使用電子郵件的幾個誤區

很多人覺得自己用電子郵件用得不錯，其實不然。太多的人匆匆寫就，其內容讓收件方存有疑問，于是還要花更多的時間來答疑解惑，反而浪費了建立關系、相互鼓勵、敲定交易，以及傳達重要訊息的機會。

因此，我們應避免電子郵件使用過程中的十大誤區。

誤區一：使用含糊不清的主題。“開會”、“更新”或“問題”這種字眼不適合作為郵件主題，盡量讓主題包含更多的信息。這樣一來，使用個人掌上設備(PDA)收發郵件的人就能很快了解情況，每個人都喜歡清晰明了的總結式標題。五到十個字的主題就能溝通很多信息，如“上周會議紀要及行動計劃”。

誤區二：不開門見山。首先就要把重要的信息說出來：把日期、最后期限和完成目標放在頭三行之內（如果主題中沒有說明的話）。由于PDA顯示的局限性、時間壓力、文化差異以及價值取向，很多收件人可能只看郵件的頭幾行內容。

誤區三：使用“密件抄送”(BCC)選項。即使從好里說，密件抄送功能也顯得有點偷偷摸摸，而且存在一定風險。從壞里說，密件抄送是一種欺騙和不道德的行為。而且，收件人有時會選擇“全部回復”，這樣就會發現存在密件抄送方。你應該先把郵件發給主收件人，不使用密件抄送功能，然后將已發郵件轉發給其他方，并附上一個簡要說明。

誤區四：喜歡用之前冗長的郵件往來內容來說事。很少有收件人愿意費力翻閱列在郵件正文后面的前期往來信息。應該把你的立場觀點在正文中擺明，即便附后的內容也有所交待。單單回復“好的”太籠統，不如把話講全，說：“好的，給你雇五個臨時工的額外費用。”

誤區五：忽視語法和結構。PDA的使用讓人們對語法錯誤更為寬容，但這也意味著如果你的書寫表達準確無誤，人們會對你刮目相看。

誤區六：不想寫長郵件，即使言之有物。有時，郵件的內容越長，說得就越明白，這樣就不用再添加附件，省得收件人打開附件時還要進行安全掃描。因此，不要害怕寫長郵件，但要把內容的脈絡結構理清楚。

誤區七：段落過長，內容太密集，讓人讀起來頭昏腦漲。郵件的長度并不會讓人望而生畏，但大段大段的排版卻會如此。

誤區八：忽視收件人的感受。要記住，雖然我們看不到對方，也聽不到對方的聲音，但電子郵件是一種真人之間的交流。

誤區九：認為發郵件是最好的溝通方式。電子郵件并不總是最佳的溝通方式。想讓身邊的人快速回答一個問題？不如直接去找他。發了郵件卻沒得到回復，想提醒對方？給他打個電話。希望更正式一點？那就寫一封信函。想解釋一個復雜或者敏感的問題？不妨開個會。

誤區十：忘了電子郵件永垂不朽。大多數的人都閃電般地閱讀、發送和刪除自己的電子郵件。但有一點千萬不能忘記：電子郵件永遠存儲在某個服務器上，如果我們在郵件中犯了什么錯誤，冒犯了什么人，或導致了什么困惑，到時候郵件就是最容易轉發給別人的證據。