寫有本周必須完成的三四項主要待辦事項清單。要記住它，每天念叨幾次。還可以把這張單子貼到工作日程計劃本上，或把它錄入電子日程中，方便自己反復查看。這種方法能夠幫助你集中全力實現每周的工作目標；
2、標注工作日中的固定點，即每天的工作框架。框架搭好后，填充具體內容也就舒服和容易得多了。安德魯·格羅夫在《高產出管理》一書中說：“我們必須找出有限制性的步驟……如果我們能夠確定什么事是不可更改的，并且能圍繞這些事安排其它‘好說’的事，我們的工作效率就會高得多。”
3、估計好“變動”的因素，在選定哪些工作應該全力以赴的時候，特別要注意那些有限制的或沒有任何余地的事情。比如說，準備當天下午兩點會議的備忘錄，是一件沒有多少變動因素的事，然而如果是下周的會議，則情況可能完全不同；
4、拉長工作日的兩端。需要很長時間才能處理完的，盡量安排在一天最早的時間就開始；然后每天晚些時間對全天工作完成情況進行回顧；
5、簡化與支持。你應該常常問自己：這件工作中哪些事是可以授權他人去做的？怎樣才能使這件工作變得更簡明易行？
6、對那些沒完沒了的要求，就像格羅夫所指出的：“如果你對一件事說了是，你就很難再對另外一件使你更遠離目標的事說不。”所以該放棄則放棄。
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