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一個稱職的秘書，必須具有一定的綜合能力，包括運籌能力、辦事能力、調查研究能力、文字表達能力等。其中文字表達能力是最重要、最基本的，秘書為領導服務的水平高低在很大程度上就體現在文字水平的高低上。可以這么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領。因此，對于秘書來說，認真學好文秘寫作，努力提高文字表達水平，是十分重要且不容忽視的。根據自己從事秘書工作以來的一些經歷和他人的一些成功經驗來看，提高寫作水平，關鍵要做到四勤，即勤用眼，勤留心，勤動手，勤用腦。
勤用眼，就是要學習學習再學習。知識無止境，學習無止境。客觀形勢總是在不斷變化，領導水平也總在不斷提高。即使過去知識積累很豐富的秘書，要想求得服務對象的滿意，也必須不斷攫取各個知識領域的新思想、新觀點、新知識，用以充實自己、武裝自己。這一點在今年領導班子換屆時，有的秘書更換了服務領導，有的秘書所服務的領導調整了分管范圍后感覺得尤為明顯。就個人體會而言，一要加強理論政策的學習。要學習鄧小平理論、“三個代表”重要思想，學習中央以及市、區的一系列重要文件，熟悉上級的路線方針政策和一段時期的工作重點。這是秘書的必修課。只有理論政策水平高，寫文章才能“站得高、想得遠”，不會出現方向性偏差。二要加強寫作知識學習。這是秘書的“業務”，不可不學。在學習業務知識的過程中要善于向書本學習文秘寫作的一般規律和方法、技巧。在此基礎上，更要善于向身邊的同事學習，身邊同事的好經驗、好做法往往是他人經驗的具體化，符合我們的實際情況，具有更大的參考和借鑒價值。三要鉆研專業知識。平時應多了解所服務領導分管領域的工作，對領導分管部門、行業的工作要有基本的了解，對一段時期的重點工作要有深入的研究，這樣為領導服務起來才能有的放矢。否則，起草文稿便無從下筆，寫出的文章便會漏洞百出。當然，除了以上基礎知識外，秘書要學習的東西還有很多，比如市場經濟、科技、管理、法律、文史等等。總之，秘書要寫出思想性、知識性、可讀性強的文稿，一定要注重平時的“充電”，努力做到一專多能。 勤留心，就是平時要善于積累資料。寫作要有素材，占有的素材越多，寫作的空間越大，但素材不是什么時候想要就能順手掂來的。所以，當秘書要做個“有心人”，善于搜集整理對自己寫作有益的資料。就我個人的體會，在搜集材料中，要注意以下資料：一是要保存一個時期上級的重要會議材料。一般上級會議后，下級多數要開會貫徹落實，秘書要準備會議材料，必須吃透上級會議精神。另外，一些重要會議，比如中央和市區的經濟工作會、農村（郊區）工作會和各種市級專業工作會議所提出的思路是一個時期的“綱”，準備一些重要文稿時經常用得到。二是本地、本部門、本行業的經驗材料、總結以及重要數據資料。這是寫經驗材料、匯報材料、總結、大會報告等材料常用的，只有真正儲備豐富了，寫起來才會言之有物，全面到位。三是一些有特點、有見解的經驗材料、理論文章、調查報告等。他山之石，可以攻玉。一方面，優秀文章可作為范本，幫助我們提高寫作技巧；另一方面，一篇優秀文章中的新思想、新觀點可供我們在寫作中借鑒和參考。這些材料的積累形式可多種多樣，本地、本部門的文件材料、有關刊物等可以用檔案袋分類保存，網絡上收集的可以在電腦上設專門文件夾集中保存，報紙上的文章可剪貼保存，一些零散的、有價值的東西必要時可以抄錄摘記。如果我們真正時時留心，時間長了，就會逐步建立起自己的“資料庫”、“數據庫”。有了這些材料作依托，心中自然就有了底氣，在寫作中就會避免因準備一篇稿子而忙里忙外查找資料，既節省了精力和時間，又克服了因占有材料少而造成觀點不足、內容陳舊的問題。 勤動手，就是要多實踐。寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。不斷多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的知識，將無用武之地，寫作水平就會止步不前。同時，作為從事文字工作的同志，大家都有一個體會，只要幾天不動筆，也會覺得思想空虛，運筆生疏。因此，秘書只有勤學苦練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正提高自身素質，寫出好的文章，學到真實本領。作為文秘人員，平時多寫多練固然重要，每次擬稿進行仔細的修改同樣必不可少。多修改自己的文章是提高文秘寫作能力的一個重要環節，也是寫作文章責任心強的一種表現。事實上，每經過一次認真修改，自己就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲，獲得一些新的感悟和提高。所以，作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，養成修改文章的良好習慣。同時，還要克服怕人挑“刺”的思想，主動把文章拿出來與大家交流探討，利用周考評會這一平臺進行深入剖析，虛心聽取領導和同事的意見，對每一篇文章都要反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。 勤動腦，就是要善于思考。學而不思則罔，思而不學則殆。思維活躍的秘書所創作的文章，處處有令人耳目一新的亮點，讀后回味無窮。一些精品之作，往往閃爍著思想的光芒，在謀篇布局、邏輯思維，甚至遣詞造句上都有其獨到之處。要鍛煉和提高寫作能力，作為秘書，不但要吃得苦、勤學習，還要養成思考的習慣，要在學習中思考。雖然囫圇吞棗也叫學習，但學不深、學不透，具體應用中只會照抄照搬。稱職的秘書應該在學習中加以分析思考、推敲研讀，將別人的東西消化吸收，變成自己的營養，真正做到“讀他人之書，作自己之文”。秘書的初稿出來后，要經過科長、主管主任或領導的修改，領導在使用材料的過程中可能還會有所發揮。從實踐中來看，領導修改的意見很多都是妙手之筆，領導的發揮往往是其所思所想的重點。秘書應將初稿與定稿、與領導會上的講話進行認真對照，想一想領導為什么要這樣改，這樣改達到了什么效果；思考一下領導為什么要這么發揮，這樣發揮說明了哪些自己未考慮到的東西。只有這樣經常對照思考，才能在思想上與領導合拍、同步，在以后的寫作中才能愈來愈得心應手。 總之，文秘寫作，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。秘書人員要提高寫作能力沒有捷徑，惟有長期堅持學習和積累，在勤與苦的實踐與思考中才能不斷取得進步。 |
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