辦公室工作流程

一、 發文辦理工作程序
（一） 流程圖
承辦科室起草文稿 →

 分管領導審稿
領導審定或簽發
機要用印 校對、印刷
編號、登記
歸檔并分發
    （二）流程圖說明
    1、承辦科室起草文稿。擬稿人按要求擬出文稿，并送所在科室負責人審核簽字后，送分管領導。
    2、分管領導審稿。由分管領導對文稿內容進行審改。
    3、領導審定或簽發。加貼發文簽后由承辦科室送局主要領導審定、簽發。需提交局黨組會或局長辦公會決定的事項，待會議通過后由局主要領導審定、簽發。
    4、編號、登記。對領導審定、簽發的文稿，經辦公室編號、登記后，由承辦科室直接印制。
    5、校對及印制。公文打出清樣后要及時校對，重要文稿要進行二校。公文校對由承辦科室負責；局領導親自草擬的公文由辦公室或領導指定的科室負責校對。一般公文2個工作日內完成印刷和裝訂。
6、機要用印。凡打印發出的文件需加蓋印章的，由承辦科室送辦公室辦理。蓋章時要嚴格按局機關印章使用管理規定辦理，無領導簽批的公文不得蓋章。
7、歸檔并分發。各種文件材料蓋好印章后，由承辦科室負責分發，并將底稿和正件3份留辦公室存檔。需要通過郵政寄發的文件，由承辦科室裝封后寫清收件單位、收件人，由辦公室負責發出；急件要加蓋急件章。一般情況下，發文時限為5個工作日；屬急件范圍，應按照公文的緊急程序承到承辦。
（三）該項工作依據
1、《市衛生局機關工作制度匯編》；
2、《關于進一步加強檔案管理工作的意見》
（四）資料歸檔
發文編號登記本、用印登記本為短期保存，各承辦科室送辦公室存檔的各類發文為永久或長期保存，全部存放在局檔案室。

二、文件辦理工作程序
（一） 流程圖
承辦科室起草文稿 →

← 分管領導審稿 →

← 領導審定或簽發

↓
機要用印 校對、印刷 編號、登記

↓
歸檔并分發

    （二）流程圖說明
1、來文整理。屬個人收件，交收件人啟封；屬機關各室收件交各科室人員啟封；屬局收件由辦公室啟封。
2、登記、分類。收文登記后，收發員將所有公文進行分類，屬簡報、刊物、群眾來信的按規定分發有關領導、各科室；屬需要辦理的公文送辦公室人員處理；屬“三密”文件由機要秘書按規定送有關領導傳閱；各種會議通知由機要秘書直接送交與會人員。一般情況下，機要秘書應在半個工作日內將當日收件啟封登記完畢。
3、填寫文件處理簽。需要辦理的公文，由機要秘書附上辦文處理箋并填寫好收文時間、來文部門、文件編號，一般傳閱件由機要秘書附上文件傳閱單后，送辦公室主任提出擬辦意見，然后送局領導或有關人員傳閱。
4、提出擬辦意見。辦公室主任根據來文內容要求提出相應的擬辦意見。
5、送局領導閱示。機要秘書按照所提擬辦意見分送局領導閱批。一般情況下，機要秘書應在收件當日內將已提擬辦意見的公文送達局領導閱批，局領導應在2個工作日內閱批完畢；屬急件范圍，應按照公文的緊急程度隨到隨送。
6、送承辦科室辦理。經局領導批示后需交由各承辦科室辦理的，由機要秘書送達承辦科室，并簽收。一般情況下，機要秘書應在一個工作日內送達承辦科室，屬急件范圍，應按照公文的緊急程度隨到隨送。
7、公文辦理。承辦科室對局領導批示需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦室職權范圍內可以答復的事項，由承辦科室直接答復呈文機關；凡涉及其他科室或有關部門業務范圍的事項，承辦科室應當主動與有關科室或部門協商辦理；須報請上級機關或局領導審批的事項，承辦科室應當提出意見并代擬文稿，送辦公室轉上級機關或局領導審批。一般情況下，辦理公文時限為4個工作日；屬急件范圍，應按照公文的緊急程度隨到隨辦。對答復的函件或請示件，一般要在15個工作日內批辦完畢，并復報文單位；如逾期未能辦完，由承辦人員回告報文單位。
8、督辦和催辦。辦公室對公文的承辦情況要進行督促檢查。對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或定期向相關領導反饋辦理情況。轉給有關科室或單位承辦的公文，如果在規定的時限內未報結果或反饋情況的，應發催辦單或電話催辦，并做好催辦情況的記錄。信訪件的批辦時限和要求按領導批示或有關規定處理。
（三）該項工作依據
1、《市衛生局機關工作制度匯編》；
（四）資料歸檔
各類收文登記本、承辦文件簽收本、辦理結果登記本為短期存檔，辦理或傳閱完畢的收文為永久或長期存檔，都存放在局檔案室。
三、密級文件傳閱辦理工作程序
（一）流程圖
密件清點登記 → 領導傳閱或辦理 → 密件保管
↓
密件清退
    （二）流程圖說明
    1、密件清點登記。辦公室機要秘書對收到的“三密”文件要認真進行清點登記，注明收文時間、文件編號、標題、密級、緊急程度、份數及每一份的編號等。
2、領導傳閱或辦理。機要秘書將收到的密件登記后送辦公室主任提出意見。需送領導傳閱的，機要秘書用專用密級文件夾送局領導傳閱（重要密件按職務從高到低傳閱，一般密件可不按職務高低進行傳閱），每位領導傳閱后要及時退回機要秘書繼續傳閱。下班后機要秘書要及時將密件收回放專柜保管，不能將密件存放在公開的地方，以防失密、泄密事件發生。需要辦理的密件，由機要秘書根據擬辦意見按《收文辦理工作程序》辦理，辦理過程中要注意檢查督促承辦科室按照保密法規要求管理好密件。辦理完畢后承辦科室要及時將密件退回保管。
3、密件保管。密件傳閱或辦理完畢后，由機要秘書收回存放于專用保密柜保管。如有領導或業務室需借閱密件，要按規定辦理借閱手續，用后要及時退回。
4、密件清退。密級文件處理完后，機要秘書要按照有關要求及時做好密件清退工作。清退時機要秘書要注意清點密件的份數，核對編號、標題，列好清單，做到不漏不缺。清退完后要請對方在清單上簽字，以示負責。
（三）該項工作依據
市保密局的有關文件規定
（四）資料歸檔
機要文件登記本短期存放在辦公室。

四、辦會工作程序
（一）流程圖

確定會議議題 →

←

→ 制定會議方案
→

← 準備會議材料
↓
組織簽到、記錄 布置會場
通知會議

↓
清理會場
整理會議材料 → 制作并印發會議紀要
（二）流程圖說明
1、確定會議議題。一般性會議由領導確定議題后，由承辦科室安排會議議程和日程。
2、制定會議方案。由承辦科室制定會議方案，會議的召開時間確定后，須提前以書面或口頭的方式將會議的名稱、內容、時間、地點及應注意和準備的事項通知與會人員。
3、準備會議材料。承辦科室根據會議需要準備相應的會議材料。
4、會場布置。承辦科室安排專人按會議性質和規模進行會場布置。
5、組織簽到和記錄。開會前承辦科室組織與會人員進行簽到，會務人員要點清參加會議的人數；承辦科室對會議的內容（包括議題、討論發言、形成決議、主持人結論性意見等）進行詳細記錄。
6、清理會場。會議結束后，承辦科室應及時對會場進行清理，對遺漏的材料要注意收集。
7、整理會議材料。在會議結束后由承辦科室派員整理會議記錄和材料。
8、清退會議保密材料。承辦科室安排專人將會上發放的屬保密性質的文件材料及時收回并送機要部門或作其他保密處理。
9、承辦科室制作并印發會議紀要。承辦科室根據會議的內容和研究確定的事項整理會議紀要，并印發有關領導和與會單位。
（三）該項工作依據
1、《市衛生局工作制度匯編》；
（四）資料歸檔
會議議程、日程短期存放在承辦科室，會議通知、會議材料、簽到記錄、會議記錄、會議紀要簽批單及原件短期存放在局檔案室。
五、辦事工作程序
（一）流程圖
領導或業務科室交辦事項
----------→ 辦公室登記
外單位要求協助辦理事項
↓
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
反饋辦理結果 ←------------------- 承      辦
    （二）流程圖說明
1、辦事事項。領導或業務室交辦事項和外單位要求協助辦理事項。
2、辦公室登記。所有辦事事項統一由辦公室登記。
3、承辦。本局領導交辦或業務科室要求辦理的事項，由辦公室主任接受任務后，按職責權限交由辦公室（業務科室）工作人員具體承辦；外單位需本局協助辦理事項，由辦公室人員呈請分管領導批示后，由辦公室（或轉承辦科室）按領導批示和相關的管理規定具體承辦。
4、反饋辦理結果。事項辦結后，工作人員需將辦理結果逐級反饋。
（三）該項工作依據
1、《市衛生局工作制度匯編》；
（四）資料歸檔
辦事登記本、辦理事項簽批件短期存放在局辦公室。
六、對外接待工作程序
（一）流程
接到函電 →

← 聯系函電人
→

← 擬定接待方案
↓
反饋接待情況 實施方案
領導審批

↓
整理歸檔
    （二）流程圖說明
1、接到函電。接到上級或相關單位郵寄（或傳真）來關于到我市檢查指導或學習考察的文件。
2、聯系函電人。由辦公室主動與來函電人聯系，詳細了解來函電人到我市主要活動的具體要求。
3、擬定接待方案。由辦公室負責接待工作的同志根據了解到的情況草擬接待方案，方案內容包括考察項目、住宿安排、宴請接待、陪同人員、考察交流方式及考察參觀路線等。
4、領導審批。接待方案必須報經分管領導審批同意后實施。
5、實施方案。根據方案確定的內容派出有關人員做好接待工作。
6、反饋接待情況。在整個接待過程中，要隨時保持與分管領導的聯系，及時匯報接待進展情況。
7、整理歸檔。本次接待工作都應認真登記，整理歸檔。
（三）該項工作依據
1、《市委、市政府接待工作有關規定》
（四）資料歸檔
接待方案短期存放在局辦公室。
七、車輛管理使用工作程序
（一）流程圖
用車告知 → 派   車 → 出   車
↓
收車待命
    （二）流程圖說明
    1、用車告知。領導用車和各科室用車超過市區范圍的，由領導和各科室負責人告知辦公室（局領導工作用車提前1天，各科室工作用車提前2天），由辦公室根據實際情況安排相應車輛和司機。
    2、派車。到本市范圍內的市屬各縣區由辦公室批準，超出本市范圍的長途用車由分管領導批準，并安排專職司機駕駛。
3、出車。專職駕駛員接到出車指示后，在出車前必須檢查“三油一水”，嚴禁帶故障出車；在行駛中，必須遵守交通規則，務必保證安全行駛。
4、收車待命。司機出車回到單位后要按照“有事報問題，無事報平安”的原則向辦公室匯報出車情況，并回到司機班休息待命。
（三）該項工作依據
《市衛生局機關工作制度匯編》
（四）資料歸檔
派車登記表短期存放在局辦公室。

八、請（銷）假工作程序
1、流程圖
申請－－審批－－備  案－－銷 假
2、工作流程說明
（1）提出申請：請假人提出書面申請。
（2）審批：分管局領導審批。一般工作人員請事假1天以內（含1天），由科室（單位）主要負責人批準；請事假1天以上由科室（單位）負責人簽署意見后報分管局長批準。科室（單位）負責人請假1天以內（含1天）由分管局長審批；1天以上由分管局長簽署意見后報局長批準。因公外出的，憑領導批準的文件、會議通知。
（3）備案：經領導審批后，報辦公室備案。
（4）銷假：假期結束后及時到辦公室銷假。
3、工作依據
1、《國家公務員管理暫行條例》
2、《亳州市衛生局工作制度匯編》
4、資料歸檔
請假申請短期存放在局辦公室。

九、局長辦公會議會務工作程序
（一）流程圖
收集會議議題 → 局長確定議題 → 準備會議
↓
召開局長辦公會 ← 會場布置 ← 通知與會人員
↓
會議記錄 → 整理記錄、形成紀要 → 印發會議紀要
↓
整理歸檔 ← 督辦議定事項
    （二）流程圖說明
    1、收集會議議題。由辦公室與相關科室聯系，收集和準備提交局長辦公會議討論的議題。
    2、局長確定議題。辦公室根據局領導批示時間的先后順序，綜合考慮各議題的輕重緩急程序，初步擬定召開局長辦公會議各議題及排列順序，凡提交局長辦公會議討論的議題均須經局長批示同意。
    3、相關科室準備會議材料。辦公室根據局領導確定的局長辦公會議各議題的排列順序，通知相關科室準備會議材料，詢問各科室在議題安排上有無特殊要求。
4、通知與會人員。辦公室根據局長批示，通知參加局長辦公會的有關領導和列席人員開會的時間、地點，并通報有關議題內容。
5、會場布置。提前預定會議室，檢查會議室的音像、照明設備，做好會議服務工作。
6、召開局長辦公會。由局長主持召開局長辦公會。辦公室負責整理分發、收回會議材料。
7、會議記錄。會議由辦公室主任記錄。會議記錄應做到完整、準確、真實。主要包括：會議報告或要研究的主題內容匯報；與會人員的發言；會議的決定、決議和會議主持人的總結講話。
8、整理記錄并形成紀要。局長辦公會議召開后，記錄員要認真整理好會議記錄，并形成會議紀要。
9、印發會議紀要。會議紀要印發有關領導和相關科室，并做好會議紀要發文登記。
10、整理歸檔。局長辦公會議歸檔材料包括：會議請示、會議通知、會議記錄、會議紀要簽批件及會議紀要正本。會議材料的歸檔工作應于會后及時完成。
（三）該項工作依據
《市衛生局機關工作制度匯編》
（四）資料歸檔
會議請示、會議通知、會議記錄臨時存放在局檔案室，會議記要簽批件及原件短期存放在局檔案室。
十、辦理人大代表建議和政協委員提案工作程序
（一）流程圖
登  記 → 提出擬辦意見 → 送領導審閱
↓
答  復 ← 送領導審批 ← 草擬答復函
↓
了解答復意見 → 收集歸檔
    （二）流程圖說明
    1、登記。為了確保人大代表建議和政協委員提案能真正落到實處，辦公室接到代表建議或委員提案后要立即進行登記。
2、提出擬辦意見。辦公室主任提出擬辦意見，送主要領導批閱后，根據主要領導的意見，明確分管領導，指定專人負責，并建立相應的辦理制度，確保代表建議或委員提案能真正落到實處。
3、送領導審閱。擬辦意見送主要領導批閱后，根據主要領導的意見，明確分管領導，指定專人負責，并建立相應的辦理制度，確保代表建議或委員提案能真正落到實處。
4、起草答復函。承辦科室接到有主要領導批示的代表建議或委員提案后，在分管領導的直接組織下，要主動與代表或委員聯系，聽取他們的意見和要求，以提高辦理質量。然后對人大代表或政協委員所提的問題和要求起草答復函逐條答復，文字要通順、簡明，格式要符合規范要求。
5、送領導審批。答復函草擬后，要由單位主要領導負責審核簽發。答復函要使用本單位正式公文，并要標明文種，加蓋單位公章，注明具體承辦人姓名、聯系電話。
6、答復。（1）對市人大代表建議的答復要主送提出建議的每一位代表，抄報市人大常委會相關工作委員會、市政府督查室。（2）對市政協提案的答復要主送提出提案的每一位委員，抄報市政協辦公室和市政府督查室。
7、了解答復意見。在寄送代表建議或委員提案答復函時要隨函附上代表建議或委員提案辦理情況征詢意見表（一式兩份），以便代表或委員將意見和建議反饋給承辦科室及市政府督查室。
8、收集歸檔。收到代表或委員的意見和建議后，如代表或委員對辦理滿意，將上屬資料全部歸檔；如不滿意，則在規定時間內重新辦理。
（三）該項工作依據
市政府有關文件規定
（四）資料歸檔
辦理答復函短期存放在局檔案室。

十一、檔案管理工作程序
1、流程圖
分類整理--交辦公室（檔案）--編制目錄歸檔-- 借閱申請-- 批準-- 借閱
2、流程說明
（1）分類整理。科室對收到的公文、在業務活動中形成的具有保存價值的文件、圖片、錄音、講話、資料等，進行分類整理。
（2）交辦公室（檔案室）。各科室將分類整理的檔案上交局辦公室（檔案室），文書檔案在次年的第一季度內歸檔。
（3）編制目錄歸檔。歸檔的案卷要編制案卷目錄，一式兩份，并進行歸檔。
（4）借閱申請。各科室（單位）需要借閱檔案室的資料時，向辦公室提出申請。
（5）批準。辦公室主任對申請進行審核并簽字。
（6）借閱。辦公室主任簽字后，檔案管理人員按申請要求辦理借閱手續。
3、工作依據
（1）《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）
（2）《中華人民共和國檔案法》

十二、印章使用工作程序
1、流程圖
用印申請 --領導簽字--登記--用印
2、流程說明
（1）用印申請。科室（單位）需要用印時，提出用印申請。
（2）領導簽字。發文需要用印時，用印人用必須持有局領導簽字的發文底稿；其他需要用印時，須經局領導和辦公室主任簽批。
（3）登記。需用印的科室（單位）和經辦人到辦公室進行用印登記。
（4）用印。需用印人員的科室（單位）和經辦人按規定用印。
3、工作依據
（1）《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）
（2）《亳州市衛生局工作制度匯編》