不知不覺的瞎忙——管理知識轉載三

忙碌有時候像一杯醉人的毒藥，讓人沉溺其中無法自拔，我們習慣了被那些不知道從哪冒出來的事情塞滿我們的每一天，卻懶得思考、規劃自己的生活。

歸根結底，瞎忙的根源就是沒有目標、沒有重點，結果忙的往往是無關緊要的事情，而重要的事情則一拖再拖，更糟糕的是自己都不知道什么是最重要的事情。

《如何掌控自己的時間和生活》的作者拉金給出了一個辦法，就是不斷問自己：我現在最應該做的事情是什么？從而幫助自己養成要事第一的意識和習慣。同時堅持進行規劃，并白紙黑字地寫出任務清單，以監督提醒自己。

讓窮忙族翻身，發現1小時的威力

不管貧富貴賤，每個人都擁有相同的時間，但善用與浪費，卻產生天壤之別的價值，掌握不窮忙的時間秘密，其實你就做得到。

忙！盲！茫！你的生活是不是像無頭蒼蠅一樣，愈來愈難擺脫這3個令人討厭的形容詞？

根據勞委會公布的2006年國際勞動力指標，在20個世界主要國家中，臺灣勞工每年平均工時長達2,170小時，平均每人每天工作8.3小時，高居世界第2。瑞士洛桑管理學院（IMD）的世界競爭力報告，2006年臺灣人工時也在全球前5名。

然而，工時高卻不代表收入高，臺灣近6年（2001～2006年）平均薪資的年增率僅0.85％，增幅不但遠低于韓、星等新興工業國家，也不到美、歐先進國家加薪幅度的一半，且薪資升幅創歷史新低，勢必難以抵擋動輒超越2％的物價指數（CPI）年增率。也就是說，你辛苦了半天，薪水漲幅卻追不上物價飆漲的速度，到頭來是愈窮愈忙。

更令人氣結的是，根據中央大學人力資源管理研究所教授李誠的研究指出，臺灣漸漸走向窮者越忙、富者越閑的社會。有錢人懂得讓錢滾錢，利用時間去賺時間，不僅空閑余裕，又能讓財富倍增。反之，成天被庶務綁死的窮人，耗費全部的體力，又因時間沒效率及彈性，產值不大，薪資始終上不去，不斷掉入越窮越忙的惡性循環。

窮忙族難道就沒有翻身的機會？

撇開財富不談，就每人每天24小時的公平性而論，這其中的關鍵，就在于你是否能改變用時間的態度與方法！

時間觀念第1堂課：提升附加價值

日本時間管理專家箱田忠昭在《早上3小時完成一天工作》一書中指出，有人工作一小時只賺臺幣200多元，有人工作一小時卻能賺臺幣2,000多元，其中，因為對于時間用法的不同，兩者差異竟可到達百倍。

一般所謂的時間管理，大都將目光擺在如何節省時間，或是擠出更多的時間。箱田忠昭認為，真正重點應該是如何將你所擁有的時間，轉換成附加價值較高的時間，從而為自己創造出值得期待的生活。想擁有這樣的轉變，只要擠出一個小時就可以開始。為什么？答案不在時間，而在這一小時中產生的超強專注力。

《一小時的思考技術》作者戴維．拉卡尼（Dave Lakhani）在當職業跆拳選手與執法官時，學到激烈的沖突中，只要在短時間內非常專心，就能完成許多人數月甚至數年無法完成的事，每個人擁有一個小時的長度都是一樣的，你要用這些時間來做些什么？又該如何投資這些時間？這些都會決定你在人生所剩的時間內，可以獲得什么。拉卡尼在書中強調。

時間觀念第2堂課：解開表帶的手銬，依羅盤行動

卓睿企管顧問公司董事長葉微微指出，時時觀看手表，計算眼前一小時的使用效率固然重要，但是背后指導行為方向的羅盤，才是真正的王道。所謂羅盤，講的就是價值觀。

她以人類追求快樂的 3個層面分析，層次最低的是不是你死，就是我活的競爭式快樂；進步一點的是條件式快樂，以交換為原則：你做到什么，我就給你什么。最高層次的是自覺式，從內在驅使的快樂，知道自己想要什么。一旦你來到自覺式的快樂，往往不容易受外力干擾，此時，無論一分鐘或一個小時，都會產生爆炸性的威力！葉微微強調。她進一步指出，時間管理要管的不是事，而是方向感。

若你很清楚自己的方向，是要去創造價值，你的工作角色自然就會從這個角度去準備，包括過程中要做什么，要有什么突破。

等見到客戶時，因為目的清楚，結果就會如你預期，而非一味拘泥時間技術卻無頭緒、把寶貴時間花在摸索的人，兩相比較，客戶對你的效率與贊許，都會讓你這一小時的價值跟別人不一樣。

時間觀念第3堂課：設定合理的目標

所謂時間要花在刀口上，指的是有了方向感后，要用最少投資時間，達到最多時間利益。

首先，必須清楚的設定目標，目標要具體，有設定完成期限，否則只會是個空洞的愿望而已。

謝孟蓉，29歲，專科畢業的她做過臺灣高鐵的行政人員，3年多前進入外商汽車公司擔任客服人員，每天的工作是接電話、處理顧客的各種疑難雜癥，由于編制不大，連倒茶水、上廁所、中午用餐時間，都要與同事輪流。沒電話進來的空檔，也不得閑，她必須準備客戶要求的文件，主動打電話聯絡客戶，報告處理進度，一星期內會有幾天得加班到晚上8、9點才忙得完，而且24小時手機得開機，以應付客戶的突發事件。

我擔心自己的工作會被外包取代，所以下班后我想要培養第二專長，為了工作與生活平衡，我想要重拾中斷已久的長笛課，我想要多念點英文，想要早點存到人生的一百萬，想要交男朋友，……謝孟蓉列出自己的目標，愈說愈興奮。不過，謝孟蓉琳瑯滿目的目標似乎與箱田忠昭所提的原則相違。

箱田忠昭認為，這個也想做、那個也想做，太過貪心立下太多目標的話，最后的結果是，連一個目標都無法達成。他強調，只要設定一個自己要去努力沖刺的目標后，在那段期間，把全副精神集中在目標上，如同握緊來復槍瞄準，集中精氣神，就能擊出一發威力強勁的子彈。

其次，為了增加目標實現的可能性，箱田忠昭認為，不妨再準備一個備份計劃（backup plan）。

以謝孟蓉為例，若她訂了3年后打算存到臺幣100萬元的目標，每天開源節流，萬一無法如期達成時，至少要存到臺幣60萬元才能接受，這就是備份計劃的概念。備份計劃并非給自己偷懶的機會，而是當理想與現實差距拉大時，可以有個較接近的目標，激勵自己前進，不要輕言放棄。

時間觀念第4堂課：做好目標企劃

立下目標是走向成功的第一步，接著便要企畫一個可執行的計劃，著手實行，并常常追蹤方向是否正確。

以從貿易業轉戰壽險業的廖崇圣為例，30歲的他，訂下3年內要達到每月收入20萬元的目標。以目標企劃的角度思考，目前廖崇圣每月月薪約7萬元，比較可能執行的方式是以每年增加7萬作為進程。

首先，企劃的第一步得看業績從哪里來。曾任美商3M、雅芳公司教育訓練主管多年，現為業務銷售顧問的王亞蘭分析，業績不外乎來自客戶與旗下的業務員。因此，不妨將這兩個角色，按潛力分為ABC三級，并就業績貢獻的大小，分配自己投入的時間，以免自己一視同仁，卻不見等值成長似的瞎忙。

其次，除了勤于拜訪，還要做好客戶數據管理，想好客戶不在時的備用方案，并了解公司產品中，哪幾種最擅長，可以幫自己貢獻最多業績。

另外，廖崇圣最困擾、常會占掉一天中三分之一時間的會議與教育訓練，表面上是阻礙客戶拜訪的大石頭，耗費時間、心力又沒有產值，但卻隱含先蹲后跳的爆發力。

待過房屋中介、銀行、高科技業，每個領域都是超級業務員、現為企業講師的陸易仕國際顧問公司總經理謝文憲，對業務員可能遭遇的時間難題了如指掌。

他以自己過去的經驗指出，會議與教育訓練看似花時間，卻是一種溝通與專業的投資，活動本身沒有問題，問題在于主持和參與的人，有沒有思考如何提升效率，并從中補強自己不足的知識與技巧。

尤其，這些看不到的能量需要累積一段時間，但往往在爆開的點來臨前，大部份的人就放棄了。若你懂得堅持下去，只要銷售技巧、時間管理、客戶關系到達成熟階段，業績倍增的量會十分驚人，目標達成會事半功倍！謝文憲強調。

時間觀念第5堂課：掌握緊急、重要的N字法則

藉理財的觀念來管理時間，往往可以收到異曲同工之效。

著有多本時間管理暢銷書的臺灣大學化學工程系教授呂宗昕曾在電視上看過一個節目，一位理財專家現身說法，教導年輕人如何儲蓄。他說，一般人的想法都是以下面的公式在考慮儲蓄的事：可儲蓄的金額＝總收入金額—總支出金額。按照這個公式，若開銷過大，往往存不了錢。所以，那位理財專家建議將公式修正為：支出的金額＝總收入金額—預定儲蓄金額。也就是說，若你想固定有一筆儲蓄，賺來的錢得先減去這個數字，把這筆錢預存下來，剩下的才能拿來消費。他藉此觀念延伸到時間管理的訣竅：工作的時間＝總共可運用時間—目標達成（進修）預定的時間。在高科技公司擔任研發工程師的黃耀星，笑稱說自己在高壓力工作下，養成了3快功夫：吃飯快、開車快、睡覺快，且恨不得每天都有36小時，多出來的12小時，不是拿來休息，而是可以用來進修。他為自己訂下的目標，就包含3項進修計劃，包括語言、專業知識，還有跟未來晉升有關的管理知識。

他除了中午午休與下班時間全挪作自修之用，星期日還花上8小時在補習班學工作所需的AutoCAD（繪圖軟件），甚至，星期六難得與女友相處，他都計劃拿來學別的東西。

呂宗昕審視他一天的作息表，發現他每天竟花上10～12小時待在實驗室。因為工作時間太冗長，讓晚上無法有規則的時間上補習班進修，呂宗昕借著前面所提的時間公式，建議他預留固定儲蓄的時間，逼著自己提早結束支出的工作時間。

工作時間的運用要非常有效率，關鍵在于是否掌握了一天工作的輕重緩急，而非先來的先做，后來的后做。所謂輕重緩急，可依緊急、重要的程度，分為4個象限，處理順序依N字形進行（見上頁4象限N字法則表）。

對研發工程師而言，第1優先的通常是機臺故障維修、實驗成果、年度研究計劃報告；第2優先的是機器保養、調整等例行性的事務；第3緊急不重要的往往與工作領域無關，譬如尾牙聚會；回一些與工作無關的e-mail、閑聊等則是落在第4個順位。

呂宗昕建議，不妨在昨晚就決定好今天處理事情的優先級，或是在8點進公司時，先規劃好今天實驗的計劃，減少try and errors（嘗試錯誤）的時間，想辦法讓上班時間縮短，就有更多時間去安排其他目標的進修機會。

另外，想過一個有效、規律的生活，你必須在重要不緊急的第2優先象限中，放較多比例的時間，因為它強調計劃與預防，容易助你成功。

若你發現自己陷于第3象限，你需要學會對不重要的事情說不，若第4象限花掉你太多時間，代表你不清楚想要什么，應該重新審視自己的目標設定。

管理大師史蒂芬．科維（Stephen R. Covey）在《與成功有約》一書中，談到時間管理其實就是個人管理，與其著重于時間與事物的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。

因此，善用你的一小時，無論是工作或休閑，是專業的精進還是興趣的深耕，樂在其中，不斷尋求專注與平衡，每個充實的一小時，會構成一天，一周，一年，就會產生令人意想不到的力量，為你帶來最大的時間利益！

當時鐘遇見羅盤——如何找到生命中最重要的事

忘掉墻上的時鐘——提高做事效率，并不表示做時間的主人。找到心中的羅盤——探索真心所愿，創造均衡圓滿的人生。

關注自我成長議題的大師史蒂芬?柯維（Stephen R. Covey）在《與時間有約》（First Things First Time）一書，曾有以上這么一段話。

柯維主張，我們可以采取行動，卻無法決定后果，因為，控制權操之于自然原則，與傳統標榜效率與技巧的時間管理大異其趣。

因此，柯維以自然原則為核心，說明如果深究時間管理的內在時，有意義的生命其實與速度或效率沒有關系，重要的是，我們做了哪些事情，我們為什么做這些事情，而不是完工的速度。

第二象限時間管理

人生最重要的是，有偉大目標及達到的決心。重要之事絕不可受芝麻綠豆小事牽絆。經常被突發的事件打亂的經理人，或許對于德國文學家哥德（Goethe）的這句話心有戚戚焉。

在時間的管理矩陣上，可以采用緊急重要作為兩軸的指標。在日常工作中，我們往往被重要且緊急與緊急卻不重要的事情困住，最后，位于第二象限重要但不緊急的事情（例如親情、健康），通常需要我們花費長時間經營，卻最容易被我們忽略。

柯維主張，每個人都應該做好第二象限時間管理，也就是做好重要但不緊急的管理，提升這些事項的重要性，例如，如果能以每星期30分鐘做好這個象限的步驟擬定，就能讓我們脫離時鐘指針的擺布，找到生命的羅盤。

如何重新安排一周計劃？

如何找到生命的羅盤？試試看用以下的步驟，每星期花個30分鐘，為下一個星期安排行程：

步驟1：與使命連結

猶太裔的意義療法學說發明者維克多．法蘭可醫師（Viktor E. Frankl）曾在二次世界大戰期間，經歷奧茲維茲（Auschwitz）集中營劫后余生后，他以一位心理治療師的角度，探討究竟是什么力量，讓少數人能從納粹集中營存活。

他發現，原因并非是健康、智力、生存技巧，而是有志未竟的使命感。也就是說，每一個人都是有其使命而來到這個世界上的，每一個人都有為了別人而活的使命，面臨人間煉獄的考驗能夠活下來的幸存者，多是因為抱持著使命感而能生存下來。

柯維主張，使命是時間管理的基礎，這不僅是一星期的生活，同時也反映了我們對于人生的態度與整個人生的看法。對于想探索時間管理深層意義的人，柯維建議不妨思索自己最在意的是什么？人生意義何在？不同于速成的時間管理技巧，而是從使命探討生命的本質。

柯維建議我們不妨自問：

1.生命中，最重要的事情是什么？

2.人生的意義何在？

3.我希望成為什么或是完成什么？

如果不太習慣思考這樣的問題，不妨換個方式這么問：

我覺得人生中最重要的3件事情是什么？

我的長期目標是什么？

我覺得人生中最重要的人際關系是什么？

在我的一生中最希望自己有什么貢獻？

我最希望得到的感受是什么？

假使我只剩下6個月的生命，這一星期我要做些什么事情?

步驟2：認清角色

你可能是妻子的先生、女兒的爸爸、母親的兒子、公司的高階經理人、學校的家長會長、扶輪社的社友、慈善團體的義工，認清自己有這么多個角色定義，將有助于對人生的圓滿有更多整體觀，知道時間管理有助于角色的動態平衡。同時，角色的定義也正能突顯出重要但不緊急（【附表】的第二象限）的范圍。

此外，每個人最好找到一個扮演好其他角色的基礎，也是每個人共同都有的，柯維稱其為利器，包括了生理（例如運動）、社會情感（例如親情）、心智（例如閱讀）、心靈（例如打坐）4個層面，這并非立刻能立竿見影，而是我們必須投資心力、時間，以扮演好其他角色的基礎。

步驟3：設定目標

接下來可以思索，這一星期當我扮演每一種角色時，可以做哪件事情以產生最大的效果？接下來填寫一周計劃表的目標欄，最好將目標限定在一、兩個最重要的目標。填好之后，可以思索以下的問題：

1.如果我在下星期完成這些目標，會有什么結果？

2.我對自己的生活會有什么不同的感受？

3.如果我只完成了部分目標，會有什么結果？

4.這會對我的人生產生積極的影響嗎？

5.如果我持續每星期都這么做的話，會有什么結果嗎？

6.我會比現在過得更好嗎？

步驟4：做好周計劃

一個廣口瓶如果先放進了許多的小石頭、沙子和水，就無法放入大石頭。反之，如果先放進幾個大石頭，再依序放入小石頭、沙子和水，還能填滿大石頭之間的空隙。

如果我們的觀念是做得愈多愈好，但是做的都不是最重要的事情（小石頭），做再多也沒有意義，生命中最重要的事情才是當務之急。

因此，我們應該將占滿時間的重要且緊急與緊急卻不重要為重心的生活，逐漸移往重要但不緊急的第二象限。

做好周計劃之后，不妨思索：

1.做完計劃之后，我對這樣的一周生活有何感受嗎？

2.如果我每星期都計劃好每一種角色的重要但不緊急的目標，而且確實執行，對生活會發生什么影響？

3.我是否認同先放大石頭的道理？這個道理如何幫助我完成重要的事情？

步驟5：實踐誠信原則

誠信原則就是以自信泰然的心態將使命投注于每一刻，如果每天一開始，先做以下3件事情，便能提升面臨實際抉擇時，更能省思內在的羅盤：

1.省思一天的生活：在一日之初花點時間檢討行程，審視生命的內在羅盤，看清楚方向并調整心態，因應不可預期的挑戰。

2.安排事情的先后順序：確認自己要做的事情究竟是重要但不緊急、還是重要且緊急，這樣才能確保避免被不重要卻緊急的事情，用障眼法蒙騙。

3.擬定一日計劃表：左欄排出必須在特定時間內完成才有價值的活動，右欄列出一日之中可做的第一、二象限的事情。

即使一天當中發生了許多迫使自己必須重新規劃計劃的狀況時，善用第二象限（重要但不緊急）時間管理法，可以協助我們分辨哪些才是真正重要的事情。

步驟6：評估

一周結束時可以探討以下的問題，作為自己的反省，并開始下周的使命檢討與安排：

1.我完成了哪些目標？

2.我遭遇到哪些挑戰？

3.我做過哪些決定？是否將最重要的事情列為當務之急？

重要的事情一定要找時間去做，而不是等有空時去做。因此，時間管理的目的，并非只是被時鐘控制，因為時鐘代表的是我們的承諾、時間表、目標，這是屬于時間管理的層面；羅盤代表了價值、使命、信念、良知、方向，也代表價值觀與生活方式，如果心中只有時鐘卻沒有羅盤，恐怕會浪費許多時間卻達不到人生的目標。