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1. 目的
對會務工作程序進行規范，確保會議召開高質量、高效率。
2. 適用范圍
2.1 適用于由市委辦公廳承辦的各種會議。
2.2 國家和省有相關規定的從之。
3. 職責
3.1 由辦公廳負責會務工作的處室承辦會務工作。
3.2 有關處室負責做好配合工作。
3.3 黨代表大會和黨代表會議等重大會議，可根據需要成立大會秘書處（會務組）負責會務工作。
4. 會議種類
a 全市性的大型會議，主要包括：黨代表大會、黨代表會議、市委全委會、市委工作會議等；
b 各種類型的專題會議，主要包括：工作會議、總結會、報告會、表彰會、座談會、調度會、匯報會等；
c 特殊類型會議，主要包括：市委常委會、黨政聯席會、四套班子聯席會等；
d 會議形式分類，除通常會議形式外，還包括現場會、電視電話（視頻）會和廣播電視會等。
5. 工作程序
會務工作流程如圖3-5所示：
圖3-5會務工作流程示意圖
5.1 接受會議指令。
負責會務工作的處室在接到會議指令時，應準確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關情況，做好相關準備工作。
5.2 會議方案制定。
根據接到會議的指令和領導的有關要求，制訂會議方案，內容主要包括：會議名稱、主辦單位、協辦單位、時間、地點、議程、出席領導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議文件資料準備、會場布置、安全、交警、供電、衛生防疫、新聞報道、典型發言、頒獎、會議經費預算以及其他特殊要求。
5.3 會議方案審批。
將擬訂的會議方案報主管領導審定。
5.4 會前籌備。
圖3-6 會前準備內容示意圖
5.4.1 會議通知。
a 重要的會議應發書面通知。口頭通知的，應擬定簡明扼要的通知稿進行通知；
b 通知內容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內容和會期、注意事項、聯系電話等；
c 通知范圍：參會市領導、其他參會人員、列席人員以及相關單位；
d 通知下發后，應掌握人員出席、請假情況并及時向領導匯報。
5.4.2 會議文件準備。
由相關單位負責會議文件的準備，會務承辦處室應做好協調催促工作。對需向大會提交的文件資料，應明確專人負責收集和分發。會議文件主要有：
a 會議主體文件，包括主持詞、主題報告、專題報告、決議、領導講話等；
b 會議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等；
c 會議管理文件，包括會議須知、保密規定、作息時間等。
5.4.3 會場布置。
布置會場應體現會議的性質和需要，烘托會場氣氛。
5.4.3.1 會場的裝飾
a 黨代表大會和黨代表會，背景處布置黨徽和紅旗；
b 主席臺的裝飾。根據會議需要在主席臺懸掛會標、擺放花卉；
c 會場前景裝飾。根據會議需要懸掛標語、擺放花壇等。
5.4.3.2 會場座次排列。
a 主席臺人員座次的排列。會議主席臺座次排列順序，一般按職務高低排列，以主席臺座位為準，單數以中間為上，雙數中間兩人以左為上，然后依次排列。如領導對座次安排有特殊交待，則按領導的意見辦；
b 標識座次的方法，可采用在主席臺或會議桌上擺放名簽、在與會人員出席證（入場券）上注明座次等方法；
c 黨代表大會和黨代表會議等重大會議，印制座位圖表，經有關領導審定后發給代表和有關人員。
5.4.3.3 其他要求。
a 會場要考慮制冷、取暖、通風和消毒等事項；
b 會場桌椅擺放應整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺布的桌面應干凈整齊、顏色統一。
c 座位牌要統一、規范、醒目，擺放要整齊；
d 會場內音響、話筒、燈具等設備應提前2小時調試，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準備備用品，隨時應付突發情況。
5.4.3.4 特殊要求。
a 根據會議需要配備倒計時設備；
b 對召開的電視電話（視頻）會，提前與有關單位聯系，安排好會場及有關技術保障工作；
c 對表彰類會議，可根據需要安排禮儀人員、樂隊等。要求上述人員著裝整齊，守紀律、聽指揮；
d 黨代表大會和黨代表會議等，根據需要可安排工作人員宣讀文件；
e 市委常委會、黨政聯席會、四套班子聯席會的會議室準備，按照《會議室管理標準》中的有關要求，做好準備工作；
f 對出席重要會議的領導和其他參會人員有著裝要求的，應提前通知；
g 涉密會議，應按有關保密規定和通知要求辦理。
5.4.4 住宿、就餐安排。
a 住宿。提前統計好住宿人數、性別、民族、預訂客房、檔次和房間數量，擬定房間分配方法，安排賓館值班等。由會務人員提出要求，督促所在賓館落實；
b 就餐。掌握就餐人員情況，包括少數民族人員及不同飲食習慣，提前2天確定就餐地點、食譜，安排衛生防疫，制作餐證等。由會務人員提出要求，督促餐廳、防疫部門落實。
5.4.5 會議用品準備。提前制定周密方案或者開列用品準備清單，將所需物品的名稱和數量詳細列出。主要包括：
a 制作證牌。包括：座位牌、主席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、文件袋等；
b 印制會務冊。內容包括：議程、日程、參會人員名單、房號、電話號、就餐安排、乘車號等；
c 特殊會議。如召開選舉性會議，應準備選票、選票箱、封條等，并準備填寫選票用筆等物品。
5.4.6 會議車輛安排。明確專人負責提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應將車輛編號、排序。
5.4.7 交通疏導工作。根據會議需要，協調交通管理部門做好交通疏導工作。
5.4.8 信訪安全保衛工作。由會務人員協調信訪、公安部門制訂、落實預案。
5.4.9 新聞報道工作。根據會議需要，與新聞單位聯系會議新聞報道工作，會議新聞稿件應經有關領導審批。
5.4.10 消防、供電工作。根據會議需要，協調消防、供電部門，確保會議順利進行，必要時配備備用電源。
5.4.11 醫療、防疫工作。根據會議需要，與醫院和防疫部門聯系，制訂應急預案。
5.4.12 會議參觀點勘察。對會議安排有參觀內容的，應提前到參觀點進行現場勘察，全面掌握情況，確定合理的行車路線。
5.4.13 會議經費編制。根據會議需要，編制會議經費，報送有關領導和部門。
5.5 會前檢查。
會議召開前，由廳領導牽頭對上述會議準備工作進行檢查、調度，確保各項工作落實到位。對未完成的任務，明確專人限時完成，確保大會按時順利召開。
5.6 會議報道。
會務工作人員應至少提前30分鐘到會場負責簽到。
5.6.1 會議簽到。要求與會人員本人簽到。報道完畢后，應匯總情況，向會議主持人報告。會務工作人員在會前5分鐘，應對沒有到會人員進行催促。
5.6.2 領取文件、資料。包括各種會議文件及出席證、列席證、房證、餐證等。
5.6.3 會議報到后需要召開預備會的，組織參會人員或參會代表召開預備會，布置會議相關工作。
5.6.4 會議開始前，引導與會人員入座，制止無關人員進入會場。
5.6.5 宣布會議紀律。開會時要關閉手機、BP機或使其靜音，進入會場不準吸煙，不準隨意走動、不準交談喧嘩，涉密的會議強調有關保密紀律。
5.6.6 市委常委會、黨政聯席會、四套班子聯席會等會議，有候會人員的，應安排候會人員在候會室等候，確保會議銜接緊密、有序。
5.7 會中服務。
5.7.1 會議開始后，會務人員應巡視會場，維持會場秩序，發現不遵守紀律的情況，及時制止，妥善處理突發情況，確保會議順利進行。
5.7.2 會場服務人員應穩重大方、禮貌用語，適時搞好會場服務。
5.7.3 會議期間應安排專人值班，搞好會中服務。
5.7.4 黨代表大會、全委會等會議，根據需要安排有關人員做好會議簡報和討論記錄工作。
5.7.5 市委常委會、黨政聯席會、四套班子聯席會等重要會議的記錄，應使用統一標準的會議記錄紙，記錄應真實、準確、完整，不得隨意做增刪改動。會務服務具體按《中共邯鄲市委常委會議服務規范》和《會議室管理標準》執行。
5.8 會后工作。
5.8.1 會議結束后，應疏導與會人員離開會場并檢查會場，查看有無遺留物品、資料，清退會議室、客房等。
5.8.2 收回會議文件。對需要收回的會議文件，在會議結束時及時如數收回。
5.8.3 市委常委會、黨政聯席會、四套班子聯席會等會議結束后，應及時整理出會議紀要，報領導審定后，按規定范圍發放。
5.8.4 會議文件的歸檔。將形成的所有文件包括會議方案、通知、報告、簡報、記錄、簽到表等文件整理歸檔。
5.8.5 督辦落實。根據會議部署或領導安排督辦落實，并將督辦情況向有關領導匯報。
5.8.6 會議經費結算。由負責會務處室與會議有關服務單位進行經費結算。
5.8.7 會務工作總結。會議結束后，負責會務處室應對會議組織過程進行總結。
6.監督
按照《標準化管理檢查考核控制程序》執行。
7. 相關文件
7.1《中共邯鄲市委常委會議服務規范》。
7.2《會議室管理標準》。
7.3《公務活動禮儀標準》。
8.記錄
8.1《會議方案》。
8.2《會議通知》。
8.3《領導出席表》。
8.4《簽到表》。
8.5《會議總結》。
8.6《會議室使用登記簿》。
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