用GTD理念管理你的時間

世界總是在很多方面不公平，但在時間這個方面卻是很公平。每個人的單位時間都一樣，你可以用時間來創(chuàng)造資源和財富，也可以完全浪費掉它。我更喜歡的是把寶貴的時間用來創(chuàng)造而不是浪費掉。所以這篇文章探討的是如何用GTD理念來高效的管理分配你的時間。

什么是GTD？

GTD(Getting Things Done)是一種時間管理方法，它可以幫你把生活中的大小隨機事務(wù)系統(tǒng)化的制定成計劃中的任務(wù)，解放你的大腦，幫助你更有效的去工作實現(xiàn)人生的目標。

讓我們先回顧下平時的工作生活中大腦處理事情的過程：“某件很重要的事情，比如鍛煉身體需要你每周選幾天去運動，這是一件長期回報很高的目標。今天本來你需要去按計劃運動，突然發(fā)生一件比較緊急但不重要的事情促使你放棄計劃轉(zhuǎn)而去解決這件急事，然后大概率你的計劃被多件緊急不重要事情給毀了。”為什么經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況？因為我們的大腦在進化中就更偏向于處理急事而不是重要不緊急的事情，這是生存優(yōu)先決定的，因為急事在短期可能對生活產(chǎn)生比較大的影響。但這卻阻礙了很多重要卻不緊急的長期計劃目標的實現(xiàn)。長期目標需要按照計劃來一步步推進，比如閱讀習慣、寫作習慣、記賬習慣及很多重要技能的獲得。

上圖是時間“四象限”法則，把工作按照重要和緊急兩個不同程度進行了劃分。你可以按照你自身的情況把你遇到的很多事情用這四象限法則來劃分。

但是上面這些理論對很多人來說可以理解卻很難執(zhí)行下去，因為這些理論都是反人性的，反人性的方法總是不受歡迎。為了讓大家可以更容易的接受這種理念去管理自己的時間，我在下面的部分以實例來展示我如何應用這個理論完成很多目標。

一個時間管理的實例

探索興趣

我興趣很廣泛，喜歡探索學習很多東西，很愿意花時間來“瞎折騰”。某天我突然想學習一門iOS開發(fā)的技術(shù)了，但是我對iOS開發(fā)完全不懂，連它的開發(fā)語言和開發(fā)工具我也完全沒接觸過。而且據(jù)我有限的知識了解，要掌握這個技術(shù)去做一款App的話需要幾個月時間來系統(tǒng)性的學習。

那我們現(xiàn)在來看看我當時遇到的困難，首先很有代表性，我找到了自己的一個興趣點，也有意愿去學習它，但是這個目標不簡單，毫無計劃去實現(xiàn)的話失敗率很高的。所以我需要制定一個中期計劃去實現(xiàn)它。

設(shè)定目標

那我的目標就是一個人在兩個月內(nèi)掌握基礎(chǔ)的iOS開發(fā)技術(shù)，然后再花一個月時間去開發(fā)一款簡單的產(chǎn)品，為實現(xiàn)這個目標我愿意每天花費10小時。

目標的設(shè)定必須細化到單位時間可執(zhí)行的粒度，達到用幾句話描述你的目標及為實現(xiàn)目標需要的時間和資源。

比如你要掌握一項樂器技能，然后你給這個目標加一段描述：”我想學習鋼琴“，這是無法執(zhí)行的計劃。你應該說：”我想在XX時間內(nèi)掌握用XX樂器演奏XX曲子“。

制定計劃

接下來你需要為這個目標做進一步的拆分了。在拆分前你應該花費一點時間了解基本情況。如果你對這個目標的實現(xiàn)所需要的流程都不懂的話，那你肯定無法合理拆分它。這時候你可以搜索一些相關(guān)的信息，或者有經(jīng)驗的人的經(jīng)驗分享教程，這可以讓你宏觀了解你可能遇到的問題，再結(jié)合自身情況去制定計劃。

對于我這個目標來說，我首先是需要學習相關(guān)的知識，所以我制定了一個MOOC在線課程學習計劃和一個閱讀清單。

以上是我需要為實現(xiàn)該目標而需要的資源，然后我在OmniFocus上制定了該目標的長期任務(wù)待辦事項。

最后我在OneNote里制定了每天的任務(wù)清單。

追蹤回顧

定期檢查計劃執(zhí)行情況并做適當調(diào)整。包括每天、每周及每月的總結(jié)回顧。

以上是我的每天任務(wù)清單及當天回顧。

以上是我的每周及每月的追蹤回顧。

所需的工具

OMNIFOCUS

這款軟件真正的可以幫助你應用GTD的理論到實際工作中，但是只有Mac和iOS版本，甚至有人為了這款軟件而專門買了Mac電腦。我在追蹤回顧里的兩張截圖就是OmniFocus界面。

這個軟件的使用本身就有很高的門檻，我為此而花了一周時間去研究如何使用它完成GTD理念的應用，我會在后期介紹如何使用好這款軟件的。

那沒有這款軟件該怎么辦呢？我們可以用下面的軟件來間接代替。

ONENOTE

OneNote是一款非常強大的筆記本軟件，你可以用它記錄你的所有資料，我每天的待辦事項都是用它來記錄的，我會在后面專門介紹如何使用它管理你的知識。

待辦事項

待辦事項就是一個任務(wù)清單，你可以用紙來寫下你接下來要做的一系列事項，比如我經(jīng)常在OneNote里列我要做的事情。

日歷

你可以用日歷來設(shè)定有明確截止時間的任務(wù)。日歷很神圣，也意味著只有有明確截止時間的任務(wù)才有必要設(shè)定一個日歷，否則你的日歷會產(chǎn)生大量提醒，這反而導致你心力憔悴無力去執(zhí)行，所以謹慎隨意使用日歷制定計劃。

需求注意的問題

GTD理論要求使用列表來管理你的目標，而列表上的項目全部平等，不要給它們排列優(yōu)先級順序。因為日程表管理方式會把大量的時間耗在調(diào)整日程表，比如因為突發(fā)原因某件事的截止日期要提前了，于是你就要花很多時間調(diào)整排得滿滿的日程表。GTD理念認為計劃趕不上變化，也許你這周排好的下周日程表里優(yōu)先的項目都放在周一，但是到了下周后這些事因為外部因素變得并不重要了。甚至你提前作出的計劃覺得某些事情要優(yōu)先，結(jié)果項目開始后才發(fā)現(xiàn)都是錯誤的，導致計劃被廢棄。

所以GTD只保留了列表，列表里是今天可以做的事情。而其他所有未來要做的事情另外列一張表。列表里當前可以做的事情，每天早上打開列表，自己覺得先該做哪件事，然后開始做這件事，完成后再重復上述過程。GTD覺得任何計劃都比不上當時的你的判斷能力，只有當時的你才最清楚每件事的優(yōu)先級、截止日期、重要性和緊急性、以及當時你的精神狀態(tài)和干勁，并根據(jù)這些因素知道自己下一步最應該干什么。

可以根據(jù)任務(wù)的執(zhí)行地點不同分幾個列表，比如辦公室列表、家庭列表、公交車上列表。

未來的事情不要做太細的計劃。比如你準備明年春節(jié)去某地旅行，那么就寫一句「春節(jié)某地旅行」即可，然后等到還剩一個月時間的時候再開始做詳細計劃。否則，提前半年做好的詳細計劃往往到了執(zhí)行時因為大量外部因素的改變而成為廢紙，白白損失了半年前指定計劃所花費的時間。