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作為財務人員，你可以在知道Excel基礎的情況下精通十幾個函數(shù)就行了，你可以甚至沒必要懂得VBA應用，但你不得不會Excel【數(shù)據(jù)透視表】。那什么是數(shù)據(jù)透視表呢，數(shù)據(jù)透視表好學嗎，它是干嗎用的？
簡單地說，數(shù)據(jù)透視表就是對數(shù)據(jù)交叉匯總分析的表。他可以對Excel表里的數(shù)據(jù)、其他工作薄里的工作表數(shù)據(jù)、關系型數(shù)據(jù)庫和OLE數(shù)據(jù)集數(shù)據(jù)匯總分析。
聽起來是不是暈了，你也許會說這太專業(yè)了吧，實際一點也不專業(yè)，也許專業(yè)人士還會說我太外行了呢。
數(shù)據(jù)透視表最大的特點就是易學易用，一般人員學習一周時間就完全學會了；對大量數(shù)據(jù)匯總分析簡單實用；對數(shù)據(jù)交叉應用，讓你得心應手；簡單的拉拉扯扯就會得到你需要的各種分析匯總數(shù)據(jù)。
談到數(shù)據(jù)透視表這么多好處，那需要注意的是什么，這在好多人學習過程中都遇到過，好多有關數(shù)據(jù)透視表的專業(yè)書也忽視了這一點。數(shù)據(jù)管理的好壞是學習數(shù)據(jù)透視表的關鍵。
下面我用實例做演示，這是從一個會計軟件導入的管理費用數(shù)據(jù)到Excel表里，我對Excel表做處理，所做的處理就是為領導使用的數(shù)據(jù)分析表。
一、首先導入數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)加以修改，做成我們需要的數(shù)據(jù)表：  導入后刪除A、B、J、K和L列，這些數(shù)據(jù)對我們沒有用。
我們從編輯欄里可以看出來，【科目名稱】里有空格，要對空格做處理如下：
 第一步：選擇A列點擊選項卡【數(shù)據(jù)】—【分列】—【分隔符號】；
 第二部：復制【科目名稱】，選擇【科目名稱】按Ctrl+C，然后點擊下一步，選擇空格，再點擊下一步；
 第三步：選擇【不導入此列】—確定【完成】，然后復制【科目名稱】Ctrl+V即可。
 第四步：選擇A列，按鍵盤F5，點擊【定義條件】， 選擇【空值】后【確定】；
  第五步：鍵盤按等號“=”點擊A2，也就是A3=A2，按Ctrl+Enter,這樣空格里就會全部輸入我們需要的數(shù)據(jù)，然后在復制A列粘貼到原來位置即可（以上操作里面有公式，所以要復制粘貼）。
 這一小節(jié)我做個動畫做為對上面操作的總結。
  處理的結果就是下面的表，然后刪除E—F兩列，做簡單修飾，這張表就做好了。依據(jù)這張表我們做我們需要的數(shù)據(jù)透視表。
  二、數(shù)據(jù)透視表操作： 第一步：點擊【插入】選項卡【表格】選項里的【數(shù)據(jù)透視表】。  第二步：鼠標放在“數(shù)據(jù)”的任何單元格都可以，點擊【數(shù)據(jù)透視表】的【數(shù)據(jù)透視表】，這樣我們可以看見一個虛線將所有數(shù)據(jù)都放在虛線里了，在【創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表】的選著一個表或區(qū)域里就是要選擇的數(shù)據(jù)范圍；在選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置你可以選擇“新工作”或“現(xiàn)有工作表”，默認情況下是“新工作表”，然后點擊“確認”；
 第三步：我們看圖，這就是一個數(shù)據(jù)透視表的框架。這個框架包括4個部分，第一部分是【報表篩選】，你可以直接用鼠標將你要的字段拖入【報表篩選】，也可以拖入到【將報表篩選字段拖到此處】，我們選擇將“年”拖入【報表篩選】；將“科目名稱”拖入【行標簽】里，將
 “金額”拖入【數(shù)值】里，將“月份”拖入【列標簽】。經過拖入后的數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)透視表了，看下列表：
 您看簡單吧，如果你需要日期，你可以將日期也拖入【行標簽】，你還可以將“年”勾選取消，也可以將“科目名稱”從【行標簽】拖到【列標簽】將“月份”拖入【行標簽】，這就是交叉表的制作。
 我們總結一下上面的數(shù)據(jù)透視表，請看動畫：
  第五步：現(xiàn)在我們做透視圖，鼠標放在數(shù)據(jù)透視表任何地方，點擊【數(shù)據(jù)透視表工具】選項卡的【選項】 —【工具】—【數(shù)據(jù)透視圖】，選擇【插入圖表】里的【柱形圖】第一個；
 第六步：修飾圖表。點擊點擊【數(shù)據(jù)透視表工具】選項卡的【分析】 —【字段按鈕】——【全部隱藏】；【格式】——【形狀樣式】里的樣式；
 第一步：將“科目名稱”拖入【報表篩選】，將“月份”拖入【行標簽】，“金額”拖入【數(shù)值】里，再次“金額”二次拖入【數(shù)值】里，“金額2”改為“比例”，“求和項：”選擇后刪除或使用查找替換將“求和項：”；
 第二步：鼠標點擊數(shù)據(jù)透視表C列任意單元格（這里鼠標放在C7），在【選項】里選擇【計算】的【值顯示方式】—【列匯總%】，這樣我們就會對12個月的數(shù)據(jù)做了百分比分析，點擊【選項】—【數(shù)據(jù)透視表】—【選項】里的【更新時自動調整列寬】取消勾選。
   到此這張表也就做成了，同樣我們可以做數(shù)據(jù)透視圖。還是做柱形圖，你可以找前面的做，主要是百分比圖如何做呢？
第一步：選擇【數(shù)據(jù)透視表工具】選項卡【布局】—【當前所選內容】選擇“系列占比例”；【設置所選內容格式】打開，選擇【系列繪制在次坐標】；點擊【設計】—【更改圖標類型】為【折線形】。點擊【分析】—【字段按鈕】—【隱藏】；點擊【布局】—【標簽】—【圖列】選擇【無】；
  最后一步就是修飾。
 我們可以利用數(shù)據(jù)透視表分組做出4個季度的組。選擇月份里的1至3月，分組，依此類推，分出4個組，然后把組名改成“季度”即可，看視頻；  今天就講到這里，如果你有興趣，我會繼續(xù)講下去，祝您學習愉快。 |
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