職場新人如何提高工作效率

蘇嬈語 2011-08-01

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工作5年期不到的人，經常性的會抱怨工作任務多，沒有時間學習。是不是沒有時間呢？如果去問工作滿五年的職員，他們總會說，工作就是工作，如果工作多了，就做快點，少了就做慢點，在那里沒有事情做，會讓領導說的。這里姑且不論老員工管理上的問題，但從新老職員的對話中，明顯的可以看出，新職員說的沒有時間學習，是因為工作效率不高造成的。

到底是那些因素導致新職員的工作效率低下，沒有時間來學習呢？根據眾多的新職員的表現看，主要有以下幾個方面。

工作熟練度不夠。

職場新人類，由于對工作的陌生，即使在一段時間后完全掌握了本崗位的工作技能，由于崗位的需要，不得不另外重新學其他的工作技能。在前幾年時間內，由于將來發展的不確定性，期望多學點東西以提高自己的能力，也希望多學點東西以確定自己的職業導向。這直接導致了新新職員在職場上的各種技能的不熟練，自然導致工作速度不快，工作成績不大了。

時間概念不強。

職場新人類，普遍性的沒有多少時間概念。看見事情就做，對自己的工作時間沒有具體的安排，也不清楚自己的時間到底是怎么損失的，也不明白自己所花費的時間是否合理。拿到一份領導交代的任務，不明確自己能夠多長時間做出來，沒有潛意識里的強制性概念。

任務分解能力不足。

有些復雜的工作，工作多年的好手，會仔細的把這個復雜的工作進行拆解，并逐步分類，以各個完成。

然而新人類并不具備任務分解的能力，這導致了缺乏思路無從下手，越想越繁雜，無法很好的系統的完成該項工作。

如何提高工作效率：

1、把所有工作劃分成事務型和思考型兩類，分別對待：

所有的工作無非兩類：事務型的工作不需要你動腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干擾和中斷；思考型的工作則必須你集中精力，一氣呵成。

對于事務型的工作，你可以按照計劃在任何情況下順序處理；而對于思考型的工作，你必須謹慎地安排時間，在集中而不被干擾的情況下去進行。

對于思考型的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時想，睡不著覺的時候想，在路上想，上WC的時候想。當你的思考累計到一定時間后，再安排時間集中去做，你會發現，成果會如泉水一般，不用費力，就會自動地汩汩而來，你要做的無非是記錄和整理它們而已！

2，每天定時完成日常工作：

你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個良好的工作環境，這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級的交流，瀏覽你必須訪問的 BBS，打掃衛生等等；這些常規的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成別的任務，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。

處理這些日常工作的最佳方法是定時完成：在每天預定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它！

除非有什么特殊原因（例如你在等待某個人發來的緊急郵件），否則，強迫自己在預定時刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領導匯報工作，這樣，處理這些事務的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來困擾。

3，列出工作計劃，并且用明顯的方式提示你完成的進度：

記住：工作計劃必不可少！這種計劃并不是為了向某人匯報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。

首先：在每周的開始列出本周的計劃。計劃的內容就是本周準備做哪些事情，除非是外界有嚴格時間限制的任務（例如周三必須向客戶提交出產品文檔），否則，周計劃無須設定每項任務擬訂的進行時間，也沒有必要詳細去說明任務的內容。你只需要一些提示，讓你不回忘記本周要做的工作；

然后，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當天想做的事，并安排具體時間去完成；列出所有需要打的電話，和每個電話的內容。這張時間表應該隨時在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個忠實的助手，隨時告訴你下一步工作的內容！

最后，必須進行工作計劃的總結。很多人把工作總結想得很復雜，仿佛需要把所有完成的任務的完成情況和沒有完成的任務的未完成原因都詳詳細細地書寫出來。這是一個天大的誤解！！其實，工作總結隨時都在進行，方法簡單之極：用粗筆把你做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去！！另一種總結是在我們制定每日的時間表和每周的計劃表時完成的，方法也十分簡單：把當日或當周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去！

你一定要明白，制定計劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個有序的、有準備的工作安排。因此，不要為未完成預定的任務而懊惱，而是記住這些任務，并且盡快安排去進行！同時，工作計劃還會給你帶來自信和成就感：當一個人看到面前成堆的任務被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓！

4，不要猶豫和等待，立即行動；

這一條是對以上四條的重要補充：不要猶豫和等待，立即行動。沒有任何工作會因為你回避它而自動消失，沒有任何煩惱會因為你不去想而煙消云散。你沒有別的選擇，只能去面對，只能去迎接任何挑戰。

5，安排好隨時可進行的備用任務，以不浪費你的時間

我們常常會遇到這樣的情況：需要打開或下載某個網站內容，連網速度卻慢得象爬蟲；離預定好的約會還有半個鐘頭的空余時間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什么時候會到來；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務都已完成，而下班的時間還未到來。

通常，人們遇到這些情況時，會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項工作來做。無所事事地等待是自殺的最好方法，因為你的生命會在你發蒙時一刻不停地流逝；而隨便進行一項工作，最可能的結果是工作效率極其低下，在這段空白時間過完時必須放棄手頭的沒有完成的工作，下次再重新開始。

對待這樣的空白時間最好的方法是：預先準備備用的任務，而利用這樣的時間去進行（不是完成）它！這樣的備用任務要求具備的特點是：不需要耗費大量的腦力去思考；隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續進行；沒有時間的壓力，不必在某個時間非完成不可；能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有：瀏覽報刊雜志，閱讀有益的但是非專業的書籍，查看網絡新聞，隨意訪問自己感興趣的網站，對自己已完成的工作成果進行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設計），整理文件，將顧客名單裁成小條等等。

如果你安排好了這樣的任務，你不光可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的文件柜，有價值的新聞或文章，或者在一年之內讀完了巴爾扎克的全部小說！轉自:中人網