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15分鐘搞定GTD——一個讓你把事情做完的系統性指南 “GTD”是什么？ GTD——Getting things done，意即“把事情做完”，這是一個用于組織和追蹤你的任務和項目的框架。但是框架的總體目標比僅僅“把事情做完”還要更高一點（或許它應該被稱為“用更好的方式而非只是讓事情自然發生（這樣的話一點也不酷）的方式把事情做完”）。它的真正目的是讓你對用系統搜集的事情有100%的信任。這些事情包括任務、想法、項目，模糊的像“發明最偉大的東西”或具體的像“8月25日與Ada電話討論芝士蛋糕食譜”，總之，系統搜集的一切事情！ 你會說，這聽起來好像一個普通的待辦事項清單系統啊？嗯，在很多方面的確是這樣的，但是比普通的清單會多一些東西，并且我向你保證，它真的很簡單！請往下讀。 GTD的最基本假設之一是，你是一個蠢蛋——或者說，當你在考慮你要完成的工作時，你的潛意識非常遲鈍。比如說，你知道在下周前你需要修自行車，但是當你駛過自行車攤的時候，你的潛意識并沒有提醒你這件事，相反它會往你的大腦里植入一個不斷的“我需要記住……一些事？”的念頭。 Jessica Kerr完美地描述了這一現象： 假設你的大腦是一塊白板，它是否寫滿了“要做的事情”和“不要擦掉”？那么，還有空間可以吸引并組合想法嗎？ 使用GTD你很快就會發現，這個方法的神奇之處就是將任務和靈光一現轉化為物理的、可見的行動。 GTD可以給你帶來什么？當理解并正確實施時，GTD就是一個極簡單的系統，它可以追蹤你需要做什么，應該做什么，或者應該思考什么。當你的系統和你對系統的信任到位了之后，你的潛意識會停止追蹤你需要做的所有事，也會停止一直提醒你。這減少了壓力，減輕了你的寶貴的大腦空間來做更多的建設性思考——它或許甚至可以減少真正的時間，所以你有了更多的時間去上芭蕾，繪畫課程，玩旱冰。 太棒了！那么，怎么樣才能用它達到目標呢？你得學習使用特殊的瑜伽鍛煉，加上每日的心理練習才行。 當然不是啦！哈哈，我在開玩笑。你需要的只是維護以下這些列表，孩子用一支筆和一張紙都能做到?，F今電腦都有能力維護這些列表！ 你得做以下幾張列表： 1、In表 2、“下一步行動”列表（可能在未來會發展為好幾個甚至更多） 3、“等候”列表 4、項目列表 5、“將來某時/也許”列表 這些列表會被定期回顧，組成了GTD系統的骨架。下面會詳細說明他們是怎么使用的。另外，處了這些列表，你還需要一個日歷，可以寫下對日期和時間敏感的任務和事件。 in表 in表是在你有任何想法或想起任何任務時，抓取它們的表?？赡苁悄愕睦习逡竽憬o她烤一個胡蘿卜蛋糕，或者看到你想看的馬戲團海報。你把事物加入in表的方式限制應該非常低——記在本子上或者在你手機上按按鈕。in表當然可能有好幾個。你在電腦前時，可以用一個電腦程序寫，你徘徊在購物中心時，可以用一本筆記本寫。最重要的事是，在你想到的時候，你有條件能把東西記錄下來。我們希望把工作從大腦中卸下來，記得不？ 當你開始使用GTD時，你應該花一個小時把你想做（或必須做）的所有事情都記錄下來。你得把所有沒有按照本應該的狀態或場地等進行的事情都稱作“未盡事宜”。你需要換牙刷嗎？要不要把茶杯還給你的阿姨？應該把你的床漆成另一個顏色嗎？所有這些事都應該在你的in表中。 加工in表 如果你剛開始使用GTD，在最開始的“大腦清空”步驟中，你的in表里可能收集了成噸的事項，加工它們可能得花上一會。從現在開始，in表得時常不斷地加工。 你的in表上的事項應該被按它們在你的in表上顯示的順序一項一項加工處理。當加工in表上的事項時，你需要問的第一個問題是：它可以被執行嗎？換句話說，你真的需要做什么嗎？如果答案是不，要不你就把這件事扔掉，當然是在你再也不需要它的前提下；或把它作為一個參考事項（“我可能會需要在某一天需要這篇文章……”）；或把它加入一個“將來某時/也許”列表（比如說像“了解印尼”這樣的事），或者，你就孵化它。等等，什么？你是說坐在這事上面？是的，至少部分對。如果這是件你希望過一段時間能提醒你的事項（“我真的看不懂這篇文章，我應該在兩周內再看它一遍”），它應該被寫進你的日歷或是備忘錄文件中，我們等會會解釋這個。（是的，而且GTD的備忘錄文件絕對非常特別） 現在，如果你正在加工的這個事項是可以被執行的，也就是說，真的需要做一點什么事才能完成它，你應該問自己這個問題：下一步應該做什么？下一步的行動應該是一個物理上的、可視的行動，也就是說，不是“計劃一個蛋糕抽獎活動”，而是“給Arthur和Camille發郵件，提醒他們做一些蛋糕” 。 這很重要——下一步行動應該是一個物理上的、可視的行動，可以讓項目離目標更進一步——這也大概是GTD最重要的一條“規則”了。多用幾秒鐘時間來想想，你可以做什么樣的物理性行動。你得確保你的“下一步行動”列表只包含你可以在任何時刻選擇去做的事情。這樣的話，“預加工”這步就完成了（盡管行動本身可能就非常好地制定任務了），這也極大地降低了做事情的抗拒感。 當你決定好了下一步行動，你應該考慮能否用少于2分鐘的時間來完成它，如果是的，那就做吧，立刻去做。（比如說“給外祖母發搞笑的貓的視頻”。）原因很簡單：如果這個行為只需要2分鐘甚至更少的時間，跟蹤它所需的精力比直接把它做完要多得多。如果需要多于2分鐘的時間把事情做完，那么如果可以的話，你就委派給其他人——注意好什么事情被委派了，以及什么時候可以把這件事加入“等候”列表?；蛘甙堰@件事加入你自己的、只要有時間就做的“下一步行動”列表中。除非你神秘地委派了任務，下一步行動大部分情況下會讓事情終結。如果“未盡事宜”需要多于一步來終結，你應該在項目列表中注明總體的目標，我會在下面一小塊里解釋這件事。 總結一下，當加工你的in表（們）時，你應該遵循以下步驟：
GTD工作流程：in表中搜集“未盡事宜”，加工它。如果是一個行動，它被完成，被拖延或者被委派出去。如果這個被加工的事情需要多于一個行為去完成，它也需要在項目列表中記錄。 “下一步行動”列表 所以什么是“下一步行動”列表呢？嗯，呃……很明顯，是列出了你下一步行動的一份清單。它應該也是“盡快完成的行動”列表——也就是在你沒在Youtube上看搞笑的貓咪視頻或者玩“糖果粉碎傳奇”時，可以從表中選擇去做的事情。 “等候”列表 當你把任務委托給他人：發出一封你希望（或需要）被回復的郵件，訂購了一些東西，或者因為你在等待其他人做一些事情你在一個任務中被堵住了。你應該把這些事情寫在你的“等候”列表里，并且記得永遠要標記上現在的日期。所以你可以給你的同事Marvin發郵件說“我還在等你的那份扯蛋的報告，你之前說會在一個月里完成的，今天已經是第32天了！” 項目列表 如果你還在繼續看這篇文章的話，你可能會擔憂在你“下一步行動”列表中，一個“研讀人工智能的教材”的行動就基本上代表了你需要統治世界的計劃，這可不行。一旦這個行動完成，從我的列表上被擦去，整個計劃會不會更容易脫軌？是的，這真的有可能。這就是需要項目列表的時候。 GTD對一個項目的定義非常廣泛，需要多于一個行為來完成的任何事物都叫做一個“項目”。這些項目應該在你的項目列表中。這個列表應該是一系列項目名稱，并且——如果你樂意的話——加上一些結果描述。當你回顧項目列表的時候，你得確保，對應每一個項目，總有至少一個行為被列在你的“下一步行動”列表上，因此你的項目就不會被忘掉。 環境標簽 環境標簽是你在“下一步行動”列表上加的標簽，說明了行動的地點，或者為了完成它需要的設備。有很多方法可以給行動事項加上環境標簽，最簡單的一種可能是直接有不一樣的“下一步行動”列表，給每一個環境標簽都建一個。如果你使用一個先進的電子列表管理系統你可以有給每個標簽的“智能”列表——這都是一樣的。（用智能手機的話，或許可以使用它的定位功能，讓它僅能顯示與你現在的位置相關的現有行動事項。如果這個設想真的實現了話：真棒！我們生活在未來?。? 通常我們會用“@+環境用詞”表示地點，其他的狀態上也可以加@。環境標簽的例子有@家，@電腦，@辦公室 環境標簽的范例： 購買更多的彩虹色狗糧 @市中心 或 @商場 登錄cuteoverload.com @電腦 或 @萬維網 對陌生人微笑@任何地方 你需要多少環境標簽取決于你的下一步行動的數量和你的工作的性質。重要的事是能夠在一眼內評估——因為你可以完成的行動都依賴于你的身體的位置，以及你現在可以使用的儀器。不過你可以為你在任何地方都可以做的事情（打電話給媽媽，獲得濃湯配方）使用一個“任何地方”的環境標簽，這非常棒。 議程標簽 如果你和某些人有常規會面，給每人一個“議程標簽”會有很多好處。當你想到他們時，你可以在列表中寫下你想要和他們在下一次會面中要說的事情。比如說，如果和Foobert有周例會，你可能會考慮寫一個@Foobert議程的標簽。當你的團隊/經理/主管等變化時，這些標簽當然也可以改變。 “將來某時/也許”列表 你不想失去你的百萬美元點子，獲得妄下結論的名聲，但是這是當你有更多時間時你才能思考的一個項目。你不想要讓這事污染你的“下一個行動”列表或者你的項目列表。（記住，“下一步行動”列表包含的事情應該盡快被完成，而你會定期回看項目列表來確保所有的項目有至少一個下一步行動。） 這就是“將來某時/也許”列表出現的時候，這個列表僅包含你可能在未來某些時候才能去想的想法和項目。這是“把臥室里那幅丑陋的畫換掉”和“開始做禮拜”這樣的任務應該被分配到的列表（假設你不想現在馬上去做其中的任何一件事）。這張列表應該與系統中的其他部分一起每周都被回顧，我們會在下面的每周回顧中描述這件事。 日歷 日歷是你需要在一個特定的日期或特定時間去做的事情——沒其他要說的了！就是這樣。不要在你下周三的日歷上寫“安裝頂部廣告”，如果你僅是認為你想要把這件事做完。 但是……為什么？！ 如果你的日歷上只有對時間和日期敏感的事項會好很多，因為它真的告訴你在那天你必須做的事情，而且沒有其他事項混淆進來。你想做的但是沒必要在一個特定的時間去做的事情無論如何都會被列入“下一步行動”列表中，所以你得提醒自己最后總有機會去做它。 每周回顧 David Allen有關GTD的著作把每周回顧稱為一個“成功的關鍵因素”，他沒在開玩笑。如果你開始使用GTD框架，并且你不是一個機器人，事情會撲過來。你會完成項目的下一步行動但是忘了為這個項目添加一個新的下一步行動。你會忘了去掉某個你明白——如果你真的考慮過了——你不會在近期做的“下一步行動”，因為更重要的事情發生了，等等。 每周回顧的回顧頻率是——你猜猜——每周一次。這會花上一段時間，所以你應該理想化地提前設置一些時間（可能至少30分鐘），比如周五或周日下午。當進行每周回顧的時候，你應該做以下事情： 1、確保每個項目有至少一個下一步行動。確保每個行動在你的“下一步行動”列表中真的是某些如果你在接下來的一周內有時間的話你想要或需要去做的事，如果不是，把它（并且/或者包含這個行動的那個項目）移動到“將來某時/也許”列表中，或者——如果你認為你沒可能會去做它的話——徹底刪掉它。（要對自己坦誠。） 2、通覽你的“將來某時/或許”列表，看是否有一些項目/行為應該移到現在的項目列表或“下一步行動”列表中去。如果在你的項目列表中創建一個新的項目，確定它的下一個物理上的、可視化的行動，并把它加入“下一步行動”列表中去。 觸發列表 當進行每周回顧的時候，有個好辦法是使用觸發列表。一個觸發列表就是一個有一些關鍵詞的列表，它會觸發你的大腦，讓你記住你沒有在你的系統中捉住的任何未盡事宜。一個觸發列表看起來應該像這樣： l 老板 l 同時 l 項目開始，沒有完成 l 需要開始的項目 l 我需要支持的人 l …… 當制作你的觸發列表時，把你記得的所有在你in表中東西都放進去，用于下一步的加工。 觸發列表的一個范例可以見Lifehacker給學生的觸發列表（http:///5611657/use-a-weekly-review-list-to-stay-a-step-ahead-this-semester）。當你有更多的經驗，學習到什么才是對你最好的時，你可能需要個性化你自己的列表， 讓它有用起來 為了真的讓你的GTD系統運轉順利，有一些重要的“最高指示”建議你遵從。當你開始用GTD順手了之后，你可以變得寬容一點，如果你認為這樣更好的話。 l 這很重要，你在列表間，或者是每一個“下一步行動”列表間都有嚴格邊界。如果你經常發現你自己在思考一個“下一步行動”該用什么樣的環境標簽，那么你最好能重新考慮一遍你的標簽。 l 你的工具應該用起來很好玩——但是不會過于好玩！如果你有一個緩慢的復雜的工具來管理你的列表，你會下意識地抗拒搜集小任務。如果你的工具太好玩了乃至影響使用，你會過度使用工具，花大把時間試用它奇妙的功能上。找到對你奏效的東西。 工具 閱讀/回顧文件夾和備忘錄文件夾是兩個工具，他們沒有直接成為GTD方法的一部分——或許把GTD和他們一起使用更好。 工具一：閱讀/回顧文件夾 你可能有不少“讀《***文件》”的行動在你的“下一步行動”列表中。一個閱讀/回顧文件夾就是一個你到處攜帶的物理文件夾，包含了文件，檔案，或者任何需要閱讀的東西。當你有幾分鐘沒事干的時候，你要讓可以讀的文件就在手邊。在牙醫等候室里？在咖啡館里等你的食物？都是絕好的機會來閱讀《彈涂魚屬的仔魚系統發生學》論文或假裝讀你老板給你的備忘錄！ 在這里，有嚴格邊界也很重要。你要把你真的需要讀的東西放進這個文件夾，所以你在一天里些微的空閑時間里真的會把它們拿出來。 工具二：備忘錄文件夾 在GTD中，這個概念特指一個43頁的搜集文件夾。為什么是43？因為這意味著你可以每個月31天都有一頁，加上12個月每個月一頁——就是43頁。 所以這個文件夾怎么用呢？你可以放置在特定的日子你會需要的物品（演唱會門票），記下在特定的日子里你可能會想要做的事情（記住，日歷只能寫特定的日期或時間發生的事情），或者你不是很懂的課程筆記（我希望當我的潛意識消化它了一會后，我能在一周內回顧這些）。 當你每天起床后，打開文件夾今天的那一頁，然后你放入你的演唱會門票，決定你會在今天把狗牽進狗理發店，但是把課堂筆記推遲三天——因為你現在真的沒有時間。每天清空這頁文件夾，把它放在最后面，把明天的那頁放在前面。在每個月最后，你給新的月份設置文件夾頁，并處理它的內容——也就是，把東西放在正確的日子文件頁中。 所以備忘錄文件夾提供一個可以在未來給你發送提醒的方法——備忘你的記憶。啊哈！ 關于這個指南 這個指南是為了給你一個簡明的，有邏輯的關于“把事情完成”的方法指南。這套GTD方法盡可能簡練。這是從個人角度出發而寫的，其他人可能會對GTD不同部分有不一樣的重要性評估。 如果你希望了解一個完整的GTD方法，你最好去看David Allen的書《盡管去做——無壓工作的藝術》，里面系統化陳述了他的方法 |
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