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作者：張延龍
我的《時間管理》培訓通常是用李宗盛的《忙與盲》這首歌來歡迎每一位入場的學員的： 曾有一次晚餐和一張床，在什么時間地點和哪個對象，我已經遺忘，我已經遺忘生活是肥皂香水，眼影唇膏。 許多的電話在響，許多的事要備忘。許多的門與抽屜，開了又關，關了又開，如此的慌張。 我來來往往，我匆匆忙忙，從一個方向到另一個方向。 忙忙忙，忙忙忙，忙是為了自己的理想，還是為了不讓別人失望？ 盲盲盲，盲盲盲，盲得已經沒有主張，盲得已經失去方向。 忙忙忙，盲盲盲，忙得分不清歡喜和憂傷，忙得沒有時間痛哭一場！ 培訓一開始，我會問大家： “你忙嗎？” “要是忙的話，能有多忙？” “忙得有目的嗎？還是瞎忙？” “是忙得心力交瘁，還是忙而快樂著？” 當然，我還一定會問：“各位參加時間管理培訓的期望是什么？” 眾說紛紜之后，我會請學員回答以下10個問題： 你是否曾： 1、在下班回家的路上突然想起今天還有一項工作沒有完成？ 2、給對方打電話，放下電話后突然意識到該說的事沒說？ 3、看到記在某張紙上的電話卻不知是誰的，然后惡作劇地把電話打過去，聽到對方自報姓名后馬上把電話放下？ 4、認為計劃趕不上變化？ 5、給對方遞名片時，突然意識到僅剩的兩張名片上還記著別人的聯系信息？ 6、記不清把信息記錄在哪里了？ 7、別人說你的桌子太亂？ 8、想做一件事，比如健身或談戀愛、與家人多在一起等，卻總沒開始或找不到時間做？ 9、別人答應你一件事，過了期限后你才想起來？ 10、忘記某個約會后，謊稱自己生了病或親屬有病？ 看你有多少個問題回答為“是”： 1、0個：沒必要參加培訓。 2、1-3個：你的時間管理很棒，但還有提高的余地。 3、4-7個：日子過得還不錯，但你滿足嗎？ 4、8-10個：祝賀你！你參加培訓是來對了。 培訓目標： 通過本次培訓，學員應能夠： -說明時間管理的實質意義 -明確高效能人士的成功習慣 -制定人生7個方面的目標 -掌握時間管理的具體方法 內容概要： 單元一：時間管理的意義——本末兼顧 單元二：時間管理的原則——要事第一 單元三：時間管理的方法——集中統籌 時間管理的意義：本末兼顧 時間管理的實質 很多人都認為，時間管理的意義在于讓我們工作得更有效率。這確實是掌握時間管理技能的一大好處。然而，時間管理的本質并不如此。時間管理的根本是人生的自我管理。它應該是每個追求成功的人的必備素質。 那么，什么又是真正的成功呢？成功包含“效能”和“效率”兩個方面。“效能”是指一個人是否在“做正確的事”，即是否確立了適合他自己的人生目標并為此行動：“效率”是指“正確地做事”，即在實現目標的過程中是否采取了正確的方法并行之有效。因此，時間管理不僅涉及“效率”，更要關注“效能”，才能真正體會到成功所帶來的喜悅。“效能”為本，“效率”是末。 我相信，我們每個人都會或多或少地在內心深處探尋這樣一個難解之謎：人活著到底是為了什么？我的人生價值何在？ 既然“效能”為本，那么一個自然的問題是：你確立了適合自己的人生目標嗎？很多學員正是帶著“如何確定人生目標”這樣的疑問來參加培訓的。我們常常感嘆：說起來容易，做起來難！所以，這個世界上成功的人并不多。我們都知道人活著應該有目標，這說起來確實容易；但到底怎樣確立目標，什么樣的目標才是正確的，這的確是個難題。 “你的天賦才能與世界需求交叉的地方，那就是你的使命所在。”亞里士多德其實很早就為我們指點了迷津。而遺憾的是，現實中人們所追求的，往往不是內心呼喚的自我，而是攀比與虛榮。這樣得來的結果，只能是暫時的滿足，更多的卻是失落。你認識到自己真正的才能了嗎？你知道這些才能如何滿足世界的需求嗎？你若想成功，就從回答這一問題開始吧，否則你很難體會到生命的意義。 當你找到了這個問題的答案，你就開始有了目標——人生效能的起點。人生不是單一的色彩，而是萬花筒。要實現目標，需要關照人生的各個方面，這就是你的——人生之輪。 《高效能人士的7個習慣》的作者史蒂芬。柯維在研究并采訪過大量的成功人士之后得出：真正成功的人注重人生各個方面的修煉。 練習： -請為自己目前人生的7個方面從最滿意到最不滿意排序。 -你希望在哪些方面尋求大的發展？ -你為這幾方面樹立了目標嗎？ 你對人生7個方面的關照程度，將決定你人生效能的高低。 高效能（成功）人士的8個習慣 1、積極主動 2、以終為始 3、要事第一 4、雙贏思維 5、知彼解己 6、統合綜效 7、不斷更新 8、找到心聲 這8個習慣是史蒂芬。柯維博士在他兩部經典著作《高效能人士的7個習慣》和《第8個習慣》中總結并倡導的。習慣1、2、3幫助你實現個人成功。習慣4、5、6和8幫助你實現人際關系和團隊的成功。習慣7幫助你保持恒久的成功。這兩本書值得我們每個人反復咀嚼、消化，從而化為行動。要想突破時間管理能力的瓶頸，這兩本書是必讀的。 8個習慣都與時間管理密切相關： -習慣1和8要求樹立正確的人生態度和時間觀念。 -習慣2要求行動前要有目標，保證做正確的事。 -習慣3要求實現目標要有計劃，保證正確地做事。 -習慣4、5、6說明與他人合作會更有效率。 -習慣7說明僅事業成功不代表人生的成功，時間管理要關照人生的各個方面。 8個習慣的養成，將會大大提升人生效能。“效能”提升之后，“效率”自然就成了你的關注點。 個人效率的11個方面 個人效率自我檢測。請為自己的各項打分。如傾向左邊的描述，分數應為1-5；如傾向右邊的描述，分數應為6-10. 11項當中你分數偏低的項目，就是你時間管理“效率”方面需要提高的重點。 工作效率與個人效率。對于我們多數人來說，除了睡覺，生活的大部分時間都在工作中度過。一個人對工作的態度從很大程度上能反映其人生效能的高低。工作效率則往往代表了個人的生活效率。 影響一個人工作效率的原因主要有以下方面： 一、自身因素：如缺乏計劃，時間觀念不強，追求完美，不愿委托或授權等。 二、組織因素：如績效管理等制度不健全，溝通不暢，文山會海等。 三、環境因素：如突發事件多，應酬多，同事時間觀念不強等。 四、技術因素：如缺乏科學的時間管理方法和有效的時間管理工具等。 問題：影響你工作效率的因素是哪些？ 你能改變組織和環境嗎？ 你一定能改變的是：你的自身因素以及找到適合自己的時間管理方法和工具。時間管理培訓能夠幫助你的也正是自身和技術兩方面的因素。學習時間管理的意義。一、明確成功（效能）的真正含義。二、采取正確、有效率的方法和工具去實現成功。 時間管理的原則：要事第一 時間管理的一個經典游戲 桌上放有兩個大小相同的類似水盆的容器和六七塊大小不一的石頭。其中一個容器中盛有一大半的細沙，另一個容器是空的。現在讓你把所有石頭和所有細沙都放到那個空的容器中，但條件是細沙和石頭都不能冒過容器的上端平面，你會怎么做？ 有的人會先把細沙全倒入空容器中，然后費了九牛二虎之力也無法將所有石頭都塞進細沙，從而達到規定的條件。 可如果你先把所有的石頭都放進空容器中，然后再倒入細沙，你會發現在搖一搖、抹一抹之后，輕而易舉地就完成了任務。 在這個游戲中，容器象征著什么？細沙象征著什么？石頭象征著什么？這個游戲又說明了什么？ 容器象征著我們每個人有限的時間，不管是一天也好，或是一生也罷。細沙象征著那些每天糾纏著我們的似乎永遠也忙不完的緊急的瑣事。石頭象征著關乎人生效能的大事。這個游戲說明，倘若我們總先忙瑣事，那么很難成就大事。而如果我們能做到要事第一，那么處理起瑣事來也會游刃有余。 事務四分類 事務依重要性與緊急性可分為四類： 我們每個人對這四類事務都會有自己的判斷。但不管怎樣，我們在現實中卻常常落入這樣的俗套：首先處理那些緊急的事務，即首先關注細沙；等有了時間才想到那些石頭，即重要的事務。重要性與目標有關，凡有價值，有利于實現目標的就是要事，而緊急之事往往對別人而非對自己重要。緊急且重要的事務：一定要減少當我們過多地或被迫處理緊急之事時，那些重要而非緊急的事務遲早會變得緊迫，使我們陷入“救火隊員”的模式之中，似乎永無寧日，也體會不到游刃有余的境界。 顯而易見，要想減少這類事務的比例，平時你必須首先關注重要但不緊急的事務。 緊急但不重要的事務：可以委托授權 我們為什么會感到忙而無功，原因往往在于我們把大量的時間都花在了這類事務上面。 主管臨時派的某些活就可能屬于這一類事務，對于主管來說重要，對于你只是緊急。這里幫助你實現人際關系和團隊成功的高效能人士習慣4、5、6和8就會發揮作用了。倘若你的人際關系很差，或委托授權的能力欠缺，那你只能獨自忍受這類事務。如果人緣好，就可以找人幫你來處理這類事務。 當然，委托或授權不是倒垃圾，不能讓對方感到你是把自己不愛干的事推給他。高明的委托或授權，是讓你擁有更多的時間關注重要但不緊急的事，而又讓被委托或被授權方感到你對他的重視和承擔該項工作的價值，因為緊急之事往往對別人而非對自己重要。 如果你需要提高委托和授權的能力，建議你參加這方面的培訓。 不緊急也不重要的事務：盡力去放棄 這類事務往往與你難于戒掉的習慣相關，譬如有求必應、沉迷于網游、泡吧等等。我們常說積習難改，改變習慣真得就那么難嗎？ 行為學的研究表明，如果堅持21天，你就很可能改變或養成一個新的習慣。當然，這21天，你需要經歷如下過程。 1-15天：感到別扭 15-18天：可以自覺地去做了 18-20天：感覺做起來舒服 21天：變得自動了！ 曾經有一位女學員聽到這“21天”的說法后，按捺不住內心的激動，同我們分享她的經歷。她說自己是個特別好吃的人，所以過去總覺得用一雙筷子吃不過癮。她有一天立下志愿，吃東西時能做到“雙筷齊下”，所以她開始練習用左手吃飯。開始兩周真的很別扭，但過了兩周后就開始有些習慣了，到了第三周，即差不多21天時，真的變得熟練自如了！現在只要一個人吃飯，她就能左右開弓！ 習慣不一定難改，難的是堅持！ 重要但不緊急的事務：需要我們最為重視！ 這類事務就是你人生中的大石頭！人生之輪中的7個方面都屬于這類事務。你每天的生活，都應圍繞它們來展開。這樣一來，你生活和工作行事的優先順序是不是就出來了呢？ 時間管理的方法：集中統籌 目前常用的時間管理手段 -以富蘭克林-柯維公司開發的效率手冊為代表的紙質工具 -以Outlook和Lotus Notes為代表的電子工具 盡管電子工具是辦公現代化的體現，但它時常并不像紙質工具那么方便。這里介紹的紙質工具（即下面要講的“效能效率年冊”），將以上兩類代表性工具的精華濃縮其中。熟練運用這套工具，會大大彰顯你的職業化水準。 以終為始，我們來這樣做計劃： Goal by Year，每年設定目標 Review by Month （atleastQuarter），每月（至少每季度）反思回顧 Plan by Week，每周制定計劃 Live by Day！過好每一天！ 首先從目標開始。每年都要把你最重要的人生目標放在首位（GoalbyYear）。放下眼前的事，屏息靜氣凝神你的激情所在，這是世界最需要你為之奮斗的。柯維在其《第8個習慣》一書中寫道：“一個人的使命或生活中的角色通常是發現出來的，而不是發明出來的。”譬如我自己，生活的經歷讓我發現“影響他人”是我的一大天賦才能，因此，培訓便成為了我人生的一項使命。當然，我還有許多其他與“影響他人的才能”相關的夢想，這都是我的激情所在，那么我的人生目標便會圍繞這一主題展開。我2006年與此相關的最重要目標包括：讓柯達公司各部門從我的咨詢和培訓工作中獲得更大的收益；通過為公司內部雜志《SMILE》每期撰稿把積極的影響帶給更多的員工；讓家庭實現嶄新的過渡（兒子離開幼兒園要上小學，新居交房還需要裝修）。 最重要的目標是你無論如何都要去拚力實現的。同時，你也不要忽視人生的其他方面。這就是說，一旦確定好最重要的目標，還需對人生的其他方面作出計劃和安排。譬如，我2006年的最重要目標主要與事業和家庭有關，我就會考慮在精神追求、身體健康、知識教育、經濟條件和社交生活方面需要做些什么。 確立了目標，就要用行動將目標落實到每周的生活和工作中（Plan by Week）。行動切忌悶頭前行，不駐足反思。每個月，至少每個季度都應該對行動進行總結。這樣，你才能真正領略到時下流行的一個說法：“活在當下”（Live by Day）的真諦！ 每年年終，你是否能像孫悅唱得那樣“這一年總得說來高興的事挺多。身體不錯，工作不錯，心情也不錯”？回首剛剛過去的2006年，我的心情還真不錯！最重要的目標完成得不錯，人生的其他方面也不錯。每周都有計劃，每個月都有反思，每天過得也都挺充實快樂。新的一年，我的使命還在延續，我的激情仍在燃燒，人生之輪依舊是指引我前進的方向盤。我相信，到了2007年底，我還會像那首歌唱的那樣“家人不錯，朋友不錯，自己也不錯”！ 與時間管理工具相關的最重要的5個概念 以下5個概念可以涵蓋人生中所有要做的事。效能效率年冊幫助你管理這5個概念，也就是你要做的所有的事，從而將你的計劃真正落實。這5個概念是：約見、活動、未來活動、對別人的承諾、別人給你的承諾。 約見：日期已經確定，有明確的開始時間，一般也有結束時間，如會議、約見、培訓、接機等。 活動：日期也已經確定，但沒有規定開始時間，優先度可由自己確定，如寫報告、電話通知、發郵件等。 未來活動：未確定名確日期的一般為一周以后的約見或活動，如你今年年假何時休，怎么休還有待安排，這就算未來的活動。 對別人的承諾：不一定有開始時間，但成果交付有時間期限。如項目經理承擔的工作。 別人的承諾：別人向你交付的成果有時間期限。 有人可能會問，人的死亡屬于什么？正常來說，死亡應該是未來的活動。但如果一個人想自殺，并且確定好了日期和時間，就成了約見。上學也屬于約見。開學有日期，放假也有日期；上學有時間，放學也有時間；入學有期限，畢業也有期限。 做夢是未來的活動；你想今晚做夢，那是活動；你想一睡著就做夢，那是約見。 人生中幾乎所有的事都可以被這5個概念所涵蓋。 時間管理體系的兩個層面 -時間安排：每項工作活動發生的時間和所需要的時間。 -信息管理：與每項工作活動相關的信息從何處查找或歸檔于何處。 時間管理體系是幫助你規劃、記憶活動和時間安排及有關信息的一套固定系統，應包括： 時間安排工具：日歷，每日時間表，每日活動表，甘特圖（項目管理工具）等。 信息管理工具：電腦硬盤檔案，軟盤、光盤檔案，紙文件檔案，電話、會見記錄單等。 時間管理的具體方法 一、每年制定目標。 工具：人生之輪 二、每周制定計劃。 工具：周計劃 三、未來活動安排。 工具：日歷（大概估計日期，填寫在估計日期的月份） 四、約見、會議安排。 工具：日歷 五、每天的安排。 工具：“每日安排表”（見附錄一）。這一工具的特點：a）可以用A4紙自己拷貝；b）自己填寫日期，靈活、經濟；c）管理時間的維度全面周到，且一目了然。 -在每日下班前計劃第二天的工作 -首先將日歷中的約見、會議填入時間表（參考附錄2） -將活動按優先性分成A、B、C、D類 A類：緊急且重要 B類：重要但不緊急 C類：緊急但不重要 D類：不重要也不緊急 -估計每類活動應花的時間（參考附錄3）： 工作不是干了算，而是應該算了干！ 對事講效率，對人講效果：談事可以將時間卡得死一點，當涉及情感，人員發展等問題時，留的時間余地就要大一些。 -將活動穿插到約會的間隙內（附錄2） -第二天上班后根據臨時變動可對活動優先性做適當調整 -每天的工作安排應該：首先處理A、B類，然后是C類，努力完成D類，避免拖延 六、別人的承諾。 工具：每日安排表中“別人的承諾”部分。 譬如，當有人向你承諾某日作為上交任務的期限時，你就可以直接填寫一張該日期的每日安排表，并將責任人和要交付的任務記錄在“應交付的工作”一欄中。到了該日期，這一記錄就會給你提醒，從而省去你用腦子記憶的負擔。 七、對別人的承諾。 工具：可能運用到以上所有工具。 因為你給別人的承諾，如項目管理，可能會包括約見，活動，未來活動和別人的承諾。 八、每個月，至少每季度要做反思回顧。 工具：成績總結表。 九、集中統籌，將以上所有工具集中在一冊中，形成自己的人生。 運用時間管理工具的好處 -工具幫你記憶，從而減輕心理、思想和頭腦負擔。好記性不如爛筆頭！ -幫你輕松有序地完成任務，實現人生的各項目標。 怎樣應對打擾 打擾的來源有5P： 一、People人：同事、上級。永遠不要把客戶當成是打擾，而是機會！ 二、Phone電話。 三、Paper公文：信件、與自己無關的E-mail、文件、沒用的名片等。 四、Personal自我打擾：開小差、與別人聊天、打私人電話等。 五、Peripheralvision視力所及的環境干擾：太漂亮或太亂的辦公室、辦公桌周圍堆放的雜物等。 應對打擾的方式： 一、拒絕：不要有求必應，而要學會善意地拒絕。 二、推遲：幫助對方認清主次，適當推遲。 三、減少：為對方限時。 四、阻止：規定不受打擾的時間和情況。 要想避免打擾且不得罪人，就必須實踐高效能人士的習慣4、5、6. 怎樣應對人的打擾： 一、“誰”經常打擾？同他們溝通，說明自己的工作方式；同他們一起探討如何做好時間管理。 二、經常因為“何事”打擾？如果無書面說明，制作出來，簡明易懂；再因此受到打擾，先讓對方自己閱讀說明，不明白再來找你。 怎樣應對電話打擾： 一、盡量設置留言電話。 二、不要一有電話就接，每天要有至少1小時的時間連續專注于重要但非緊急的工作。 三、可以留出一段時間回復電話。 怎樣應對公文打擾： 一、公文的分類。活動性公文：需要你采取應對行動的公文。信息性公文：已處理完需要存檔的公文。 問題：辦公桌上的客戶名片是什么公文？ 答案：你如果需要這張名片馬上與該客戶聯系，則此時該名片為活動性公文。聯系過后，該名片就成了信息性公文。 二、電子郵件應按事務4分類的優先順序處理。 三、辦公桌上只留活動性公文，給信息性公文存檔。 四、存檔的原則。一般需要存檔的文件是公司所有文件的10%；根據公司要求該存檔的存檔；無章可循的分批歸檔：過一段時間（一般為一個月）決定是否需存檔；能用電子版存檔，就不要用紙文檔；需要經常用的文件，最好有紙文檔；對存檔的文件可注明銷毀日期。 怎樣應對自我打擾： 一、增強時間觀念，應用時間管理方法管理好自己的時間。 二、當然，適當的“自我”打擾也是休息的一種方式，但千萬不要因此而打擾了別人。 怎樣應對周圍環境的打擾： 一、改善時間管理的第一項切實工作是整理你的辦公桌。這像你的辦公桌嗎？ ＊活動性公文是否放在“來件籃”和“發件籃”中？ ＊電腦屏幕周圍還貼有用于提醒的黃簽紙（即時貼）嗎？ ＊信息性公文是否還在桌面上？ ＊哪些信息性文件需存檔？哪些需扔掉？ ＊哪些需保留一段時間再決定是否存檔？有地方保留這些文件嗎？ ＊名片是否分類易找？ ＊辦公室、桌面是否成了“周圍環境”干擾？ 二、職業化的辦公桌干凈整潔，一般具備以下核心物品就夠了：電話、電腦、常用文具、活動性文件（來件籃、發件籃）、“效能效率年冊”。問題： 1）回顧你的“人生之輪”需要發展的方面。你如何針對這些方面采取行動？ 2）回顧“個人效率的11個方面”中你的薄弱環節，現在準備如何提高？ 3）你在時間管理上還有哪些獨到的經驗值得今后借鑒？ 來源：中國人力資源網 |
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