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時間管理的七條意義2009-11-14 12:00:13 清華大學領導力培訓 經理日報 改變你的想法 美國心理學之父威廉?詹姆士對時間行為學的研究發現這樣兩種對待時間管理意義的態度：“這件工作必須完成，但它實在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它。” 當你有了動機，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習慣，只需強迫自己現在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開始，每天都從你的to do list中選出最不想做的事情先做。 時間管理意義二： 學會列清單 時間管理意義中要把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當你看到自己長長的list時，也會產生緊迫感。 時間管理意義三： 遵循20比80定律 生活中肯定會有一些突發困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發現自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理thldl.org.cn并不理想。成功者花最多時間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。 時間管理意義四： 安排“不被干擾”時間 每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關在自己的空間里面思考或者工作。這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要好。 時間管理意義五： 嚴格規定完成期限 巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所著的《巴金森法則》(Parkinson\'s Law)中，寫下這段話：“你有多少時間完成工作，工作就會自動變成需要那么多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。 時間管理意義六： 做好時間日志 你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間……把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發現浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。 時間管理意義七： 理解時間管理意義大于金錢管理意義 用你的金錢去換取別人的成功經驗，一定要抓住一切機會向頂尖人士學習。仔細選擇你接觸的對象，因為這會節省你很多時間。假設與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經驗？
一個人、團隊能否在自己的事業生涯中取得成功，秘訣就在于搞好時間管理。所以在國外，早就出現了時間管理學，現在已經發展到了第四代。管好自己，就是最高的管理。美國托馬斯·愛迪生說過，世界上最重要的東西是"時間"。美國著名的管理大師杜拉克說道："不能管理時間，便什么也不能管理"；"時間是世界上最短缺的資源，除非嚴加管理，否則就會一事無成"。 二、對付"十大時間竊賊"的妙招 管好時間，最重要的措施之一是大大減少你浪費掉的時間。時間管理學研究發現，人們的時間往往是被下述10大"時間竊賊"給偷走的： 1.找東西：據對美國200家大公司職員作的調查，公司職員每年都要把6周時間浪費在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時間。對付這個"時間竊賊"，有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。 2.懶惰。對付這個"時間竊賊"的辦法是： （1） 使用日程安排薄 （2） 在家居之外的地方工作 （3） 及早開始 3.時斷時續。研究發現，造成公司職員浪費時間最多的是干活時斷時續的方式。因為重新工作時，這位職員需要花時間調整大腦活動及注意力，才能在停頓的地方接下去干。 4.一個人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過于其他人的協助。你把工作委托給其他人，授權他們去干好，這樣每個人都是贏家。授權給別人，同時也要給他們完成任務所需要的條件。 5.偶發延誤這是最浪費時間的情況，要避免這種情況出現，唯一的辦法是預先安排工作。事前有準備，利用好偶發的延誤，你能把本來會失去的時間化為有用的時間。 6.惋惜不巳或白日作夢老是想著過去犯過的錯誤和失去的機會，唏噓不巳，又或者空想未來，這兩種心境都是極浪費時間的。 7.拖拖拉拉 這種人花許多時間思考要做的事，擔心這個擔心那個，找借口推遲行動，又為沒有完成任務而悔恨。在這段時間里，其實他們本來能完成任務而且應轉入下一個工作了。解決辦法有： （1） 確定一項任務是否非做不可，是把可有可無的任務取消掉。 （2） 把任務委托給別人--你不喜歡做的某件事，也許別人喜歡做，這樣雙方都成了贏家。 （3） 弄清楚有什么好處，然后行動起來--如果你有個重大目標，那你就比較容易拿出干勁去完成有助于你達到目標的任務。 （4） 養成好習慣--許多人的拖沓已經成了習慣。對于這些人，這就必須重新訓練自己，用好習慣來取代拖沓的壞習慣。 8.對問題缺乏理解就匆忙行動 這種人與拖拉作風正好相反，他們在未獲得對一個問題的充分資訊之前就匆忙行動，以致往往需要推倒重來。這種人就必須培養自己的自制力。 9. 消極情緒 消極情緒使人失去干勁，工作效率下降。對人懷有戒心、妒忌、明爭暗斗、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進行自我心理調適，培養積極心態。 10.分不清輕重緩急 即使是避免了上述大多數問題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達不到應有的效率。區分輕重緩急是時間管理中最關鍵的問題。所以，我們下面多花一點時間來解決這個問題。 三、區分輕重緩急是時間管理thldl.org.cn最關鍵的技巧 許多人在處理日常事務時，完全不考慮完成某個任務之后他們會得到什么好處。這些人以為每個任務都是一樣的，只要時間被工作填得滿滿的，他們就會很高興。或者，他們愿意做表面看來有趣的事情，而不理會不那么有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務和責任按重要性排隊。 時間管理技巧1.確定主次。 在確定每一天具體做什么之前，要問自己三個問題： （1）我需要做什么？--明確那些非做不可，又必須自己親自做的事情。 （2）什么能給我最高回報？人們應該把時間和精力集中在能給自己最高回報的事情上，即所謂"揚己所長"。 （3）什么能給我們最大的滿足感？在能給自己帶來最高回報的事情中，優先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。 時間管理技巧2.把重要事情擺在第一位。 根據輕重緩急開始行動根據事情的優先程度來安排先后順序的： （1） 每天開始都有一張優先表 在時間管理學上有一個"優先矩陣"：可以用來幫助確定最需要做的事： M 重要又緊迫 M 重要但不緊迫 M 不重要但緊迫 M 不重要又不緊迫 很顯然，應當按照"M、M、M、M"排工作，并且堅持不懈。 （2） 對于中、長期的工作，則把事情按先后順序寫下來，定個進度表，堅持不懈。 時間管理技巧3.持之以恒的實踐 除了上述十大"時間竊賊"之外，其他常見的"時間竊賊"還有：承諾太多，貪多不爛；喜歡開會，夸夸其談；門戶大開，迎來送往；家務繁雜、應酬過多等等。 下面是充分利用時間的一些技巧： --做好協調，工作分流； --在處理重要而耗時的事務中感到厭倦時，改而處理其他雜務，既可節省時間，又能轉換心情； --不浪費零碎時間（利用零碎時間處理雜務，延后用餐時間以免擁擠等）； --采取比較簡單的生活方式，處理好工作與生活的矛盾。 --盡量減少不必要的對外應酬，必須應酬時設法節省應酬時間。 --充分運用上下班的搭車時間（如車上想問題、記筆記、聽磁帶等）； --設計好程序和圖表（有一套好的程序和圖表有助于大大提高效率）； --每天為第二天作計劃； --每日下班前清理桌面； --在案頭設一個標有"進"、"出"、"存"三檔的文件架； --今日事今日畢，把"立即做"的工作一件件處理完； --搞好會議管理，提高會議效率。 --遇事記筆記是一個很實用的節時技巧。 時間管理學強調，事實上，時間管理技巧是找出浪費時間的毛病與改進之道只是治標；唯有鍥而不舍、持之以恒的實踐才是治本。因此，我們必須將上述方法和技巧勤加練習，使之習慣成自然。 充分重視時間管理的精細化 利用時間是一個極其高級的規律。——恩格斯 不能管理時間的人，就不能夠管理一切。——德魯克 查閱《當代企業世界》雜志的“精細化時間管理專刊”，關于精細化時間管理的解釋是：精細化時間管理是一種管理理念和管理技術，是通過規則的系統化和細化，使組織管理各單元精確、協同、高效運行。精細化時間管理強調高效，就一定注重時間管理。 因此，在這里我想就精細化時間管理理念指導下的時間管理談談自己的思考。 一、糟糕的時間管理，可憐的工作效率 汪中求的精細化時間管理團隊做過一個游戲性的數據分析，一個人以有效工作40年計算，出去各類非工作耗時，實際能用于工作的時間只有3.3年。 每天耗時 40年耗時 結余 睡眠 8小時 13.3年 26.7年 一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5年 交通 1.5小時 2.5年 20年 電話 1小時 1.7年 18.3年 看電視、上網 3小時 5年 13.3年 看報、聊天 3小時 5年 8.3年 刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6年 休假、鬧情緒、身體不適 2小時 3.3年 3.3年 站在一個國家的角度看，數據變得更為可怕：龔其國的《做事的科學》一書列舉的2006年的數據，中國消耗了全球資源總消耗的12%，僅實現了全球GDP總額的4.5%。以具體的時間數據分析，中國人一年人均工作2200小時，按8小時工作制折算為275天，每小時平均創造財富5.75美元；美國人一年人均工作1610小時，按8小時工作制折算為201天，每小時平均創造財富35.6美元。 網絡調查數據顯示，多數人出現的“垃圾工作”一般具備以下十大特征： 1、沒有具體交待啟動時間； 2、沒有具體進程安排； 3、沒有明確完成時間； 4、沒有明確工作量大小； 6、沒有獎勵或懲罰措施； 7、封閉式、單獨完成； 8、負責高管不詳； 9、負責高管過多； 10、可隨時為其他工作讓路。 這里，10大特征中的1、2、3、10等4條都是時間管理thldl.org.cn的問題。 我們平時的時間使用常常很不恰當，但往往視而不見： 比如，在我們一天的有效工作時間里，每8分鐘就會受到一次包括來人、來電的打擾，每小時約7次，每次打擾用時約5分鐘，專家的調研認為其中50%的打擾是沒有意義或者極少有價值的，因此我們一天有效工作時間中有近14的時間被這樣的打擾浪費。 還比如，我們的辦公室桌、文件柜、抽屜、計算機文件夾等亂七八糟，平均每天會為找材料、查數據花90分鐘，每周在這一項將整整浪費一個工作日的時間。 再比如，做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間多一倍，常常因為我們對此估計不足，致使計劃被打亂，反而使整體時間使用效率極大地降低。 總之，我們一直以來對時間問題認識不足，時間管理還談不上精細化。 二、重新認識我們自以為非常有概念的時間概念 人的一生以當今時代的平均壽命75歲計，一個人的生命長度實際只有3900個禮拜。我們不妨買來一個特制的精美的儲罐，里面裝上3900個彩色的玻璃珠子，每周的周末扔掉一個，我們每天會增加一份緊張，因為我們眼見著“日子”迅速減少。 韓國這些年非常流行一種“死一把”的活動。參加活動的人首先要進行一個以“生命的意義”為題的測試，留下肖像，寫下遺囑，穿上麻布做的壽衣躺進棺材里。體驗者能在棺材中聽到哭聲，大約15分鐘后，工作人員再打開棺材，體驗活動結束。目的讓人們反省過去，珍惜現在，更好地面對未來。參與者感觸：“在棺材里，我非常害怕，想起了母親和逝去的親友，我要創造一個沒有遺憾的人生。” 英國心理學家弗蘭克·托里斯博士作過一次調查：如果意識到生命是一場租賃，你會對生活有些什么樣的再認識呢？ 占24%的參與者的體會是“有了危機與壓力”； 26%的參與者的體會是“處處按規矩辦事”； 35%的參與者的體會是“珍惜身邊的一切”。 我們只需要向下列人員咨詢，就能迅速加深對時間的認識： 要體會一年的價值——去問問沒有通過升學考試的學生； 要體會一月的價值——去問問生下早產兒的母親； 要體會一天的價值——去問問日報的編輯； 要體會一分鐘的價值——去問問沒趕上火車的旅客； 要體會一毫秒的價值——去問問奧運會獲得短跑銀牌的亞軍。 從這個角度來看，我們對時間的正確認識還是有差距的。 三、時間管理的方法和工具心得 專心于一件事。 古書中最早的經典《尚書·大禹謨》中有關于精細化時間管理的論述：“人心惟危，道心惟微；惟精惟一，允執厥中。”這里的“惟一”說的是專心致志的意思，這也道出了時間管理的原則。曾國藩于此的心得是，“雖極忙，亦須了本日功課，不以昨日耽誤而今日補做，不以明日有事而今日預做”。 每一個時間段集中精力于一件事，是我們學習時間管理的首先需要注意的。我們需要利用“工作進度表”書面規定月、周、日的工作任務與目標，要在每個工作日之前為計劃中的工作做準備，并且盡量一次性處理完畢每份文件。在工作中，盡量回避干憂性電話、不速之客的來訪以及突然的約會。當非計劃的時間占用出現，為了有效處理更重要的事情時，我們必須學會說“不”。 把工作進行有效的分類。 美國通用汽車公司前總裁斯隆遵照德魯克的建議，詳細記錄了自己兩周的時間分配，有1/3是不需要的或者是不需要他親自出馬的，由此自己忙碌的事減少了15%。 時間管理上，常常用4象限圖做工作分類。比如按重要和緊急兩個維度可以分成以下4類：重要而緊急的、重要而不緊急的、不重要而緊急的、不重要也不緊急的。比如按是否親自做和是否需要匯報檢查兩個維度可以分成以下4類：親自做且必須向領導匯報的工作，約占10%；親自做但不一定向領導匯報的工作， 約占20%；可以交給別人做但要親自檢查的工作，約占30%；可以交給別人做而且可以交給別人去檢查的工作，約占40%。 很多成功者都實行“6點優先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為1的事情，完成后再全力以赴做標號為2的事，依此類推。一般認為，一個人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。 正如切斯特爾頓所說：所有的人都是平凡的，有些人因知道了這一點而成了非凡的人。 提高第一次做對的概率。 曾國藩在《與弟書》中說：“窮通由天作主，予奪由人作主，業之精不精則由我作主，然吾未見業果精而終不得食者也”。說的是做事要做到位。孔子的語錄中也有記載：“為命，裨諶草創之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產潤色之”。一份文件，起草、討論、修改、潤色層層把關，避免出錯。 我們很多同志并非沒有工作熱情，而是做事急急忙忙，草率了之，經常出現反復、重頭再來，這樣的時間效率反而更低了。 學會“間作套種”。 “間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。改變工作內容就會產生新的興奮灶，人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放松。據說馬克思研究經濟學時，累了就演算數學題，以緩解疲勞，馬克思竟然因此而在微積分領域有所成就。 這里推薦一種“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《圣經·新約》的翻譯者，他的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌繼續工作。 有一段祈禱詞是頗有助于時間管理的：“希望上帝能給我智慧，去分辨出什么能改變什么不能改變；希望上帝能給我健全的心態，讓我能夠接納我不能改變的事情；希望上帝能給我勇氣，讓我去改變可以改變的事情”。人們常常為自己解決不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而為，這樣往往會浪費時間。 當然，時間管理是個不小的題目，還有很多方法可以討論，比如凡是可以交派下屬去做的就授權和交派下去、按照生理節奏變動規律曲線圖來安排工作、日程表留有回旋余地以便應對突發事件等。 這些，有待以后分享。
總裁的時間管理其實就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要。 總裁的時間管理對一個大型公司來說，已經成為了一項重要的事情，因為他要在有限的時間之內處理最重要的事務。 美國財富雜志曾經有一個報道高級主管是如何分身乏術的例子。高級主管的一天時間是十分忙碌的，一個接一個的會議，電話不斷，很多的研討會，甚至于吃飯時也有人向你匯報，這叫早餐匯報，或者叫午餐匯報。這些高級的主管們，既要有宏觀的眼光思考公司的長遠大計，又要聚精會神地盯著公司的那些營運的瑣事。前任惠普總裁，還有東南航空的最高執行長官，天美時鐘表的最高執行長官，這些名人幾乎是常年在外。他們沒有時間跟客戶溝通，要接受采訪，甚至還要跟總統開會，他們有什么秘訣來管理時間呢？ 答案就是：總裁的時間管理其實就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要。 前任惠普公司的總裁格拉特把自己的時間劃分得清清楚楚，他花20%的時間和客戶溝通，35%的時間用在會議上，10%的時間在電話上，5%的時間在看公司的文件上，剩下的時間用在和公司沒有直接或間接關系，但卻有利于公司的活動上。例如接待記者采訪，預備商界共同開發的技術專案，或者總統召集他們參加有關貿易協商的咨詢委員會。當然每天要留下一些空檔的時間來處理那些突發事件，例如接受新聞界的采訪。 美國第二大電腦公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時間都不在公司。他怎么會有時間和客戶溝通？關鍵在于授權。他聘用一些退休的主管來擔任這項工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通？仍然可以掌握到客戶需求。庫拉特還授權別人替代他到外界去演講。因為他有授權，所以他才有更多的時間。 越來越多的高級主管時間管理thldl.org.cn，讓別人來掌握自己的時間表。這并不代表失去了自我控制，相反地，主管可以自由地針對目標和策略做更廣闊的思考。當然，這必須有一位得力的助手才行。美國東南航空公司的最高執行長官凱勒赫，他授權一位副總裁（是他的法律秘書）全權管理他的時間表。每天副總裁都會給他一張待處理的單子，里面的事情分成兩類，一類立刻完成，一類是最遲可以延長到明天早上完成的。這個效果非常神奇。 打造私人專屬的時間管理清單 要有一份時間管理清單 你需要知道有哪些事情落在了你的頭上，并且對它們進行追蹤——它們就是前面提到的從漏斗頂部進來的那些事情。這就需要你有一份清單，應該列出需要你做的事情的清單。普通的時間管理方法/方式/體系花費了大量的時間在這份清單上面。比如大多數的時間管理公司都會提供各種印制好的表格來讓你列清單，通常這些表格都放在一個看起來很重要的文件夾里，以便讓你可以拿著它到處走——到機場去、到會場去、到酒吧里去炫耀賣弄。這種表格和文件夾即是所謂的“體系”，有些人就靠著出售它發了財，這些人真厲害，我倒希望我也能想得出這么好的辦法來賺錢。 當然，它的本質實際上簡單得多。你只需要一張紙，現在我從我的日歷上撕下某天的那一張，然后用它的背面來寫清單，下面就是我那天的清單。 這里我要先聲明一下，有時我會像這樣給出一些例子，是以我自己的工作方式和經歷做的例子。我這樣做并不是因為我覺得你們需要多了解我一些，而是為了下面兩個原因。 首先，我想讓你們看到，一個普通人是怎么運用這些方法并發揮它們的效力的（你們會在案例學習中看到其他人的例子）。我不知道你們是否贊同，但我認為最好是采用真實生活中的實例，而不是虛構例子來進行講解。而且，我也覺得我自己非常善長把事情做得事半功倍。可以說我的工作時數并不多，但我完成了不少事情，而且對于工作與生活中的平衡我也掌握得非常好。我就是用本書中談到的理念和技巧做到這一點的。 關于上面的清單： 這是一份確立了優先順序的清單。越排在前面的事情越重要。在本書的第二部分，我會更加詳細地介紹如何確立優先順序。 我的這份清單中并沒有寫下所有的事。一些事情存在我的腦海中，比如，我的清單中沒有寫“愛我的妻子和孩子”，但這件事在我的優先順序中排在第一位。有些人喜歡把所有的事情都寫下來，但對我來說，那就有點兒過于繁瑣了，不過你可以自行選擇你喜歡的做法。 列出你自己的清單 現在讓我們來看看你怎樣列出自己的清單。 然后，你需要把清單寫在某種電子設備中（電子記事本、電腦、手機，等等）或者某些豪華的時間管理清單文件夾內嗎？我之前說過的一些話好像是在否定這些工具，因為我自己并沒有用這些工具。這些東西有自己的用處，而且對有些人來說確實很有幫助，但關鍵不在這里。對于不同的人來說，不同的工具有不同的效果。所以，在談到列出清單的時候，你應該選擇最適合自己的工具。不管是紙張還是電子設備，豪華版還是簡化版，還是把它們結合起來使用……同樣地，你也可以選擇你自己喜歡的做法。 Specific：具體的 Measurable：可測量的 Achievable：可以完成的 Realistic：實際可行的 Time-bound：有時間限制的下面是對這些詞的詳細解釋。 假設我已經把我的目標全部寫下來了，下面我就把它們當作例子來講解我是怎么達到SMART標準的。 1.變得健康。我過去跑過馬拉松。我的兒子曾經跟我商量過一起參加倫敦馬拉松賽，但我可能不會再去參加了。我們兩個人都很忙，而且不管他怎么想，我都不愿意讓自己的身體再經受一次那樣的折磨了。我真正想做的就是每周跑步四次，每次跑五公里。這就是SMART。 2.謀生/寫作/《游歷》。這個目標具體來說，就是寫成初稿100 000字的小說，并在6個月之內完成。 3.項目管理培訓和咨詢——維護現有客戶。這一項里我的目標是，在今年開展100天的培訓和咨詢。 4.項目管理培訓和咨詢——拓展新業務。在這一項里我的目標是，在今年的12個月內，每月獲得25 000歐元的銷售收入。 5.使公司收入增加50％（在本個財政年度內）。 6.學習演奏一種樂器。現在我必須承認，當我在寫作這本書的時候，這個特定目標并不那么SMART。比如，我還沒有確定我想學習演奏的到底是什么樂器，但是現在，我已經讓這個目標變得SMART了，因為它變為：在今年年底前決定學習哪種樂器，并且購買那種樂器。這下子終于SMART了!（這可能也算不上什么，這個目標在變得SMART之前幾乎沒有任何進展。然而現在至少我有了目標來朝著它前進，這只是讓目標變得SMART 的好處之一）。現在你來列出你自己的清單。首先你需要把所有的事情都清理出來，寫在紙上。你可以采用以下步驟作為提示，或者作為核對表，來幫助你把所有事情都想到。
2.現在做一些延伸。你的家庭生活如何，你的近親，然后你的遠親呢？寫下任何進入你腦海里的東西。 3.下一步，你的工作如何？對此需要做些什么事？把這些事項加入你的清單。 4.如果想得到更多的提示，你可以迅速瀏覽一遍本書第五部分的案例學習，如果想起其他任何事情，把它們也添加到你的清單里。 5.你的清單初稿就完成了。 開始行動吧！寫下你的清單初稿。 你的清單是動態的 你的清單并非永遠固定不變，它是動態的，可以進行調整變化。比如，當我簽下合同寫這本書的時候，我就改動了清單。我當時在寫一本名為《游歷》的小說，現在我必須暫時停止那本小說的寫作，把精力放在本書的寫作上。所以現在我的清單看起來是下面這個樣子了： 加在《游歷》上的方括號表示現在它暫時不在優先順序清單中，也就是說這一事項沒有優先順序——在本書沒有完成之前，不會繼續《游歷》的寫作。所以，這個清單是可以改變的（可能你想知道我新添加進來的事項——寫這本書，是不是也符合SMART標準，其實它是符合SMART標準的。我必須在規定的時間前寫完讓出版商滿意的稿件）。 你也需要一本記事簿 你也需要用一些方法來追蹤約會。你可以使用紙質的記事簿，也可以使用Outlook軟件，還可以用最新最時尚的電子管理設備——你的手機。上時間管理課的時候他們給你的文件夾也可以用，或者用節假日時從各種供貨商那里得到的贈品——可以放在你的上衣口袋里的小記事本。 我曾經使用一種記事簿，我女兒每到圣誕節都會送我同一個品牌的記事簿。因為有其他人也需要知道我的日程安排，所以我后來改用了電子記事簿，這樣我就可以把日志用電子郵件發給他們。我用的Excel軟件來記日志。 用你之前做好的清單和記事薄來追蹤你的約會，這樣你就擁有了做到有效時間管理清單的所有必備品。 你的每日時間管理清單 大多數的時間管理thldl.org.cn方法都會談到每年、每半年、每月、每周、每日的目標或清單之間的差異，對于我來說，那未免過于復雜和沉重了。 在我看來，輸贏就存在于每日的層面上。你每天選擇要做的事情和不做的事情，這就決定了你能夠向你的目標邁進多大的一步，所以你需要有一份每日清單。你需要每天都做出決定，決定要做哪些事，不做哪些事。每日清單看起來就像下面的樣子，這是我在寫作本書期間某天的清單。而且，案例學習部分的一個當事人談到一些情況，可能你也會產生共鳴。她說：“當我列出每日清單的時候，我基本上都不能完成上面的每件事，這讓我有了一種挫敗感。今天當我看到清單的時候，我感到很焦慮，因為我在心里告訴自己，我應該完成7個事項，但我只完成了4個。” 不能完成某些想要做的事項，這種情況導致的挫敗感和焦慮感可能會引發混亂，會造成我們正在做一件事，而思緒卻在另外的地方為我們不能完成的事情而煩躁。最終，我們再也忍受不下去了，于是就跳到其他事情上。然后我們就開始為那些半途而廢的事情煩躁了，而且，我們尚未開始處理的其他事情總是會存在。不僅如此，由于我們的思緒一直在其他事情上，所以我們應該專注于某件事的時候卻心不在焉。 下面的方法解決了所有的問題，因為我們每天在一開始就決定了要做哪些事，不做哪些事。 方法步驟： 1.檢查你的生活清單，看看哪一件事需要你今天采取行動。對這樣的事情，在你的每日清單中寫下需要做些什么。 2.看看你的記事簿，是否有其他比如約會之類的事情需要填寫在每日清單上。 3.問問你自己，是否還有其他事情，可能需要今日完成。 4.這個清單是你的入圍事項清單——可能完成的事情的清單。 5.現在在你的清單上，用A、B、C、D分別標注出每個事項。 6.這四個字母的含義如下： A我今天必須我完成。如果完不成的話，行星就會相撞，恒星就會隕落，老板就會躁動，股價就會暴跌。對于A類事項，你要盡全力去做。但它真的那么重要嗎？不能等等嗎？看看下面的更多的分類吧。 B如果今天做完的話會很不錯。 C實際上我今天不會完成這個事項。 D刪掉它。我可以找別人來做這件事。 7.先做所有的D類事項，也就是把它們從清單中刪除。 8.現在做所有的A類事項。 9.當你完成了所有的A類事項后，就停下來，回家去。走吧——走！B類和C類事項怎么辦呢？答案就是，今天先忘掉它們，改日再做。這里有幾個值得注意的地方。在這一天中，如果有新的事情出現了怎么辦呢？那么，你就要把這個新的事項添加到你清單中，然后給它歸類。如果是屬于A類或者D類，你就處理它，如果不是，就算了。 如果這一天結束了，而你的某個A類事項沒有完成呢？那么它就不可能是A類事項，對不對？當這種情況發生的時候，要留意，這可以幫助你提高日后對A類事項的判定能力。這樣下去，你應該很快就擅長于給事項分類了。 我喜歡把我的清單組織成這個樣子（a）需要寫作，（b）需要打電話，（c）開會和其他要做的事項，比如鍛煉身體什么的。現在再來看看我的每日清單。 通常，列出每日清單是我每天早上做的第一件事，或者是前一天晚上做的最后一件事，后面這種做法要好得多。如果我在早上列清單，就會總是在早上一起床就做，但是在前一天晚上做這件事要好得多，要把列清單作為你在回家前做的最后一件事。之所以說這樣做比較好，是因為你清單上的事項就會進入你的潛意識，在你腦海里不斷地醞釀發酵，然后往往是到了第二天早上，你對這些事項就會有更明晰的看法，或者產生了新的見解。有時候在前一天怎么也解決不了的難題，到第二天早上醒來后就想出了辦法。如果你有過這樣的經歷，你就會明白我是什么意思。 效果維持 之前我曾經提到過，我們需要用新的做法和習慣來取代那些舊的，如果你已經完成上述練習，那么你就嘗試過新的做法了。但是，一般來說，這并不足以形成新習慣，你需要每天都這樣做，直到你記不起你什么時候不曾這樣做過為止。有些人通曉關于改變行為的知識，他們認為至少需要21天堅持不懈的重復才能養成新的習慣。所以在本章末尾，我安排了一個30天的日歷。如果你不想直接在書上留下印記，就復印一份，在接下來的30天里按照這個日歷行事。 處理意料之外的事件 可能你會發現，這個ABCD分類法在有些日子里很有效，但是在另一些日子里，你的良好愿望會被一些意外事件所干擾，比如會出現某些障礙、危機、“滅火”行動之類的事情。下面就來講講如何處理這些情況。 這表示，你平均每天要花3個小時（15個小時除以5天）來處理意外事件，這也很正常。那么你可以從下周開始，把這個因素也納入你的每日清單里。加入一個稱為“處理意外事件的時間——3小時”的事項，歸入A類。注意，如果你度過了這樣的一周： 如何對付“小事情” 有一位女士是本書案例學習部分中的當事人，在跟我合作的早期，她說：“我通常的做法是列出一個龐大的清單，然后挑出每天需要做的事項，但是我先做那些我覺得可以迅速完成的事項。可是它們占用的時間一般都比我預計得更多，這樣我就沒辦法做重要的事情了。”她還談到：“而且我還發現，一天之內一般也會冒出五六件新的事情來，我覺得馬上處理掉它們會更容易些。但是事后想一想，是不是應該把它們加入到清單里，然后先做我的重要事項呢？” 我們大多數人都遇到過她所描述的情況， “其他事情”、“小事情”、“瑣事”、“我覺得很快就做完的事” 常常都會出現。我們決定把這種事情先處理完畢，這樣我們就可以把時間放在真正重要的事情上了，然而不幸的是，雖然很多傳統的時間管理書籍和體系都贊成這樣的做法，它卻是錯誤的。我著重強調這一點，是因為很多人都把 “時間管理”和“極限時間管理”這兩個不同的概念混淆了。 舉例來說，現在市面上有一本很有名的時間管理書籍，戴維·艾倫寫的《盡管去做：無壓工作的藝術。在這本書中，作者談到了“兩分鐘原則”。這個原則說的是，如果你可以在兩分鐘之內把一件事完成，那么你就應該做這件事，把這件事處理完畢。如果你只是想成為一臺高效率機器的話，這個辦法就太好了，因為這可以提高你的效率，增加你的產出。 但是如果你想做到事半功倍，真正擁有時間管理的智慧，也就是說你想要不做有些事情，“兩分鐘原則”就沒有用了，因為依照“兩分鐘原則”來做事你會完成一大堆瑣事，而做那些事情花費了你的時間——寶貴的、不可替代的時間，所以請忘掉“兩分鐘原則”吧，我們還是來看看如何處理上面談到的情況。 1.如果你有一連串的瑣事要做，你應該問自己的第一個問題是：其中哪些事——如果有的話，是真的需要今天完成的？這里仍然是使用ABCD來給它們分類。 2.就像前面提到的案例學習中當事人的情況一樣，一天當中會不可避免地冒出其他必須做的事情來，也就是A類事項，因此你要在一天當中設定一個時間，在那個時間里你所有的A類事項必須完成。這就意味著，你會有一個計劃好的時間來完成所有你已知的A類事項以及當天中不可避免地冒出的A類事項。但是注意，不是所有在當天冒出的事項都屬于A類——如果不是A類就不要做它。你可以使用我們前面一節中討論過的技術，來估算你需要多長時間來完成這些當天冒出來的A類事項。 超前工作 終于，美妙的情況出現了，如果你已經把今天所有的A類工作都完成了，你可以開始做明天的工作而不是回家去，換句話說，列出明天的清單，把事項分成ABCD四類，刪除所有的D類事項，然后從A類事項開始做起。這樣，你今天就在做明天的事情了，這就是“超前工作”。像這樣做事情，到周末的時候你就會發現要做的事情減少了，因此周五你就不會過得很緊張，或者你可以早點回家去，如果你的公司實行某種形式的彈性上班制度的話；或者周五也不用上班，而是愉快地度過一個長周末！
我對時間管理的定義就是在有限的時間內將事處理好。時間管理經驗1.我對事件的管理2.我的時間管理工具之筆記本3.我的時間管理工具之軟件。 我把事分為兩類：事件和事情。 事件有明確的時間。比如2點的會議，中午12點要和客戶吃飯。 事情很好理解，就是一件件的事，通常沒有明確的時間要求。比如你要去商店買東西，這個事情你可以周日去，可以在周日的任何時間去。事是怎么產生的？ 1、自身大腦。比如我們覺得周日要去買衣服，我希望在周日約某人吃飯。 2、郵件。這是上班族最多的信息來源。 3、電話和口頭。這種事情最容易忘記，因為它來自外界，而且不象郵件那樣有跡可循，常常是當時如果不行動或記錄，很快就會拋到腦后。 時間管理經驗1.我對事件的管理 1、如果我在網上：我看到了學校這周的課程表，我把自己需要上的課和時間立刻錄入google calendar；如果有客戶約我吃飯，我立刻將時間和對象錄入google calendar。 2、如果我不在網上：朋友電話告訴我，周末早上7點去爬山吧，如果我去，我立刻將"07:00 香山"錄入我的nokia e71的日歷中。 3、我利用goosync，將手機上的日歷和網上的日歷進行同步，具體步驟請看我的"統一你的行事歷"。 因為手機我隨時隨地攜帶，即將發生的事件總是顯示在屏幕上，還會提前用鬧鐘提醒我，這樣約會、開會和吃飯我就不會忘記和遲到；每個月15日報銷的時候，我打開google calendar，這樣每張出租車票和餐費發票是怎么來的，我一目了然。 下面我介紹我對事情的處理方法，首先先介紹我使用過的工具和我的看法。 時間管理經驗2.我的時間管理thldl.org.cn工具之筆記本 優點：可以隨時攜帶，方便記錄。我曾經將每個事情都用黑色筆記錄在筆記本上，完成一個用紅色的筆劃掉一個，這是我剛開始實踐時間管理的方法，也算提高了我的時間管理能力。 時間管理經驗3.我的時間管理工具之軟件（outlook等） 優點：利于檢索，方便組織管理，功能強大。尤其是outlook，我們可以很方便的在郵件后加注標志，提醒自己處理。對于工作主要以處理郵件的人來說，outlook是一個非常好的時間管理工具。 我的時間管理工具之即時貼 優點：醒目；缺點：瑣碎！ 所以只有特別重要的事情，我用即時貼來加深印象，但決不能用它來管理事件，否則你會陷入即時貼的海洋。 那么每個人都可以猜到我現在用的事件管理工具了，沒錯，就是網絡！下一篇來介紹我如何用網絡工具來進行時間管理。 |
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