1 總則
1.1 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用,根據公文的有關規定，結合我公司實際，特制定本制度。
1.2 文件管理內容：上級黨政機關、上級行業主管部門來文；同級單位來文；本單位上報下發的各種文件、資料。
1.3 本單位的各類文件（黨委和行政）統一由辦公室歸口管理。
2 收文的管理
2.1 公文的簽收
2.1.1 簽收文件時，要檢查收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。
2.1.2 簽收文件時，要對文件的份數、標題等內容逐份清查核對，如發現其中一項不對口，應及時報告主管領導。
2.1.3 簽收文件應簽寫姓名并注明時間。
2.2 文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在收文登記薄上詳細登記。登記項目一般包括：收到日期、順序編號、來文單位、發文字號、文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達、匯報結束后應交辦公室保管，個人不得存放。
2.3 文件的閱批與分轉
2.3.1 凡正式文件應附上“文件處理傳閱單”，由辦公室主任根據文件內容和性質閱簽后，由文書分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.3.2 為加速文件運轉，文書就在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
2.4 文件的傳閱：
2.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和詳細規定，不得將有密級的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。
2.4.2 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交給文書，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責，如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
2.4.3 文件閱完后，應交給文書，切忌橫傳。
3 發文的管理
3.1 辦公室負責文件的上報下發，各基層單位和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3.2 發文的范圍：凡是以公司黨政名義上報、下發的各種文件均屬發文范圍。
3.3 發文的程序：
3.3.1 各職能部門需要發文，應事先向辦公室提出申請。
3.3.2 辦公室同意發文后，由職能部門草擬文稿。文搞擬就后，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。
3.3.3 部門負責人核稿并簽字。
3.3.4 辦公室文書對文稿內容、格式進行把關，確定分發或報送份數，辦公室主任進行審核。
3.3.5 文書將文稿送公司領導簽發。
3.3.6 經領導批準簽發后的文稿交由文書統一編號送打字室打印。
3.3.7 文件打印清樣，應由核稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名。
3.3.8 文件打完后，由文書向領導請示是否需要在公司網站公布，如果需要，則上傳文件。
4 文件的借閱和清退
4.1 文件的借閱
4.1.1 需要留用的文件，需要向辦公室辦理借閱手續，明確責任人借閱時間和歸還時間。
4.1.2 借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復印，不能轉借他人，絕密文件在指定地點閱讀。
4.2 文件的清退
4.2.1 文書應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
4.2.2 清退時要加蓋清退戳記，保存好《文件清退單》。
5 文件的立卷歸檔
5.1 文件歸檔工作依照《檔案法》及時整理（立卷）、歸檔。
5.2 聯合辦理的文件，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件和其他形式的文件副本。
5.3 存檔時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.4 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則，重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
6 文件的銷毀
對已不具備歸檔和存查價值的文件應填寫《檔案銷毀清單》，經辦公室主任審核批準后，可以銷毀。銷毀秘密文件應到指定場所，由兩人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。下發至各基層單位、部室的無密級文件由其自行銷毀，并向辦公室上報銷毀清單。
對于違反文件管理制度并造成影響和損失的人員，視情節輕重，給予行政處罰和經濟處罰，由辦公室拿出具體處理意見，經領導批示后進行處罰。
7 解釋權歸辦公室。
|
