公文寫作：匯報稿寫作的“三想”和“三響”

來源：房立洲博客、原載應用寫作

匯報稿寫作，是機關企事業單位最常見的寫作樣式之一。各級各類領導蒞臨視察、調研問題、督辦工作，客觀上都要求受訪單位準備像模像樣的匯報材料?？梢哉f，匯報材料是最能體現單位狀況、顯現領導意圖、展現文秘水平的寫作樣式。寫好匯報稿有很多講究，要做很多準備，但歸結起來，筆者以為，一篇成功的匯報稿寫作務須弄清“三想”，寫好“三響”。

一、弄清來者“想聽什么”，“回聲”要“響”，切實提高匯報稿的針對性。一般來說，上級領導到一個單位考察調研，不外乎三種情況：一是新任領導履新認門，并就分管工作做一般性了解；二是各級領導就某一項工作做專題性調研；三是區域或行業外領導的業務考察和學習。三種情況，不論領導級別多大，來自何方，都有一個共同點，即都有一個考察動機。對這個“動機”，寫作人員“把脈”一定要準，要通過多種渠道打聽“風聲”，察知“內情”，努力以“口味定菜單”，對來者的興趣點都要發出不同程度的“回聲”，這是決定匯報稿寫作成功的關鍵因素。否則，“所寫非所愿，所愿非所寫”，最終落了個“兩情不悅”。比如，如果是新任領導第一次“登門”，各方面情況都不是太熟悉，在此情況下，機構沿革、職責分工、人員構成、行業特色等基本情況都要作適度的介紹。所謂“適度”，就是筆墨“分寸感”要強，多了來者聽不下去，要“膩味”，少了達不到效果，聽得云里霧里，有違來者初衷。如果是“頂頭上司”就某一項工作深入一線跟蹤督辦，“用筆”則宜單刀直入，刪繁就簡，對來者所關心的或曾指示過的事情予以“丁是丁，卯是卯”的“直接回應”。此外，還要根據領導的從政背景、興趣愛好，脾性習慣等來調整匯報稿的內容安排、層次結構、語氣口吻和語言風格等，以求最大程度地實現“對口對味”（如果不考慮“對味”，一個單位只要準備一個通用的匯報稿即可，而事實并非如此，一般領導都要求針對不同的來訪目的準備不同的匯報稿）。例如：同是數字××工作，兄弟城市來考察學習的目的各不相同，有的是以了解系統建設為主，而有的是以交流業務運行為主。由此，請看下面兩個匯報材料的框架結構，領導“想聽什么”對講話稿寫作的影響可見一斑。

二、弄清領導“想說什么”，“心聲”要“響”，切實提高匯報稿的主旨性。對本單位領導來說，上級領導來訪可能是一次匯報工作、陳述問題、體現成績、展示自我的“絕佳機會”。本部門領導借此機會“想說什么”，這是決定匯報稿寫作重點的另一重要因素，可以說也是本次匯報的“主旨所在”。文秘人員代擬匯報稿一般都是“遵命寫作”，有些直接就是對自己領導“口授”的“實錄”。因此，在匯報稿寫作中體現出本單位領導的意圖，在某種程度上說是文稿寫作是否成功的最重要一環。文秘人員一定要用手中的這支筆為他撐起這個關鍵的“場子”，否則，平時再多的付出也將付之東流，徒勞無益。文秘人員對本單位領導的“心聲”要心知肚明，專挑領導最想說的說，一字一句都要寫到他“心窩里”。否則，你的“調子”再高，“旋律”再美，對領導來說，也是“嘔啞嘲哳難為聽”。一方面，動筆前可以就專門此事請示領導意見，堅持“靶向寫作”，避免“劍走偏鋒”。另一方面，文秘人員要做個“有心人”，注重對領導觀念、意圖、想法的長期記錄、搜集和積累，不斷提高下筆的“精度”。例如：在一次匯報稿寫作上，本部門領導要求筆者在文章開頭來一個“開場白”，要能全面地反應幾年來單位的工作量和為上級部門所做的貢獻。領導的這一思路，要求筆者既要對總體工作有很深的了解，還要有高度的概括能力（對幾年的工作做一個總概括，有高度有精度又不與后面的具體敘寫重復）；同時，還要起到為下文“渲染氛圍定基調”的作用。筆者是如此寫的（附后），得到了領導的充分肯定。原文為：回顧這×年，××面臨新形勢新任務，××也遭遇新機遇新挑戰，走在了轉型升級的重要關口?；仡欉@×年，可以說，頭緒多、任務重、工作忙是常態，走基層、建機制、強保障是重點，抓落實、求創新、促發展是主線。按照×的要求，我們以“鞏固、優化、升級、示范”為要求，重點做好了“三篇文章”：一是在完善機制上夯實“基礎篇”。每年通過大量的調研、走訪、會商等，不斷完善××標準、考核激勵機制、處置協調機制以及高頻度帶隊巡查機制等相關機制，力求最大限度地減少“雜音”、增大“和聲”、形成合力、提高質量；二是在運行提效上優化“服務篇”。進一步提高×ד三個第一”響應機制的靈敏度，不斷拓展時間、區域和內涵覆蓋，努力做好為領導、為行業、為市民、為基層“四大服務”，進一步延伸××觸角，努力發揮了×ד輕騎兵”、“總抓手”的作用，為××牽頭抓總、破難解熱、應急抓常、強管利民提供了保障；三是在轉型升級上加速“發展篇”。緊跟××發展浪潮，堅持“三實”原則，做好××信息化頂層設計和“一攬子考慮”，堅持××統籌、規劃、建設、運行、表達“五管齊下”，既為行業發展提供了支撐，又為解決××潛在性的根本問題提供了契機，進一步擦亮了我市××的“金名片”。三年來……（數據表現）。

三、弄清自己“想寫什么”，“新聲”要“響”，切實提高匯報稿的輔政性。除了要遵循兩方面領導的“意圖”，也不能忽視文秘人員自身的主觀能動性。畢竟上面“定調”再高，也還要通過秘書人員手中的筆來表現，寫作活動中自始至終都離不開文秘人員思維的創造性參與。這種“創造性”集中表現為文秘人員的新見解、新材料、新手法。由于長期從事文稿寫作，秘書人員一般對匯報稿寫作都有很深的心得，甚至不排除文秘人員在對某項工作的認識上有高于領導的地方。在匯報稿寫作上，秘書人員并不永遠都是完全被動的一方。經驗老到的秘書也往往在匯報稿寫作上能“牽著領導鼻子走”，因在寫作上提出的新思路，讓領導對他“刮目相看”、“言聽計從”。再者，秘書人員自身的學習和獨特的視角，以及“上下協調、左右溝通”的角色，使他易于掌握大量的信息，便于找到“印證”領導思路的新材料，有助于在匯報稿上發出頗有見地的“新聲”。最后，文秘人員對語言的“駕輕就熟”，以及對“語言創新”的創作沖動，使他不滿足于文稿寫作的“重復性勞動”，常常會在一些類似內容的表達上運用一些新手法，提出一些新概括，由此給人以耳目一新的感覺，增強了匯報稿的可讀性和視覺沖擊力。請看一篇匯報稿主體結構的兩個版本：一是總體情況；二是三年來主要工作；三是黨風廉政建設情況；四是表態發言（第一稿）。一是總體情況；二是業務工作“四步走”，三年來數字（智慧）城管工作有了新成效；三是黨風廉政抓“三字”，凝聚了正能量提高了戰斗力；四是整改落實交“三卷”，進一步營造風清氣正爭先創優的好氛圍（第二稿）。同是一篇匯報稿，四部分內容都相同，但顯而易見，第二稿的內容作了一些新提煉，在語言的“靚度”上要“技高一籌”。個中差異在于：第一稿平鋪直敘，永遠不會錯，哪里都好套，程式化太明顯，看不到作者個性化的創造；第二稿的最大特點在于打上了個性思考的顯著“烙印”，“四步走”、“三字”、“三卷”的歸納，顯明易記，雖然是“新瓶裝舊酒”，但畢竟是寫出了新東西，寫出了不一樣，寫出了一般中的“個別”，令人過目留痕，過耳難忘。這就是獨創性思維的魅力所在。有時哪怕是文章內容或是形式上的一點點創新，也會讓人產生極大的視覺沖擊和心靈震撼。因此，創新，永遠是公文寫作的生命所在，也是寫作者終其“寫作生涯”都要不懈追求的主題。