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1、單元格中輸入以下公式：=TEXT(NOW(),"aaaa") ==>得到當天星期幾
如果輸入=now()的話則直接輸入日期時間 2、想要移動某一個或幾個單元格到表中某一位置，選中它們，按下Shift鍵同時拖到要去的位置，待黑光標變成“I”（縱向）或者“H”（橫向）形狀時，放下即可，絕不會復蓋周圍的記錄，它會擠進去，很方便的 3. 幾個實用的快捷鍵 Ctrl+； 當前日期 CTRL+D 復制上面單元格的數據到下面的單元格。本來樓主已經說了，再補充一點：如果選定數據所在的單元格及它以下的任意空白單元格,按ctrl+D,可將選定的數據復制到空白單元格中 ctrl+' 復制上面單元格的數據到下面的單元格,和上面的Ctrl+D的區別是：不含格式,且為編輯狀態 CTRL+R 復制左邊的數據到右邊的單元格 CTRL+SHIFT+下箭頭或右箭頭 從當前單元格選至當前區域最下面或最右邊。 CTRL+* 選定當前區域 CTRL+1 設置單元格格式 CTRL+2 加粗 CTRL+3 斜體 CTRL+4 下劃線 CTRL+5 刪除線(個人補充) CTRL+7 顯示/隱藏“常用”工具欄 CTRL+9 隱藏所選單元格所在的行，如果選中了整列，則將隱藏全部單元格 Ctrl+Shift+9 取消隱藏行 Ctrl + 0 快速隱藏選中單元格所在列 Ctrl+Shift+0 取消隱藏列,如果選中了整行，則將隱藏全部單元格 F2 進入單元格編輯狀態 F4 在相對引用（如A1）和絕對引用（如$A?）間進行轉換 F5 打開“定位”對話框（相當于Ctrl+G） F9 將公式直接轉化為數值 F11 快速插入圖表 alt+F11 進入VBA編輯器 shift+F11 插入新工作表,表名：sheet ctrl+F11 插入新工作表，表名：macro Ctrl+~ 顯示當前工作表中所有用到的公式 CTRL+SHIFT+F ：進入選擇字體 CTRL+SHIFT+P ：進入選擇文字大小 CTRL+TAB ：在打開的所有工作簿中逐個切換 CTRL+PAGE DOWN ：切換到當前工作簿的下一個工作表 CTRL+PAGE UP ：切換到當前工作簿的上一個工作表 CTRL+ - ：刪除當前單元格（相當于右鍵刪除，不同于DEL） F4：F4的功能不只一個，我現在只說一個比較生僻點的。它可以重復你最后一步的格式操作。例如，你最后一步是給A1加了邊框，那么你把光標移到A2處，然后按F4，那么A2也就加了邊框。注意：只能重復格式的操作。有點類似于格式刷。） 4. 復制所選單元格內容后，再選擇目標單元格，再直接回車即可實現快速粘貼！ 5. 有個計算日期的公式用法，days360() 我常用來計算年齡，比如b1輸入出生年月日，在目標格內可以用這個公式來計算年齡，=days360(b1,today())/360,目標格格式為數字即可。同時我們計算月份也可用這個公式：=days360(b1,today())/30 6. Excel中Ctrl+End是移動到工組表的最后一個非空單元格 Excel中Ctrl+↓是移動到當前列的最后一個非空單元格（當前列為連續） Excel中雙擊任意單元格的下邊框也能移動到當前列的最后一個非空單元格（當前列為連續），上下左右邊框都可以有相應反應 7. 若要設置格式中某一部分的顏色，請在該部分的方括號中鍵入下列八種顏色名稱之一。顏色代碼必須為該部分的第一項。 [黑色] [藍色] [藍綠色] [綠色] [洋紅色] [紅色] [白色] [黃色] 條件 若要設置滿足指定條件的數字的格式，則格式代碼中應加入帶中括號的條件。條件由比較運算符和數值兩部分組成。例如，下面的格式以紅色字體顯示小于和等于 100 的數字，而以藍色字體顯示大于 100 的數字。 [Red][100] 一、建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。 1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。 2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符后，按“回車”鍵進行確認。 仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”…… 3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。 再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。 4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。 提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。 二、建立“常用文檔”新菜單 在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。 1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。 按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。 2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。 重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。 3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。 重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。 4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。 提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。 三、讓不同類型數據用不同顏色顯示 在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。 1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。 2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”)。 3.設置完成后，按下“確定”按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。 四、制作“專業符號”工具欄 在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業符號”工具欄。 1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。 仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。 2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符號”，確定后，即在工作區中出現一個工具條。 切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。 3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。 4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。 重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。 5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。 五、用“視面管理器”保存多個打印頁面 有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。 1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。 2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。 3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。 4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。 六、讓數據按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。 1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。 2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。 七、把數據徹底隱藏起來 工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。 1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態下的分號)。 2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。 3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。 經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。 提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。 八、讓中、英文輸入法智能化地出現 在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢? 選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。 以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。 九、讓“自動更正”輸入統一的文本 你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。 1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。 2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。 3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。 十、在Excel中自定義函數 Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數： 1.執行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。 2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。 3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.關閉窗口，自定義函數完成。 以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。 提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。 十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢? 1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。 2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。 3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。 提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。 十二、用連字符“&”來合并文本 如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。 1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。 2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。 3.選中E列，執行“復制”操作，然后選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。 4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。 提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。 十三、快速打印學生成績條 常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。 此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。 1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！A$2，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。 2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。 至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。 3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成績條區域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。 4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。 按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。 十四、Excel幫你選函數 在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。 執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。 十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據 有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。 執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監視點”。 以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。 十六、為單元格快速畫邊框 在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。 單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。 單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。 提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。 十七、控制特定單元格輸入文本的長度 你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。 例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。 很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。 那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。 但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。 十九、改變文本的大小寫 在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。 在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。 如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。 二十一、把基數詞轉換成序數詞 將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。 二十二、用特殊符號補齊位數 和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”。 比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。 二十三、創建文本直方圖 除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。 比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下： 在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。 二十四、計算單元格中的總字數 有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙： “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)” 該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。 二十五、關于歐元的轉換 這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel 2002就會自行安裝了。 完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。 二十六、給表格做個超級搜索引擎 我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容(包括靜態文本)都納入了數據庫的范疇之內。我們可以利用“函數查詢”，對目標數據進行精確定位，就像網頁中的搜索引擎一樣。 比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函數查詢”區域。我們的設想是，當我們在“輸入學生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現的方法如下： 將光標定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數，點“確定”。在隨即彈出的“函數參數”窗口中我們設置“Lookup_value”(指需要在數據表首列中搜索的值)為“C8”(即搜索我們在C8單元格中填入的人名)；“Table_array”(指數據搜索的范圍)為“A2∶B6”(即在所有學生的“語文”成績中搜索)；“Col_vindex_num”(指要搜索的數值在表格中的序列號)為“2”(即數值在第2列)；“Range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“FALSE”(表明不是。如果是，就為“TURE”)。設定完畢按“確定”。 此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區域中顯示的命令行為“=VLOOKUP(C8，A2∶B6，2，FALSE)”。復制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，FALSE)”(其參數意義同C9中一樣，不再贅述)。 接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函數的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發現，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。 二十七、Excel工作表大綱的建立 和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數據類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標選擇數據區域，然后點擊“數據”菜單的“分類匯總”選項。并在彈出菜單的“選定匯總項”區域選擇你要匯總數據的類別。最后，如圖19所示，現在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你還想查看明細的話，單擊表格左側的“+”按鈕即可。 二十八、插入“圖示” 盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復雜的數據關系，常規的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區區6種樣式，但對于說明數據之間的結構卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數據的層次關系可以選擇“組織結構圖”；而要表達資金的流通過程則可以選擇“循環圖”；當然，要說明各種數據的交*重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調出“圖示”工具欄。隨心所欲地設置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個圓環。 二十九、熟悉Excel的“從文本到語音” 這是Excel 2002中的一個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。 按照Office的默認安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認安裝了“從文本到語音”的選項后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項目了。如圖21所示，打開一個表格，隨便選擇其中的內容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。 還有一點需要說明的是，如果你想調整Excel 2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標，然后在“文字到語音”卡片上調整即可 三十、Excel中“攝影”功能的妙用 這個功能比較另類，似乎和計算、統計、排序等等“正統”功能格格不入，因為它的作用竟然是——“抓屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠標進行選擇，“指哪抓哪”。 要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項。在“命令”卡片的“類別”中點“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們(圖23)，然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區域就被“拍”了下來。然后將鼠標移動到需要顯示“照片”的地方(當然，也可以是另一張表格)，再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當然，和“照片”一同出現的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。 不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數據看看——刷新一下“照片”，結果“照片”中的數據竟然也被同步更新了! 三十一、在多張表格間實現公用數據的鏈接和引用 也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業的會計師、統計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算項目的名目繁多、數據信息的頭緒復雜，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數據鏈接、多文件數據互動才是以一當十的制勝法寶。 比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學生成績表”，“Sheet2”為“二班學生成績表”，然后來到“Sheet3”，想進行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計算。此時我們就可以將光標定位到目標位置，選擇好相關函數。然后在Excel彈出的函數對話框中，利用數據列表右側的“”按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數窗口中就會出現“×班學生成績表!××單元格”的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標位置都會適時進行重新計算。 三十二、“馴服”Excel 2002的剪貼板窗口 Excel 2002極大地改進了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個項目(而Excel 2000只能容納12個)。而且，這個剪貼板可以在任何Office應用程序之間來回拷貝，所以對于經常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當你連續使用兩次“復制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡單。 筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“選項”，清除“自動顯示Office剪貼板”復選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標出現在系統任務欄上或隨時彈出來，只須清除掉“在任務欄上顯示Office剪貼板的圖標”和“復制時在任務欄附近顯示狀態”兩個復選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復選框前面的鉤即可。 當然，在取消剪貼板自動顯示功能之后，你還可以隨時恢復這個功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時迅速調出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項，點擊彈出對話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對話框的“類別”列表中選取“編輯”，然后，在對話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標置于“請按新快捷鍵”對話框中，并按下Alt+Shift+C(或者你喜歡的其他組合)，“關閉”對話框。現在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel 2002的剪貼板就會立刻出現在你面前了。 提示：此秘技也適用于Word 2002、PowerPint 2002。 三十三、利用公式審核工具查看數據出處 Excel 2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數據的來源和計算結果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。 讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項，并點擊“顯示公式審核工具欄”。我們仍然借用“給表格做個超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結果是通過函數“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此，數據來源有3個：C8、A2和C6。所以，當我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍點指明了這3個單元格的所在(圖25)。當然，如果我們表格中某個數據無效或語法不當的話，也可以點擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數據”按鈕來讓Excel自動幫我們檢查紕漏。 三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠標” 我們知道，滾輪鼠標現在幾乎成為了電腦的“標配”，但當我們滾動鼠標滾輪上下翻頁時，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢? 點擊Excel 2002“工具”菜單中的“選項”命令，然后在“常規”選項卡中選中“用智能鼠標縮放”復選框，點“確定”后，我們再來看看現在的鼠標滾輪都有些怎樣的功能： 在“智能鼠標”的默認狀態下，上下滾動鼠標滾輪，工作區中的表格會以15%的比例放大或縮小，而只有當我們按住Ctrl鍵，再滾動鼠標滾輪時，工作表才會像往常一樣上下翻頁。另外，如果我們使用了Excel的“分級顯示”，那么當我們按住Shift和滾動鼠標滾輪時，又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當然，還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索。 三十五、Excel 2002“監視”窗口的應用 如果你創建了一個較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數據時，Excel中的“監視窗口”可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數在改動時是如何影響當前數據的。 在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單，然后單擊“顯示監視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監視點”。這時，“監視窗口”的列表中就出現了被Excel監視的單元格及其公式了。 以后，只要我們雙擊“監視窗口”中的該條目，被監視的單元格就會不請自來了。 提示：當包含有指向其他工作簿的單元格被監視時，只有當所有被引用的工作簿都打開時，才能在“監視窗口”的列表中顯示出來。 在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數據格式：常數和公式。常數是指文字、數字、日期和時間等數據，還可以包括邏輯值和錯誤值，每種數據都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對輸入數據有一個明確的認識，有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數據的方法和技巧。
一、輸入文本 Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數字、空格和非數字字符的組合，每個單元格中最多可容納32000個字符數。雖然在Excel中輸入文本和在其它應用程序中沒有什么本質區別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint的表格中，當在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個段落的結束，光標會自動移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時，按一下回車鍵卻表示結束當前單元格的輸入，光標會自動移到當前單元格的下一個單元格，出現這種情況時，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時按回車鍵。 二、輸入分數 幾乎在所有的文檔中，分數格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分數與日期混淆，我們在單元格中輸入分數時，要在分數前輸入“0”（零）以示區別，并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入1/2時，則應該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。 三、輸入負數 在單元格中輸入負數時，可在負數前輸入“-”作標識，也可將數字置在（）括號內來標識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會自動顯示為“-88”。 四、輸入小數 在輸入小數時，用戶可以向平常一樣使用小數點，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當輸入帶有逗號的數字時，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯示。當你需要輸入大量帶有固定小數位的數字或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字時，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“編輯”標簽，選中“自動設置小數點”復選框，并在“位數”微調框中輸入或選擇要顯示在小數點右面的位數，如果要在輸入比較大的數字后自動添零，可指定一個負數值作為要添加的零的個數，比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零，變成“88 000”，就在“位數”微調框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動添加3位小數，變成“0.088”，則要在“位數”微調框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數位或結尾零字符串的數字后，應清除對“自動設置小數點”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時取消在“自動設置小數點”中設置的選項，可以在輸入數據時自帶小數點。 五、輸入貨幣值 Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會自動套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt鍵，然后再數字小鍵盤上按“0165”即可。 六、輸入日期 Excel是將日期和時間視為數字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。 七、輸入時間 在Excel中輸入時間時，用戶可以按24小時制輸入，也可以按12小時制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時30分38秒，用24小時制輸入格式為：2:30:38，而用12小時制輸入時間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當前時間，則按Ctrl+Shift+;鍵。 了解Excel公式的錯誤值 經常用Excel的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯誤值信息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現這些錯誤的原因有很多種，如果公式不能計算正確結果，Excel將顯示一個錯誤值，例如，在需要數字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結果的單元格。以下是幾種常見的錯誤及其解決方法。 1．#####！ 原因：如果單元格所含的數字、日期或時間比單元格寬，或者單元格的日期時間公式產生了一個負值，就會產生#####！錯誤。 解決方法：如果單元格所含的數字、日期或時間比單元格寬，可以通過拖動列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統，那么Excel中的日期和時間必須為正值，用較早的日期或者時間值減去較晚的日期或者時間值就會導致#####！錯誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時間型來顯示該值。 2．#VALUE! 當使用錯誤的參數或運算對象類型時，或者當公式自動更正功能不能更正公式時，將產生錯誤值#VALUE!。 原因一：在需要數字或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的數據類型。 解決方法：確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如：如果單元格A1包含一個數字，單元格A2包含文本"學籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯誤值#VALUE!。可以用SUM工作表函數將這兩個值相加（SUM函數忽略文本）：=SUM（A1:A2）。 原因二：將單元格引用、公式或函數作為數組常量輸入。 解決方法：確認數組常量不是單元格引用、公式或函數。 原因三：賦予需要單一數值的運算符或函數一個數值區域。 解決方法：將數值區域改為單一數值。修改數值區域，使其包含公式所在的數據行或列。 3．#DIV/O! 當公式被零除時，將會產生錯誤值#DIV/O!。 原因一：在公式中，除數使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運算對象是空白單元格，Excel將此空值當作零值）。 解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。 原因二：輸入的公式中包含明顯的除數零，例如：=5/0。 解決方法：將零改為非零值。 4．#NAME? 在公式中使用了Excel不能識別的文本時將產生錯誤值#NAME?。 原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。 解決方法：確認使用的名稱確實存在。選擇菜單"插入"|"名稱"|"定義"命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用"定義"命令添加相應的名稱。 原因二：名稱的拼寫錯誤。 解決方法：修改拼寫錯誤的名稱。 原因三：在公式中使用標志。 解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項"命令，打開"選項"對話框，然后單擊"重新計算"標簽，在"工作薄選項"下，選中"接受公式標志"復選框。 原因四：在公式中輸入文本時沒有使用雙引號。 解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會用戶準備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號中。例如：下面的公式將一段文本"總計："和單元格B50中的數值合并在一起：="總計："&B50 原因五：在區域的引用中缺少冒號。 解決方法：確認公式中，使用的所有區域引用都使用冒號。例如：SUM（A2:B34）。 5．#N/A 原因：當在函數或公式中沒有可用數值時，將產生錯誤值#N/A。 解決方法：如果工作表中某些單元格暫時沒有數值，請在這些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時，將不進行數值計算，而是返回#N/A。 6．#REF! 當單元格引用無效時將產生錯誤值#REF！。 原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或將移動單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。 解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復工作表中的單元格。 7．#NUM！ 當公式或函數中某個數字有問題時將產生錯誤值#NUM！。 原因一：在需要數字參數的函數中使用了不能接受的參數。 解決方法：確認函數中使用的參數類型正確無誤。 原因二：使用了迭代計算的工作表函數，例如：IRR或RATE，并且函數不能產生有效的結果。 解決方法：為工作表函數使用不同的初始值。 原因三：由公式產生的數字太大或太小，Excel不能表示。 解決方法：修改公式，使其結果在有效數字范圍之間。 8．#NULL！ 當試圖為兩個并不相交的區域指定交叉點時將產生錯誤值#NULL！。 原因：使用了不正確的區域運算符或不正確的單元格引用。 解決方法：如果要引用兩個不相交的區域，請使用聯合運算符逗號（，）。公式要對兩個區域求和，請確認在引用這兩個區域時，使用逗號。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒有使用逗號，Excel將試圖對同時屬于兩個區域的單元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒有共同的單元格。 在Excel中快速查看所有工作表公式 只需一次簡單的鍵盤點擊，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。 要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下CTRL+`（位于TAB鍵上方）。 EXCEL2000使用技巧十招 1、Excel文件的加密與隱藏 如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看，那么你可以給它設置密碼保護，采用在保存文件時用加密的方法就可以實現保護目的，在這里要特別注意的是，自己設定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進入。給文件加密的具體方法為： A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）”命令后，在彈出的“保存或者（另存為）”的對話框中輸入文件名； Ｂ、再單擊這個對話框中“工具”欄下的“常規選項”按鈕，在彈出的“保存選項”的對話框中輸入自己的密碼； 這里要注意，它提供了兩層保護，如果你也設置了修改權限密碼的話，那么即使文件被打開也還需要輸入修改權限的密碼才能修改。 Ｃ、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認窗口中重新輸入一遍密碼，再點擊“確認”，最后點“保存” 完成文件的加密工作。當重新打開文件時就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開。 2、對單元格進行讀寫保護 單元格是Excel執行其強大的計算功能最基本的元素，對單元格的讀寫保護是Excel對數據進行安全管理的基礎。對單元格的保護分為寫保護和讀保護兩類，所謂寫保護就是對單元格中輸入信息加以限制，讀保護是對單元格中已經存有信息的瀏覽和查看加以限制。 對單元格的寫保護有兩種方法： Ａ、對單元格的輸入信息進行有效性檢測。首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合，然后從數據菜單中選擇“有效數據”選項，通過設定有效條件、顯示信息和錯誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。 Ｂ、設定單元格的鎖定屬性，以保護存入單元格的內容不能被改寫。可分為以下步驟： （1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合； （2）從格式菜單中選擇“單元格”選項； （3）在設置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護”標簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”； （4）從工具菜單中選擇“保護”選項，設置保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設置。 對單元格的讀保護有三種方法： Ａ、通過對單元格顏色的設置進行讀保護。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時設為白色，這樣，從表面看起來單元格中好像是沒有輸入任何內容，用戶無法直接讀出單元格中所存儲的信息。 Ｂ、用其他畫面覆蓋在需要保護的單元格之上，遮住單元格的本來面目，以達到讀保護目的。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項，然后保護工作表，以保證矩形不能被隨意移動。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲的內容。 Ｃ、通過設置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護工作表，使用戶不能直接訪問被隱藏的單元格，從而起到讀保護的作用。 3、快速填充相同數據 如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數據信息，那么你不必逐個單元格一個一個地輸入，那樣需要花費好長時間，而且還比較容易出錯。我們可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數據，具體方法為： Ａ、同時選中需要填充數據的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點擊鼠標左鍵，逐個選中； Ｂ、輸入要填充的某個數據。按住Ctrl鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數據。 4、使用Excel中的“宏”功能 宏的概念，相信使用過WORD的人都會知道，她可以記錄命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時,計算機就會重復所記錄的操作。在實踐工作中，它可以代替經常輸入大量重復而又瑣碎的數據，具體宏的定義方法如下：: Ａ、打開工作表，在工作表中選中要進行操作的單元格； Ｂ、用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令； Ｃ、設定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進行各種操作，程序將自動對所進行的各方面操作記錄復制。 5、連續兩次選定單元格 我們有時需要在某個單元格內連續輸入多個數值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按回車鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。解決此問題的一般做法是通過選擇“工具”\“選項”\“編輯”，取消“按回車鍵后移動”選項的選定來實現在同一單元格內輸入許多數值，但以后你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實，采用連續兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便： 單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標選定此單元格。此時，單元格周圍將出現實線框。 6、在工作表之間使用超級連接 首先須要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設置欄中輸入相應的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實現中文Excel2000在自動打開目標工作表并轉到相應的位置處，這一點與WORD的使用很相似。 7、快速清除單元格的內容 首先用鼠標選定該單元格,然后按住鍵盤上的Delete鍵，此時你會發現你只是刪除了單元格內容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請看下面的兩種操作步驟： Ａ、選定想要清除的單元格或單元格范圍； Ｂ、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時顯示“清除”菜單； Ｃ、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內容”或“批注”中的任一個。 8、快速修改單元格次序 在實際操作的過程中，我們有時需要快速修改單元格內容的次序。在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法如下： Ａ、首先用鼠標選定單元格，同時按下鍵盤上的Shift鍵； Ｂ、接著移動鼠標指針到單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發生了變化。 、在Excel中利用公式來設置加權平均 加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，并不是一項很復雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。 10、用Excel繪制函數圖像 函數圖像能直觀地反映函數的性質，用手工方法來繪制函數圖像效果不太好，而用Excel繪制函數圖像非常簡便，所作圖像非常標準、漂亮，具體方法如下： Ａ、首先打開電子表格的操作窗口，然后用鼠標選擇菜單欄中的“新建”命令，這時屏幕上會出現一個空白的電子表格； Ｂ、然后在A列的A1格輸入“X=”，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內逐次從小到大輸入自變量的各個值；實際輸入的時候，通常應用等差數列輸入法，先輸入前三個值，定出自變量中數與數的距離，然后點擊A2格，按住鼠標拖到A4格選中這三項，使這三項變成一個黑色矩形，再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當光標變成“＋”后，按住鼠標拖動光標到適當的位置，就完成自變量的輸入； Ｃ、接著在B列的B1格輸入函數式y=f（x）的一般函數表達式，如y=1/x；也可在點擊工具欄上的函數圖標“fx”后，在出現的不同函數列表的選項中選擇需要的一種；輸入結束后，點擊函數輸入對話框旁的勾號，B2格內馬上得出了計算的結果。這時，再選中B2格，讓光標指向B2矩形右下角的方框，當光標變成“＋”時按住光標沿B列拖動到適當的位置即完成函數值的計算。注意一定要把該函數中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對位置A2格，這樣下面計算的時候才會對不同的自變量進行計算； Ｄ、最后點擊工具欄上的“圖表向導”圖標，在出現的各種圖表格式圖標中選擇“X，Y散點圖”，然后在出現的“X，Y散點圖”類型中選擇“無數據點平滑線散點圖”；這時，可按住鼠標察看即將繪好的函數圖像。另外，對于自變量僅為正值的函數，也可用“圖表向導”中的“折線圖”格式繪制。 在Excel中自動推測出生年月日及性別的技巧 大家都知道，身份證號碼已經包含了每個人的出生年月日及性別等方面的信息（對于老式的15位身份證而言，7-12位即個人的出生年月日，而最后一位奇數或偶數則分別表示男性或女性。如某人的身份證號碼為420400700101001，它的7-12位為700101，這就表示該人是1970年元月1日出生的，身份證的最后一位為奇數1，這就表示該人為男性；對于新式的18位身份證而言，7-14位代表個人的出身年月日，而倒數第二位的奇數或偶數則分別表示男性或女性）。根據身份證號碼的這些排列規律，結合Excel的有關函數，我們就能實現利用身份證號碼自動輸入出生年月日及性別等信息的目的，減輕日常輸入的工作量。 Excel中提供了一個名為MID的函數，其作用就是返回文本串中從指定位置開始特定數目的字符，該數目由用戶指定（另有一個名為MIDB的函數，其作用與MID完全一樣，不過MID僅適用于單字節文字，而MIDB函數則可用于漢字等雙字節字符），利用該功能我們就能從身份證號碼中分別取出個人的出生年份、月份及日期，然后再加以適當的合并處理即可得出個人的出生年月日信息。 提示：MID函數的格式為MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一個字符的位置（文本中第一個字符的start_num為1，第二個為2……以此類推）；至于Num_chars則是指定希望MID從文本中返回字符的個數。 假定某單位人員管理希望通過身份證號碼自動得出員工的出生年月日及性別，現以此為例，將有關步驟向廣大用戶作一簡要介紹： 1. 選中整個B列，然后執行“格式”菜單中的“單元格”命令，打開“單元格格式”窗口。 2. 選擇“數字”選項卡。 3. 在“分類”欄中選擇“文本”選項，然后單擊“確定”按鈕，關閉“單元格格式”窗口，將所有包含有身份證號碼的單元格設置為文本格式。 4.將光標移至C3單元格中，然后輸入“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”內容。其中MID(B3,7,2)就是從身份證號碼的第7位開始取2位數，得出該員工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出該員工的出生月份，而MID(B3,11,2)則是該員工的出生日期，這些信息再加上年、月、日等文字就會組成該員工的準確出生年月日“1970年1月1日”。 5. 接下來我們應將光標移至D3單元格中，然后輸入“=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),"女","男")”。這就表示取身份證號碼的第15位數，若能被2整除，這表明該員工為女性，否則為男性。 6. 最后我們只需利用自動填充功能對其他各個員工的出生年月日、性別進行填充即可。 上面都是以15位身份證為例進行介紹的，18位身份證的操作方法與此類似，廣大用戶若使用的是18位身份證，只需對有關函數的取值位置進行適當調整即可（如將“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”修改為“=MID(B3,7,4)&"年"&MID(B3,11,2)&"月"&MID(B3,13,2)&"日"”）。 這樣就實現了由Excel自動填充員工出生年月日、性別的功能，從而極大地減輕了用戶錄入數據時的工作量，有興趣的讀者不妨一試。 在EXCEL中增加自動填充序列 中文ＥＸＣＥＬ９７作為一種功能強大、技術先進的電子表格軟件，給我們的辦公帶來了極大方便。 在ＥＸＣＥＬ中提供了自動填充功能，我們在使用時，可以通過拖動“填充柄”來完成數據的自動填充。例如要輸入甲、乙、丙、丁……，可以先在指定單元格輸入甲，然后將鼠標移至單元格的右下角的小方塊處，直至出現“＋”字，按住鼠標左鍵，向下（右）拖動至目的單元格，然后松開即完成了自動填充。可是有時我們會發現有一些數據序列不能自動填充，例如車間一、車間二、車間三等，填充方法有兩種： 第一種：單擊“菜單”欄上的“工具”，選“選項”→“自定義序列”，這時就可以在“輸入序列”欄輸入要定義的序列。需要注意的是每輸入完成一項就要回車一次，表示一項已經輸入完畢，全部輸入完成以后單擊“添加”→“確定”，這樣我們自定義的序列就可以使用了。 第二種：首先把你要添加的序列輸入到一片相臨的單元格內，例如要定義一個序列：車間一、車間二、車間三，把這三項分別輸入到單元Ｈ１：Ｈ３，單擊“工具”→“選項”→“自定義序列”→“導入”，在“導入序列所在的單元格”所指的對話框中輸入Ｈ１：Ｈ３，單擊“導入”→“添加”→“確定”，這樣新序列就產生了。 定義的序列如果不再使用，還可刪除，方法是：單擊“工具”→“選項”→“自定義序列”，在“自定義序列”框中，單擊要刪除的序列，再單擊“刪除”→“確定”。 發掘Execl XP合并拆分技巧 本人在用Excel XP管理教職工檔案時，經常遇到合并或拆分單元格數據的情況，經過一段時間的使用后摸索出了一套自己的“合并與拆分”理論，供同行們參考。 所謂合并數據是指將兩列中的數據合并到一列中，拆分數據是指將一列中的數據拆分到兩列中，圖1為“畢業院校”和“專業”兩列的拆分及合并的效果圖。 合并數據 要將“畢業院校”和“專業”兩列中數據合并為“畢業院校及專業”，有“真”、“假”兩種合并方法，所謂真合并就是將兩列數據真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并為一列了，實際數據還是存在于兩列中，具體操作跟我一起來看看吧。 1、真合并 如果將一列中的數據通過再輸入合并到另一列中，那不是我們希望看到的解決辦法，快捷而準確的操作方法是： (1)將需要合并的“畢業院校”和“專業”兩列數據通過“剪切”、“粘貼”移動到一個新工作表中，如命名為“合并”工作表。 (2)在“合并”工作表中將XLS文件另存為TXT文件，單擊“文件→另存為”，保存類型選擇“文本文件(制表符分隔)”，單擊[保存]按鈕后根據提示連續單擊兩次[確定]按鈕即可。 (3)在Execl中單擊[打開]按鈕，重新打開TXT文件，在“文本導入向導→步驟之1”中采用默認設置，單擊[下一步]按鈕，在“步驟之2”分隔符號中，去掉“Tab鍵”前復選框的選擇，單擊[完成]按鈕，這時兩列中數據合并到一列中。 (4)將合并后的數據再通過“剪切”、“粘貼”操作移動到原工作表的原位置處，合并操作完成。 提示：合并后的數據在原來兩列數據(如畢業院校和專業)之間會有一個空格，而有時根據實際需要去掉或加寬空格，可采取如下措施： 方法一：對TXT文件進行編輯 XLS文件中列與列之間數據轉換為TXT文件后是以制表符分隔的，此時合并后的數據在原來兩列數據之間會有一個空格，改變TXT文件中兩列之間距離(即改變空格的大小)，對應的XLS文件中原兩列數據之間的距離也會隨之發生改變，若TXT文件中兩列數據之間距離增大或減小為零，則合并的XLS文件中兩列數據之間距離也會隨之增大或減小為零。如果你要將兩列數據無縫合并，建議應用下面兩種方法。 方法二：利用函數ConcateName ConcateName函數可以實現將幾個文本字符串合并為一個文本字符串，語法為：ConcateName (text1,text2, ……)，text1, text2, ……為1到30個將要合并成單個文本項的文本項，這些文本項可以為文本字符串、數字或對單個單元格的引用，如圖2所示。 圖2 方法三：利用“&”運算符 利用“&”運算符也可將幾個文本字符串合并為一個文本字符串，“&”運算方式同“+”、“-”等運算方式一樣，如圖2所示。 2、假合并 我們也來一個“瞞天過海”吧，呵呵，在對單元格設置邊框時，利用工具欄中的“外部框線”將兩個單元格框在一起，這樣兩個單元格中數據就在一個表格中了，打印出來后保證不留一點“作假”痕跡。此招對付較少單元格效果不錯，要應付大量的單元格，奉勸你還是來點“真”的吧！否則夠你忙的了。 拆分數據 合并方法掌握了，拆分也不難，拆分的方法與前面介紹的合并方法相似，先將XLS文件另存為TXT文件，再對TXT文件進行編輯，將需要拆分的數據用“Tab”鍵或空格分開，然后再用Excel重新打開編輯后的TXT文件，這樣原來在一起的數據就被拆分開了。 處理含有大量信息的表格時，以上合并與拆分的方法很有效，有興趣的朋友可以試一試。 制作漂亮的Excel表格
1. 選擇合適的顯示比例。
中文字體通常使用宋體，而宋體在默認的100%狀態下并不好看（如下圖）。相比而言，85%的比例就舒服很多。75%的比例略嫌小，不過當你有大量的數據時，或者制作文字較多的文檔時， 75%的顯示比例就比較合適。  85%的比例很容易調節，只需在默認的100%狀態下按住Ctrl鍵并向上滾動滾輪一次即可。 75%需要手動輸入比例。比75%再小的顯示比例會使文字變形，不宜使用。 另外Excel工作表保存后顯示比例也會一起被保存，可以保證閱讀者與你看到同樣的效果。 2. 背景網格線的取舍。 Excel默認情況下會顯示灰色的網格線，而這個網格線會對顯示效果產生很大的影響。如下圖，同一張表格在有無網格線的情況下給人的感覺就完全不同—— 有網格線時給人一種“這是一張以數據為主的表格”的心理暗示，而去掉網格線則會使重點落到工作表的內容上，削弱表格的作用。  因此，以表格為主的工作表可以保留網格線，而以文字說明為主的工作表則最好去掉網格線。 去掉網格線可以在工具->選項中視圖選項卡中去掉網格線，但這種方法依賴于閱讀者的設置，所以最好選擇另外一條路：全選所有單元格(Ctrl-A)并設置白色背景。 3. 設置適當的線寬。 表格線寬度也會極大地影響閱讀者的心理。要搭配使用粗細線。最簡便易行的方法就是細內線+粗邊框（只需使用格式工具欄中的邊框按鈕兩次即可做到）。全用粗線仿佛你在大喊大叫一樣，感覺很粗魯；而完全用細線又無法體現出表格的概念；而不用邊線會讓人覺得你的數據未經過精雕細琢。  另外，大片的小單元格聚集時表格線會干擾閱讀者的視線，這時可嘗試將小單元格的邊線換成虛線。  4. 適當使用粗體，但別太過分。 毋庸置疑，表頭當然要用粗體。對于表格內的數據，原則來說不應當使用粗體，以免喧賓奪主。但也有特例，當數據稀疏時，可以將其設置為黑體，起到強調的作用。  粗體的使用也不宜泛濫，當一屏文字大部分都是粗體時，你就應當考慮考慮閱讀者的感受了。 5. 給標題單元格加上背景色。 毋庸置疑，單元格背景色按鈕的最下一排顏色天生就是用作單元格背景的（下圖中的紅框部分）。  我通常的配色習慣是：橫向表頭-淡藍色，縱向表頭-淺綠色，普通單元格-白色，特殊單元格(如自動計算的單元格)-淺黃色，如下圖所示。這樣就能將各個單元格的功能區分開。  6. 盡量少用單元格結合。 單元格結合的兩個缺點：第一，在結合過的單元格前后插入新行時，新行的單元格不會自動結合，導致每一行的結合方式不一致；第二，有些情況下結合過的單元格中無法粘貼數據，帶來不必要的麻煩。因此，當你制作收集數據的表格時，盡量不要使用單元格結合功能。 那么想要一個寬點的格子怎么辦？實際應用中我發現，好多人使用單元格結合，其實只是想要一個大一點的格子而已。其實拖動單元格標題可以改變單元格大小的，這個功能好多人都不知道么？  7. 標注的方法。 給單元格做標注有兩種方法。一種是右鍵單擊單元格插入批注，編輯完成后再次右擊顯示批注即可。優點是使用方便，缺點是無法自定義樣式。另一種方法就是自己畫圖形，我喜歡使用圓角矩形，設置背景色為淺色，并用同種深顏色作為邊框色。  |
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