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第二章 建立數據庫
本章內容
◆ 數據庫的設計概念與創建數據庫。 ◆ 表的創建及表與表之間的關系。 ◆ 數據庫的修改、設計與編輯。
一、數據庫的設計
1．概念及準則
下面介紹數據庫設計的概念，及由此而產生的數據庫設計準則。 Access 2003數據庫是所有相關對象的集合，包括表、查詢、窗體、報表、宏、模塊、Web頁等。每一個對象都是數據庫的一個組成部分，其中，表是數據庫的基礎，它記錄數據庫中的全部數據內容。而其他對象只是Access提供的用于對數據庫進行維護的工具而已。正因為如此，設計一個數據庫的關鍵，就集中在建立數據庫中的基本表上。 關系型數據庫不管設計得好壞，都可以存取數據，但是不同的數據庫在存取數據的效率上有很大的差別。為了更好的設計數據庫中的表，下面提供幾條一般規則供大家討論。 ⑴ 字段唯一性。即表中的每個字段只能含有惟一類型的數據信息。在同一字段內不能存放兩類信息。 ⑵ 記錄唯一性。即表中沒有完全一樣的兩個記錄。在同一個表中保留相同的兩具記錄是沒有意義的。要保證記錄的唯一性，就必須建立主關鍵字。 ⑶ 功能相關性。即在數據庫中，任意一個數據表都應該有一個主關鍵字段，該字段與表中記錄的各實體相對應。這一規則是針對表而言的，它一方面要求表中不能包含該表無關的信息，另一方面要求表中的字段信息要能完整地描述某一記錄。 ⑷ 字段無關性。即在不影響其他字段的情況下，必須能夠對任意字段進行修改（非主關鍵字段）。所有非主關鍵字段都依賴于主關鍵字，這一規則說明了非主關鍵字段之間的關鍵是相互獨立的。 這些內容涉及到關系模型與規范化問題，這里不作理論分析，我們將在數據庫原理中學習和討論。
2. 一般步驟
按照上面幾條原則，可以設計一個比較好的數據庫及基本表。當然數據庫的設計遠不止這些，還需要設計者的經驗和對實際事務的分析和認識。不過可以就這幾條規則總結出創建數據庫的一般步驟。 ⑴ 明確建立數據庫的目的。即用數據庫做哪些數據的管理，有哪些需求和功能。然后再決定如何在數據庫中組織信息以節約資源，怎樣利用有限的資源以發揮最大的效用。 ⑵ 確定所需要的數據表。在明確了建立數據庫的目的之后，就可以著手把信息分成各個獨立的主題，每一個主題都可以是數據庫中的一個表。 ⑶ 確定所需要的字段。確定在每個表中要保存哪些信息。在表中，每類信息稱作一個字段，在表中顯示為一列。 ⑷ 確定關系。分析所有表，確定表中的數據和其他表中的數據有何關系。必要時，可在表中加入字段或創建新表來明確關系。 ⑸ 改進設計。對設計進一步分析，查找其中的錯誤。創建表，在表中加入幾個實際數據記錄，看能否從表中得到想要的結果。需要時可調整設計。
3. 實例剖析
下面以小型公司為例，建立客戶、訂單、產品、雇員管理的數據庫。
⑴ 明確目的。 ◆ 公司中有哪些雇員及其自然情況（何時被聘）、工作情況（銷售業績）等。 ◆ 公司中有哪些產品及其種類、單價、庫存量、定貨量等。 ◆ 公司有哪些客戶，客戶的姓名、地址、聯系方式及有何訂貨要求等。
⑵ 確定數據表。 ◆ 客戶表。存儲客戶信息。 ◆ 雇員表。存儲雇員信息。 ◆ 產品表。存儲產品信息。 ◆ 訂單明細表。存儲客戶訂單信息。
⑶ 確定字段信息。 在上述相關的表中，我們可以初步確定如下必要的字段信息。習慣上，每個表都可人為設定一個關鍵字段。如訂單表中，它的主關鍵字段是由多個字段組成的（產品編號、訂貨日期、客戶編號、雇員編號），同時為了方便，也可建立一個訂單編號作為主關鍵字段，它本來是可有可無的。 請看下圖所示的字段。
⑷ 確定表間關系。 要建立兩個表之間的關系，可以把其中一個表的主關鍵字段添加到另一個表中，使兩個表都有該字段。 下圖中，課單明細表中的主關鍵字段是由多個字段組成的。當然也可以如上所示地設立一個訂單編號作為主關鍵字段。
⑸ 改進設計。 上圖中每一個表中的字段設置可以進一步完善和改進，甚至可以建立不同于初步設計時的新表來完成。如有需要，為了進行雇員工資的發放，可以建立工資表。
二、建立一個數據庫
下面是Microsoft Access 2003的界面。基于這個界面，創建一個新的數據庫的方法是多樣的，也是十分簡單的。
1．利用模板新建數據庫
為了方便用戶的使用，Access 2003提供了一些標準的數據框架，又稱為“模板”。這些模板不一定符合用戶的實際要求，但在向導的幫助下，對這些模板稍加修改，即可建立一個新的數據庫。另外，通過這些模板還可以學習如何組織構造一個數據庫。
Office Online 模板可通過在線查找所需要的數據庫模板。
選擇本機上的模板，出現如下窗體：
選擇工時與賬單模板，如下圖：
命名存盤后，向導如下：
下面是數據庫中的表和字段：
如果修改字段，有些不能修改的將給出提示信息：
選擇屏幕的顯示樣式：
確定打印報表所用的樣式：
指定數據庫的標題，并確定是否給出圖片：
完成數據的建立：
完成數據庫建立所有工作之前，給出公司信息：
切換在數據庫啟動的主控頁面：
以下是數據的建立之后的內容：
通過模板建立數據庫雖然簡單，但是有時候它根本滿足不了實際的需要。一般來說，對數據庫有了進一步了解之后，我們就不再去用向導創建數據庫了。高級用戶很少使用向導。
2. 直接建立一個數據庫
選擇建立空數據庫，其中的各類對象暫時沒有數據，而是在以后的操作過程中，根據需要逐步建立起來。
新的空數據庫窗口如下：
3. 根據現有文件新建數據庫
Access 2003提供了“根據現有文件新建數據庫”的功能，這與以前的版本有不同之處。
新建的數據庫與選中的現有數據庫文件存放在同一文件夾中，但是它的文件名有一個統一的改變，即在原現有文件之主文件名后增加“1”，以示區別，這樣就產生了現有數據庫文件的一個復制副本。
2. 打開已存在的數據庫
要使用數據庫，Access 2003需要打開數據庫。
在打開數據庫對話框右上角，有一些按鈕：
返回前一級、向上一級文件夾、Web搜索、刪除、新建文件夾、視圖方式、工具項
5. 查看數據庫屬性
數據庫是Access對象，因此具有屬性，屬性包括文件名、文件大小、位置、由誰修必、最后修改日期。數據庫屬性分為5類：“常規”、“摘要”、“統計”、“內容”、“自定義”。
三、創建簡單表
建立了空的數據庫之后，即可向數據庫中添加對象，其中最基本的是表。簡單表的創建有多種方法，使用向導、設計器、通過輸入數據都可以建立表。最簡單的方法是使用表向導，它提供了一些模板。
1. 使用向導創建表
表向導提供兩類表：商務表和個人表。商務表包括客戶、雇員和產品等常見表模板；個人表包括家庭物品清單、食譜、植物和運動日志等表模板。
下面假設建立一個客戶表：
如果先中的是第一項，則可修改表的結構：
2. 表設計器
雖然向導提供了一種簡單快捷的方法來建立表，但如果向導不能提供用戶所需要的字段，則用戶還得重新創建。這時，絕大多數用戶都是在表設計器中來設計表的。
工具欄上包括如下工具對象：
視圖、保存、搜索、主鍵、索引、插入行、刪除行、屬性、生成器、數據庫窗口、新對象
3. 字段、數據類型、字段屬性
⑴ 字段
字段是通過在表設計器的字段輸入區輸入字段名和字段數據類型而建立的。表中的記錄包含許多字段，分別存儲著關于每個記錄的不同類型的信息（屬性）。 在設計字段名稱時，某些字符不允許出現在字段名稱中： 句點 . 驚嘆號 ! 方括號 [] 左單引號 ‘
字段名中可以使用大寫或小寫，或大小寫混合的字母。字段名可以修改，但一個表的字段在其它對象中使用了，修改字段將帶來一致性的問題。 字段名最長可達64個字符，但是用戶應該盡量避免使用過長的字段名。
⑵ 數據類型
Access 2003 為字段提供了十種數據類型：
數據類型 用途 字符長度
文本 字母和數字 0 ～ 255 個字符 備注 字母和數字 0 ～ 64000個字符 數字 數值 1、2、4或8字節 日期/時間 日期/時間 8字節 貨幣 數值 8字節 自動編號 自動數字 4字節 是/否 是/否、真/假 1位 OLE對象 鏈接或嵌入對象 可達1G 超鏈接 Web地址、郵件地址 可達64000字節 查閱向導 來自其他表或列表的值 通常為4字節
對于某一具體數據而言，可以使用的數據類型可能有多種，例如電話號碼可以使用數字型，也可使用文本型，但只有一種是最合適的。 主要考慮的幾個方面如下： ◆ 字段中可以使用什么類型的值。 ◆ 需要用多少存儲空間來保存字段的值。 ◆ 是否需要對數據進行計算（主要區分是否用數字，還是文本、備注等）。 ◆ 是否需要建立排序或索引（備注、超鏈接及OLE對象型字段不能使用排序和索引）。 ◆ 是否需要進行排序（數字和文本的排序有區別）。 ◆ 是否需要在查詢或報表中對記錄進行分組（備注、超鏈接及OLE對象型字段不能用于分組記錄）。
⑶ 字段屬性
字段有一些基本屬性（如字段名、字段類型、字段寬度及小數點位數），另外對于不同的字段，還會有一些不同的其它屬性。 ◆ 字段大小。文本型默認值為50字節，不超過255字節。不同種類存儲類型的數字型，大小范圍不一樣。 ◆ 格式。利用格式屬性可在不改變數據存儲情況的條件下，改變數據顯示與打印的格式。文本和備注型數據的格式最多可由三個區段組成，每個區段包含字段內不同的數據格式之規格。 第一區段描述文本字段的格式。 第二區段描述零長度字符串的格。 第三區段描述Null值字段的格式。 可以用4種格式符號來控制輸入數據的格式： @ 輸入字符為文本或空格。 & 不需要使用文本字符。 < 輸入的所有字母全部小寫（放在格式開始）。 > 輸入的所有字母全部大寫（放在格式開始）。
◆ 小數位數。小數位數只有數字和貨幣型數據可以使用。小數位數為0 ～ 15位，視數字或貨幣型數據的字段大小而定。 ◆ 標題。標題用來在報表和窗體中替代字段名稱。要求簡短、明確，以便于管理和使用。 ◆ 默認值。默認值是新記錄在數據表中自動顯示的值。默認值只是開始值，可在輸入時改變，其作用是為了減少輸入時的重復操作。 ◆ 有效性規則。數據的有效性規則用于對字段所接受的值加以限制。有些有效性規則可能是自動的，如檢查數值字段的文本或日期值是否合法。有效性規則也可以是用戶自定義的。 例如： <100 Between#1/1/1970#and#12/31/2003#
◆ 有效性文本。有效性文本用于在輸入的數據違反該字段有效性規則時出現的提示。其內容可以直接在【有效性文本】框內輸入，或光標位于該文本框時按Shift+F2，打開顯示比例窗口。 ◆ 掩碼。輸入掩碼為數據的輸入提供了一個模板，可確保數據輸入表中時具有正確的格式。比如：在密碼框中輸入的密碼不能顯示出來，只能以“*”形式顯示，那么只需要在【輸入掩碼】文本框內設置為“*”即可。 輸入掩碼可以打開一個向導，根據提示輸入正確的掩碼。
4. 使用設計器創建表的一般步驟
對表設計器、字段、字段屬性、字段數據類型有所了解之后，現在再來看用表設計器創建表的一般步驟。
⑴ 打開空表設計器。
⑵ 輸入【客戶編號】字段名，設置為主關鍵字段（主鍵）。 ⑶ 設定數據類型為“數字”。 ⑷ 用同樣的方法建立【客戶名】、【聯系人】、【聯系電話】等字段并設置字段的屬性。
⑸ 輸入說明文字。保存表結構的設計，用另存為，給出表名。 ⑹ 查看表視圖，可輸入記錄數據。 5. 通過輸入數據建立表
Access 2003 還提供了一種通過輸入數據建立表的方法。如果沒有確定表的結構，但是手中有表所要存儲的數據，可直接采用此方法建立表。在新建表時，選取【數據表視圖】即可進入此方法。默認情況下，該表有10個字段，可增刪，可重命名。
四、設定表之間的關系
數據庫中的各表之間并不是孤立的，它們彼此之間存在或多或少的聯系，這就是“表間關系”。這也正是數據庫系統與文件系統的重點區別。
1. 表的索引
當表中的數據很多時，需要利用索引幫助用戶更有效地查詢數據。
⑴ 索引的概念 索引的概念涉及到記錄的物理順序與邏輯順序。文件中的記錄一般按其磁盤存儲順序輸出，這種順序稱為物理順序。索引不改變文件中記錄的物理順序，而是按某個索引關鍵字（或表達式）來建立記錄的邏輯順序。在索引文件中，所有關鍵字值按升序或降序排列，每個值對應原文件中相應的記錄的記錄號，這樣便確定了記錄的邏輯順序。今后的某些對文件記錄的操作可以依據這個索引建立的邏輯順序來操作。 請看下面，第一張表是原表文件內容，第二張表是依據“學生姓名”建立的一個排序文件，第三張表是依據“學生姓名”建立的一個索引文件。
顯然，索引文件也會增加系統開銷，我們一般只對需要頻繁查詢或排序的字段創建索引。而且，如果字段中許多值是相同的，索引不會顯著提高查詢效率。 以下數據類型的字段值能進行索引設置：字段數據類型為文本、數字、貨幣、日期/時間型，搜索保存在字段中的值，排序字段中的值。 表的主鍵將自動被設置為索引，而備注、超鏈接及OLE對象等類型的字段則不能設置索引。 Access 2003 為每個字段提供了3個索引選項：“無”、“有（有重復）”、“有（無重復）”。 ⑵ 單字段索引 索引可分為單一字段索引和多字段索引兩種。一般情況下，表中的索引為單一字段索引。建立單一字段索引的方法如下： ◆ 打開表設計視圖，單擊要創建索引的字段，該字段屬性將出現在【字段屬性】區域中。 ◆ 打開【常規】選項卡的【索引】下拉列表，在其中選擇“有（有重復）”選項或“有（無重復）”選項即可。 ◆ 然后保存修改。
⑶ 多字段索引 如果經常需要同時搜索或排序更多的字段，那么就需要為組合字段設置索引。建立多字段索引的操作步驟如下： ◆ 在表的設計視圖中單擊工具欄中的【索引】按鈕，彈出索引對話框。 ◆ 在【索引名稱】列的第一個空行內輸入索引名稱，索引名稱一般與索引字段名相同。 ◆ 選字段名稱，設置排序次序。 注意：建立索引，在很大程度上與表的關聯及查詢設計有重要意義。
2. 表的主關鍵字
數據庫中的每一個表都必須有一個主關鍵字。它用于保證表中的每條記錄都是唯一的。 定義主鍵的方法很簡單，具體方法可操作一下。更改主鍵時，首先要刪除舊的主鍵，而刪除舊的主鍵，先要刪除其被引用的關系。
3. 創建并查看表間關系
可以在包含類似信息或字段的表之間建立關系。在表中的字段之間可以建立3種類型的關系：一對一、一對多、多對多；而多對多關系可以轉化為一對一和一對多關系。 一對一關系存在于兩個表中含有相同信息的相同字段，即一個表中的每條記錄都只對應于相關表中的一條匹配記錄。如雇員表和人力資源表。 一對多關系存在于當一個表中的每一條記錄都對應于相關表中的一條或多條匹配記錄時。如產品表與銷售表。
⑴ 創建關系 在表與表之間建立關系，不僅在于確立了數據表之間的關聯，它還確定了數據庫的參照完整性。即在設定了關系后，用戶不能隨意更改建立關聯的字段。參照完整性要求關系中一張表中的記錄在關系的另一張表中有一條或多條相對應的記錄。 不同的表之間的關聯是通過表的主鍵來確定的。因此當數據表的主鍵更改時，Access 2003會進行檢查。 創建數據庫表關系的方法如下： ◆ 單擊數據庫窗口工具欄上的【關系】按鈕，或者選擇【工具】|【關系】命令，打開關系窗口。選擇【顯示表】（右擊選擇），將表添加到設計窗口中。 ◆ 拖放一個表的主鍵到對應的表的相應字段上。根據要求重復此步驟。
⑵ 查看關系
關系可以查看和編輯。打開【關系】窗口，即可查看關系；而雙擊表間的連線，可以編輯任何連接關系，此時彈出編輯窗口。
4. 表間關系的修改與打印
⑴ 修改和刪除關系 用戶可以編輯已有的關系，或刪除不需要的關系。如上所述，雙擊關系連線，可編輯關系；而右擊連線，選擇刪除，可刪除關系。
⑵ 打印關系 一旦數據庫定義了所有關系，就很容易用圖表來說明數據庫。要打印關系圖，可在【關系】窗口中右擊任一空白區并選擇【全部顯示】命令；選擇【文件】|【打印關系】命令，即打印了打印關系圖的預覽圖，右擊選擇打印，就可在打印機上打印關系圖。
如果要了解數據庫關系的更準確信息，包括諸如參照完整性和關系類型等屬性，可通過選擇【工具】|【分析】命令，打開【文檔管理器】來分析了解。
五、修改數據庫結構
在創建數據庫及表，設定表間關系、表的索引、表的主鍵之后，隨著用戶對自己所建數據庫的用途更加深入了解，有時候會發現，當初所建數據庫及表有很多需要改動的地方，這就涉及到修改數據庫、表及對其進行格式化的工作。
1. 對表的操作
在使用中，用戶可能會對已有的數據庫進行修改，在修改之前，用戶應該考慮全面。因為表是數據庫的核心，它的修改將會影響到整個數據庫。打開的表或正在使用的表是不能進行修改的，必須先將其關閉。如果在網絡用使用，必須保證所有用戶均已退出使用。關系表中的關聯字段也是無法修改的，如果確實要修改，必須先將關聯去掉。
⑴ 備份表和復原 如果用戶需要修改多個表，那么最好將整個數據文件備份。數據庫文件的備份，與Windows下普通文件的備份一樣，復制一份即可。復制方法很多而且簡單，另有一種好方法就是【文件】菜單下的【另存為】選項。
⑵ 刪除表 如果數據庫中含有用戶不再需要的表，可以將其刪除。刪除數據庫表須慎重考慮，不可輕舉妄動，要考慮清楚了，方可實施，它是一個危險的動作。
⑶ 更改表名 有時需要將表名更改，使其具有新的意義，以方便數據庫的管理。通過【重命名】可以很快地更改表名。
⑷ 設置表屬性 有兩種類型的表屬性可以用于Access數據庫，一是表對象屬性，二是表定義屬性。 表對象屬性包括名稱、擁有者、創建日期、最后修正日期以及諸如“隱藏”、“或復制”等特性。
在設計視圖中打開表，同時打開【屬性】對話框，可以查看和定義當前設計表的屬性。
如果要更改默認的表設計屬性，可選擇【工具】|【選項】命令，打開【表/查詢】選項卡。
如下兩圖：
2. 對字段的操作
當用戶對字段名稱進行修改時，可能影響到字段中存放的一些相關數據。如果查詢、報表、窗體等對象中使用了這個更名的字段，那么這些對象中也要相應地更改字段名的引用。更名的方法有兩種，一是設計視圖，二是數據表視圖。
⑴ 插入新字段 插入新字段也可以在設計視圖和數據表視圖中分別完成。操作的方法是通過鼠標拖動完成的。
⑵ 移動字段 用戶可以通過表設計視圖來進行移動字段的操作。
⑶ 復制字段 Access 2002 提供了復制字段功能，以便在建立相同或相似的字段時使用。它通過剪貼板操作完成。
⑷ 刪除字段 刪除字段可以在兩種視圖中完成。應當注意：刪除字段將導致該字段的數據無法恢復。
⑸ 修改字段屬性 用戶可以在設計表結構之后，重新更改字段的屬性。其中最主要的是更改字段的數據類型和字段長度。
3. 數據的有效性
⑴ 定義字段有效性規則 字段的有效性規則允許用戶限定字段的值，例如：可以限制年齡字段中年齡的輸入不能超過0 ～ 120這一范圍。向【有效性規則】文本框中輸入一個表達式，就可以定義一個字段中值的簡單核查規則。 要設置有效性規則，可以在表設計窗口中單擊【有效性規則】右邊的按鈕，打開【表達式生成器】。
一般情況下，一個字段的有效性規則表達式中包含一個運算符和一個比較值。運算符有如下幾種： < > <= >= = <> In(A1,A2,…,An) 檢查輸入數據是否為括號內中的某一值。 Between A1 And An 要求輸入值必須介于兩值之間。 Like 檢查一個文本或備注字段的值是否匹配一個模式字符串。其通配符如下： 指代任何單一字符。 * 指代零個或多個字符，用來定義標題、結尾。 # 指代單個數字。
或以使用AND或OR操作符來組合準則，有效性規則可以含有用于同一字段的多個準則。下表給出規則與實例及相應有效性消息。
規則 Access 2003表達式 標準消息 <>0 <>0 數值必須不是0 100 or 200 100 or 200 數值必須是100或200 C* Like “C*” 文本必須以“C”開頭 C* or D* Like “C*” or Like “D*” 文本必須以“C”或“D”開頭 C??t Like “C??t” 以“C”開頭“t”結尾的4字符。 >=01/01/99And<01/15/99 >=#1/1/99#And#1/15/99# 99年1月1日與99年1月15日之間 Not CA Not “CA” 字段可包含除“CA”外的任意值
⑵ 定義記錄有效規則 記錄有效規則是一個表屬性而不是一個字段屬性。一個表只能定義一條記錄有效規則，若要使用多條準則，可利用AND或OR操作符把這些準則組合在一個表達式中。
4. 對數據表的行與列的操作
⑴ 行操作 可以調整行高，通過對話框方式或直接用鼠標完成此操作。
⑵ 列操作 由于屏幕大小限制，有時需要隱藏某些字段。隱藏列的操作十分簡單：使某一列寬為0即將該列隱藏。恢復隱藏列的操作須在數據一視圖下選擇【格式】|【取消隱藏列】命令，彈出【取消隱藏列】對話框。
六、使用與編輯數據表
1. 更改數據表的顯示方式
⑴ 改變字體 用戶可根據需要來選擇不同的字體。選擇【格式】|【字體】命令，將單出【字體】對話框。 ⑵ 設置單元格效果 用戶可以對數據表的單元格效果進行設置。其操作方法為選擇【格式】|【數據表】命令，彈出【設置數據表格式】對話框。
2. 修改數據表中的數據
⑴ 插入新數據 當向一個空表或者向已有數據的表增加新的數據時，都要使用插入新記錄的功能。
⑵ 修改數據 在數據表視圖中，用戶可以方便地修改已有的數據記錄。注意保存。
⑶ 替換數據 如果想把數據表中的某個數據替換為另一個數據，可以進行如下操作： 在數據表視圖中選中要替換的字段內容，然后選擇【編輯】|【替換】命令，彈出【查找和替換】對話框。
⑷ 復制、移動數據 利用剪貼板功能可以很方便地進行復制、移動數據操作功能。
⑸ 刪除記錄 可以利用【編輯】|【刪除】進行刪除操作，也可有快捷鍵方式完成該操作。
3. 排列數據
Access 2003 根據主鍵值自動排序記錄。在數據檢索和顯示期間，用戶可以按不同的順序來排序記錄。在數據表視圖中，可以對一個或多個字段進行排序。升序的規則是按字母順序排列文本，從最早到最晚排列日期/時間值，從最低到最高排列數字與貨幣值。
亦可對子表進行如上操作。
對于多個字段的排序，Access 2003 使用從左到右的優先排序權。 排序后可存放，而產生物理排序后的文件。
4. 查找數據
用戶可以在數據表視圖中查找指定的數據，其操作是通過【編輯】|【查找】命令來完成的。 5. 篩選數據
篩選數據是只將符合篩選條件的數據記錄顯示出來，以便用戶查看。篩選方法有5種，分別按窗體篩選、按選定內容篩選、輸入篩選、高級篩選/排序、內容排除篩選。
⑴ 按窗體篩選 在數據表視圖下，工具欄上有兩個按鈕：
⑵ 按選定內容篩選 按選定內容篩選是指先選定數據表中的值，然后在數據表中找出包含此值的記錄。 先在數據表中選中字段中某記錄的值，然后，選擇【記錄】|【篩選】|【按選定內容篩選】命令，單擊工具欄上的【按選定內容篩選】按鈕
⑶ 內容排除篩選 用戶有時不需要查看某些記錄，或已經查看過記錄而不想再將其顯示出來，這時就要用排除篩選。方法是： 先在數據表中選中字段中某記錄的值，然后，選擇【記錄】|【篩選】|【內容排除篩選】命令。右擊需要的值并從快捷菜單中選擇【內容排除篩選】命令。
⑷ 輸入篩選 輸入篩選根據指定的值或表達式，查找與篩選條件相符合的記錄。其操作過程如下： 在數據表視圖中單擊要篩選的列的某一單元格，然后右擊，彈出快捷菜單。在篩選目標中輸入篩選內容。
6. 高級篩選與排序
高級篩選與排序可以應用于一個或多個字段的排序或篩選。高級篩選/排序窗口分為上下兩部分，上面是含有表的字段列表，下面是設計網格。
⑴ 創建篩選 要創建一個高級篩選，首先要把字段添加到用于排序和規定篩選準則的設計網格中。
⑵ 設置篩選條件 在【條件】行中，可添加要顯示記錄的條件，它的設置方法與按窗體篩選的設置方法一樣。
⑶ 篩選的使用 用戶如果保存了篩選，則該篩選與表一起保存，而不作為獨立的對象保存。當用戶再次打開該表時，篩選不再起作用。如果用戶想在一個表中使用多個篩選或永久保存一個篩選，必須將其作為一個查詢保存起來。
⑷ 篩選的取消和刪除 用戶還可以取消和刪除篩選。單擊工具欄上的【取消篩選/排序】按鈕。 若要完全刪除一個篩選，就要通過【清除網格】、【應用篩選】、【關閉】、【高級篩選/排序】等操作來完成。
七、使用查閱向導
在查看與另一個表鏈接的某個表時，該表通常包含一個外鍵（一般是另一個表的主鍵）。在瀏覽被鏈接的表時，外鍵字段通常是含義不明的，除非把兩個表鏈接并通過查詢視圖查看數據，否則不能明確該字段的實際值。
例如，在上圖表中，任課老師只有ID號，而不知到底是誰。 這需要修改字段的顯示特點，使它不顯示實際內容，而顯示另一個表中的查找值（任課老師名）。下面通過實例說明： ◆ 打開班級表數據表視圖，切換到設計視圖。 ◆ 選中【任課老師ID】字段的數據類型，打開【查閱】選項卡，可以看到當前顯示的控件類型是文本框。打開【常規】選項卡。
◆ 單擊【任課老師ID】字段數據類型的下三角按鈕顯示數據類型為“查閱向導”，它不是一種數據類型，而只是一種查閱方式而已。 ◆ 系統開啟查閱向導
◆ 向導詢問“請選擇為查閱提供數值的表或查詢”，我們選擇“teacher”
◆ 向導顯示teacher的所有字段，選擇“任課老師ID”和“姓名”
◆ 進入下一步，設置順序
◆ 指定查問列中列的寬度
◆ 指定標簽
◆ 顯示結果
八、使用子數據表
有時在查看數據表中的信息時，用戶可能想同時看到們于不同表中的關系記錄。Access 2003 具有查看數據表視圖中層次式的數據能力。可以在表設計中手工建立子數據表，或者讓數據庫根據表之間的關系自動確定子數據表。子數據表的有關操作與主表類型似。
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