業務流程管理優化企業協同辦公

【計世獨家】當前，很多辦公自動化系統都還停留在“流程自動化”的階段，而要將“流程自動化”上升為“流程協同化”，就需要借助BPM的管理思想。

在Gartner公布的“2008年十大戰略性技術”中，業務流程管理（BPM，Business Performance Management）位居前列。BPM的目標就是管理優化核心流程，提高企業應變能力，從而降低運營成本、增強獲利能力。

當前，辦公自動化系統（OA）在各類企事業單位中都得到了廣泛的應用，普及度較高，但應用水平還有待進一步提升。很多辦公自動化系統都還停留在“流程自動化”的階段，而要將“流程自動化”上升為“流程協同化”，就需要借助BPM的管理思想。

將BPM管理思想應用在協同辦公中，可以實現以下目標:

1． 自動歸檔: 避免了文件丟失，方便查詢。

2． 流程透明: 事件的提報人可以實時了解流程中每個環節參與人員的指令與建議，清晰定位整個事件審批的狀態。譬如，在業務模塊的流轉過程中，提報人可以隨時查看各部門建議、修改意見以及查看領導的批示結果; 同時，提報人也可以依據透明流程，對相關環節做好溝通匯報。

3． 責任明確: 登錄系統后，在最明顯的位置上出現待辦事宜，并根據處理時限出現紅綠燈提示: 臨近處理時限，就會有黃燈提示; 一旦超過處理期限，就會有紅燈報警。并且在處理事件時，必須明確表明自己的態度。

4． 協同管理: 集團企業各業務部門、管理部門在事件處理中沒有延誤、沒有借口、快速反應，走流程已經成為習慣，提高了決策反應能力。

行政辦公、人力、財務等以工作流管理為核心的企業管理信息化，正在由OA發展為現在的“協同辦公系統”。特別是對集團企業而言，涵蓋了集團、子公司經營管理的大量流程，如辦公室相關的審批流程、固定資產管理、合同管理、人力資源管理、市場促銷管理、項目申報管理、安全管理等。

這些流程的應用方便了業務辦理，提高了工作效率; 同時收集了大量文檔數據，記錄了誰需要什么樣的信息或者服務，如何得到這些信息或者服務，如何深入挖掘各種有效信息資源。筆者認為，可以對以下這些問題進行量化，并利用BPM思想對流程進行分析優化，從而更好地滿足企業運營需求:

1. 流程的復雜性: 統計每個流程的環節數，如果流程的環節過多，很容易出現“人人都簽字、人人都不負責”的情況。

2. 流程的工作效率: 統計每個流程的流轉時間、全部流程的平均流轉時間，監控重要流程、復雜流程的工作效率。

3. 流程中每個崗位環節的工作效率: 統計每個具體環節的流轉時間、平均流轉時間。

4. 流程中角色的工作復雜性: 在企業的實際管理中流程的負責部門與信息系統中每個流程的重要角色如何分工與匹配。

5. 部門或公司的應用情況: 統計各公司所屬模塊的絕對數量和流轉時間，評價各公司對系統的使用情況，制定相應的推進措施。

6. 意見類型: 統計個人和角色在所有流程中的審批意見，計算“不同意”意見的比例。

7. 工作時間: 統計起草和審批時間，各時間段的審批量。