《民營企業檔案管理指南》之四：科技檔案的整理方法

    一、科技文件材料的形成
    科技文件材料是記錄和反映本企業科技技術活動的文字、圖表、聲像等技術文件的總稱。
    按照科技文件材料的形式來分,主要有文字材料、圖樣材料、目錄和表格材料、聲像材料、機讀文件等幾種基本類型。
    按照科技文件材料的內容來分,主要有基建項目、設備儀器、工業產品、科研課題等幾個類別。
    二、科技檔案的整理方法
    (一)科技檔案的分類
    科技文件材料在經過歸檔之后即轉化為科技檔案,對應科技文件材料的幾個大類,科技類檔案一般分為基建檔案(項目建設檔案)、設備儀器檔案、產品檔案、科研檔案等大類。大類下面還可以再分屬類,一般基建類按項目,產品類按品種,科研類按課題等分設二級類目。如果二級類目下檔案數量仍然很多,還可設置三級類目。但分類時類目層次不宜過多,一般民營企業的科技檔案分到二級類目就已經可以了。
    (二)整理的準備工作
    1、制定科技檔案立卷歸檔制度,明確每一類科技檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔份數。其中歸檔范圍可參見附錄一的《各類文件材料的歸檔范圍及保管期限表》,科技檔案歸檔制度可參見附錄一的《各類文件材料的歸檔制度》。制定歸檔制度的作用主要在于加強檔案的積累和收集工作,保證科技檔案的齊全完整、及時歸檔。
    2、制定科技檔案分類編號方案。在本企業的檔案分類編號方案中明確每一類科技檔案的分類代碼和編號方法。檔案分類編號方案可參見附錄一。
    (三)整理方法與操作步驟
    1、收集文件材料,及時齊全完整。
    在各類科技活動開展的過程當中就應該十分注意科技文件材料的形成和積累,并且有意識的進行初步整理,將不同階段、不同項目、不同產品、不同課題的科技文件材料分開來存放。在整個科技活動結束之后,要及時補充收集相關材料,確保整個科技活動過程中形成的科技文件材料的齊全完整。
    2、科技文件材料的組卷
    組卷,是在一個大類下,對一個項目的科技文件材料進行分類、組合的過程,也就是把一個項目的全部文件材料,分成一個或多個案卷的過程。科技檔案組卷整理時,最重要的就是根據其成套性的特點,結合考慮科技文件材料的種類,采用靈活適當的方法,最終來確定案卷。
    最常見的組卷方法有以下幾種:
    (1)按結構組卷:產品、設備按組件或部件組卷,基建項目按分項工程組卷。如機床可按動力部件、支承部件、輸送部件、控制部件和輔助部件等分開進行組卷;大型基建項目可按地基與基礎工程、主體結構工程、建筑給排水及采暖工程、通風與空調工程、電梯安裝工程、外墻裝飾工程等分開進行組卷,如果分項工程的文件材料仍然很多,還可對分項工程進一步細分;
    (2)按程序或階段組卷:即按生產程序或工作階段來進行組卷。如工業產品的工藝、工序文件,或科研課題研究過程中產生的文件材料,均可按其產生形成的順序組卷。
    (3)按專業組卷:即按生產產品或基建項目的專業性組卷,如基建項目的圖紙可按建筑圖、結構圖、水、電系統圖等專業的不同分開來組卷。
    (4)按問題組卷:就是按照科技文件材料所反映的問題立卷。一般用于文字材料的組卷當中。
    另外在對科技文件材料進行組卷時,還應該注意以下幾點:
    (1)直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目里組卷。
    (2)引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。
    (3)一個單位保存了一套相關的通用圖、標準圖并已單獨組卷的,在采用了這些通用圖、標準圖的項目中,其科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并標注標準圖、通用圖的圖號。
    (4)底圖以張為單位單獨保存和管理。
    (5)產品更新換代或更換零部件時,保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在產品案卷之后。
    (6)設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機科技文件材料單獨組卷。
    3、卷內科技文件材料的排列
    卷內科技文件材料的排列,一般分情況按以下順序排列:
    (1)基建類案卷按項目依據性材料(項目報建、審批、紅線圖、拆遷協議等)、基礎性材料(含地質勘探報告等)、工程設計(含初步設計、技術設計、施工設計等)、工程施工、工程監理、工程竣工驗收等順序排列。另外,由于基建項目的文字性材料不多,一般集中將其放在本項目基建檔案的首卷。
    (2)設備類案卷按設備依據性材料、外購設備開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等順序排列。一般隨機圖樣單獨組卷,但與同一臺套設備的其他材料一起編號、排架。另外,一些與基建項目同時進行安裝、調試的大型設備,一般放入基建檔案中。
    (3)產品類案卷按產品前期調研(含市場調查、合同、協議等)、開發設計(含初步設計、技術設計)、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程序,或按其產品系列、結構排列。
    (4)科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。但為了方便查找和突出重點,也可將課題鑒定和獲獎證書等材料放在首卷。
    (5)工程(項目)建設類,如計算機軟件系統開發設計、大型企業技術改造項目等。一般按項目工作階段的次序排列,如準備階段、實施階段、總結驗收階段等。
    (6)案卷內管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。
    (7)案卷內科技文件材料排列文字在前,圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前,原文在后。
    4、卷內科技文件材料的整理
    (1)編頁號
    裝訂的案卷每卷均從1開始編流水頁號,凡是有內容的頁面均要編頁號,頁號位置正面編于右下角,背面編于左下角,圖紙編于標題欄右上角。成本成冊且本身已有正確頁碼的文件可不用再編頁號,直接置于本卷最后。編頁號時建議采用打碼機。
    不裝訂的案卷要求每份文件單獨裝訂,單獨編頁碼,并且在每份文件的首頁右上角空白處加蓋檔號章,圖紙則蓋于標題欄的右上角。檔號章式樣如下圖,填寫方法參見《科技檔案卷內目錄》中的相同項目。

    (2)圖紙的折疊
    案卷內圖紙應按張折疊,以A4型大小為標準,折疊方法保持一致,折疊后標題欄露在右下角,盡量減少折痕,折好后依圖號順序排列。如果是需要裝訂的案卷,圖紙折疊時應留出裝訂位置,折疊后應能完全打開,不影響閱讀和利用。
    5、目錄及封面的填寫
    (1)填寫《科技檔案卷內目錄》
    《科技檔案卷內目錄》放在卷內科技文件材料之前。某些圖紙原來已有圖紙目錄的,應保留其目錄,可不另外編制卷內目錄;如果圖紙目錄與圖紙排列不相一致時,應當重新編制卷內目錄,原圖紙目錄保留,并編頁號。《科技檔案卷內目錄》的樣式見下表:

科 技 檔 案 卷 內 目 錄

檔號：

    其主要項目的含義及填寫要求如下:
    ① 檔號:一般由分類號+項目號+案卷號組成,具體由本企業的檔案分類編號方案確定。例如:基建檔案的第一個工程項目的第一個案卷,它的檔號可編為:B1—1。
    ② 序號:科技文件材料在案卷內排列件數的順序號,每卷均從1開始,用阿拉伯數字依次標注。
    ③ 文件編號:填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。
    ④ 責任者:填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者。
    ⑤ 文件材料題名:填寫科技文件材料標題的全稱,如果原有標題不能反映材料內容(如“通知”、“報告”等),則應將文件內容歸納一個標題,用“[  ]”括起來,以便查找檢索。
    ⑥ 日期:填寫科技文件材料的形成日期。
    ⑦ 頁次:填寫每份科技文件材料的起止頁號。裝訂的案卷也可以只填開始的頁號,但最后一份科技文件材料必須填寫起止頁號。成本成冊且本身已有正確頁碼的文件可直接在此欄標明頁數。
    ⑧ 備注:科技文件材料如有需要特殊說明的情況可在此欄填寫。
    (2)填寫案卷封面
    科技檔案案卷封面印制于檔案盒的正表面,也可采用內封面形式(即軟牛皮紙印制的封面),案卷封面的樣式見下表:

 

     其主要項目的含義及填寫要求如下:
    ① 檔號:一盒一卷時,檔號與《科技檔案卷內目錄》上的檔號相同;一盒多卷時,則需填寫案卷起止號。如基建檔案的第一個工程項目的第一至第三卷裝于同一盒,則檔案盒封面上檔號一欄應填寫:B1/1—3。
    ② 檔案館號:由檔案館填寫,民營企業此項可空。
    ③ 案卷題名:科技案卷的標題,應簡明、準確的揭示出卷內科技文件材料的內容,基本格式為:工程項目(設備、課題、產品)名稱+階段(結構)+文件材料名稱,一般不超過50字。例如××公司辦公樓電器照明施工圖。
    ④ 立卷單位:填寫負責科技文件材料組卷的部門。如基建檔案的立卷單位可填寫企業工程部門,設備檔案可填寫設備管理部門,如果是由企業檔案室立卷的,可填寫企業檔案室。
    ⑤ 起止日期:填寫案卷內科技文件材料形成的起止日期。
    ⑥ 保管期限:填寫組卷時該卷檔案所劃定的保管期限。
    ⑦ 密級:依據企業保密規定填寫卷內科技文件材料的最高密級。
    一盒一卷時,檔案盒封面上的各項目必須填寫清楚;一盒多卷時,檔案盒封面除“檔號”一欄之外,其他項目均可不用填寫,但盒內每個案卷的封皮上各項目必須填寫清楚。
    (3)填寫備考表
    備考表一般印制在封底或檔案盒的內表面,其主要項目及填寫要求如下:
    ① 說明:用以說明卷內科技文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供利用過程中需要說明的問題,以反映卷內科技文件材料的完整齊全程度及缺損、修改、補充等情況。
    ② 立卷人:應由立卷責任人簽名。
    ③ 立卷日期:填寫完成立卷的日期。
    ④ 檢查人:應由案卷質量審核者簽名。
    ⑤ 檢查日期:填寫審核的日期。
    ⑥ 互見號:填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式,并用括號括起來。
    (4)填寫《科技檔案分類目錄》
    《科技檔案分類目錄》是科技檔案的案卷級目錄,是按照科技案卷的排列順序,逐卷登記每個案卷基本情況的案卷登記表,是查找科技檔案最基本的檢索工具,也是進行科技檔案統計、移交、檢查的重要依據。《科技檔案分類目錄》的主要項目有類別、檔案號、案卷題名、立卷單位、起止時間、密級、保管期限、張數、備注等,樣式見下表:

科 技 檔 案 分 類 目 錄

類別： 

    其中案卷題名、立卷單位、起止日期、密級、保管期限的填寫內容均與案卷封面相同,其他幾個項目的含義及填寫要求如下:
    ① 類別:填寫科技檔案的大類或屬類名稱。
    ② 檔案號:即《科技檔案卷內目錄》中的檔號。
    ③ 張數:填寫案卷的總頁數。
    ④ 備注:說明案卷的變化情況,如銷毀、移出、殘缺、破損、發霉、字跡褪色等。
    6、封裝
    (1)裝訂
    案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。
    裝訂的案卷要求去除文件上原有的金屬物;以A4大小為標準,向左和向下取齊,大張的文件要折疊,殘破的文件要修補裱糊,未留裝訂線的要補貼加邊。裝訂時的排列順序為:案卷封面—科技檔案卷內目錄—科技文件材料—封底(含備考表)。裝訂時采用三孔一線的裝訂方法,裝訂文件左側,要求裝訂后整齊、牢固、不影響閱讀。
    不裝訂的案卷,要求卷內每份科技文件材料單獨裝訂,單份文件裝訂時要求去除易銹金屬物、塑膠封皮等,單份文件較薄時可采用衣車縫邊、膠劑粘合、不銹鋼釘等方法,單份文件較厚時可采用三孔一線的裝訂方法,具體可參見企業管理檔案單件歸檔時的裝訂方法。成本成冊本身已裝訂好的單份文件可保留原裝訂。
    (2)裝盒
    對于裝訂的案卷,裝盒時依據案卷的厚度可一盒一卷,也可以一盒多卷,裝滿為止。但不同項目的案卷不能裝在同一盒。
    對于不裝訂的案卷,裝盒時只能是一盒一卷,在案卷的最前面放置一份《科技檔案卷內目錄》。裝盒時采用適當厚度的檔案盒以節省和充分利用排架空間。
    (3)填寫檔案盒背脊
    檔案盒背脊主要有三個項目:保管期限、檔號、案卷題名,其樣式見下表:

    當一盒一卷時,三個項目的填寫內容與案卷封面上相同。當一盒多卷時,保管期限項填寫盒內案卷的最長保管期限,檔號項則填寫分類號加案卷起止號,案卷題名項可不填寫,但為了查找方便,可將盒內每個案卷題名分別列于其上,如本身案卷題名很長,則需將其簡化,只標示出工程項目(設備、課題、產品)名稱+階段(結構)名稱,再加“材料”二字即可。
    7、制作檔案目錄
    科技檔案目錄要求按大類分開來裝訂,即基建檔案(項目建設檔案)、設備儀器檔案、產品檔案、科研檔案分開來裝訂成至少一本。裝訂順序為:科技檔案分類目錄+科技檔案卷內目錄。
    科技檔案目錄的封面和背脊均需制作標簽,將全宗名稱、全宗號、類別等項目交代清楚,科技檔案目錄一般要求制作一式兩份,一份用于日常檢索,一份用于備份。