項目檔案的匯總移交及編目(2009-07-06 11:10:56)項目檔案的匯總移交及編目 一、項目檔案匯總移交 設計、施工、監理單位在完成各自案卷的編制工作后，應把各自整理的檔案連同案卷目錄、移交清單向建設單位移交。工程分包的，由分包單位向總包單位移交，再由總包單位匯總整理后向建設單位移交。由于公路建設項目參與單位多，為了便于建設單位匯總和移交，項目各參建單位在完成項目檔案的編制工作后，可用鉛筆編寫臨時檔案號。如果在能把檔案號固定下來的情況下也可編正式檔案號。 例子：臨時檔號編制規則； 第一字母表示合同段編號； 第二個字母為大類代號：1—綜合性文件，2—設計文件，3—監理文件，4—竣工圖表，5—施工文件，6—科研文件，?—設備文件； 第三個字母表示流水序號。 例如某項目是由A、B、C若干個單位分包工的，A、B、C等分別把各自編制完畢的施工文件、竣工圖向總包單位移交。其編號模式：A．5—l(A表示第一合同段；5表示施工文件：1施工文件的第一卷)。總包單位應按照項目檔案整理的有關要求，把A、B、C若干單位形成的施工文件按單項、單位工程理順其排列順序，歸入施工階段形成的文件內；把A、B、C三單位分別編制的竣工圖，按設計圖紙的排列順序理順，歸入竣工圖表中。 根據工程項目檔案形成特點，需要建設單位在接收施工、設計、監理單位移交的項目檔案后，進行案卷的匯總整理。匯總整理的要求： 1、把各單位移交的文件按階段理順； 2、把各施工單位移交的檔案按單項、單位工程理順特別是建設項目竣工圖，要進行全線竣工圖的匯總； 3、根據本單位的分類編號方案，給已理順分類排列順序的項目檔案逐卷編制檔案號。 使用了計算機打印的應同時向建設單位移交一份電子文件(電子文件的移目錄交見電子文件的歸檔管理)。 二、項目檔案的編目 應同時向建設單位移交一份電子文件(電子文件的移 l、編頁號 編頁號的目的是為了鞏固卷內文件的順序和確切地統計案卷內文件材料的數量，確保其完整性。裝訂的案卷一律依序編制頁號，順序均從“1”開始，一頁一號。正面在右下角編號，反面在左下角編號。每一卷(冊)一個序號，均從1開始(不能若干本一個序號)。有些技術說明書，如果已經是裝訂成冊的出版物并擁有序號，可以不重新編頁號，只需在備考表中說明此卷號的總頁數。案卷采取不裝訂形式時，案卷內的文件材料要按卷內目錄的次序依次編號。散件文字材料和A2圖紙一般應裝訂成冊。 2、編寫卷內目錄 卷內目錄是對案卷內的每一份文件、圖紙有關事項確切登記的表格，其內容包括： 序號、文件編號、責任者(形成文件單位，合同是二個單位形成的，應寫簽章單位)、文件材料題名、日期、頁次、備注。如果文件形成時對工程名稱填寫不準確的，編制卷內目錄時要糾正：若會議紀要、變更通知單中每一份文件沒有題名的要擬卷內題名，揭示會議主題、修改內容等。 某些圖紙原來已有圖紙目錄的，就保留其目錄，目錄與卷內文件一致的可不再另編制卷內目錄。如果圖紙目錄與圖紙內容不相一臻時，應當保留原圖紙目錄。并重新予以仿制卷內目錄。原圖紙目錄作為一份文件。在其首頁加蓋檔號章。 3、編制案卷目錄 建設項目檔案案卷目錄是案卷的名冊和提交利用檔案的工具。它是以案卷為對象進行編寫的，內容包括：檔號、題名、立卷單位、起止日期、頁(份)數、期限、備注。起著固定整理的成果 4、編制備考表 備考表是說明案卷內文件狀況表格，填寫分兩部分，上半部分在歸檔時由整理人員填寫，說明卷內文件材料的數量、完整、準確的程度；下半部分在歸檔后填寫，填寫管理中需說明的情況。對于項目法人而言有關工程投入使用后的變化情況，也應在這部分有所反映。 5、編制案卷封面 編制案卷封面直接揭示案卷文件材料的內容與成分卷題名、立卷單位、立卷日期、保管期限、密級等。 內容主要包括：檔案號、 案卷題名是對案卷內文件材料內容的概括，應包括項目名稱(按批準文件中的準確的項目名稱的全稱)卷內文件的針對內容。重大的項目檔案數量多時，案卷題名層次可包括：項目名稱+單位+分部(項)工程名稱和文件材料名稱等工程具體內容。例如：《虎門大橋二2號墩4號樁叢施工記錄、質量檢驗評定》、《京珠高速公路（廣東段)K8+900—K8+960土方路基90區填筑檢查、實驗、施工記錄》。擬寫時既要符合工程術語，同時又不違背檔案用語。 擬寫案卷題名要注意問題的專指性，避免擬寫過簡或雷同的題名，要在充分了解案卷內容的基礎上，通過擬寫案卷題名，準確揭示出案卷的特定內容。例如某大橋的沉降位移觀察記錄按觀察部位、觀察時間分類組卷后，在案卷題名上應反映出項目名稱、觀察部位、觀察時間及文件材料的名稱。如果相同內容有數卷時，不能以XXX之一、之二字樣出現，應以里程、樁號加以區別)。例如：《海灣大橋（1-5#）樁基礎沉移觀測記錄》、《虎門大橋2號墩4號樁（-20-10米）基礎施工記錄、質量檢驗評定》。 起止日期：填寫案卷內文件材料形成的起止閂期(不是整理日期)。 保管期限：填寫其劃定的保管期限，一般分為：永久、長期、短期。 密級：依據保密規定填寫，無密級的不用填。 6、編制檔案號 建設項目檔案號由分類號和案卷順序號構成。可采用漢語拼音和阿拉伯數字混合組成或全部采用阿拉伯數字作為代號兩和形式。分類號應根據接收單位的分類編號方案填寫，案卷順序號是分類號最后一個層次的流水號。 (1)建設單位生產設施項目檔案編號參考(重大項目) 例：B 1．1．2．1—1 案卷順序號 專業代號() 階段代號() 項目代號() 生產設施類代號() 檔案代號(基建類) (2)建設單位生活設施項目檔案編號參與 例：B 2．1—1 案卷順序號 項目代號 生活設施類代號 檔案代號(基建類) (3)建設單位項目檔案編號參考(一般項目) 例：B 1．1—1 案卷順序號 項目代號 生產設施類代號 檔案代號(基建類) 7、編制檔案索 檔案索引的編制是為查找整套檔案提供方便，其編排內容、順序為：檔案編制說明、檔案驗收證書、檔案移交接收單、案卷目錄、卷內目錄。為方便查找，整套卷內目錄的右上角應標明第幾卷。索引目錄的大小尺寸也應和案卷大小一樣，封面上標明XXX工程項目檔案索引。索引不編案卷號。 三、電子文件的歸檔整理 歸檔的電子文件應經過整理和著錄編輯才能有效利用。整理工作一般由文件形成部門負責，在介質歸檔時對電子文件的載體簡單整理，并在載體或其包裝盒表面貼上標簽、注明編號、項目名稱、題名、密級、保管期限、軟硬件環境等。整理完畢后填寫統一的《歸檔電子文件登記表》。其內容包括電子文件形成單位、硬件環境、軟件平臺、應用軟件、文件題名、形成時間、文件性質、類別、載體編號、保管期限等。歸檔的電子登記表可以電子表格、可由系統根據歸檔電子文件的機讀目錄或著錄信息自動填寫。歸檔時應將電子文件及其機讀目錄、登記表同時移交給檔案部門，數字形式的歸檔電子文件登記表，還應賦有紙張打印功能。 |
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