在單位人事部門工作，經(jīng)常用Excel制作、打印各種各樣的員工花名冊。對于不同表格，領(lǐng)導(dǎo)總有不同要求，于是姓名的排序就成了關(guān)鍵問題——花名冊是一種順序，工資表是一種順序，值班表又是一種順序……在實(shí)際應(yīng)用中，排序技巧能讓你事半功倍，減少大量不必要的麻煩。下面就來看看Excel中的排序技巧吧！
以下內(nèi)容均以圖1所示的員工表格為例。
一、通常的排序
在默認(rèn)情況下，Excel對中文字符(姓名)的排序，是按漢語拼音的首字母順序進(jìn)行的。如想在升序或降序的排列方式中切換，只要選中B列(姓名)中的任意單元格，單擊“常用”工具欄上的“升序排序”或“降序排序”按鈕(見圖2)即可。
二、按筆畫排序
在公司的選舉活動(dòng)中，通常需要將姓名按姓氏筆畫進(jìn)行排序。這也不難:選中B列中的任意單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框(見圖3)，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對話框，選中其中的“筆畫排序”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”按鈕返回“排序”對話框，設(shè)置好排序的類型(升、降序等)，再單擊“確定”按鈕就行了。
小提示
經(jīng)過上述操作后，Excel的默認(rèn)排序方式就更改為按“筆畫”排序了。
三、按特殊要求排序
如果要對圖1中的“部門”列按照“機(jī)關(guān)、一車間、二車間、三車間、四車間、油庫”的順序進(jìn)行排列，可以這樣操作:執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框(見圖4)，切換到“自定義序列”標(biāo)簽下，在右側(cè)“輸入序列”下面的方框中將上述序列輸入其中，單擊“添加”按鈕。然后選中D列(部門)中的任意單元格，打開“排序”和“排序選項(xiàng)”對話框，點(diǎn)擊“自定義排序次序”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選中剛才定義的序列，確定返回“排序”對話框，將“主要關(guān)鍵詞”修改為“部門”，并設(shè)置好排序的類型(升序)，單擊“確定”按鈕即可。
小提示
★序列各元素之間請用英文狀態(tài)下的逗號隔開。
★只要按上述方法對D列操作一次，今后只要點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“升序排序”或“降序排序”按鈕，即可依據(jù)自定義序列對D列進(jìn)行排序。
四、按行排序
以上所述的排序技巧，排序的依據(jù)都是列元素，然而Excel也能根據(jù)行元素進(jìn)行排序。方法如下:選中數(shù)據(jù)區(qū)域中任意單元格，打開“排序”對話框，將“主要關(guān)鍵詞”修改為排序依據(jù)的行(如“行1”等)，并設(shè)置好排序類型。再打開“排序選項(xiàng)”對話框，選中其中的“按行排序”選項(xiàng)，依次確定即可。
五、僅對一列排序
如果只想對某一列(如“性別”列)排序，而其他列的數(shù)據(jù)保持不動(dòng)，可以這樣操作:
單擊C列列標(biāo)，選中C列，單擊“常用”工具欄上的“升序排序”或“降序排序”按鈕，或者執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出如圖5所示的提示框，選中其中的“以當(dāng)前選定區(qū)域排序”選項(xiàng)，再單擊其中的“排序”按鈕就行了。
小提示
★在Excel 2000及以前的版本中，進(jìn)行上述操作時(shí)，不出現(xiàn)此對話框，而直接對選定列進(jìn)行排序。
★這種排序可能會(huì)引起數(shù)據(jù)的混亂，請謹(jǐn)慎操作。
六、動(dòng)態(tài)排序
如果表格中有數(shù)值類型的列(行)，需要按數(shù)值進(jìn)行排名時(shí)，通常用RANK函數(shù)來實(shí)現(xiàn)。
選中F2單元格，輸入公式:=RANK(E2,$E$2:$E$63)，然后用“填充柄”將此公式復(fù)制到F列下面的單元格中，名次即可出現(xiàn)在F列相應(yīng)的單元格中。
小提示
如果將F2單元格中的公式修改為:=COUNTIF($E$2:$E$63,">"&E2)+1，也可以得到相同的結(jié)果。
