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港口工程檔案的收集與管理 港口工程檔案是指港口工程建設項目在立項、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的，以紙質、膠片、光介等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像文件，是港口工程建設活動的真實記錄。收集工作是港口工程檔案工作的第一個環節。港口工程檔案的收集工作是否科學，檔案收集的是否齊全、完整，內容是否準確，會給港口工程質量、進度，工程項目竣工后運行、改造、擴建以及設備的維修、管理等帶來至關重要的影響。 一、港口工程檔案的收集 1．堅持檔案收集與工程建設同步 從港口工程項目建設的實際情況看，項目從申報到工程竣工中間有許多環節，間隔周期甚至達好幾年，這樣形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及的部門及人員多，經歷時間長，稍有疏忽，就可能出現遺漏；有些分包工程周期短，施工要求又急，而檔案材料若沒能同步收集，加之施工人員組成復雜，往往工程任務一完成，臨時機構便解散，那么這些檔案資料就會隨之消失。因此，必須堅持檔案收集與港口工程建設同步，將檔案收集與工程建設統籌部署、全面安排。需要注意的是，在項目申請立項時即應開始進行文件材料的收集，直到項目竣工驗收整個過程無一漏收。這樣就能避免由于平時不注重文件的積累、收集，導致到交工時突擊整理檔案，造成不全面或遺漏。 2．建立檔案收集的責任保證體系 從港口工程項目的建設過程來看，港口工程檔案一般來講由以下六方面檔案構成： (1)業主管理檔案：如招投標管理相關合同、計劃統計、預算投資、環保、資產管理等檔案； (2)論證研究檔案：如可行性研究檔案； (3)調控決策檔案：如立項、設計、開工、概算、投資、竣工驗收的批準文件； (4)勘測設計檔案：如航道、水文、氣象、地質檔案和港口工程的初步設計檔案等； (5)施工建設檔案：如土建施工檔案； (6)建設監理檔案：如監理單位的工程質量控制、進度控制、造價控制檔案等。總之，在港口工程建設過程中所形成的檔案種類復雜、載體多樣、來源廣泛，綜合性強，對這些項目文件的收集、歸檔責任必須予以明確的劃分。一般來講，建設單位負責收集項目準備階段形成的前期文件和相關設備、工藝文件；施工單位負責所承包項目全部施工文件的收集；項目監理單位則對項目建設中文件收集的真實準確和齊全完整情況負責監督審核的責任，并負責監理檔案的編制。 那么，如何把港口工程建設項目所涉及單位的檔案收集責任在具體工作中落到實處呢?從建設單位的角度出發，要做到三點：一是對內要靠制度，二是對外要靠合同，三是要建立檔案協調機制。 (1)對內要完善企業檔案管理制度 就建設單位內部來講，港口工程檔案文件的收集工作涉及的部門多而且廣，既包括有關項目投資、設計、工程、設備采購等管理部門，又包括了碼頭生產運營等部門；而其涉及的資料既有國內設計、設備制造單位提交的技術資料，又有引進設備、合作制造廠商提供的港口機械等設備資料。因此，建章立制，明確責任，超前控制，是保證港口工程項目檔案收集質量的根本所在。 建章立制，重點是建立兩方面的制度。一方面，要根據國家、地方有關港口工程建設項目檔案管理規定，結合本單位的實際情況，制定切實可行的港口工程檔案收集制度，明確歸檔范圍和歸檔標準，從而在制度上明確檔案收集目標對象，使檔案收集能有的放矢，確保收集、歸檔文件的標準化和規范化。另一方面，要根據本單位實際，梳理檔案流程，逐項理順建設單位內部項目文件的收集、歸檔渠道，通過制度形式，固化檔案業務流程，明確各部門 在文件材料收集整理中的責任和義務，確保歸檔范圍內的各類港口工程項目文件的收集、歸檔環節暢通；同時，把文件材料收集整理的好壞與其切身利益掛鉤，好則獎、差則罰，從而在建設單位內部建立港口工程檔案收集的責任保證體系，做到責任明確、獎罰分明。 (2)對外要嚴格實施合同管理制 任何一個大型港口工程項目，都需要設計、采購、施工、監理等諸多外部單位和國內外設備供應商等的分工合作，而合同管理制在港口工程項目管理中的實施，使合同成為聯系建設單位與參建單位的紐帶，同時又是強有力的手段，約束參建單位按照合同條款履行權利、義務和責任，實現整個項目的實施。港口工程檔案收集作為項目管理的一項重要內容，也可以通過加強合同管理來實現。 (1)明確檔案部門在合同簽署的會審環節 首先，對外部參建單位相關檔案文件的交付、歸檔責任必須落實到與其簽訂合同的建設單位內部相關職能部門，由相關職能部門在所簽訂的合同中明確相關檔案資料交付、歸檔要求，并跟蹤、考核。因為專業所限，相關職能部門可能對檔案要求不甚了然，甚至有所疏忽。所以，在建設單位的合同會審程序中，應明確加入檔案部門會審環節，由檔案部門參與合同審核，確保合同中都加入明確檔案有關要求的條款。甚至，若在合同簽訂過程中對參建單位資料交付要求不理解的，也可邀請檔案部門參與技術資料交付要求的對外談判，以確保文件的交付質量。 其次，合同中與檔案有關的條款主要應包含兩方面內容：一是有關項目檔案要求的條款。即在各部門簽訂的合同中，必須明確合同執行完畢時相關參建單位應向建設單位提交的港口工程項目檔案的范圍、內容、版本、套數、時間以及對所提交的項目檔案的整理、歸檔責任。這項條款使參建單位在同建設單位簽署合同時，就對檔案要求有了概念，也明確了檔案的有關要求，避免了合同結束時，就合同執行中產生的資料的收集、歸檔問題發生扯皮問題；二是有關檔案保證金的條款。要在合同中設立有關檔案保證金的條款，預留港口工程項目檔案質量保證金。這筆預留款的多少，由簽訂合同的建設單位各有關部門來確定，也可與工程質量保證金捆綁在一起。這項條款加入了經濟制約手段，把港口工程項目檔案的編制和提交作為工程實施的一項內容，不完成就無法拿到完整的工程款，以合同規定強制參建單位及時認真完成。這樣，通過合同會審流程加入檔案審核環節，強化了建設單位內各職能部門的檔案收集意識，在全公司范圍內建立了通過合同簽訂環節控制檔案管理的概念，避免了港口工程檔案資料收集、歸檔的扯皮現象，促進了項目檔案的歸集。 (2)明確檔案部門在合同付款的會審環節 在實際工作中，經常會出現參建單位實體工程任務已完成，但部分工程檔案資料沒能及時收集、歸檔，檔案資料索要困難或是雖然已提交但卻不能完全滿足檔案要求的情況，由于相關合同款項已結清，建設單位難以再對參建單位形成有效制約，這給港口工程檔案收集工作帶來了困難。因此，建設單位財務部門在制定財務付款程序時，應在合同付款流程中加入檔案部門審批環節，即每一份合同執行完畢支付最后一筆結算款或工程質量保證金時，要經過檔案部門會簽；檔案部門經核實相關資料的收集、歸檔情況，再簽署付款的意見，對于未提交歸檔的情況或是提交歸檔的資料不符合要求的，直到參建單位嚴格按要求收集、提交歸檔資料后，再在合同付款審批單上簽字同意。這樣，通過落實檔案部門在合同付款中的一票否決權，樹立了檔案部門地位，也提高了各參建單位對檔案的重視程度，確保港口工程檔案的及時收集及歸檔質量。 二、港口工程檔案的管理 1．建立檔案收集的跟蹤管理和協調機制 建立檔案收集的跟蹤管理和協調機制，是推動參建單位實現項目檔案編制工作與工程建設同步的不可或缺的一環。 通過這種跟蹤、協調機制，不但可以了解工程進展情況，掌握各參建單位檔案形成情況和檔案收集中出現的問題，及時發現問題、解決問題。而且，建設單位檔案部門可以及時發現參建單位檔案編制工作嚴重滯后或忽視項目檔案管理的情況，并通過協調建設單位工程管理部門、財務部門，采取延遲支付合同進度款等措施，強制項目檔案管理薄弱的參建單位重視項目檔案編制工作，確保工程資料收集及時、編制整理規范。 2．提高檔案工作人員的業務素質 (1)配備專職的港口工程檔案管理人員 港口工程檔案涉及面廣、業務量大、信息源多，因此，建設單位從事港口工程檔案管理工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的其他兼職檔案人員要更全面。不僅要懂工程基建檔案，還要懂文書檔案，甚至要懂得與工程有關的專業知識，清楚不同類別的檔案的分類整理。所以，必須配備專業技術水平和工程檔案管理水平高、工作能力強的專職港口工程檔案管理人員負責港口工程檔案全過程形成的文件材料的收集、整理工作。 (2)加強檔案工作人員的業務指導和培訓 要根據實際需要，在港口工程建設各個階段，適時組織各參建單位相關檔案人員參加各類檔案培訓，在培訓中明確本階段相關項目檔案編制要求及各方責任，做好檔案編制的指導工作，提高上述人員的檔案質量意識，從而為港口工程檔案完整性和準確性的提高打下基礎。 (3)保持港口工程檔案工作人員的相對穩定 港口工程規模大，時間長，檔案工作人員的頻繁變動勢必不利于其了解港口工程的全面動態，也不利于其掌握文件材料的形成部門、方式、過程及了解檔案材料的流向，因此，應當保持相對穩定的港口工程檔案隊伍，否則勢必會影響港口工程檔案收集的齊全、完整和準確。 |
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