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印象筆記使用寶典上篇：如何使用印象筆記做知識(shí)管理 貴州惟勝道律師事務(wù)所 陳萬莉
【面包注】應(yīng)法律檢索交流群之邀，貴州惟勝道律師事務(wù)所知識(shí)管理部負(fù)責(zé)人陳萬莉（微信號(hào)：tuzi511433）于9月18日晚間在該群為近500名群友提供了語音微講座，講座主題為：如何使用印象筆記進(jìn)行律所案件管理及知識(shí)管理。講座效果極佳，應(yīng)廣大群友要求，檢索群組織熱心群友將語音轉(zhuǎn)化為文字，并進(jìn)行了整理加工，特分上中下三期，發(fā)表于“海壇特哥”公眾號(hào)。今天推送上期：如何使用印象筆記進(jìn)行知識(shí)管理。
特別感謝檢索群熱心群友@阿Q（講座海報(bào)設(shè)計(jì)）、@默默無聞、@呵呵、@心淡若水、@周濤（以上四位負(fù)責(zé)文字整理）、@易水寒天（統(tǒng)稿及校對）、@飛魚（手繪思維導(dǎo)圖）。
圖一： 一、如何使用印象筆記做事務(wù)所知識(shí)管理
1、印象筆記共享功能簡述
知識(shí)管理的精髓其實(shí)在于將別人隱性化的知識(shí)顯性化，然后再將顯性化知識(shí)隱性化。顯性知識(shí)隱性化的過程就是分享給事務(wù)所成員的過程。因此，對印象筆記的功能使用第一步，首先在于要研究它的共享功能。
印象筆記的共享對象是筆記本和筆記，而共享功能在于以下三點(diǎn)：
（1）將你的筆記本或者筆記向他人傳輸。
（2）對你分享給他人的筆記或者筆記本進(jìn)行權(quán)限限制，有三種權(quán)限：查看、編輯、編輯和邀請——也就是說邀請你可以再將這個(gè)筆記或者筆記本分享給別人。
（3）同步功能，同步功能指跟別人共享以后，你在筆記或筆記本里面修改跟修訂的，別人那里也會(huì)同步修改、修訂。
后兩點(diǎn)，也正是共享功能的精髓所在。
2、如何共享筆記本
我們事務(wù)所商事訴訟知識(shí)管理的第一個(gè)主要工作，就是將訴訟的規(guī)范流程及模版這一訴訟產(chǎn)品，分享給所有案管部的律師。在此我就以這個(gè)訴訟規(guī)范及模板為例，示范下如何共享一個(gè)筆記本。
下圖是我就訴訟規(guī)范及模板所做的一個(gè)筆記本，這個(gè)筆記本的右上角紅色地方表明已經(jīng)跟別人共享，而共享的方法有兩個(gè)：
第一個(gè)方法，點(diǎn)擊黃色框內(nèi)的圖標(biāo)進(jìn)行共享（下圖所示）。 圖二 第二個(gè)方法，雙擊右鍵，然后點(diǎn)擊“共享筆記本“（下圖所示）。 圖三 共享以后會(huì)自動(dòng)彈出選擇權(quán)限的窗口（下圖所示），選擇給予共享人什么樣的權(quán)限，查看、編輯還是既可以查看又可以編輯。 圖四
圖五 有時(shí)，在分享的時(shí)候只給了某人“查看”功能，而事后需要這個(gè)人來協(xié)助進(jìn)行一些內(nèi)容的修訂，這個(gè)時(shí)候就要去修改管理權(quán)限。管理權(quán)限的修改同樣是雙擊右鍵，點(diǎn)擊筆記本，再點(diǎn)擊黃色框內(nèi)的管理筆記本權(quán)限。
一般來講，我共享知識(shí)管理筆記本給別人的時(shí)候，只給對方一個(gè)查看的功能，這樣才能夠保證這個(gè)筆記本修改的唯一性。否則，如果對方可以編輯或者邀請，可能會(huì)不小心刪除、修改里面的內(nèi)容，那這個(gè)筆記本就沒有辦法管理了。
3、如何共享筆記
筆記的共享跟筆記本的共享異曲同工。我們點(diǎn)開筆記本找到里面任意的一個(gè)筆記或者是Command+A（windows電腦為 Ctrl+A）全選筆記，點(diǎn)擊右鍵，再點(diǎn)擊黃色框里的共享筆記，就可以把這個(gè)單獨(dú)的筆記共享給別人。
同樣的，在共享筆記的時(shí)候，也會(huì)讓你選擇一個(gè)共享權(quán)限，如果當(dāng)時(shí)選擇的共享權(quán)限需要修改的話，也是在更多共享里點(diǎn)擊管理權(quán)限，進(jìn)行權(quán)限的修改。 圖六
圖七
訴訟流程規(guī)范及模板共享給成員以后，他就需要按照其中的內(nèi)容來辦理訴訟案件。但是，你們可能會(huì)問，我分享給他們的時(shí)候只給了查看功能，他們怎樣使用里面的一些模板？
其實(shí)有兩個(gè)方法，一個(gè)方法是直接將需要的筆記里的附件直接拖到電腦桌面上，印象筆記不禁止將附件拖出來。
第二個(gè)方法，就像下圖顯示的一樣，選中需要的筆記里的附件，然后右鍵，點(diǎn)擊保存附件。（下圖所示） 圖八
保存附件時(shí)，會(huì)讓你選擇需要保存的位置。這樣不能編輯的筆記本里的內(nèi)容就可以被導(dǎo)出來，任由你想怎么用就怎么用。
4、知識(shí)管理的內(nèi)部協(xié)作
剛剛上面講的是訴訟產(chǎn)品如何與成員共享和使用，下面我想講的是如何利用印象筆記的共享功能，來實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的內(nèi)部工作的協(xié)作。
比如說我要做一個(gè)2014年貴州省高院商事訴訟的大數(shù)據(jù)報(bào)告，那我需要建立這樣一個(gè)筆記本，筆記本里面有兩條筆記，第一個(gè)筆記就是案例標(biāo)本、分析表，案例標(biāo)本的excel表和分析表做好放在里面，這樣，我把這個(gè)筆記本分享給我的知識(shí)管理的同事。 圖九
圖十
分享了以后，我的同事就可以一起共享這個(gè)案例的標(biāo)本，并且各自在這個(gè)筆記本里建立自己的筆記，制作分析表，可以隨時(shí)同步我的筆記本看到大家的工作進(jìn)程和工作成果。最后，我用他們已經(jīng)做好的分析表來寫我的大數(shù)據(jù)報(bào)告。這樣就用印象筆記的共享功能實(shí)現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的工作協(xié)作。
剛才講的是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部利用共享功能來進(jìn)行協(xié)作。有的時(shí)候，我不需要跟他人共享印象筆記里一個(gè)筆記本的內(nèi)容，但是，我需要把里面某些筆記的內(nèi)容分享給他，怎么辦呢？
比如說我現(xiàn)在需要做一個(gè)民間借貸辦案指引課題的知識(shí)管理，我在這個(gè)筆記本里下載了很多關(guān)于民間借貸的內(nèi)容，是用印象筆記的剪藏功能來進(jìn)行剪藏的，不是附件形式，而是文本形式。
如果我不需要將一個(gè)資料與他人同步或者共享，只需要把這個(gè)資料傳輸給他人，但是因?yàn)橘Y料不是附件的形式，全部都是文本，如果我將文本單獨(dú)制作成word或者pages文件傳輸給他，那就多了一個(gè)工作步驟，這種情況就可以用印象筆記的導(dǎo)出功能進(jìn)行傳輸。
圖十一
圖十二
圖十三
圖十四
上面的四張照片就是傳輸?shù)倪^程。點(diǎn)擊這個(gè)筆記本的右鍵，選擇黃色框內(nèi)的“從課題民間借貸中導(dǎo)出筆記”，這樣就導(dǎo)出了第二張照片里桌面上的文件。把這個(gè)文件發(fā)給對方，對方雙擊該文件就能把這個(gè)筆記本導(dǎo)入他自己的筆記當(dāng)中，而這個(gè)筆記跟我分享給他的筆記是不相干的，也就是說我的修改或者是他修改和標(biāo)注，是互相不受影響的。
5、制作法律法規(guī)合輯
知識(shí)管理的另外一個(gè)不可少的工作，就是法律法規(guī)的合輯。 圖十五
如圖，我做了一個(gè)民事訴訟法規(guī)合輯的筆記本，筆記本里面的法規(guī)是每一部法律法規(guī)作為一個(gè)單獨(dú)的筆記。大家有沒有注意到，筆記當(dāng)中的內(nèi)容就是文本型，我沒有用word或者pdf插入進(jìn)去做一個(gè)筆記，為什么要這樣，我待會(huì)兒會(huì)有解釋。黃色框內(nèi)我還對每一條筆記做了一個(gè)標(biāo)簽，為什么要做這個(gè)標(biāo)簽，待會(huì)兒我也會(huì)有解釋。 圖十六
圖十七
大家可以看到，這個(gè)筆記本里有一百二十六條法律法規(guī)，尋找和查詢是很麻煩的，所以我必須要做一個(gè)目錄。目錄的做法就是，快捷鍵“Command＋A”全選筆記以后，如圖所示有一個(gè)“創(chuàng)建目錄”的功能，點(diǎn)擊它就出現(xiàn)了第二張圖片中的目錄，如果是windows系統(tǒng)，創(chuàng)建目錄就是快捷鍵Cctrl＋A”。
目錄建立好，就為這個(gè)筆記本里法規(guī)的查詢和檢索提供了第一個(gè)路徑。 圖十八
這張圖里面的黃色框內(nèi)就是我的第二個(gè)檢索路徑——標(biāo)簽檢索。這就是剛剛我說的，為什么要對每一條筆記做一個(gè)標(biāo)簽。也就是說我把這一百二十多條的法律法規(guī)分成了九個(gè)部分，做了九個(gè)標(biāo)簽，現(xiàn)在我就可以按照標(biāo)簽進(jìn)行檢索，比如說我想找仲裁的法律法規(guī)，點(diǎn)擊“九、仲裁”這個(gè)標(biāo)簽，這個(gè)標(biāo)簽里面的法律法規(guī)就可以檢索出來了。 圖十九
第三個(gè)檢索路徑，右上角的黃色框內(nèi)有“民事訴訟法律法規(guī)合輯”，限定了檢索范圍，后面緊跟著的“實(shí)現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”是關(guān)鍵詞，也就是說，我要在“民事訴訟法律法規(guī)合輯”中檢索含有“實(shí)現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”的法律法規(guī)。大家可以看到左邊顯示“找到2條筆記”，說明在一百二十六條法律法規(guī)中有兩條關(guān)于“實(shí)現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”的規(guī)定。
這種檢索路徑，有助于在不清楚某個(gè)關(guān)鍵詞是在哪一部法規(guī)里時(shí)，為我們提供另一種檢索的思路。
下面我來解釋一下，為什么法規(guī)的內(nèi)容沒有用word或者pdf的附件，而是直接用文本？大家可以看到，輸入“實(shí)現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”這個(gè)關(guān)鍵詞以后，直接在筆記內(nèi)容用黃色高亮部分定位了這個(gè)關(guān)鍵詞所在的法條位置。這樣就能很快找到法規(guī)里面是哪一條是關(guān)于“實(shí)現(xiàn)擔(dān)保物權(quán)”的規(guī)定。
如果我是用word或者pdf作為附件放進(jìn)去，印象筆記的檢索關(guān)鍵詞功能也能夠檢索到這條筆記，但是要再打開這個(gè)word或者pdf文件，而且打開以后沒有進(jìn)行高亮定位，還要自己去尋找關(guān)鍵詞是在法條中的位置。這樣我的同事在開庭或者在路上，想在手機(jī)上看這個(gè)法條的時(shí)候，就會(huì)非常的方便，減少了檢索步驟。 我們剛剛講到，用文本的形式是為了方便檢索。但是我同時(shí)思考，除了檢索之外，法律法規(guī)的合輯還有其他的用途。比如說我的一個(gè)同事在開庭的時(shí)候，他可能沒有找到這個(gè)法律規(guī)定，那我?guī)退业降臅r(shí)候，怎么發(fā)送給他？難道直接把這些文本內(nèi)容復(fù)制粘貼發(fā)到微信里面去嗎？大家都很知道，微信群的顯示是很小的，一個(gè)法律法規(guī)發(fā)進(jìn)去絕對就是刷屏的節(jié)奏，這個(gè)時(shí)候怎么辦？
這個(gè)問題，印象筆記用“轉(zhuǎn)換筆記為pdf”的功能解決了。也就是說將鼠標(biāo)光標(biāo)隨意點(diǎn)在這個(gè)筆記的任意內(nèi)容，右鍵然后點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換為pdf”，這樣就會(huì)另存為一個(gè)筆記。這個(gè)筆記當(dāng)中的法規(guī)就以pdf的附件形式呈現(xiàn)在我面前，我可以直接把這個(gè)附件拖到同事的微信里面，他就能夠很快的看到。 圖二十
除了微信，印象筆記還提供了郵件功能。
點(diǎn)擊筆記的右鍵，選擇“更多共享”“用電子郵件發(fā)送副本”，這樣筆記當(dāng)中的內(nèi)容就會(huì)通過郵件的方式發(fā)送到對方的郵箱，只需要在收件人處寫入對方的郵箱地址就可以了。而對方看到的就是你注冊的郵箱地址，這也是為什么我在基礎(chǔ)功能當(dāng)中，建議大家用自己的工作郵箱來注冊印象筆記的原因。 圖二十一
圖二十二
講到這里，我再告訴大家一個(gè)印象筆記檢索的技巧。剛才我把民事訴訟法的司法解釋轉(zhuǎn)換為pdf，這個(gè)筆記就放在了民事訴訟法規(guī)合輯當(dāng)中。而它跟文本形式筆記的最大區(qū)別，就在于它的筆記內(nèi)容當(dāng)中包含了附件，而其他筆記是沒有包含附件的。因此，在檢索項(xiàng)里面，點(diǎn)擊紅色框內(nèi)的“添加搜索選項(xiàng)”，里面會(huì)有一個(gè)“包含”，選擇“附件”，這樣檢索項(xiàng)里面就有黃色框內(nèi)的內(nèi)容。這樣定位就非常的準(zhǔn)確，這個(gè)被我轉(zhuǎn)化成pdf的法規(guī)就可以就直接搜出來了。 圖二十三
再多講一點(diǎn)，轉(zhuǎn)換成pdf以后的文件會(huì)很長，沒有必要把它展開,只需要有一個(gè)標(biāo)題就可以了，否則會(huì)很占筆記內(nèi)容的位置。印象筆記提供了一個(gè)作為附件查看的功能。
點(diǎn)擊這個(gè)筆記的附件右鍵，再點(diǎn)擊作為附件查看，大家有沒有發(fā)現(xiàn)下面延展出來的內(nèi)容被收縮回去了？你的筆記內(nèi)容就會(huì)顯得比較簡潔。而且印象筆記對圖片形式的附件是可以任意去調(diào)整大小的。這里就不再發(fā)圖片了。
圖二十四
圖二十五
6、使用演示功能做內(nèi)訓(xùn)
在我們律師事務(wù)所，知識(shí)管理部還有一個(gè)功能就是在每周一的晚上七點(diǎn)組織一次學(xué)習(xí)例會(huì)，而印象筆記的演示功能有一個(gè)“輕ppt”的作用，在做內(nèi)部培訓(xùn)的時(shí)候，其實(shí)我比較青睞于用它的演示功能，來做培訓(xùn)課件。
下面我就以保證金質(zhì)權(quán)的一個(gè)內(nèi)訓(xùn)課件來看一下我們?nèi)绾斡糜∠蠊P記的演示功能做內(nèi)訓(xùn)。
大家可以看到這個(gè)課件里面包含有幾個(gè)部分，第一個(gè)部分是關(guān)于保證金質(zhì)權(quán)的法律規(guī)定。這次的學(xué)習(xí)主要是一個(gè)公報(bào)案例，把保證金質(zhì)權(quán)這個(gè)問題作為研究對象。在這個(gè)案例之外，我又找了其他的一些案例來作為一個(gè)參考。要做的演示就要展現(xiàn)這次案例討論的一個(gè)邏輯結(jié)構(gòu)，所以我做了一個(gè)目錄。
圖二十六
圖二十七
目錄的第一個(gè)功能，是讓大家明白一個(gè)大概的結(jié)構(gòu)。目錄的第二個(gè)功能是跟這個(gè)演示功能有關(guān)的。我隨意點(diǎn)擊第一或者第二，向大家展示了第一或者第二的內(nèi)容以后，當(dāng)我點(diǎn)擊圖片當(dāng)中黃色框內(nèi)的逆向箭頭時(shí)，就會(huì)回到目錄功能，就可以再點(diǎn)擊其他需要向大家演示的筆記內(nèi)容，用一個(gè)跟內(nèi)容的連接點(diǎn)——目錄，將培訓(xùn)的流程連貫起來。
圖二十八
這張圖表是我們的一個(gè)內(nèi)訓(xùn)，這不是一次單獨(dú)的討論會(huì)，而是一個(gè)持續(xù)性的過程。我們在五月份的時(shí)候，會(huì)每周要求案件助理按照我們出的圖表題目畫一張圖發(fā)上來，然后每周開一次會(huì)，來研究每一個(gè)人畫的圖哪里好，哪里不好。
圖二十九
第一個(gè)筆記0001學(xué)習(xí)資料。就是把可視化圖表的一些參考資料放進(jìn)去，供已經(jīng)參加共享的助理來學(xué)習(xí)，然后給他們出題目，他們將自己的圖畫好以后，定期按時(shí)上傳上來，我再利用演示功能演示他們畫的圖，然后大家一起來討論，這個(gè)就是我們用印象筆記的這些功能進(jìn)行的一個(gè)線下的內(nèi)訓(xùn)。
7、用印象筆記制作辦案手冊
現(xiàn)在我們知識(shí)管理部還在做一個(gè)課題，這個(gè)課題是一個(gè)手冊。其實(shí)就是把律師需要的法院法官的聯(lián)系方式、辦公室電話以及我們律師經(jīng)常查詢的車輛信息、房屋信息、工商信息和我們檢索經(jīng)常用到的網(wǎng)站等進(jìn)行一個(gè)整合、共享。
這些信息共享給我的同事以后，對新人來講，他們可以隨時(shí)隨地用手機(jī)查到法院的信息，可以通過這個(gè)手冊很快了解到怎樣去查詢某一個(gè)東西，怎樣去做檢索，這個(gè)對他們辦案是非常有幫助的。
利用這個(gè)手冊的內(nèi)容，我想介紹一下印象筆記的鏈接功能。大家可以看到這個(gè)圖片里面有一個(gè)黃色框，里面有查詢地址，貴州省工商局的地址。 圖三十
這個(gè)地址其實(shí)是一個(gè)字面的東西，對找不到的人來講還是找不到。我想了一個(gè)方法，就是把這個(gè)內(nèi)容跟網(wǎng)站上的百度地圖連接在一起，這樣看到的不僅僅是一個(gè)地址，手指一點(diǎn)擊這個(gè)地方，地圖就能夠呈現(xiàn)在面前，我覺得是非常方便的。 方法大家看圖片就能夠知道了，右鍵選中你要增加鏈接的文字，右鍵點(diǎn)擊鏈接點(diǎn)擊添加，將這個(gè)網(wǎng)址復(fù)制到框內(nèi)就可以了。
圖三十一
圖三十二
現(xiàn)在大家看到下面這個(gè)圖就是我做的一個(gè)檢索常用網(wǎng)站的一個(gè)筆記。這個(gè)筆記我是直接用safari的標(biāo)簽功能復(fù)制粘貼，復(fù)制到這里來形成的，但是如果說你沒有safari的標(biāo)簽，用剛才那個(gè)方式同樣可以把檢索網(wǎng)站的網(wǎng)址鏈接到文字上去，點(diǎn)擊相應(yīng)的文字就能夠進(jìn)入到網(wǎng)站了。
圖三十三
圖三十四
圖三十五
圖三十六
上面兩張圖是已經(jīng)添加了鏈接，如果我想更改或者編輯這個(gè)鏈接，方法其實(shí)也非常的簡單，就是右鍵點(diǎn)擊這個(gè)內(nèi)容，然后點(diǎn)擊鏈接，點(diǎn)擊編輯，調(diào)整里面的網(wǎng)址就可以了。
明日推送預(yù)告：“印象筆記使用寶典”之二：《如何使用印象筆記進(jìn)行案件管理》
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