WORD可能我們每天都在用，可也常常被一些不大不小的問題搞得焦頭爛額，或者忙了半天別人幾分鐘搞定。為了節約大家的時間和精力，輕松成為使用高手，這里薈萃了許多經驗之談，主要的特點是實用，大家在平常都能夠用上，不搞華而不實的花架子。目前先整理了WORD部分，主要來自電腦報合訂本。如果大家歡迎，我繼續進行EXCEL、POWERPOINT系列的整理！
WORD實用奇招妙技大薈萃目錄！
1. 在表格中巧輸文字
2. 把頁碼插入到Word文檔頁面外側
3. 為Word文檔添加行號
4. “逆打”有妙用
5. 更快捷的全部保存
6. 擴展單元格
7. Word中特殊字符的快速輸入
8. 快速進行線條修改
9. F8：誰說選中要按左鍵拖動？
10. Word2000下的數學運算功能
11. F4、F5和F7也有妙用
12. 快速改變Word文檔的行距
13. 巧使表格旋轉
14. 在Word中速查上次修改的位置
15. Word下的運算符號
16. 解決圖形對象隨段落移動的問題
17. 縮放顯示比例的快捷鍵
18. 用鼠標在Word中精確移動表格線
19. 輸入循環小數的技巧
20. 文檔頁面自行滾動
21. Word中快速查找內容
22. 羅馬數字轉換為大寫漢字
23. 精確移動Word中的對象
24. Word小技巧：快速找到上次修改的位置
25. 自定義中文Word的快捷鍵
26. 中英文引號替換技巧
27. 智能五筆中英文快捷輸入
28. 在Word中輸入數學公式
29. 在Word中建立常用文件索引
30. 在Word中調用外部程序兩法
31. 在Office組件中快速切換
32. 用一個文檔保存多個版本
33. 用好Word的狀態欄
34. 用好Word的目錄提取功能
35. 用好Word XP中的樣式和文本框
36. 用好Word XP中的模板
37. 用好Office的協作功能
38. 用Word制作復雜的表格
39. 馴服“搗亂”的輸入法
40. 修復Word文檔一法
41. 文稿自動簽名五法
42. 文稿校對輕輕松松
43. 為你的文稿“化妝”──頁眉、頁腳及圖表的典型應用
44. 讓文檔圖片編號自動化
45. 讓Word自動去掉文檔最后一頁
46. 讓Word正確顯示英文音標
47. 巧用Word修改圖片
48. 巧用Word文檔打印Excel數據
49. 巧用Word輸入生僻字
50. 巧調Word字符間距
51. 奇妙的自動圖文集
52. 妙用Word的“插入文件”功能
53. 冷僻字輸入不用愁
54. 快速返回上一個編輯位置
55. 解決Word文檔顯示混亂三部曲
56. 給Word也建個收藏夾
57. 給Word加上兩把“鎖”
58. 單文檔和多文檔界面的自由切換
59. Word中巧輸符號三例
60. Word中的“簡單”加密方法
61. Word排序的規矩
62. Word加智能五筆巧識繁體字
63. Word打印不求人
64. Word表格操作小技巧
65. Word 2000中繪圖的精確定位
66. Office XP中嵌入工具條的秘密
67. Word2000中奇數行單元格合并后再“一分為二”
68. 任務欄上不見“輸入法指示器”或“輸入法缺省En”
69. Word中圖形框(或文本框)內的文本居中難
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在表格中巧輸文字
要想在表格中隨心所欲地輸入文字，而不影響表格大小，其實這操作起來很簡單。只需要在繪圖工具欄上選擇文本框(豎排或橫排均可)，然后在表格上拖出一個文本框，在其中輸入文字，再在表格上單擊鼠標右鍵，在彈出菜單中選擇“設置文本框格式”，再單擊“顏色與線條”標簽，把“填充”顏色及“線條”顏色均設為無顏色線條，最后確定即可。
2
把頁碼插入到Word文檔頁面外側
你用Word編輯了一篇文檔，將它按雙面打印出來后，你有沒有想過將頁碼放置在頁面的外側，這樣你的文檔看起來就有些與眾不同了。要將頁碼插入到頁面的外側，方法如下：在“插入”菜單中，單擊“頁碼”；再在“位置”框中，選擇“頁面縱向中心”；然后在“對齊方式”框中，選擇“外側”；最后單擊“確定”按鈕。實際上，在“位置”和“對齊方式”框中，你還可以選擇其他的組合方式，把頁碼放置在頁面的其他位置呢。就試試吧！
3.
為Word文檔添加行號
首先單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，在打開的“頁面設置”窗口中單擊“版式”標簽項，然后在“應用于”框中選擇是整篇文章還是文章的某一部分，接下來單擊“行號”按鈕，選擇“添加行號”復選框，然后設置好“起始編號”、“行號間隔”和“編號方式”等選項，最后單擊“確定”按鈕即可。須要注意的是，只有在“視圖”菜單中將文檔設置為“頁面”模式才可以看到我們剛才插入的行號。
4. “逆打”有妙用
點擊“文件→ 打印”，在彈出的“打印”窗口左下方點擊“選項”按鈕，在上面選中“逆頁序打印”，這樣Word在打印文件時就會先打印最后一頁，直至第一頁，免去了我們動手分頁重新排序的麻煩。
5. 更快捷的全部保存
在Word 2000、Excel 2000中要想保存多篇打開的文檔，可以按住Shift鍵，選擇“文件”菜單中的“全部保存”即可。其實有更快捷的方法：可以先按住Shift鍵，然后用鼠標單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，觀察按鈕的圖形是否改變？對了，這時“保存”按鈕的圖標就變成“全部保存”的圖標，松開鼠標，即全部保存完畢。是不是更快捷？
6. 擴展單元格
如果用Word設置好的表格，有時在單元格中多輸入了一兩個字符就不能容納進去，可又不想改變原有的字體、字號或列寬等風格。這里有個簡便的方法來解決這個問題：選中該單元格，在格式菜單中選“段落”→“縮進與間距”選項卡，將左、右縮進欄內的“0字符”改為“-1字符”，加以確認，這時，未顯露的字符就納入格內了。
7. Word中特殊字符的快速輸入
辦公錄入時，特殊字符輸入通常由“插入”菜單，選擇“符號…”，再在彈出的對話框內選擇字體類型，再找到所需的字符后插入。這種方法并不理想，頻繁使用鼠標降低了錄入速度，查找符號也浪費了不少時間。最簡便的方法是將自己常用到的字符定義成快捷鍵。例如經常輸入字符α、β、γ，通過“插入”菜單中“符號…”找到相應的字符，點“快捷鍵…”按鈕，將自定義的快捷鍵輸入相應的欄內(通常為“Alt+某字符”組成組合鍵)，再點“指定”按鈕即可。
8. 快速進行線條修改
在Excel中一張表格畫好后，如果想對其中幾根線條進行修改，怎樣快速做到呢。單擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”下的“自定義”，在“自定義”窗中單擊“命令”標簽，在“類別”中選擇“格式”，然后在右窗格中拖動垂直滾動條，找到“繪圖邊框”，最后把它拖至格式工具欄上。在要修改表格時，單擊該“繪圖邊框”按鈕，對彈出的小窗感到熟悉吧，在Word中畫表格時常用到的，在其中可選擇線條樣式及顏色，然后在想修改的表格線上再畫一次即可。
9. F8：誰說選中要按左鍵拖動？
在Word中，如果要快速選中好幾段文字，可以用擴展功能。先將光標定位在需要選中的開始處，按下F8鍵(或雙擊底部狀態欄中“擴展”字樣)進入擴展狀態，此時移動鼠標至結束處單擊，即可快速選中。省去了拖動鼠標到處跑而且不太容易準確選中的麻煩，快來試一下吧：)如要重新選擇，可再次雙擊“擴展”退出擴展狀態。
10. Word2000下的數學運算功能
要在Word中進行數學運算，首先要進行簡單的設置。在Word界面下，點擊“工具”，選擇“自定義”，在打開的“自定義”窗口中點擊“命令項”，在“類別”窗口選擇“工具”，在“命令”窗口找到“工具計算”選項，按下鼠標左鍵，將“工具計算”拖到Word界面上方的工具欄中，接下來就可以進行計算了。
例如，用公式計算的方法如下：⑴列公式，如1+2+3*4-10/5(即1加2加3乘4減10除以5)；⑵選中整個公式，⑶點擊工具欄上的“工具計算”；⑷同時按下“Ctrl+V”鍵或用鼠標點擊工具欄上的“粘貼”圖標，根據運算法則計算的結果就會出現在光標所在位置。
11. F4、F5和F7也有妙用
在Word中執行過某一命令后，按F4鍵可再次重復這一操作。如果按下“Shift+F5”后，光標在最后三個編輯處循環，可幫你快速修改前三個編輯，讓你知道自己最后做了什么改動。F7鍵最省事了，按一下全文拼寫查個遍。
12. 快速改變Word文檔的行距
在編輯Word文檔時，要想快速改變文本段落的行距，可以選中你需要設置的文本段落，按“Ctrl+1”組合鍵，即可將段落設置成單倍行距；按“Ctrl+2”組合鍵，即可將段落設置成雙倍行距；按“Ctrl+5”組合鍵，即可將段落設置成1.5倍行距。
13. 巧使表格旋轉
首先選中整個表格，然后單擊“繪圖”工具欄上的“陰影效果”(如窗下繪圖工具欄沒有，可從“視圖/工具欄”下選取)，并任選一種陰影效果。然后在表格陰影效果上單擊鼠標右鍵，從彈出菜單中選擇“設置自選圖形格式”，再在自選圖形格式窗中單擊“大小”標簽，然后在“旋轉”欄輸入旋轉的角度數，重復這些操作便可。
14. 在Word中速查上次修改的位置
經常處理長Word文檔的朋友都會有這種經歷：對一篇十幾頁或者上百頁的文章進行編輯或校對時總要經過很多次修改，可是每次打開Word文檔，想要從上次修改結束的位置接著修改時，總要查找很久。其實有一個簡單快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”快捷鍵，即在打開上次修改過的文檔時，按下“Shift鍵”的同時，按下“F5”鍵，輸入光標會迅速跳到上次結束修改工作的位置，你馬上又可以開始繼續你的修改工作，實在是方便極了。
15. Word下的運算符號
Word下的鍵盤輸入“加”、“減”、“乘”、“除”，分別顯示為“+”、“-”、“*”、“/”。其中“-”、“*”、“/”并不為大家所熟知。這些符號在有些具體使用場合會讓人費解。如筆者所教授的小學算術。可用以下方法更改設置，得到大家都習慣的相應計算符號。先在Word界面下點擊“插入”選擇“符號”，再在字體(標準字體)欄內選擇大家習慣和熟悉的運算符號，做以下變更：以減號為例，鍵盤“-” 號比常用“—”號略短。首先選取欄內“—”號，然后點擊左下角“自動更正”，進入選項設置后在左邊替換欄填上鍵盤符號“-”，替換為現在已經自動設置為你所選擇的常見運算符號，單擊“添加”然后“確認”。你就完成了替換符號“-”的設置。現在你在鍵盤上輸入的減號就是“—”了。符號×的設置和減號基本相同。而除號鍵盤鍵“/”是常用字符之一，可在替換欄內填入“。”“/”兩鍵，同時敲擊所設置的兩鍵就可出現大家習慣的“÷”號。
16. 解決圖形對象隨段落移動的問題
一般在默認情況下，插入到Word中的圖片的位置不是相對固定的。它會隨著段落的移動而移動。若我們要讓圖片不動，那就要用圖片格式來實現了。
在圖片上雙擊，屏幕上出現格式設置窗口，打開其中的“版式”，選擇“襯于文字下方”然后再點擊“高級”，打開“圖片位置”，將其中的“對象隨文字移動”的選擇項取消掉并單擊“確定”。這樣問題就解決了。 ##1 在Excel中快速輸入分數通常在Excel單元格中直接輸入分數如“6/7”，會顯示為6月7日。如何快速輸入分數“6/7”，其實只需在輸入分數“6/7”時在它前面添加一個“0”和一個空格即可，但是用此法輸入的分母不能超過99(分母超過99就會變成另一個分數)。
17. 縮放顯示比例的快捷鍵
我們大家在用Word進行文檔編輯時，經常會調整顯示比例來觀察文檔整體的布局，但如果每次都要去點擊工具欄中縮放按鈕的話，實在是有點麻煩，其實只要你有個滑輪鼠標，按住Ctrl鍵并且使滑輪向上或向下滾動，這樣就可以放大或縮小顯示的比例。
18. 用鼠標在Word中精確移動表格線
在Word中編輯表格很方便，但用鼠標左鍵移動表格線時往往由于移動量大，而不能隨意移動表格的列寬和行寬。其實這可以用2個簡單的方法實現。方法一：選中要改變寬度的行或列，單擊菜單欄中的“表格”項，在下拉菜單中選中“表格屬性”，在出現的對話框中選定行或列選項，可以精確設定行或列寬。方法二：將鼠標放在要改變寬度的表格線上，當箭頭變成移動形狀時同時，按下鼠標的左右任意鍵，即可精確移動表格的列或行寬。
19. 輸入循環小數的技巧
要輸入形如0.1(•)2(•)的循環小數，在WPS 2000中，將數字上面的小圓點稱作頂標記，采用插入數學公式的方法輸入。將光標定位在要插入對象的位置，點擊“插入→數學公式→頂標記式-單點”，然后在對象框內輸入數字“1”，重復操作插入方法，輸入數字“2”。在Word 2000中，我們先輸入數字“12”并選取它，用鼠標點擊“格式→中文版式→拼音指南”，彈出“拼音指南”編輯框，可見“基準文字”為1和2，我們在“拼音文字”框內輸入小圓點，點擊“確定”，大功告成。這里輸入小圓點有點麻煩，使用鍵盤上是小句點不行，要使用中文標點的間隔符，方法有兩個：1.打開輸入法的軟鍵盤，選擇“標點符號”，按數字鍵“9”；2.工作前先在文檔空白位置上插入一個“•”，將它剪切到剪貼板，在輸入“拼音文字”時按快捷鍵“Ctrl+V”粘貼它。
20. 文檔頁面自行滾動
在電腦上閱讀較長的文檔，如果鼠標沒有滾動功能，看起來非常不方便。實際上這個功能，在Word2000中，通過簡單的設置，完全可以實現。具體步驟是：1)打開“工具──自定義”菜單，在彈出的對話框中，選擇“命令”選項卡，點擊“類別”中“所有命令”，在“命令”對話框找到“Autoscroll”命令。然后把“Autoscroll”拖動到工具欄的合適位置放下，放手后會出現“自動滾動”按鈕。以后在閱讀文檔的時候，只要單擊這個按鈕，上下移動鼠標，頁面就會自行滾動。鼠標上下移動的幅度可以調節頁面滾動的速度。再次單擊左鍵，鼠標回到正常狀態。
21. Word中快速查找內容
單擊“編輯”菜單中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷鍵，打開“查找和替換”對話框，在“查找內容”輸入要查找的內容，即可。當單擊 “取消”按鈕回編輯窗口之后，還可以通過按“Shift+F4”鍵來完成重復查找的工作。利用此快捷鍵繼續查找時，Word不再顯示“查找與替換對話框，而是按照上次查找的內容來搜索，并反白顯示搜到的文本。用查找中的“高級”查找選項設置，還可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等內容。
22. 羅馬數字轉換為大寫漢字
在Word中，有時作合同或協議文件時，金額需要漢字大寫，這時從千元或萬元依次錄入就比較麻煩，并且容易出錯。這里一個簡單的辦法，先按羅馬數字輸入后，選中要轉換的數字，單擊菜單“插入→數字→選中選擇框中的大寫的壹、貳、叁……”最后按“確定”即可。
23. 精確移動Word中的對象
使用Word時一定會遇到插入“圖形符號、表格、公式”等對象的各種操作。如果按住Alt鍵，再移動對象，會更加地精確。例如要完成將四個點用一條線串起來，當然這在繪圖軟件中不難實現，但在Word中如不使用Alt鍵，恐怕就很難完成。在Word中，精確地使某對象進行移動，在其他方面也可實現，如表格的行列大小的調整，按住Alt鍵后再進行標尺或表格的行列大小操作(如：拖動、移動時)會顯示出表格行、列的實際尺寸和標尺的實際尺寸，并且調整的大小是可隨便選擇的
24. Word小技巧：快速找到上次修改的位置
相信與我一樣曾經處理過長文檔的人都會有這種經歷：一篇十幾頁或者上百頁的文章進行編輯或較對時總要經過很多次修改，可是每次打開Word文檔，想要從上次修改結束的位置接著修改時，總要找很久。終天有一天我找到一個快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷鍵，即在剛打開上次修改過的文檔時，按下“Shift鍵”的同時，按下“F5”鍵，輸入光標會迅速跳到上次結束修改工作的位置，你很快就可以開始繼續你的修改工作，實在是方便極了
25 自定義中文Word的快捷鍵
告別DOS時代，盡管有使用十分方便的“小老鼠”為我們在Word中提供各種菜單、窗口間的操作，但對于熟練的用戶來說，鍵盤快捷鍵顯然速度會更快，操作更方便。比如我們處理好一篇文檔并要將其存盤，我們只要按“Ctrl+S”，這比用鼠標單擊文件欄中的保存要快得多。所以我們就要善于使用Word的鍵盤快捷鍵，這對于我們日常操作的速度有十分重大的影響。默認情況下，Word向用戶提供的一套快捷鍵操作方案，這一點我們可以從它的菜單上查得。不過，有時這些默認的快捷鍵不一定符合用戶的操作習慣，有些用戶可能會因自己的特殊情況，希望對它加以適當的調整，如添加新的快捷鍵、刪除原有快捷鍵等。其實這是十分容易的一件事。
指定新的快捷鍵
1.打開“工具”菜單中的“自定義”命令。在命令選項中選取“鍵盤”(如圖)。
2.定位好將這個快捷鍵修改后的模板；在“將修改保存在”下拉菜單框中選擇一個用于保存對快捷鍵所作修改的文檔或模板(自定義的快捷鍵只對那些模板生效)。
3.選取所要命令的類型，和要自定義的命令。原命令的快捷鍵將出現在“當前快捷鍵中”。將光標移到請按新快捷鍵一欄，并指定好你的快捷鍵。完成后按“指定”，關閉自定義快捷后，這些命令的新快捷鍵方式即可發揮作用。
二、修改、刪除和恢復快捷鍵的設置
如果你會自定義快捷鍵了，那這一步是非常的簡單。同樣當你打開自定義快捷鍵的窗口。選擇要更改的命令，這時，它的快捷鍵就會出現，我們只要按“刪除”即可。或者亦可用類似的方法修改它的設置。當然你感覺自己的設置不好，又想更改成默認的狀態時，只要按“全部重設”即可。
26 中英文引號替換技巧
我們在編輯文章時，可能會遇到使用英文標點符號的文章。為了規范文件編排，常常需要將此類文章放在Word中進行編輯處理，并把所有的英文標點符號轉化為中文標點符號。利用Word的替換功能，可以輕松轉換大多數標點符號，但要將英文引號("")替換為中文引號(“”)，由于Word分不清英文引號(")哪個是上引號，哪個是下引號，因此替換起來非常麻煩。筆者經過多次實踐分析之后，終于找到了分步替換的簡單辦法。
1.將指定的文章復制到Word中，將文中的任意一個英文引號復制到剪貼板中(編者注：用鼠標選中任意一個英文引號，然后按“Ctrl+C”組合鍵即可，此步一定不要省略)。
2.打開Word替換對話框，在查找框內輸入("*")(英文引號和*號。注意只輸入括號內的符號，括號本身不要輸入，下同)，選中“使用通配符”，然后在替換框內輸入(^&^c)，C要小寫。把光標放在文檔的開始處，單擊“全部替換”，經過替換之后，我們看到文中所有的英文下引號都由單個(")變為雙個("")了，這是為后面Word區分英文上引號和下引號打基礎。
3.再次打開Word替換對話框，在查找框內輸入("")，在替換框內輸入中文下引號(”)，把光標放在文檔的開始處，單擊“全部替換”。
4.在文檔中輸入一個中文上引號(“)，并將其剪切到剪貼板中。打開Word替換對話框，在查找框內輸入(")，在替換框內輸入(^c)，單擊“全部替換”。至此， 完成了英文引號("")替換為中文引號(“”)的工作。英文單引號替換的原理與雙引號替換一樣。
友情提示：如果你經常需要做這項工作，可以用Word的“宏”把整個過程記錄下來。具體步驟為：點擊菜單欄“工具→宏→錄制宏”，在宏名中輸入“引號替換”，單擊“確定”，然后開始上述替換操作，完成操作后單擊“停止”。以后每次要進行引號替換時，只要運行一下“引號替換”宏就可以了。
27 智能五筆中英文快捷輸入
筆者平常都是用智能五筆輸入法5.0的，經常要按“Shift”鍵切換輸入英文總覺得很麻煩。想到我們在中文輸入時會用到的英文單詞其實并不多，而且重復幾率很大，像筆者寫稿件時常用的也就是Microsoft、WPSOffice、Excel、Windows、Photoshop等有限的幾個詞。如果能給這些詞指定編碼的話，就不必再來回切換了，只要鍵入1～4個編碼就可直接輸入單詞，還可以大大減少擊鍵次數。事實證明這是可行的。
啟動智能五筆輸入法后，右擊智能五筆輸入法狀態欄，在彈出快捷菜單中依次選擇“輔助功能→自定義字詞符號→自定義字詞”。將光標移到編碼管理窗口編輯區內第一行的末尾，回車插入一行，然后依次輸入“編碼+半角空格+英文單詞”，回車進行下一個詞輸入，完成后確定退出。例如：我輸入“wps WPSOffice”確定，以后只要輸入wps就可以像輸入中文一樣直接調用WPSOffice了。建議取單詞前4個字母或常用縮寫為編碼會比較好記。注意：對于由空格分隔的一串單詞短語，單詞間的空格必須使用全角空格(從右鍵菜單中的“參數設置→主參數設置”選中最后一行的“漢字空格”按“確定”，然后在中文輸入狀態下鍵入的空格)，否則只會輸入第一個單詞。
如果一定要用半角空格，可考慮使用“輔助功能→自定義字詞符號→定義編輯短文”功能，規則是以“$$$$$$$$$$$$$”作為不同段短文的分隔行，每段的第一行為編碼。不過調用時要先按“分號”再按“引號”然后才輸入編碼，那要麻煩多了。
經試驗，這個方法在智能ABC中同樣可行，而且智能ABC的定義新詞功能可以支持由半角空格分隔的一串單詞(30字以內)，只是輸入時要以u開頭，比如設定的編碼是wps，調用時則要輸入uwps才行。
28 在Word中輸入數學公式
很多老師學生經常需要在計算機中輸入各種數學公式，然而很多專業的符號在大家常用的Word文檔里卻沒有辦法輸入，有時候還必須借助一些第三方軟件來完成。其實Word 2000已經為我們提供的公式編輯器可以方便地生成各種公式，下面便將介紹如何利用公式編輯器建立和編輯公式。
1.公式的建立
選擇菜單欄的“插入→對象”，彈出“對象”對話框，選擇“新建”標簽，在“對象類型”框中選擇“Microsoft公式3.0”，點擊“確定”關閉對話框。窗口中彈出“公式編輯器”工具欄。
例如：在文檔中插入公式S(t)=，步驟如下：
(1)輸入“S(t)=”，將光標移到“=”后。
(2)選擇菜單欄的“插入→對象”，彈出“對象”對話框。在“對象類型”框中選擇“Microsoft公式3.0”，點擊“確定”，彈出“公式編輯器”工具欄。
(3)在“公式”工具欄單擊，在下拉符號欄中選擇，則在插入點后出現求和符號。
(4)插入點放入求和符號后的虛線公式框中，單擊“公式”工具欄中的，在下拉符號欄中選擇。在分母位置輸入“x”，單擊“公式”欄中的圖，在下拉符號欄中選擇圖，在下標位置輸入“i”，光標定位在xi后，輸入“+2)”，平方的設置如上，不再贅述；在分子的位置輸入2。
(5)在“圖”后輸入“(t)”。
(6)單擊求和符號下邊的虛線框，輸入“x=0”。
(7)單擊求和符號上邊的虛線框，在“公式”工具欄上單擊圖中的圖。
(8)公式輸入完畢，單擊文檔任意位置，退出公式編輯器，返回文檔窗口。
2.公式的編輯
如果對已建立的公式不滿意，可重新編輯公式。用鼠標雙擊要修改的公式，則又進入了公式編輯狀態，利用“公式”工具欄對公式進行進一步編輯工作。我們還可以利用公式編輯狀態中提供的菜單欄對公式的“格式”和“樣式”進行設置。在建立公式的過程中，我們可以對公式進行嵌套，完成一個復雜公式的建立。
提示：如果你的機器中沒有“Microsoft公式3.0”，則需要用到Office安裝盤。在安裝過程中選擇“添加或刪除功能”，單擊下一步，在“Office工具”中的“公式編輯器”上擊左鍵，在彈出的菜單中選擇“從本機運行”，即可安裝“Microsoft公式3.0”。
強烈期待后續EXCEL、POWERPOINT系列的整理文章。
29 在Word中建立常用文件索引
如果你和別人共用一臺電腦，而且習慣用Word“文件”菜單的“最近常用文件”來快速打開自己要編輯的文章，就會出現這樣的情況：由于各人處理的文章不同，“最近常用文件”經常變換。一位用過后，往往另一位就找不到自己要的文件了。增加“最近常用文件”的數目，菜單又太長，不大方便，而且也不能確保自己常用文件每次都在菜單上。此時我們可以利用索引文件來解決這個問題。
一、建立索引文件
在Word中新建立一個文件，例如index.doc(也可用其他名)，然后在“插入”菜單中選“超級鏈接”，彈出如(圖1)所示的對話框。
你可以在“當前文件夾”、“瀏覽過的頁”、“近期文件”等項目中選定自己要建鏈接的常用文件。選中其中的一個文件后，在“要顯示的文字”中修改顯示的文字，如去掉路徑和擴展名；“屏幕提示”項相當于網頁中的“title=”，即鼠標經過鏈接時就會顯出提示語句，默認的語句就是文件名，你可以將它改成你需要的說明；當然也可以不管屏幕提示，直接在新建立的index.doc文件上，插入表格，設立“文件名”、“備注”等提示項目，便于經常修改和添加。
用上面的方法為常用的其他文件添加鏈接，完成后保存該索引文件。打開索引文件，點擊上面的某一個鏈接，相應的文章就會被打開。
二、讓Word自動打開索引文件
先為Word的執行文件Winword.exe建立一個快捷方式，然后用鼠標右鍵點擊該快捷方式，選擇“屬性”，在屬性頁面中選擇“快捷方式”選項卡，出現如(圖2)所示的對話框。
在“目標”框中，移動光標到Winword.exe后，先加入一個空格，然后輸入/mFile "d:\doc\index.doc"(注意：/mFile后還有一個空格，另外引號請使用英文狀態的雙撇號。此處假設index.doc的保存路徑為d:\doc，你可根據具體的保存路徑修改)。
以后點擊該快捷方式時，會自動打開所建立的索引文件。
30 在Word中調用外部程序兩法
你有沒有想過，在編輯Word文檔的時候，直接從Word中調用外部程序呢？其實這并不難，下面筆者就以在Word中調用計算器程序為例，簡述具體的操作方法。
一、利用宏命令
1.點擊“工具→宏”命令，在出現的“宏”對話框中輸入宏名“計算器”，在“宏的位置”框中選擇“所有活動模板和文檔”選項，以便在任何時候都可以使用這個宏。
2.單擊“創建”按鈕進入宏編輯狀態，輸入以下代碼：Shell "C:\Windows\CALC.EXE"(假設計算器的路徑為C:\Windows)，然后點擊“文件→保存”命令，退出宏編輯狀態，回到Word中。
3.點擊“工具→自定義”命令，選擇“命令→宏”類別，找到剛才編輯的“計算器”宏，把它拖到工具欄上，以后我們要調用計算器的時候，只須單擊該按鈕即可。
二、利用分配超鏈接
1.點擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，在“自定義”對話框打開的情況下，用鼠標右鍵單擊工具欄上的“插入超鏈接”按鈕或者其他按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“分配超鏈接”中的“打開”命令。
2.在打開的“分配超鏈接”對話框中，按下“查找范圍”右側的下拉按鈕，找到C:\Windows\CALC.EXE，按“確定”按鈕退出。
以后要調用計算器的時候，只要單擊“插入超鏈接”按鈕，就會彈出一個安全警示對話框，單擊“確定”按鈕即可啟動計算器程序。
注意：
①在第一步選擇工具欄按鈕的時候，盡量選擇那些平常用不到的按鈕，因為“分配超鏈接”會替換當前分派給該按鈕的命令。
比如我們上面的例子使用了“插入超鏈接”按鈕來調用計算器，那么以后單擊“插入超鏈接”按鈕時，就會打開計算器，而不是原來的插入超鏈接了。
②如果想要撤消分配超鏈接的話，只需選擇“重新設置”命令，或者選擇“編輯超鏈接”中的“刪除超鏈接”命令即可恢復該按鈕原有的功能。
③分配超鏈接的對象不一定是應用程序，也可以是文件夾和具體文件，如果是文件夾，單擊該按鈕會打開該文件夾；如果是文件的話，系統就會調用相關的程序來打開該文件。
以上兩種方法不但適合Word，而且也適合Excel、PowerPoint等其他Office組件。
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在Office組件中快速切換
一、從Word切換到其他Office程序
1.點擊菜單“工具→自定義”命令，彈出自定義對話框，在“工具欄”選項卡中單擊“新建”命令，在彈出的“新建工具欄”對話框中，為工具欄取一個名字，如“Office程序欄”，單擊確定。
2.在上一步的“自定義”對話框中，單擊“命令”選項卡，在左邊的“類別”列表中選擇“所有命令”，在右邊的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”、“MicrosoftFrontpage、”等Office程序命令，將它們一一拖到我們新建的工具欄上，單擊確定即可。
二、其他Office組件之間的切換
由于在Word以外的其他Office組件中的“自定義對話框”中，沒有提供“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”等命令，所以無法像Word一樣直接完成，但我們可以通過以下辦法來實現。
1.先新建一個工具欄，并給它命名。打開“自定義”對話框，單擊“命令”選項卡中的“類別→窗體”，從右邊的“命令”列表框中拖動若干個“按鈕”命令到新建工具欄中。
2.不要關閉“自定義”對話框，用右鍵單擊我們剛剛插入的按鈕，在彈出的快捷菜單中執行“分配超級鏈接→打開”命令。在“分配超級鏈接”對話框的“地址”一欄輸入Office其他組件執行程序的路徑，單擊確定。
3.用同樣辦法為每個按鈕分配超級鏈接。
4.最后給按鈕指定一個漂亮的圖標。由于“更改按鈕圖像”中沒有我們熟悉的Office程序圖像，所以我們先切換到Word中，打開“自定義”對話框，右鍵單擊我們插入的Office程序按鈕，在彈出的快捷菜單中執行“復制按鈕圖像”，然后再返回到Office其他程序，進行同樣操作，最后執行“粘貼按鈕圖像”命令就可以了。
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用一個文檔保存多個版本
因工作的關系，我經常要為單位起草一些規范性的文件，這些文件在正式出臺前都要經過多次修改，在最后定稿時，領導常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先將文檔另存一份后，再進行修改。這樣做既占用了大量的硬盤空間，以后查找起來也不方便。
其實，我們可以利用Word的“版本”功能，將多次的修改稿(多種版本)用一個文檔保存起來，這樣既節省了存儲空間，又方便了查找和打印。
1.啟動Word XP(Word 2000也可以)，新建一個文件，并取名(如A.DOC)保存，輸入起草文件的第一稿內容。
2.執行“文件→版本”命令，打開“版本”對話框(如圖)。選中其中的“關閉時自動保存版本”選項后，按“關閉”按鈕退出。
3.以后每進行一次修改并保存，退出Word時，系統會自動將本次修改前的版本內容全部保存一份下來。
4.如果對編輯過程中的某個版本想作即時保存的話，可以先打開“版本”對話框，然后按“現在保存”按鈕，打開“保存版本”對話框。在“版本備注”中輸入一些關鍵詞(這只是為了今后查找的方便，也可以不輸入)后，按“確定”按鈕即可。
5.以后需要查閱、打印某個版本的文稿時，啟動Word XP，打開A.DOC文檔，執行“版本”對話框，選中需要查閱或打印的版本后，按“確定”按鈕，系統會在一個新窗口中(通常位于原窗口的下方)打開該版本的文稿內容，即可進行正常的查閱和打印。
特別提醒：①如果你一時記不清所要查閱或打印的版本是其中的哪一個，按下“查看備注”按鈕，通過版本備注內容(如果備注內容不多時，其內容在版本對話框窗口中就直接顯示出來了；如果太多，就不能全部顯示)的提示來幫助你選定。②如果你確定某個版本的內容不再需要時，打開“版本”對話框，選中不需要的版本后，按下“刪除”按鈕，再確認一下就可以了。③如果你需要將某個版本的文稿另行保存為一個獨立的文檔，先按上述的操作，打開相應的版本，然后在窗口中，按工具欄上的保存按鈕(或執行“文件→保存”命令)，像保存正常文檔一樣操作就行了。④如果按上述第2步的操作啟用了“關閉時自動保存版本”功能，這樣的文檔最好不要經常打開，因為每打開(關閉)一次系統會保存一個版本，使文檔的容量增大。建議不啟用“關閉時自動保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要時即時“保存版本”。⑤經筆者測試發現，盡管Word 2000與Word XP文檔之間可以相互兼容，但用Word XP保存的版本內容，Word 2000不支持，請大家小心使用。
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用好Word的狀態欄
在Word中使用一些常用命令的時候，我們習慣于通過選擇菜單下的命令來打開并執行這些功能，不過你知道嗎？利用Word的狀態欄，我們也可以快速完成多個常用命令的執行。(圖)
1.打開“查找和替換”對話框
在狀態欄上“錄制”按鈕前面的任何位置雙擊鼠標，可以打開“查找和替換”對話框，而且Word會自動為我們選擇“定位”選項卡，方便了我們操作。
2.快速打開“宏錄制”對話框
雙擊狀態欄上的“錄制”按鈕，可以打開“宏錄制”對話框，這比依次執行“工具→宏→錄制新宏”命令來打開“宏錄制”對話框要方便多了。
3.快速執行修訂功能
對于文檔的初稿，我們往往要進行多次修改。對此，我們可以利用Word的修訂功能來幫助我們進行修改。雙擊狀態上的“修訂”按鈕即可快速打開或關閉修訂功能。
在未處于修訂狀態時，“修訂”按鈕顯示為淺灰色。而且當我們在狀態欄上的“修訂”按鈕上右擊鼠標時，會出現快捷菜單，方便我們操作。
4.選取連續的文本
大家都知道，當我們按F8鍵后，可以使文本的選取模式處于擴展狀態(狀態欄上的“擴展”按鈕會變得有效)，我們可以在要選取的文本的結束位置單擊鼠標或者按鍵盤上的方向鍵增加或減少文本的選取范圍。而要取消擴展模式，則只要按下Esc鍵。其實，我們雙擊狀態欄上的“擴展”按鈕時可打開或關閉該模式，顯然來得更加方便。
5.切換“插入/改寫”狀態
一般情況下，我們可以按鍵盤上的Insert鍵來切換“插入/改寫”狀態。但如果我們已經將Insert鍵的默認功能修改為粘貼功能(執行“工具”菜單中的“選項”命令，選擇“編輯”選項卡，選中“用INS鍵粘貼”復選項可將Insert鍵作為粘貼鍵來使用)時，我們就只有在狀態欄上雙擊“改寫”按鈕來切換“插入/改寫”狀態了。
6.快速修改拼寫和語法錯誤
在編輯文檔時，如果Word正在檢查拼寫和語法的錯誤，狀態欄上的“拼寫和語法狀態”指示器圖標將在書上出現一支動畫筆。如果沒有找到任何錯誤，就顯示一個對號。如果找到了錯誤，就顯示“×”，這時你可以根據需要修改錯誤或忽略錯誤。
7.取消后臺打印任務
當我們給打印機發出打印任務后(一般我們都將打印任務設置為后臺打印)，會在狀態欄上出現打印機圖標，說明Word正在后臺打印你的文檔。打印機圖標旁邊的數字顯示的是正在打印頁的頁碼。雙擊打印機圖標可取消打印任務。
以上在Word 2000/XP中測試通過。
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用好Word的目錄提取功能
在使用Word 2000自動提取目錄功能時，隨著目錄的生成，文章原來的版式和頁碼均發生了變化，而且目錄的頁碼和原文檔的頁碼是連續的，這與我們的日常排版有所不同。那么，如何正確使用Word 2000 的目錄提取功能呢？下面分為四個步驟談一下目錄的提取方法。
1.作為插入目錄的前提，就是將文檔中的相關標題信息按照級別用相應的標題或目錄樣式進行格式化。
2.在文件首字符前插入分節符，使用“插入→分隔符...”命令，彈出窗口(圖1)，點選“分節符”中的“下一頁”。
3.將插入點移至分節符的后面(即文檔部分的第一頁)，執行“插入→頁碼...”命令，在圖2中點選格式按鈕，在新彈出的窗口中選取“頁碼編排”中的“起始頁碼”選項。
4.將插入點移至分節符前面，執行“插入→索引和目錄”命令，完成目錄的插入。
至此，完成了目錄的自動提取，將目錄頁碼進行單獨編排，符合我們的日常習慣。
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用好Word XP中的樣式和文本框
一、用好樣式
所謂樣式，就是字體、段落、標題、正文等文檔格式的集合。合理地使用樣式，可以一次性對部分或整篇文檔的格式進行快速設置。
1.使用樣式
(1)選中需要使用某個樣式的文本(或者將光標定在該文本所在行)。
(2)用“格式→樣式和格式”命令，打開“樣式和格式”的任務窗格。
(3)在“請選擇要應用的格式”下面的列表中，用鼠標左鍵單擊所需要的樣式(如“標題1”)，則該樣式即應用于所選的文本上。
友情提醒：①直接按“格式”工具欄上的“樣式”(位于“字體”設置框的左邊)框旁的下拉按鈕，選中一種樣式，也可快速給選定的文本設置樣式。②如果覺得格式太少，可以按“格式和樣式”任務窗格最下端的“顯示”右邊的下拉按鈕，選中“所有樣式”選項后，樣式就多了。
2.修改樣式
(1)打開“格式和格式”任務窗格，選中需要修改的樣式。
(2)按右邊的下拉按鈕，選中“修改”選項，打開“修改樣式”對話框。
(3)對選定樣式的格式進行重新設置后，按“確定”按鈕完成對樣式的修改。
友情提醒：①如果希望更改的樣式能永久使用，可以選中上述對話框中的“添至模板”選項。②修改Word內建的樣式時(如“標題2”)，不能更改其樣式名稱，但可以在其名稱后面加一個逗號后，添加一個別名。
3.新建樣式
(1)在Word XP文檔中，對一段文本進行格式化(設置好格式)，并選中它。
(2)打開“樣式和格式”任務窗格。
(3)按上部的“新樣式”按鈕，打開“新建樣式”對話框。
(4)在“名稱”欄中輸入一個名稱后，按“確定”按鈕即可。
4.刪除樣式
打開“樣式和格式”任務窗格，選中需要刪除的樣式，按其右邊的下拉按鈕，選中“刪除”選項，即可刪除該樣式(Word內建的樣式不能被刪除，此時“刪除”選項是灰色的)。
二、用好文本框
我在單位負責一個內部刊物的編輯工作，常常想把一些報刊的排版樣式移植到自己的刊物上，利用Word XP的文本框可方便地達到這一目的。
1.插入文本框
(1)選擇“插入→文本框→橫排(豎排)”選項，系統在文檔中插入一個圖形框。將鼠標移至該圖形框內，光標變成一個細十字形，按住左鍵在圖形框中拖拉，即可將文本框插入文檔中。
(2)如果插入的文本框大小不合適，用鼠標在文本框中單擊選定文本框，再將鼠標移到文本框邊緣或四角成雙箭頭時(←→)拖拉，以改變文本框的大小。
(3)如果插入的文本框位置不合適，將鼠標移到文本框邊緣成梅花狀時，按住左鍵拖移到合適位置后，松開左鍵即可。
(4)將文本輸入文本框中。
2.設置文本框格式
(1)可以將鼠標移到文本框邊緣成梅花狀時，雙擊(或右擊并選“設置文本框格式”選項)，打開“設置文本框格式”對話框。
(2)單擊相應的卡片，對相應的格式進行設置。如單擊“顏色和線條”卡片，將“顏色”設置為白色，則文本框外框將不“顯示”，看起來像普通文本一樣。
(3)如果要設置文本框中文字的格式，可以單擊文本框成選中狀態，再選中文字，設置其格式。
3.讓文本框中的文本流動起來
將鼠標移到第一個文本框邊緣成梅花狀時，右擊并選“創建文本框鏈接”選項，此時鼠標變成茶杯狀，將它移到第二個文框內單擊左鍵(就像將茶杯中的茶水倒入第二個文本框一樣)。仿此操作可以將多個文本框鏈接起來。
文本框被鏈接起來后，當向第一個文本框中輸入文字時，如果該文本框容納不下，則文字會自動流動到第二個、第三個…文本框，若刪除前面文本框中的部分文字時，后面文本框中的文字會自動倒流回來(這對報刊的編輯非常有用)。
友情提醒：橫排和豎排文本框之間不能鏈接。
三、文本的選擇
我們用Word XP來處理文檔時，在編輯的過程中，當然少不了要選擇文本，下面的選擇功能你可一定要掌握。
1.單(多)個文字的選擇
(1)將光標移到要選擇的文字左(右)邊，按住左鍵拖到該文字的右(左)邊即可；
(2)將光標移到要選擇的文字左(右)邊，在按住“Shift”鍵的同時，按右(左)方向鍵選擇。
2.詞的選擇
將鼠標放在要選擇的詞的任一字上雙擊。
3.一行文字的選擇
(1)將鼠標移到要選擇的行左邊成空心箭頭時，單擊左鍵；
(2)將光標移到行首，按“Shift+End”鍵；
(3)將光標移到行尾，按“Shift+Home”鍵；
(4)光標移到行首(尾)，在按住“Shift”鍵的同時，按右(左)方向鍵至行尾(首)。
4.多行文字的選擇
將鼠標移到要選擇的第一行左邊成空心箭頭時，單擊左鍵并拖動至要選擇的最后一行。
5.一句話的選擇
將鼠標放在該句中(句號與句號之間)任一位置，按住“Ctrl”鍵后單擊鼠標左鍵。
6.一段文字的選擇
將鼠標移到要選擇的段左邊成空心箭頭時，雙擊左鍵。
7.多段文字的選擇
將鼠標移到要選擇的第一段左邊成空心箭頭時，雙擊左鍵并拖動至要選擇的最后一段。
8.任意文本的選擇
將光標移到要選擇的文本起始處，再將鼠標移到要選擇文本的結束處，按住“Shift”鍵后單擊鼠標左鍵。
9.整個文檔的選擇
(1)將鼠標移到文檔左邊成空心箭頭時，三擊左鍵；
(2)用“編輯→全選”命令；
(3)直接按“Ctrl+A”組合鍵；
(4)將光標移到文檔開頭，在按住“Shift”鍵的同時，多次按“Page Down”鍵至文檔結尾；
(5)將光標移到文檔結尾，在按住“Shift”鍵的同時，多次按“Page Up”鍵至文檔開頭。
10.特定字(詞、短語)的選擇
用“編輯→查找”命令(或按“Ctrl+F”鍵)打開“查找和替換”對話框，在“查找內容”中輸入要選擇的字(詞、短語)后，點擊“查找下一處”按鈕后，再點擊“取消”按鈕即可。
11.豎塊文本的選擇
將鼠標移到起始列左上角，在按住“Alt”鍵的同時，按住鼠標左鍵拖至結束列右下。
友情提醒：F8的使用：按一下F8功能鍵，激活“擴展”功能，按二(三、四、五)下F8功能鍵，選中一個詞(一句話、一段文本、全文)。按“Esc”鍵，關閉“擴展”功能。
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用好Word XP中的模板
模板是一類特殊的文檔，是某種文檔的樣式和模型。利用模板可以快速新建一個含有特定格式的具體文檔。
1.模板的使用
我們以加載“稿紙模板”為例，看看如何使用模板。
①啟動Word XP，在其右邊出現“任務窗格”(如圖1，如果沒有，可以執行“視圖→任務窗格”命令打開它)，點擊“根據模板新建”欄目下面的“通用模板”選項，打開“模板”對話框。
②單擊對話框中的“報告”卡片，選中“稿紙向導”模板，按“確定”按鈕。
③在隨后彈出的“稿紙向導”中，一步一步對稿紙樣式進行適當的設置后，即可產生一個空白的稿紙文檔。
④將文本內容輸入空白稿紙中，即可打印出帶稿紙格式的文稿(如圖2)。
提示：
●不能直接用工具欄上的“新建”命令，否則打開的是默認模板(Normal.dot)。
●Word XP為了節省空間，一部分模板在用默認方式安裝時沒有加載，第一次使用某個模板時，在上述第②步的操作中，系統要求你插入Word(或Office)XP安裝光盤，用于加載該模板。
●以后再使用該(稿紙)模板時，只要點擊“任務窗格”中相應模板(稿紙向導)即可。
●你還可以通過登錄微軟網站，下載一些特殊的模板。
2.模板的修改
如果你對某一個模板的樣式不滿意，可以對它進行修改。
①用“文件→打開”命令，打開“打開”對話框。
②從“文件類型”下拉列表中選擇“文檔模板(.dot)”。
③在文件名列表中選中需要修改的模板文件(通常位于C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夾中)，單擊“打開”按鈕，打開該模板。
④修改普通的Word文檔一樣，修改模板的樣式，直到你滿意為止。
⑤保存你所做的修改即可。
3.模板的新建
如果你經常須要處理一種特定格式的文檔(如單位下發的文件)，你可以自己新建一個模板。方法如下：
①新建一個空白文檔。
②輸入一些固定的文本，設置好相應的字體、字型號、顏色、頁面等格式。
③用“文件→另存為”命令，打開“另存為”對話框。
④從“文件類型”下列列表中選擇“文檔模板(*.dot)”。
⑤在“文件名”后面的方框中輸入一個便于記憶的名稱(如“常用文檔.dot”)，按“確定”按鈕。
⑥以后要使用該模板時，仿照上面“模板的使用”操作，在“常用”卡片下選擇到該模板(常用文檔)即可。
提示：如果你經常要使用上述新建的模板(常用模板.dot)，你可以將它設置成“默認模板”：進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾，將其中的Normal.dot模板改名備用，再將“常用模板.dot”改名為“Normal.dot”，以后再次啟動Word XP時，系統自動按你上述新建模板的格式要求建立一個空文檔供你使用。
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用好Office的協作功能
利用Office各個組件之間的協作功能，可以大大簡化信息的處理過程，提高工作效率。讓我們來看看如何用協作功能來實現Word與Powerpoint兩種文檔的迅速轉換(以Office XP為例)。
一、用Word文檔創建演示文稿
當用Word文檔創建Powerpoint演示文稿的幻燈片時，Powerpoint將使用Word中的標題樣式來決定每一張幻燈片的標題和正文。通常在Word中設置為“標題1”格式的那些段落將成為即將創建的Powerpoint演示文稿中每一張幻燈片的標題，而設置為“標題2”格式的文本將成為相應標題下的幻燈片中的第一級文本，依此類推。
此外，設置為“標題”樣式的段落和設置為“標題1”的效果是一樣的，均用于幻燈片的標題。在Word文檔中，設置為“正文”樣式的段落將不作為創建的幻燈片的內容。
要轉換成功，首先要在Word中將這篇文稿的一些段落按照在幻燈片中出現的角色(標題、一級正文、二級正文等)進行格式的設置。
1.在Word中設置文檔格式
①通過“格式”工具欄設置
在“頁面”視圖方式下，選擇要設置標題樣式的段落(可以將光標定位在段落的任意位置，或選中整個段落)。然后單擊“格式”工具欄中的“樣式”下拉列表，選擇相應級別的標題樣式即可。
提示：選擇“樣式”下拉列表中的“其他”項，在右側的“樣式和格式”任務窗格中，單擊“顯示”下拉列表并選擇“所有樣式”，可以選擇更多的標題樣式。
②通過“大綱”工具欄設置
在大綱視圖方式下，選擇要設置標題樣式的段落，然后在“大綱”工具欄中，單擊“大綱級別”下拉列表并為該段落選擇一個級別。可選級別為1到9，和標題樣式的9種形式是一一對應的。
設置級別的段落會按照級別的高低構成一個樹形結構，級別為1的段落作為樹結構的主干，其他級別的段落則分別作為相應主干的子分支出現，非常直觀。
提示：這種方式適用于設置一個文檔的大綱，對于級別為“正文文本“的段落最好全部刪去，否則，轉換為演示文稿時，會創建一些以這些段落為標題的垃圾幻燈片，影響轉換的效果。
2.轉換和插入
設置好格式后，在當前的Word文檔窗口中，點擊“文件→發送→Microsoft Powerpoint”。這時會自動啟動Powerpoint程序，并以“普通”視圖方式顯示創建的第一張幻燈片。至此，就完成了Word文檔向Powerpoint演示文檔的轉換。
如果在現有的Powerpoint演示文稿中，插入由Word大綱文檔創建的幻燈片，可以進行如下的操作：
在Powerpoint中，打開想插入幻燈片的演示文稿，并將要在其后插入新幻燈片的幻燈片設置為當前顯示，然后選擇“插入”菜單中的“幻燈片(從大綱)”項，在彈出的“插入大綱”對話框中選擇所需的設置為大綱的Word文檔。點擊“插入”按鈕后，Powerpoint就會自動地將由Word大綱文檔創建的幻燈片插入到演示文稿中。
二、將演示文稿轉換為Word文檔
在當前的演示文稿窗口中，點擊“文件→Microsoft Word”，在彈出的“發送到Microsoft Word”對話框中，選擇你希望的Word文檔的版式，如圖所示。
各選項含義如下：
①備注在幻燈片旁和空行在幻燈片旁：轉換時，Word會自動創建一個包含3列隱藏表格的文檔，表格行數為演示文稿所包含的幻燈片的數量。第一列為幻燈片的名字，第二列為幻燈片的實際樣式。如果選擇的是“備注在幻燈片旁”，則第三列為幻燈片的備注說明；如果選擇“空行在幻燈片旁”，第三列則出現幾行空行，可以手動為幻燈片添加一些說明。
②備注在幻燈片下和空行在幻燈片下：與前兩種版式圖不同的是，Word將按照幻燈片名、幻燈片實際樣式、備注或空行從上到下依次將幻燈片進行排列。初始狀態下，一張幻燈片將占用一頁文檔的空間，可以通過手動調整，將幾張幻燈片排列在一頁文檔中。
③只使用大綱：在生成Word文檔時，Word將按照幻燈片的主題、一級正文、二級正文等構成一個大綱，沒有幻燈片的實際樣式和備注。對于只想了解整個演示文稿的大綱結構，使用這個選項還是很有用的。
④粘貼：只適用于前四個選項。該選項和前四個選項配合使用，可以將每一張幻燈片都粘貼到Word文檔中。在生成的Word文檔中，雙擊文檔包含的幻燈片對象可以激活Powerpoint對幻燈片進行修改。
⑤粘貼鏈接：同樣只適用于前四個選項。該選項和前四個選項配合使用，可以將幻燈片插入到Word文檔中，并建立到演示文稿源文件的鏈接，每次打開生成的該Word文檔或當演示文稿修改時，文檔中包含的幻燈片會自動更新。
選擇好合適的選項后，點擊“確定”，會自動運行Word程序，并將演示文稿按照要求的格式進行轉換。至此，完成了Powerpoint向Word文檔的轉換過程。
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用Word制作復雜的表格
專業的表格如果用統計、財務類專業軟件制作，不僅操作復雜，而且軟件難尋，人們往往只能望而卻步。其實，用Word 2000同樣可以制作出精美、復雜的表格。
表格的框架可以用兩個方法來形成，一是“手工法”：通過“繪制表格”用鼠標一行一列地繪制，這個方法有點兒原始，不僅太慢，而且行與行、列與列的距離不容易協調。二是“自動法”：通過菜單欄上“表格”下的“插入”選擇“表格”(圖1)，在彈出的“插入表格”選項中修改列數、行數，點擊“確定”之后，一個粗略、簡單的表格就形成了。這個方法的優點是快捷、簡明，表格中行與行、列與列的距離自動等距。
如果表頭有斜線，就在菜單欄“表格”項下選“插入斜線表頭”，在“表頭樣式”下選出自己所需的表頭就行了，如圖2所示。在出現的表頭中插入所需的文字并調整好位置，輕輕松松就可得到圖3所示的表格。
表格內的文字(不含表頭)排列方式可以通過“表格和邊框”工具欄上“單元格對齊方式”按鈕，然后在出現的九種格式中選擇所需的格式。也可以將鼠標移至表格內空白處，單擊右鍵，在彈出的菜單中點擊“單元格對齊方式”，在展開的子菜單中，也會出現九種備選的格式。圖3的表格選取的是“中部居中”的格式。
如果我們在“插入表格”選項框，點擊“自動套用格式”按鈕，就會看到在“表格自動套用格式”選項中有很多的格式任你選用。可按你的需要選擇一種而制作出如圖4“預覽”框中所示的立體表格了。
精神可嘉！
很實用！謝謝你的整理！
能否在介紹完這一專題后，給個包子吃！那樣或許便於打印學習！
再次謝謝你！
在使用Word時，為了讓它操作起來更為方便，有時候我們需要更改他的一些基本身置，但首先在你嘗試改變Word2000的工具欄或者菜單的時候，第一個考慮的應該是備份你的Normal.dot文件，該文件保存著Word的基本設定。Normal.dot通常的位置在：C:\WINDOWS\APPLICATIONDATA\MICROSOFT\TEMPLATES目錄下，建議你安裝完Office2000之后，立刻將該文件做一個備份，可以在需要的時候，將備份的Normal.dot重新拷貝回最初的目錄，可以完全恢復最初的設定，這樣可以省去很多的麻煩。
Word2000有2種保護文件的方法。第一種方法是選擇菜單工具－－>選項－－>保存，按需要輸入保存和修改的密碼，按確定，系統提示再次輸入密碼，確認無誤，文件將被加上密碼保護；第二種方法是利用操作Windows2000操作系統的文件加密保護功能，選中要加密存儲的文件，用右鍵按菜單→屬性→常規→高級，選擇"加密內容以保護數據"即可。需要提醒您的是，如果你采用Word自帶的加密碼保護功能的話，建議密碼位數至少10位以上，因為現在已經有專門***Word加密文件的工具，如果密碼位數很少，其安全性就會很差。
Word極其容易受到宏病毒的攻擊。宏病毒由Word自身的宏語言創建。在Word2000中，選擇菜單"工具－宏－安全性"，然后選取您需要保護級別，默認的"高"安全性保護和真正的殺毒軟件的安全級別還是由一定差距，建議選擇一款實時病毒監控軟件。
在Word可以使用的菜單選項里面沒有包括Word的所有命令，有一些被隱藏了。要得到一個完整的Word命令列表，可以采取下列步驟實現：選擇菜單工具→宏→宏，在"宏的位置"下列表中選擇"Word命令"，在"宏名"中輸入"ListCommands"命令，然后點"運行"按鈕，在新彈出的對話框中選擇"全部Word命令"，然后點"確定"，你將得到一個超過30頁的Word命令列表。
如果你對Word默認字體不滿意的話，可以用格式→字體來選擇你喜歡的字體，然后按"確?quot;按鈕完成設定。如果按左邊的"默認"按鈕，你將會得到一個提示問你是否用你設置的字體替換模板里面的默認字體，待你確認后所有使用默認模板的文檔的字體都將改變。
單倍或者雙倍行距。按"CTRL＋2"組合鍵可以快速的將選中的文本行距改變為當前行距的2倍，要改回原來的單倍行距，按"CTRL＋1"組合鍵就可以。如果需要1.5倍行距，按"CTRL＋5"組合鍵。如果需要對行距更多的控制，選擇格式→段→縮進和間距→行距，可隨心所欲控制你的行間距。
對于不習慣使用鼠標的朋友來說，Word還準備了幾個簡單的不使用鼠標快速選中文本的方法是使用→SHIFT"和方向鍵的組合。把光標停留在需要開始(或者結束)選擇的文本前(或者后)，然后按下"SHIFT"鍵后使用方向鍵選中你希望選中的文本。
Word字處理中光標所在的位置對我們來說很，否則我們不知道我們當前的編輯位置。使用"Home"或者"End"按鍵可以快速移動到行首或者行末；使用"CTRL＋HOME"、"CTRL＋END"可以快速的將光標移至文檔的開頭或者結尾。
你是否注意到Word軟件"文件"、"編輯"、"查看"等下列菜單有一個小的下劃線？那是提醒你這項功能可以使用ALT鍵的快捷方式，舉例來說，"F"是文件(File)。下劃線提醒你按下"ALT"后再按下該鍵將激活該菜單。在下列菜單中，我們依然可以看到有下劃線的字符，但此時無需?quot;ALT"鍵就可以使用該命令，直接按有下劃線的字母就可以了。舉例來說，在文件菜單里面，如果你要用鍵盤關閉當前正在編輯的文件，按下ALT－F，C，三個鍵即可。
Office助手是微軟花費巨資來完成幫助系統。實際上，按照統計數據，僅僅有25％的用戶需要這項功能。你可以在編輯文稿的時候按"F1"鍵呼出Office助手(如果在屏幕上可以通過雙擊調出來)。那是什么？Word有一個非常棒的？！命令！試著按下"SHIFT－F1"組合鍵(或者選擇菜單"幫助"，選擇"這是什么？"命令)，你可以看見一個光標加大而且多了一個大問號。現在，在屏幕上的任意位置點擊，你就可以看到提示了。
呵呵干了這么多該好好喝一杯啦
哥們！！辛苦啦，來一瓶啤酒！！，接著整理，非常系統，對我這種計算機的菜鳥非常有用！！請繼續！！！！
謝謝，不錯
可以節約時間
確實有用，謝謝！
yu5644371@163.com
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馴服“搗亂”的輸入法
Windows XP或Office XP的用戶，在使用智能ABC輸入漢字的時候，會發現要輸入漢字的地方沒有出現漢字提示框，打了幾個字符也毫無反應，真讓人上火。不過，細心的用戶就會發現：在屏幕的底下，有一條字符提示框，但是很小，不容易被發現，而且，只有在輸入某個漢字的全拼時，才會出現漢字，你若用鼠標把它移到你方便看到的地方，當你再輸入字符時，它又會回到底下，真是拿它沒辦法，這是為什么呢？
想想以前使用智能ABC時，每輸入一個字符，在要輸入漢字的附近，就會出現一個字符提示框，讓你隨時選擇所需要的漢字，就像你的影子一樣，總是跟著你。會不會是你的影子沒有了？當然不會，只不過它隱藏起來了。為了找到它，我試著單擊輸入法工具欄的小三角，點擊“設置”，出現了“文字服務與輸入語言”對話框，單擊選中“中文(簡體)→智能ABC”，激活“屬性”按鈕，單擊“屬性”，出現“智能ABC輸入法設置”對話框。“風格”中有兩個選項，一個是“光標跟隨”，一個是“固定格式”(默認為“固定格式”)，我想都沒想，就單擊選中“光標跟隨”，然后一路“確定”退出，打開記事本一試，奇跡出現了，熟悉的字符提示框又回到我身邊了！
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修復Word文檔一法
近日，朋友在打開軟盤中的DOC文檔時，出現如圖所示的錯誤，按“確定”后文檔無法打開，于是向筆者請教。
筆者首先觀察該文檔屬性，但沒發現任何問題，確認軟盤并沒有問題后，將該文檔復制到硬盤上，雙擊后仍出現上述提示，無法打開。將文檔擴展名修改為TXT(文本格式)，雙擊后，文檔竟然打開了，但美中不足的是，TXT文本只支持文字，文字排版格式以及表格都沒有了。
筆者又將該文檔擴展名修改為WPS(WPS文檔)，然后用WPS Office打開修改后的文檔，發現表格、格式都找回來了。但朋友又提出排版頁數(頁面)跟原來不同，重新排版很困難。抱著試一試的態度，筆者在WPS Office中將打開的文檔另存為RTF文件(另存文檔與改擴展名有本質的差別)，然后用Word打開，發現格式好多了，頁數(頁面)跟原來的基本吻合。至此，問題已經解決。
值得一提的是，我們在存盤時可能會出現這樣的情況：明明已將Word文檔存進軟盤，但在另一臺電腦上卻找不到。這可能是保存時出了意外，原文檔變成了“~WRL0002.tmp”之類的挽救文檔(文件名常為~WRL000X.tmp，TMP為臨時文件擴展名)，文件屬性為“隱藏”。只要在“文件夾選項”中去掉“顯示所有文件和文件夾”前面的鉤，就可以找到這個臨時文件。為安全起見，可用Word打開該文檔后將它另存。
