如果你想提高工作效率，那么你可以試著列一個(gè)清單，寫(xiě)上不能做哪些事。這樣往往比列一個(gè)工作清單更有效。原因很簡(jiǎn)單：你不能做的事決定了你可以做的事。
本文中詳盡列舉9個(gè)管理層人員和辦公室人員需要盡力避免的習(xí)慣。我們應(yīng)當(dāng)像關(guān)注緊急工作清單一樣，每次關(guān)注其中的一個(gè)或兩個(gè)。
1. 不要接聽(tīng)不明來(lái)電
空閑的時(shí)候你應(yīng)該多去聯(lián)系他人，但是工作時(shí)一定不能被不明來(lái)電打擾，這樣這樣只會(huì)打斷你的工作，同時(shí)，你們的交談效果也不理想。你不妨試試使用 grandcentral（接收語(yǔ)音信息的服務(wù)）或simulscribe（將語(yǔ)音信息接受為郵件的服務(wù)），讓不明來(lái)電進(jìn)入語(yǔ)音系統(tǒng)。
2. 不要把發(fā)郵件安排為早上第一件事（或晚上最后一件事）
在早上發(fā)郵件會(huì)影響你做更重要的事甚至攪亂你一天的計(jì)劃，而如果選擇將發(fā)郵件當(dāng)作晚上的最后一件事，那么你很能忘掉這件事。你可以選擇在完成至少一件十分重要的工作之后，大概上午10點(diǎn)左右的時(shí)候發(fā)郵件。
3. 不要接受沒(méi)有具體時(shí)間安排或明確截止日期的會(huì)議邀請(qǐng)
如果某個(gè)會(huì)議的宗旨明確，日程安排緊湊，那么這個(gè)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)不會(huì)超過(guò)30分鐘。 在接受某個(gè)會(huì)議的邀請(qǐng)前，請(qǐng)對(duì)方提供明確的信息，以方便你“做充分的準(zhǔn)備以及充分的利用時(shí)間”
4. 不要與人閑談
有人打給你的時(shí)候，不要說(shuō)“最近怎么樣啊？” 你可以嘗試多使用“什么事？”、“我在忙，有事嗎？”或“如果有事，請(qǐng)直奔主題。”
5. 不要不斷查收郵件——只在固定時(shí)間批量查收
我想我已經(jīng)將這個(gè)觀點(diǎn)闡述得很清楚了。遠(yuǎn)離這個(gè)象毒品一樣使人沉迷的網(wǎng)絡(luò)工具，將注意力集中在你最需要做的事上，而非不停回復(fù)他人信息。你可以考慮設(shè)置自動(dòng)答復(fù)，每天查收兩到三次即可。
6. 不要在高付出低收益的客戶身上浪費(fèi)過(guò)多的溝通時(shí)間
沒(méi)有什么方法能確保你成功，但是試圖去取悅每一個(gè)人，這絕對(duì)是通往失敗的道路。對(duì)你的客戶做一個(gè)80/20的分析——哪些是你投入20%的精力便能獲得 80%以上利潤(rùn)的客戶，而哪些卻是耗費(fèi)了80%以上的精力卻只能獲益20%的？
然后轉(zhuǎn)變對(duì)那些低獲益率客戶的策略，將他們放入自動(dòng)服務(wù)列表中。發(fā)一封郵件通知他們新的規(guī)則：提供服務(wù)的電話號(hào)碼，郵件的回復(fù)時(shí)間，最小的定單量等 等。如果他們無(wú)法接受你的新規(guī)則，那么那么向他們推薦其他人。
7. 不要盲目做事——按“輕重緩急”原則安排事情
如果你不懂得按“輕重緩急”原則安排事情，那么每件事看起來(lái)都十分重要而迫切。但若是你每天嘗試著找出一件優(yōu)先級(jí)最高的事，你會(huì)發(fā)現(xiàn)幾乎再?zèng)]有任何一 件事顯得重要或迫切。很多時(shí)候，我們只需要做一些小事（例如回復(fù)一個(gè)久久未復(fù)的電話并為之道歉，付一筆拖欠的小額費(fèi)用，拒絕再接待一個(gè)不可理喻的客戶等 等）便能使一些重要的問(wèn)題迎刃而解。解決工作量大的有效方式或許不是努力讓自己做更多，而是找出并完成那些一旦完成便能從根本上扭轉(zhuǎn)你的工作局面的事。
8．不要全天侯隨身攜帶手機(jī)
每周至少給自己一天不攜帶任何電子產(chǎn)品的放松時(shí)間。在那一天，你可以關(guān)機(jī)，或者直接把他們放在車(chē)?yán)锘蜍?chē)庫(kù)里，我每周至少周六的時(shí)候會(huì)這樣做。另外，我 建議你在外出用餐時(shí)把手機(jī)留在家里。你可能會(huì)擔(dān)心如果你在一個(gè)小時(shí)后或第二天早上才回復(fù)一個(gè)未接來(lái)電會(huì)不會(huì)有不好的影響？這個(gè)問(wèn)題在后文中將得到解答。
一位讀者朋友曾回電話給他一位同事，這個(gè)同事工作時(shí)間長(zhǎng)并且對(duì)這位讀者朋友的要求一樣嚴(yán)格，他說(shuō)：“我不是美國(guó)總統(tǒng)，沒(méi)有人會(huì)在晚上8點(diǎn)的時(shí)候需要我工作，你也沒(méi)有權(quán)利支配我，并且，發(fā)生什么大事了？”雖然他的同事已經(jīng)有些惱怒，但是答案很明顯，沒(méi)有。
9．不要指望用工作來(lái)填補(bǔ)你的非工作時(shí)的空擋時(shí)間
工作并是不生活的全部，你的朋友也不應(yīng)僅僅限于你的同事。我們應(yīng)該像規(guī)劃重要的商業(yè)會(huì)議一樣認(rèn)真地規(guī)劃自己的生活。永遠(yuǎn)不要告訴自己“我在周末前就可 以完成任務(wù)”，想想帕金森定律強(qiáng)迫自己在有限的工作時(shí)間里完成工作任務(wù)，這樣會(huì)提高你的工作效率。注意，首先完成最重要的。發(fā)郵件這樣的小事是沒(méi)有理由占 據(jù)你本就很緊張的時(shí)間的。
編者注：帕金森定律是時(shí)間管理中的一個(gè)概念，帕金森定律表明：只要還有時(shí)間，工作就會(huì)不斷擴(kuò)展，直到用完所有的時(shí)間。
