一般納稅人操作常識
防偽稅控系統的工作原理
1. 工作流程
購買發票：企業持IC卡到稅務機關購買發票
讀入發票：將IC卡上的發票號碼讀入到開票系統
填開發票：在開票系統中填開打印發票
抄稅報稅：在開票系統中抄稅后，持IC卡及報表到稅務機關報稅
2.防偽與計稅
發票上的主要信息（發票代碼、發票號碼、開票日期、購方稅號、銷方稅號、金額、稅額）加密生成 84位密文；并在打印發票的同時將主要信息逐票存入金稅卡黑匣子中
3. 識偽
認證發票的過程為用掃描儀將整張票面（明文與密文）掃入計算機，認證系統將密文解密后與發票上的明文比較，有一項不符即為假票。
（大廳認證、網上認證）
專用發票須先認證相符后才能抵扣，普票不能抵扣，可自愿驗證
4. 抄報稅
第三部分一機多票系統組成和操作流程
一、系統組成
通用設備、專用設備、開票軟件
1.通用設備：
1) 計算機: WIN98第二版及以上版本,最低配置要符合：CL2.1以上，硬盤40G以上，內存128M以上，光驅，兩個以上PCI插槽，建議您最好使用防偽稅控專用機
2) 打印機：針式打印機（建議您最好使用平推式票據打印機）
2.專用設備（包括金稅卡、IC卡讀卡器和稅控IC卡）
3) 金稅卡：是防偽稅控系統的核心部件
4) 讀卡器：用于讀寫IC卡上的信息,連接在金稅卡上。
5) IC卡：是進入本系統的“鑰匙”，進入系統前必須插入IC卡讀卡器內，分為32K、64K或者更大容量。由于受到IC卡的容量限制32K最多存放630張發票，64K為1350張發票。
注：專用設備必須經所屬稅務機關發行后才可安裝。發行后金稅卡和IC卡就是一一對應的關系
2.開票軟件
二、系統操作流程
初次使用流程：登錄--初始化(開始、結束、設置）--發票管理--報稅處理
日常使用流程為：登錄--發票管理--報稅處理
第四部分系統登錄和初次使用
一、系統啟動、登錄、退出:
1、打開計算機，插入IC卡
2、雙擊“防偽開票”圖標
3、單擊“進入系統”--選擇（管理員）--確認
說明：初次使用入時，需做“初始化”、“操作員管理”等操作必須選“管理員”，平時無要求，但要注意以誰的名字進入，打印在發票上開票人的名字就是誰。
4、退出系統
單擊“退出”按鈕---“退出系統”
二、系統初始化：
A、初始化起
1、功能：用于建立本系統使用的全套數據庫，清除所有硬盤中的開票數據（不包括客戶及商品信息），使系統處于“初始設置”狀態。
2、方法：“系統設置”/“初始化起”-- 修改管理員姓名—“確認”
B、初始化終
1．功能：使用系統轉為“正常處理”狀態
2．方法：“系統設置”/“初始化終”- “確定”
注意：
1）系統初次安裝或重新完全安裝時，必須使用本功能，而使用本軟件進行了一定時間的業務處理之后，勿輕易使用本功能。
2）執行了“初始化起”未做“初始化終”前，“發票管理”、“報稅處理”業務模塊無法激活
三、本單位信息設置（參數設置）
1）企業開票時“銷方信息”取自此處，只有銀行賬號或選擇（多個賬號），必須事先正確填寫
2）方法：單擊“系統設置”—“參數設置”
3）注意：
只需修改地址、電話、銀行賬號，“企業名稱”、“開票機信息”各項數據皆取自金稅卡，無須輸入，也無法修改。
按回車可輸入多個銀行賬號
本單位名稱或稅號如要修改，需持金稅卡和IC卡去所屬稅局；其它信息修改只拿IC卡即可。
4、開票最大限額
（1）此處顯示的為專用發票的最大限額，當該企業為單廢舊物資企業，即只能開具廢舊物資銷售發票，當查看“參數設置/開票機信息”時，開票機限額處顯示為空
（2）系統中所有的最大限額指不含稅金額的最大限額。（如：最大限額是百萬元，指開票的不含稅金額不能大于等于百萬元）
（3）最大開票限額只攜帶IC卡即可。
四、操作員管理
1、功能：增加、修改、刪除操作員（只有系統管理員才能做）
2、方法：“系統維護”/“操作員管理”/“操作員管理”—“編輯”--“操作身份管理”窗口中的管理員<開票員>--“操作員管理”窗口中的管理員<開票員>的名字--輸入本單位管理員<開票員>的姓名--單擊“操作身份管理”窗口—“退出”
以上為修改的過程，若增加按“＋”，刪除按“－”
3、系統管理員有且只有一個，不能進行增加或刪除，只能修改名稱。
第五部分日常開票工作
一、發票領用
1．發票購買
一次性可購買多卷多種類發票，最多可達五卷
專用發票和廢舊物資發票使用同一種紙制發票（增值稅專用發票），注意區分號段，做好分類存放
2．發票讀入（只需在每次新購發票后做）
1）功能：發票讀入功能是開具發票的前提，主要用于將企業購買的存放于IC卡中的電子發票讀入到金稅卡中。一次可讀入不同種類的5卷發票。
（如只購買了發票，未執行“發票讀入”操作就直接開票，則系統提示“金稅卡內沒有可用發票”,應該執行“發票讀入”）
2）方法：“發票管理/發票讀入”—“確認”---“確定”
3）金稅卡已到鎖死期不能進行“發票讀入”操作
3．發票庫存查詢
1）功能：查看剩余發票數量及各種發票的開票限額
2）方法：“發票管理/發票領用管理/發票庫存查詢”。
注意：如果在稅務端系統中對納稅人某種發票最大開票限額進行了新的授權，那么對于不同發票新限額的作用對象有所不同。
對于專用發票,限額作用于開票系統并在開票時即刻生效，但對于廢舊物資發票和普通發票，限額作用于限額改變后所購買的發票，而不是直接作用于開票系統。
4．發票退回（須征得國稅同意，不得隨意操作）
功能：發票退回是將企業金稅卡中未開的發票卷電子信息退回到稅控IC卡中，不能通過“發票讀入”重新讀入到金稅卡中，只能到國稅處理。
一般情況下，企業在遇到下列情況時應將金稅卡內剩余的發票退回：1．所購電子發票的代碼或號碼與實際拿到的紙質發票不符；2．需要進行更改納稅號或更換金稅卡等操作；3．當地稅務部門要求將剩余發票退回。
二、編碼設置
1．客戶編碼設置
1）功能：主要用來錄入與該企業發生業務關系，需要為其開具發票的客戶信息，也可以對已錄入的客戶信息進行修改和刪除。填開發票時，“購方信息”可以從該客戶編碼庫中選取。
為了提高開票員的工作效率，建議企業在開票前事先將客戶信息正確錄入到客戶編碼庫中。
2）方法：“系統設置” /“客戶編碼”
常用工具欄：“+”增加一行（在所選中行的上方增加一空行）
“-”刪除一行（首先選中要刪除的客戶行）有下一級的編碼不能直接刪除
“√”使數據生效
各項數據的輸入
a編碼：如不分組建議編為0001、0002……。
b名稱：
c簡碼：可以不輸
d稅號：企業的納稅登記號前四位為所對應的行政區編碼。（注：若其前四位編碼在行政區編碼表中不存在，則系統便給出增設行政區編碼的“對話框”，寫出行政區域名稱以記入行政區編碼）
e地址電話、銀行賬號：將光標在此欄目中點擊兩下，點擊該欄目中的“…”
按鈕，在彈出的“備注字段編輯器”中輸入相關信息。輸入完畢點擊“確認”。
3）注意：“退出”與“X”的區別：
“編輯”的狀態：未處于編輯狀態時只能查詢不能修改
4）導入導出：導出用于將編碼庫中的全部編碼信息，以文本文件格式導出到指定路徑下。此功能一般用于備份編碼庫信息，以避免編碼信息丟失或重新安裝系統時手工錄入編碼的繁瑣性。導入用于將文本文件數據導到編碼庫中。。
2．商品編碼設置
1）功能：商品編碼設置主要用來錄入本企業所銷售的商品信息，也可以對已錄入的商品信息進行修改和刪除。填開發票時，“商品信息”只能從該商品編碼庫中選取。因此，在開票前，企業必須事先將商品信息正確錄入到商品編碼庫中。
2）方法：“系統設置/商品編碼”
各工具按鈕及各項填寫與客戶編碼基本相同
3）注意：
A必須選擇“商品稅目”
B商品編碼庫只能在“商品編碼”中建立，必須事先建立，不能在票面直接輸
C單價可以是含稅或不含稅，F代表“否”(不含稅) T代表“是”（含稅）
3．稅目編碼
1）功能：主要用來對商品的類別名稱、稅率和征收率等信息進行錄入、修改、刪除以及查詢等一系列編輯操作。系統已存有常用稅目，一般情況下無需進行設置。
2）方法：“系統設置”－“編碼設置”－“稅目編碼”－“增值稅”
三、發票填開
三種發票的填開方法基本相同，以下主要對專用發票的各種填開方法，包括對清單、折扣、復制等的操作進行詳述。
1．簡單發票（最多8行）
1）調空票：“發票管理/發票填開”—“確認”（按順序自動彈出）
2）填寫：
A、購方信息的填寫: a 直接輸，點擊“客戶”按鈕可將購方信息保存到客戶編碼庫中
b點名稱或稅號后的“”選擇
B、商品信息的填寫：只能從商品編碼庫中選取，點擊商品名稱再點出現的“…”按鈕選擇。填寫信息后，稅額系統自動算出，無法修改
（如客戶信息或商品信息較多時，可通過點擊要查找內容所屬項目的標題欄，執行ctrl+鼠標左鍵操作可以實現快速定位或匹配查找客戶及商品信息）
一張發票只能開一種稅率，第一行商品決定本張發票稅率
C、收款人、復核人：可直接輸入（不保存）或點“”選擇。
3）保存：點“打印”按鈕
4）打印發票：在打印確認框中選擇“打印”則立刻打印出來；選擇“不打印”則暫時取消打印，但發票已保存，只是未打印，可以在“發票查詢”中打印。
2．帶清單發票（超過8種商品）
1）調空票、客戶填寫：同前
2）清單填寫：單擊“清單”按鈕，在清單窗口中填寫商品明細數據，點“退出”返回票面。銷貨清單在填開時不能直接打印，只能在“發票查詢”功能中查詢后再打印。
3）注意：A帶清單的發票只能有清單行和清單的折扣行，無其它商品行。即一張發票票面即能填商品信息也能填清單信息，但兩者不能同時出現。
B銷項正數發票可以開具清單。
C 每張發票只能帶一份銷貨清單
3．折扣銷售
A、無清單發票的折扣
1）調空票、客戶和商品的填寫：同前
2）選中要折扣的商品，選擇“折扣”按鈕，在窗口中輸“折扣率”或‘折扣金額’二者確定其一另一項自動算出。
3）注意：
折扣行算在商品的總行數中，商品行和其折扣行之間不可再插入其它商品行
折扣后的商品不能修改，需修改時，先刪除折扣行。
可以對每一單行商品折扣，也可以對連續多行或所有商品統一折扣。
必須所有商品行均生效后才能折扣
B、清單發票的折扣
點擊票面“清單”進入“銷貨清單填開窗口”，填寫清單內容后，選中要折扣的商品，選擇“折扣”按鈕，在窗口中輸“折扣率”或‘折扣金額’二者確定其一另一項自動算出，點“退出”返回票面。
4．開一張負數發票
1）功能：當企業所開發票有誤或者由于商品質量等問題購方退貨時，但因已抄稅不能作廢，可開具負數發票來沖抵。
填開負數發票時，必須先指定其對應的正數發票的代碼和號碼，在打印負數發票時，系統自動將對應的正數發票的代碼和號碼打印在負數發票“備注欄”內。
2）方法：
調空票：同前
點“負數”按鈕，輸入對應的正數發票的代碼、號碼，并確認一遍，--“下一步”—“確定“，會出現兩種情況:
A、當前發票庫中有對應的正數發票:系統會自動填入發票信息，并且數量和金額填充為負數。
B、當前發票庫中沒有對應的正數發票:點擊“確定”后自行手工填寫發票信息（數量或金額填負數）。
保存、打印發票：同前。
3）注意：
A、銷項負數發票不允許附帶清單，也不能加折扣。
B、已作廢的票不能開負數
5．復制發票：
1）功能：當將要開的發票與以前開過的內容完全或部分相同時，可用此功能提高開票速度
2）調出空票，按“復制”按鈕，雙擊要復制的發票（如只復制商品信息可在“選項”中取消“客戶信息”）
只有正數發票可以復制，復制的發票在打印前可以修改
6．普通發票和廢舊物資發票填開
三種發票的填開方法基本相同普通發票、廢舊物資發票同樣可以帶清單、折扣和開具負數，各種發票打印在票面上的為不含稅單價
下面主要對普通發票與廢舊物資發票填開過程中的特點進行說明。
1）普通發票
“發票管理”－“發票開具管理”－“發票填開”－“普通發票填開”：系統自動按順序調出待開具的普通發票號碼確認窗口。
A、名稱必須填寫，其它項可以為空。購方有稅號的必須填寫，稅號可以為15位、18位或20位。
B、系統支持填開稅率不大于31%的增值稅普通發票，但企業應自覺根據當前的增值稅政策填開發票，所選稅率應符合國稅局要求，以免造成開具的發票無效。
C、發票票面左上角會生成一個20位效驗碼，便于購方查驗真偽
D、普通發票不可以抵扣，企業可以按照自愿原則去稅局進行發票驗證。
2）廢舊物資
“發票管理”－“發票開具管理”－“發票填開”－“廢舊物資發票填開”：系統自動按順序調出待開具的廢舊物資發票填開窗口。
A、廢舊物資發票只能選取稅率為“0”的商品進行開具，其它稅率商品無法選取。
B、廢舊物資發票打印在紙質專用發票上，系統自動在紙質發票左上角打印“廢舊物資”字樣，以區別與一般的增值稅專用發票。
四、發票查詢
1、功能：已開發票查詢主要功能查詢已開具的各種發票、清單內容及實現發票重復打印、連續打印、銷貨清單打印。
2、方法：“發票管理/發票查詢”--（選擇月份）--“確認”
A重復打印發票：選中要打印的發票，點擊工具欄中的“打印”---“發票”。
B打印清單：選中要打印清單的發票，點擊“打印”---“銷貨清單”（全打格式）--“打印”
C連續打印：用“Ctrl+鼠標左鍵”選擇發票—“打印”—“發票“。
D通過“查找”按鈕，然后在購方信息處輸入該企業的名稱或稅號，可以查詢給某企業開具的所有發票。
注：打印發票既可以在發票填寫窗口，點擊打印按鈕打印，也可以在“發票查詢”功能中重復打印。（發票可以單張打印，也可以多張連續打印。）
五、發票作廢
1．已開發票作廢
1）功能：當企業所開各種發票有誤或者由于商品質量等問題購方退貨時，若該張所開發票未抄稅，則可利用已開發票作廢功能來作廢該張發票的電子信息。
2）方法：“發票管理/發票作廢“—選中要作廢的發票—“作廢”—“確認”－“確定”
3）說明：
A、已抄報稅的或跨月的發票不能作廢，只能開具負數發票沖銷。
B、發票作廢后無法改變作廢狀態，作廢時要仔細核對。
C、對已開發票進行作廢時，系統限定除“系統管理員”身份可以作廢任何操作員開具的發票外，其他操作員身份必須遵守“誰開具，誰作廢”的原則。(作廢時提示“當前發票庫沒有符合條件的發票”可能是本期本開票員沒開具發票)
2．未開發票作廢（一般不用）
1）功能：當企業尚未使用的紙質發票遺失或損毀時，可利用未開發票作廢功能將金稅卡中相應的電子發票進行作廢處理。必須等到該發票成為金稅卡中的“當前號碼”才能操作
2）方法：“發票管理/發票開具管理/未開發票作廢”—“確認”—放棄（只作廢一張）
第六部分抄稅報稅
一、抄報稅處理
1．抄報稅流程及抄稅時間
1）基本流程：抄稅寫IC卡－打印銷項報表－持IC卡及報表到國稅報稅
2）抄稅時間：
征期抄稅：每月1日開票時系統提示“已到抄稅期請及時抄稅”，此時必須做抄稅處理，否則無法開票；報稅期內必須報稅，否則，系統自動鎖死；1-10
系統提示“金稅卡已到鎖死期，請及時抄報稅”，則需抄稅后到稅局報稅。
非征期隨時抄稅：抄稅時間不受限制，但在下次抄稅前必須報稅。
注意：系統支持隨時抄稅，是為了解決開票量不斷增大的問題及稅務機關的管理，系統提示“發票寫入區已滿”企業可以執行非征期抄稅，然后才能繼續開具發票，因此如無需要不允許操作，每月只進行征期抄報稅即可，并且無論該月是否領用及開具發票都必須進行征期抄報稅。
2．抄報稅方法步驟：
1）寫IC卡：“報稅處理”－“抄稅處理”
2）打印報表：“報稅處理”－“發票資料”
3）說明：
“抄稅處理”一次性將所有種類的開票數據都寫在一張IC卡上。
可選擇的抄稅期中包括“本期資料”和“上期資料”兩項
本期資料是指已開具但從未抄過稅的資料，在對其進行抄取時選擇“本期資料”。抄本期資料時，系統自動效驗IC卡上有無購票或退票信息。如IC卡上有購票和退票信息，則無法抄稅。
上期資料是指在抄稅過程中重抄的舊稅，例如抄稅后，不小心將IC卡損壞，可到稅務機關更換IC卡，在“抄稅處理”中重新執行抄上期資料即可。抄上期資料時，IC卡中購票和退票信息不影響抄稅
建議報稅后及時進入一次開票系統
二、金稅卡管理
1．狀態查詢
功能：用于顯示金稅卡和IC卡當前狀態信息
2．金稅卡時鐘設置
1）功能：用于修改金稅卡時鐘。此操作需先持IC卡到國稅局授權，授權后第一次進入系統必須修改，否則授權會消失（即授權一次只能修改一次），一般不用
2）方法：“報稅處理”－“金稅卡管理”－“金稅卡時鐘設置”
三、發票資料統計
1．金稅卡年度資料統計
2．金稅卡月度資料統計
3．發票領用存月報表
第七部分 系統維護
一、數據整理
1.“系統維護”－“數據整理”－“數據文件整理”：出現意外操作或異常現象時重建數據庫索引。
2. “系統維護”－“數據整理”－“數據文件清理”：刪除硬盤中前幾個月的數據，提高運行速度，一般不用
二、查詢備份
1．“系統維護”－“查詢備份”－選擇要數據備份目錄：用于查詢備份數據庫信息
2．“系統維護”－“退出查詢”：恢復業務操作
第八部分 主分機結構
在一機多票開票子系統支持主分機結構，對于主分結構的開票系統，其使用方法和工作流程與單機基本相同，主要區別：
（1）分機不能直接到稅局購退票，買票時主機到稅局購買后分配給分機；分機退票先退回主機再退到稅局
（2）抄稅時不用進行報稅數據匯總，分機可以單獨進行報稅，所有分機報稅成功后再報主機
（3）無論主分機在操作過程中，如出現“累加和錯”、“日歷時鐘錯”、“年基超出范圍”均表示金稅卡損壞，需更換金稅卡。
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