瀏覽長(zhǎng)Word文檔不再是負(fù)擔(dān)

    工作中我們經(jīng)常要制作和處理一些長(zhǎng)文檔，比如標(biāo)書(shū)、合同之類的。在瀏覽這些長(zhǎng)的Word文檔時(shí)，如果僅僅靠拉動(dòng)滾動(dòng)條，顯然是極不方便的。其實(shí)，我們可以對(duì)文檔稍加設(shè)置，這樣就可以輕松定位要查找的章節(jié)，使瀏覽更方便。

    ■ 準(zhǔn)備工作

    1． 設(shè)置樣式

    按“格式”工具欄最右邊“樣式和格式”按鈕（以Word 2003測(cè)試版為例），啟動(dòng)“樣式和格式”任務(wù)窗口（如圖1）。將光標(biāo)定位在某個(gè)標(biāo)題段任意位置，然后單擊任務(wù)窗口中的某種樣式，為相應(yīng)的標(biāo)題段落設(shè)置一種樣式。

    仿照上面的操作，并根據(jù)標(biāo)題的“級(jí)別”，依次為其他標(biāo)題段落設(shè)置相應(yīng)的樣式。

    2． 創(chuàng)建標(biāo)簽

    將光標(biāo)定在文檔某處，執(zhí)行“插入→書(shū)簽”命令，打開(kāi)“書(shū)簽”對(duì)話框，在“書(shū)簽名”框中輸入一個(gè)容易理解的名稱，然后單擊“添加”按鈕。重復(fù)上面的操作，為文檔“夾”上一張張書(shū)簽。




    3． 建立索引

    選中文檔中某個(gè)特定名詞（如“成績(jī)條”），執(zhí)行“插入→引用→索引和目錄”命令，打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，在“索引”標(biāo)簽下單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框，單擊對(duì)話框中的“標(biāo)記”按鈕。再選中另一個(gè)特定名詞，按下“標(biāo)記”按鈕……為文檔中的特定名詞分別建立索引。

    提示：

    ①如果要為文檔中一個(gè)特定名詞全部建立索引，只要單擊“標(biāo)記全部”按鈕即可。

    ②索引標(biāo)記完成后，在相應(yīng)的特定名詞右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)索引域（如“XE″成績(jī)條″”），此時(shí)，按一下“常用”工具欄上的“顯示→隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，就可以將相應(yīng)的索引域隱藏起來(lái)。

    ③索引標(biāo)記后，將光標(biāo)放在要生成索引的位置（通常選擇文檔結(jié)尾），再次打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，在“索引”標(biāo)簽下，單擊“確定”按鈕，即可生成索引了，并顯示出索引的特定名詞和名詞所處的頁(yè)碼（如圖2）。




    ■ 定位目標(biāo)

    1． 準(zhǔn)確定位

    執(zhí)行“編輯→定位”命令，打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，在“定位”標(biāo)簽的“定位目標(biāo)”下選中“書(shū)簽”選項(xiàng)，選中一張書(shū)簽后，按下“定位”按鈕并關(guān)閉該對(duì)話框，光標(biāo)即刻跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的書(shū)簽處，瀏覽相應(yīng)的文檔內(nèi)容。

    提示：根據(jù)索引特定名詞所處的頁(yè)碼數(shù)，也可以在“定位”對(duì)話框中快速定位到索引特定名詞所在的頁(yè)，并瀏覽相應(yīng)的文檔內(nèi)容。

    2． 建立目錄

    將光標(biāo)定在文首（我們習(xí)慣將目錄放在文首），打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，切換到“目錄”標(biāo)簽下，按下“確定”按鈕，上述設(shè)置了樣式的標(biāo)題即以目錄的形式出現(xiàn)在文首（如圖3），點(diǎn)擊相應(yīng)的目錄項(xiàng)，就可以快速跳轉(zhuǎn)到目錄所對(duì)應(yīng)的文檔內(nèi)容處。




    提示：瀏覽完后，點(diǎn)擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕，即可返回到目錄處。

    3． 大綱視圖

    在設(shè)置了多級(jí)樣式的文檔中，執(zhí)行“視圖→大綱”命令，將文檔切換到“大綱”視圖下，然后利用“大綱”工具欄（如圖4）上的若干按鈕，就可以輕松瀏覽文檔任何位置的內(nèi)容了。




    提示：執(zhí)行“視圖→文檔結(jié)構(gòu)圖”命令，切換到“文檔結(jié)構(gòu)圖”狀態(tài)下，同樣可以方便地瀏覽文檔。

    4． 上下對(duì)比

    執(zhí)行“窗口→拆分”命令，此時(shí)鼠標(biāo)變成雙向拖拉箭頭狀態(tài)，在文檔合適位置上單擊一下，即可將窗口拆分成上下兩個(gè)窗口，在每一個(gè)窗口中可以相對(duì)獨(dú)立地瀏覽同一文檔中的不同內(nèi)容（如圖5）。




    提示：①在沒(méi)有拆分窗口時(shí)，將鼠標(biāo)移至垂直滾動(dòng)條上端成雙向拖拉箭頭狀時(shí)，雙擊鼠標(biāo)，也可以快速拆分窗口。

    ②將鼠標(biāo)移至窗口拆分線上成雙向拖拉箭頭狀時(shí)，雙擊鼠標(biāo)，即可快速撤銷拆分的窗口。

    5． 瀏覽對(duì)象

    如果文檔中有大量特殊對(duì)象（如圖片、批注等），且需要單純地瀏覽此類特殊對(duì)象，可以這樣操作：按窗口右下角的“選擇瀏覽對(duì)象”按鈕，在隨后彈出的下拉對(duì)話框中（如圖6），選擇一類瀏覽對(duì)象（如“按圖形瀏覽”等），然后通過(guò)按窗口右下角的上（下）瀏覽按鈕，即可依次瀏覽文檔中相應(yīng)的對(duì)象（如“圖形”）。




    提示：如果選擇“按標(biāo)題瀏覽”選項(xiàng)，標(biāo)題必須設(shè)置相應(yīng)的“樣式”；如果選擇“按圖形瀏覽”，插入的圖片必須保持其默認(rèn)的“嵌入式”格式。

    6． 閱讀版式

    執(zhí)行“視圖→閱讀版式”命令，切換到“閱讀”版式狀態(tài)下，再單擊“閱讀版式”工具欄上的“文檔結(jié)構(gòu)圖”按鈕，結(jié)合文檔結(jié)構(gòu)圖，同樣很方便地瀏覽長(zhǎng)文檔。

    提示：①這是Word2003的一個(gè)新增功能，在這種版式下，系統(tǒng)將文檔的文字進(jìn)行了適當(dāng)放大（這種放大不影響文檔的正常顯示和打印），特別適合于閱讀正文字號(hào)比較小的文檔，有利于保護(hù)閱讀者的眼睛。

    ②瀏覽完成后，單擊“閱讀版式”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕，可以返回到正常的頁(yè)面狀態(tài)。

    ③在“閱讀版式”狀態(tài)下，既可以瀏覽文檔，又可以編輯文檔，一箭雙雕。