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一、填空題
1．行文關系、行文方式和行文規則合稱為行文制度 。
2．正確地執行行文制度，可以避免行文混亂，防止“文山會海”，提高工作效率 。
3．機關單位之間的文件往來，是根據各組織系統、機關單位的隸屬或職權關系進行的。
4．機關單位之間文件往來而形成的關系叫行文關系 。
5．明確行文關系，有助于正確把握行文方向，選擇正確的行文方式 ，正確執行行文規則，并進一步保證機關文件的效力和提高機關工作效率 。
6．行文關系包括 上行 關系、下行關系、平行關系三種。
7．平行關系，是指平行機關之間或不相隸屬 機關之間的行文關系。
8．平行關系是指互不隸屬但隸屬于一個共同上級機關或在業務上互不管理但受一個共同上級主管機關管理的機關單位的總稱。
9．行文方式是根據文件的行文關系和行文方向確定的行文種類 。
10．行文方式包括 上行文、下行文和平行文三種。
11．逐級上行文 是下級向直屬的上一級行文的最基本、最常用的方式。
12．越級上行文就是下級越過自己的直屬上級特殊向更高的上級行文。這種方式只能在迅速情況下采用。
13．采取多級下行文方式， 可以使下屬幾級組織 迅速 、 準確 地看到領導機關的文 件， 及時領會和貫徹文件精神， 可以節省 傳遞手續 ， 提高 時效 ， 較快地解決問題。
14．平行文通常使用 公函 聯系 商洽 工作， 有時也發通知、 通報等。
15．機關單位的行文關系， 根據各自的 隸屬關系 和 職權范圍 確定。
16．經批準在報刊上全文發布的行政法規和規章， 應當視為 正式文件 依照執行， 可 不再 行文 。
17．文書處理是圍繞文書的發出、 收進、 運轉和 日常管理 所進行的一系列 銜接有序 的工作。
18． 文書處理包括收文處理、 發文處理、 文書管理 三個環節。
19． 收文處理主要的工作程序包括簽收、 登記、 審核 、 分送、 傳閱、 擬辦、 批辦 、 承辦、 催辦、 注辦、 歸檔 等。 20． 簽收的目的是明確交接雙方的 責任 ， 保證文書運行的 安全 。
21． 簽收的操作步驟是 清點 、 檢查和 簽字 。
22． 登記的目的是便于對收文 數量 進行統計以及以后的 查找利用 。
23． 收文登記的形式主要有 簿式 和 卡片式 兩種。
24． 收文登記的方法主要有 流水式 和 分類式 兩種。
25． 文件傳閱， 應閱人之間不 橫傳 文件， 由文秘人員采用 一送一退 的方法直接傳 閱。
26． 傳閱的方法有分送傳閱、 集中傳閱 和 建立閱文室 三種。
27． 在傳閱文件時， 一定要嚴格按照 規定范圍 和領導 批辦范圍 組織傳閱。
28． 擬辦是文秘人員對收文應如何辦理所提出的 初步意見 ， 以供領導批辦時參考。
29． 批辦是領導人對應辦的來文由誰或哪一部門辦理及 如何辦理 寫出的 指示性 意 見。
30． 承辦 是指有關部門或人員， 根據 領導人 的批辦意見， 對文件反映的情況或請 示的工作等進行具體處理。
31． 催辦 是文秘人員對文書辦理情況的督促、 檢查， 以提醒有關人員加快 辦文速度 。
32． 注辦是由文件承辦部門或人員在公文辦理完畢后， 在文件 處理單 上注明文件辦 理情況、 需要說明的問題和 辦理結果 等情況。
33．歸檔就是文書處理部門將辦理完畢的， 具有 保存價值 的文件立卷后， 定期向單 位檔案室 移交 。
34．發文主要的工作程序包括擬稿、 核稿 、 簽發、 編號、 繕印 、 校對、 用印、 登 記 、 分發等。
35． 公文撰擬質量的高低和是否及時直接關系到處理公文的 質量 和 效率 。
36． 核稿 是秘書部門的負責人或有關領導人對草擬的文稿進行審查 修改 工作。
37． 簽發是單位領導人對發出的文稿經 最后審閱 后認為確應發出， 即批明發文意見 并簽字 。
38． 文稿經領導人簽發即成 定稿 ， 可以據此 生效 。
39． 編號就是文稿送印前要編好發文字號， 并注明緩急或 密級標記 ， 確定 印刷份數 ， 以便一并繕印。
40． 繕印是指把經過領導簽發的 定稿 印成 正本 。
41． 校對就是將 打印稿 與 底稿 核對檢查， 以發現并糾正各種錯漏。
42． 公章是單位 權威 、 責任和信用的標志， 蓋印是證實 公文效力 的一種標志。
43． 文書處理的基本原則應為： 實事求是、 精簡 、 高效 、 安全保密。
44． 做好文書管理工作， 最重要的是貫徹 集中統一 管理的原則。
45． 編制立卷類目是文書還沒形成以前， 根據單位工作活動和文書 形成規律 ， 對一 年內可能產生的文書 事先編制 的一個文書管理方案。
46． 條款就是將要形成的一組具有密切聯系的文書的 標題 。
47． 類別的劃分有兩種方法， 一是按 組織機構 分類， 二是按 年度 分類。
48． 非紙質文書， 就是以 紙張 以外的物質為 載體 的文書。
49． 早期的文書載體有 甲骨 、 竹木、 泥板、 紙板、 紙草， 后來還曾用過 縑帛 、 金 屬等載體。
50． 紙張有竹木之廉， 而 體積 不大， 有縑帛之柔軟而又 便宜 ， 并且 白紙黑字 ， 一目了然， 具備各種書寫材料的優點。
51． 紙質文件的利用是 排他 的、 惟一的， 并受時間和 空間 的限制。
52． 電子文件對保存場地的面積要求不高， 而對環境的 溫度 、 濕度、 防磁性 、 抗 破壞能力等要求很高。
53． 電子文件、 電子檔案是未來的 必然方向 ， 取代傳統的紙質檔案只是 時間 問題。
54． 電子文件是一種通過數字電腦進行 操作 、 傳輸與 處理 的文件。
55． 照片檔案是以 感光材料 為載體， 以 影像 為主要反映方式的一種專門檔案。
56． 照片檔案有很多種， 有三個劃分標準， 一是按 色彩 劃分， 二是按感光形式劃分， 三是按 防磁性 材料劃分。
57． 一般機關單位的照片檔案主要是 普通日光 型的常規照片。
58． 照片檔案卷內目錄應以照片的 自然張 或有 總說明 的若干張為單元填寫卷內目 錄。
59． 照片檔案的編號， 主要包括 照片 的編號和 底片 的編號。
60． 照片說明就是概括地揭示和 解釋 照片的來源、 內容、 形式 和整理情況的一種 文字材料。
61． 照片說明包括符號說明、 文字說明 、 總說明和 分說明 。
62． 照片文字說明的成分包括事由、 時間 、 地點、 人物、 背景、 攝影者 ， 一般又 稱為照片檔案說明的“六要素”。
63． 照片的文字說明一般不超過 200 字， 用 阿拉伯 數字表示時間。
64． 照片檔案的管理主要包括 相片 和 底片 的管理。
65． 錄音帶、 錄像帶又稱為 聲像檔案 或音像檔案， 它們都是以 磁介質 為載體的專 門檔案。
66． 軟磁盤就是可以脫機傳遞和 存儲 的計算機 磁介質 信息技術存儲載體。
67． 錄音帶就是用于錄制 音響 、 傳遞和存儲 聲音信息 的磁介質的信息技術存儲載 體。
68． 磁性載體文件應一式二份， 與相應的紙質文件同時 收集 并進行 登記 。
69． 錄像帶需簡要說明該片的內容、 制式 、 語別、 密級、 規格和 放映時間 。
70． 錄音帶需簡要說明 講話內容 、 講話人姓名、 職務、 錄制日期、 密級 等。
71． 磁性載體檔案在保管 條件 、 環境 以及保管 單位形式 上與紙質檔案有差別， 但在檔案的分類、 編目和編號方面應符合檔案管理的一般規律。
72． 磁性載體檔案保養及維護的內容包括清潔、 倒帶、 檢查 及修復和 復制 。
73． 錄像帶不要在電視機殼頂上或有較強 磁場 的附近放置或保存。
74． 光盤的種類有只讀式光盤、 一次寫多次讀光盤、 可擦寫 光盤三種。
75． 新型載體文檔的包裝方式有 開放式 、 密閉式和 全密封 式三種。
76． 新型載體文檔的存放方式有 橫放 、 豎放 兩種。
二、 判斷題
1． 平行機關和不相隸屬機關之間可發指導性文件或指令性文件。 （ × ）
2． 行文方式有時可以結合運用。 （ √ ）
3． 分送傳閱要遵循先協辦后主辦、 先閱知后辦事的原則。 （ × ）
4． 公文的副本是指留存歸檔的正式文本。 （ × ）
5． 校對好了的公文蓋章才生效。 （ × ）
6． 發文登記的形式主要用簿式。 （ √ ）
7． 立卷類目是立卷工作的具體計劃。 （ √ ）
8． 立卷類目由類別和條款組成。 （ √ ）
9． 會議是人類在社會生活中形成的一種互動方式。 （ √ ）
10． 擬辦意見應先送承辦部門， 后送主管領導。 （ × ）
11． 甲骨是我國目前發現的最早的文書檔案載體類型。 （ √ ）
12． 在一個全宗內， 照片應按年度結合問題進行分類。 （ √ ）
13． 照片必須固定在芯頁正面。 （ √ ）
14． 案卷內的芯頁以30 頁左右為宜。 （ √ ）
15． 照片名稱一般不應超過50 字。 （ √ ）
16． 照片說明采用豎寫格式。 （ √ ）
17． 磁性載體文件由形成部門負責收集積累。 （ √ ）
18． 歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。 （ √ ）
19． 歸檔的磁性載體文件應由文件形成部門編制歸檔說明。 （ √ ）
20． 磁性載體檔案案卷目錄與文書檔案的案卷目錄有很大區別。 （ √ ）
21． 歸檔的磁性載體檔案必須貼上標簽。 （ √ ）
22． 保存有磁性載體檔案的文字資料， 不得用鉛筆或水溶性墨水書寫。 （ √ ）
23． 貯存磁性載體檔案庫房的地面應打蠟， 鋪地毯。 （ × ）
24． 磁性載體檔案應定期保養， 并建立檢測、 保養卡。 （ √ ）
25． 光盤衰退是由金屬的氧化引起的， 高溫更為明顯。 （ √ ）
26． 高濕對光盤金屬記錄膜的影響很大。 （ √ ）
27． 不論是在何種情況下錄制的磁帶， 都必經重繞一遍存檔。 （ √ ）
28． 保存期間， 磁帶應每半年重繞一次。 （ √ ） 29． 存檔膠片應兩年倒片一次。 （ √ ）
30． 存檔的照片金屬模版每年檢查一次。 （ √ ）
31． 光盤高速轉動產生的應力是變形的重要原因。 （ √ ）
32． 各種材料的檔案應該分庫或分柜存儲， 絕對不能混放。 （ √ ）
33． 薄膜唱片一般疊放張數以20 張為限。 （ × ）
三、 單選題
1． 對收來文件進行具體處理是（ A ）
A． 承辦 B． 催辦 C． 批辦 D． 注辦
2． 具有普遍指導意義的文件， 分發的范圍可以寬一些， 這是分發依據的（ D ）
A． 按密級劃分 B． 按級別劃分 C． 按內容劃分 D． 按作用劃分
3． 不屬于行文制度的一項是（ C ）
A． 行文關系 B． 行文方式 C． 行文條件 D． 行文規則
4． 對收文提出初步的辦理意見， 是屬于（ A ）
A． 擬辦 B． 批辦 C． 承辦 D． 注辦
5． 對收文提出的指示性意見， 是屬于（ C ）
A． 審核 B． 催辦 C． 批辦 D． 承辦
6． 對公文制作的嚴格“把關” 是發文處理的（ A ） 環節
A． 擬稿 B． 核稿 C． 簽發 D． 編號
7． 要注意使用統一的修改符號是屬于（ C ）
A． 編號 B． 繕印 C． 校對 D． 用印
8． 甲骨在（ B ） 占據檔案文件載體的主要位置
A． 夏代 B． 商代 C． 周代 D． 漢代
9． 把政務文書稱為簡牘或簡策的是（ A ）
A． 周代 B． 商代 C． 夏代 D． 秦代
10． 被稱為“周之重器” 的公方書寫材料是（ B ）
A． 甲骨 B． 金屬 C． 竹林 D． 縑帛
11． 古代將樺樹皮作為文書檔案載體的是（ C ）
A． 古埃及人 B． 古希臘人 C． 古印度 D． 古西亞兩河流域
12． 代表未來發展方向的是（ D ）
A． 紙質文書檔案 B． 照片膠片文書檔案 C． 錄音錄像文書檔案 D． 電子文件檔案
13． 光盤保存信息的能力和使用壽命在（ C ）
A． 30 年以內 B． 20 年以上 C． 20 年以內 D． 10 年以內
14． 保存期間， 磁帶應每（ D ） 重繞一次 A． 二年 B． 三年 C． 一年 D． 半年
15． 文書工作人員將文件的處理結果在文尾下面或文件處理單上所做的簡要說明， 叫 做（ D ）
A． 擬辦 B． 批辦 C． 承辦 D． 注辦 16． 文書處理包括（ B ）
A． 文書擬寫、 文書發送、 文書歸檔 B． 發文處理、 收文處理、 文書管理
C． 文書編目、 文書立卷、 文書撰寫 D． 發文處理、 收文處理、 歸檔處理
17． 收文的處理程序是（ A ）
A． 簽收、 登記、 分送、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦
B． 登記、 簽收、 分送、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦
C． 簽收、 登記、 傳閱、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦
D． 登記、 分送、 簽收、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦
18． 逐級上行文（ B ）
A． 是上行文中使用不算多的行文方式 B． 是上行文最基本的行文方式
C． 只有在少數特殊情況下才可以采用 D． 只有在少數十分特殊必要的情況下才可以采用
19． 文書核稿的重點是文稿的（ B ）
A． 文頭、 行文、 文尾 B． 內容、 文字表達、 體式
C． 文風、 主體、 結尾 D． 形式、 內容、 邏輯
20． 文書處理的基本原則是（ D ）
A． 及時、 高效、 安全、 簡化、 統一 B． 及時、 高效、 可靠、 簡化、 統一
C． 快速、 高效、 安全、 統一、 簡化 D． 及時、 準確、 安全、 統一、 簡化
21． 發文處理的程序是（ A ）
A． 擬稿、 核稿、 簽發、 編號、 繕印、 校對、 用印、 登記、 分發
B． 擬稿、 簽發、 編號、 核稿、 繕印、 校對、 用印、 登記、 分發
C． 擬稿、 簽發、 核稿、 繕印、 編號、 校對、 用印、 登記、 分發
D． 擬稿、 簽發、 編號、 繕印、 核稿、 校對、 用印、 登記、 分發
22． 文書層次的序號排列順序應當是（ B ）
A． 一、（一）、（1）、 1． B． 一、（一）、 1． （1）
C． 一、 1． （一）、（1） D． 一、 1． （1）、（一）
四、 多選題 1． 行文關系包括（ BCD ）
A． 上下關系 B． 上行關系 C． 下行關系 D． 平行關系
2． 行文制度包括（ ABC ）
A． 行文關系 B． 行文方式 C． 行文規則 D． 行文過程
3． 下行文以（ CD ） 方式為主
A． 越級下行文 B． 低級下行文 C． 逐級下行文 D． 多級下行文
4． 文書處理包括（ ABD ）
A． 收文處理 B． 發文處理 C． 行文規則 D． 文書管理
5． 收文登記的主要方法有（ AC ）
A． 流水式登記法 B． 簿式登記 C． 分類式登記法 D． 卡片式登記
6． 傳閱的方法主要有（ BCD ）
A． 自行傳閱 B． 分送傳閱 C． 集中傳閱 D． 建立閱文室
7． 各種文件發往各單位的分發依據為（ ABCD ）
A． 按密級劃定 B． 按級別劃定 C． 按內容劃定 D． 按作用劃定
8． 文書管理的原則有（ BCD ）
A． 公文制發統一 B． 公文管理統一 C． 公文制度統一 D． 公文處理渠道統一
9． 不屬于早期文書檔案載體的是（ AD ） A． 縑帛 B． 甲骨 C． 竹木 D． 金屬
10． 周代的政務文書稱為（ BC ） A． 典冊 B． 簡牘 C． 簡策 D． 典籍 E． 文卷
11． 照片說明包括（ BCD ） A． 檔案說明 B． 符號說明 C． 文字說明 D． 總說明和分說明
12． 磁性載體檔案的種類有（ ABCDE ） A． 計算機磁帶 B． 硬磁盤 C． 軟磁盤 D． 錄像帶 E． 錄音帶
13． 磁性載體的保養及維護包括（ ABCD ） A． 清潔 B． 倒帶 C． 檢查及修復 D． 復制
14． 發文處理中的核稿是指秘書部門負責人或有關領導對草擬的文稿進行（ BD ）
A． 核對 B． 審查 C． 校對 D． 修改
15． 文書處理是指圍繞文書的（ BCD ） 和日常管理所進行的一系列銜接有序的工作。
A． 擬寫 B． 發出 C． 收進 D． 運轉
五、 名詞解釋 1． 行文制度 指行文應當遵守的規章或準則。 它包括行文關系、 行文方式和行文規則。 2． 行文關系 機關單位之間的文件往來， 是根據各組織系統， 機關單位的隸屬或職權關系來進行的， 這種機關單位之間文件往來形成的關系， 叫行文關系。 它包括上行關系、 平行關系、 下行 關系三種。
3． 行文方式 就是根據文件的行文關系和行文方向確定的行文種類。 它包括上行文、 下行文、 平行 文三種。
4． 行文規則 就是機關單位之間行文所應遵循原則的總稱。
5． 文書處理 是指圍繞文書的發出、 收進、 運轉和日常管理所進行的一系列銜接有序的工作。 它包 括收文處理、 發文處理、 文書管理三個環節。
6． 收文處理 是指各單位圍繞所收文書進行的一系列工作。
7． 簽收 是指收件人在對方的傳遞單或文簿上簽字， 以表示文書收到。
8． 擬辦 是指文秘人員對收文應如何辦理所提出的初步意見， 以供領導批辦時參考。
9． 批辦 是指領導人對應辦的來文由誰或哪一部門辦理及如何辦理提出的指示性意見。
10． 承辦 是指有關部門或人員， 根據領導人對某一文件的批辦意見， 對文件反映的情況或請示 的工作等進行具體處理。
11． 催辦 是指文秘人員對文書辦理情況的督促、 檢查， 以提醒有關人員加快辦文速度。
12． 注辦 由文件承辦部門或承辦人員在公文辦理完畢后， 在文件處理單上注明文件辦理情況， 需要說明的問題和辦理結果等情況。
13． 歸檔 指文書處理部門將辦理完畢的、 具有保存價值的文件立卷， 向單位檔案室移交。
14． 發文處理 是指各單位在發文過程中圍繞著所發文書進行的一系列工作。
15． 擬稿 是文秘人員或有關人員將單位發文意圖擬成文書初始稿的過程。
16． 核稿 是指秘書部門的負責人或有關領導人對草擬的文稿進行審查、 修改的工作。
17． 簽發 是單位領導人對發出的文稿經最后審閱后認為確應發出， 即批明發文意見并簽字。
18． 繕印 是指把經過領導簽發的定稿印成正本。
19． 校對 將打印稿與底稿核對檢查， 以發現并糾正其各種錯漏。
20． 平時歸卷 就是將集中的文件材料， 按照立卷類目的條款， 及時歸入柜或卷盒、 卷夾之內。
21． 電子文件 是一種通過數字電腦進行操作、 傳輸與處理的工作。
22． 照片檔案 是指國家機構、 社會組織及個人在社會活動中直接形成的， 具有保存價值的， 以感光 材料為載體， 以影像為主要反映方式的一種專門檔案。
23． 磁性載體檔案 是指國家機構、 社會組織和個人在社會活動中及科學實踐中直接形成的有保存價值的， 以磁介質為信息載體的一種特殊載體的專門檔案。
六、 簡答題
1． 文書處理部門的具體工作內容。
答： ① 根據有關法規、 規范制定本單位文書處理工作的具體規章制度， 并對本單位的 文書處理工作進行監督、 指導； ② 文書形成過程的管理； ③ 文書處理的具體業務工作； ④ 文書的管理和立卷歸檔工作。
2． 登記的作用。
答： ① 管理與保護文件， 防止積壓和丟失； ② 便于查找文件； ③ 便于文件的統計； ④ 提供憑據。
3．各種文件發往各單位的分發依據。
答： ① 按密級劃分； ② 按級別劃分； ③ 按內容劃分； ④ 按作用劃分。
4． 文書管理集中統一原則的體現。 答： ① 公文管理統一； ② 公文制度統一； ③ 公文處理渠道統一。
5． 編制立卷類目的作用。 答： ① 便于平時歸卷， 防止積壓； ② 為平時查找文件提供了方便； ③ 便于做好平時歸類， 也為年終立卷打下良好的基礎。
6． 光盤的優點。 答： ① 記錄密度高， 存儲容量大； ② 非接觸形式的寫入和讀取信息； ③ 數據傳輸率高； ④ 存取速度快； ⑤ 存儲費用低； ⑥ 易保存。 7． 發文處理程序。 答： 擬稿、 核稿、 簽發、 編號、 繕印、 校對、 用印、 登記、 分發。 8． 收文處理程序。 答： 簽收、 登記、 審核、 分送、 傳閱、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦、 注辦、 歸檔等。 七、 論述題
1． 行文制度有哪三部分內容？ 其中行文關系有哪幾種？ 行文規則總的要求是什么？
答： 行文制度包括行文關系、 行文方式和行文規則， 它是公文運轉必須遵循的規章或 準則。 其中行文關系有上行關系、 下行關系、 平行關系三種。 行文規則總的要求是：
（1） 必須以維護國家統治和社會管理秩序為目的；
（2） 必須根據黨和國家的組織原則和機關單位的地位、 職責權限、 相互之間的組織關 系或隸屬關系確立行文的具體規則； （3） 必須依法行文；
（4） 必須簡短精練、 準確及時、 完整安全。
2． 什么是分送和傳閱？ 怎樣做好分送和傳閱工作？
答： 分送， 就是按公文的內容要求， 由文書處理部門快速送達有關部門或人員傳閱或 承辦。 傳閱， 指兩個以上人員或部門輪流看一份文件， 能使一份文件在短時間內滿足各方 閱讀需要， 發揮文件效用， 這已成為領導處理事務、 互通信息的一種有效方式。 分送工作應按如下原則和要求進行：
（1） 已有明確業務分工的文件， 應分送本單位的業務主管領導和主管部門；
（2） 收來的批復、 復函或情況報告、 報表等， 按原來是哪個部門請示、 詢問或要求下 級報送的， 復文就送哪個部門辦理；
（3） 送單位領導人批辦的文件， 應附上文件處理單， 以便負責人簽署具體意見。 如果 以前保存在檔案中的文書與手頭上的文書有很大的關系， 要把兩者放在一起；
（4） 分送文件要建立并執行登記交接制度， 履行簽收手續；
（5） 要求退回歸檔的文件， 要在文件上注明“閱后請退回歸檔” 字樣， 以便及時收回， 防止散失。 傳閱的方法有： （1） 分送傳閱。 當只有一份文件（不許復印或翻印）， 需幾位領導和幾個部門閱批時， 應先送第一應閱 人， 閱后再送第二應閱人， 依次傳閱。 還要根據文件的不同內容、 急緩程度， 遵循先主辦 后協辦， 先辦事后閱知的原則， 分清主次； （2） 集中傳閱。 對于一些緊急而又簡短的文件， 可以利用領導集中學習和開會的機會在會前或會后集 中傳閱； （3） 設立閱文室。 有條件的單位可以設立機要閱文室， 將需要傳閱的文件、 資料、 刊物放在閱文室內， 請應閱人員前來閱讀。
傳閱的要求有：
（1） 掌握傳閱范圍。 傳閱文件范圍， 是依據文件的密級程度和文件本身內容的要求而確定的。 在傳閱文件 時， 一定要嚴格按照規定范圍和 領導批辦范圍組織傳閱。
（2） 傳閱文件不要“橫傳”。 由文秘人員采用一送一退的方法直接傳閱， 以免傳閱的文件失去控制， 造成文件的積 壓、 丟失及下落不明等情況。
（3） 控制文件運行。 傳閱文件最突出的要求， 就是一個“快” 字。 文件開始傳閱后， 文書人員要及時了解 和掌握文件的運行情況， 盡可能不使文件在閱讀者手中積壓， 力求以最快的速度完成傳閱 過程。
（4） 傳閱文件， 要建立必要的傳閱手續和制度。 要隨文件附上傳閱登記單， 閱文人員閱后要簽署姓名和寫明時間， 不要只畫圈了事， 以免發生漏閱和責任不清等情況。
3． 怎樣理解文書處理的基本原則？
答： 根據2001 年1 月1 日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》 的規定， 文書處理 的基本原則應為： 實事求是， 精簡、 高效， 安全保密。
（1） 實事求是。 ① 加強調查研究， 掌握全面而真實的情況。 這是撰制公文的事實依據， 處理公文的基 礎和前提。 任何虛假偽飾和片面性， 都會失去公文的效用。 ② 有的放矢， 切實解決問題。 任何公文的撰制和處理， 要針對實際問題， 實事求是地 提出意見、 措施和辦法， 增強公文的指導性和現實針對性， 切忌空泛和不著邊際的空文。 ③ 公文的材料及有關出處要確鑿可靠。 有關單位和人名、 時間、 地點、 事例與數據、 成績與缺點， 都要有案可查， 有證可對， 經得起核實； 各種信息資料， 包括宏觀信息與微 觀信息、 上級信息與單位內信息、 社會信息與國際信息以及兄弟單位信息， 都要來源可靠， 言必有據。 否則， 材料與有關信息不準確、 不可靠， 就會造成工作的失誤。
（2） 精簡、 高效。 精簡、 優質、 改進文風， 是公文處理的又一項重要原則。 任何公文的處理， 都要注意質量， 控制發文量， 有的放矢地解決問題。 反對華而不實、 空話連篇的不良文風， 反對官僚主義、 形式主義和文牘主義。 精簡， 還指制發的公文文字精練， 言簡意明， 邏輯嚴密， 條理清楚， 文理通順。 克服官僚作風， 提高工作效率， 是時 代的要求。 公文是機關、 企事業單位依法進行行政和公務活動的重要工具， 公文具有的特 定效用是有時間性的， 超過一定的時限， 公文就失去效用。 因此， 文書處理必須遵循高效 的原則， 掌握公文的時效性， 及時辦理公文， 提高工作效率。
（3） 安全保密。 這是整個文書處理過程中都要高度注意的問題， 既要確保不丟失、 不損壞， 也要避免 因空氣溫度不合標準造成的對公文保存壽命的影響， 更要注意新的條件下的保密工作。 現 在公文處理中復印件很多， 要嚴格按正式文件管理。 每個文秘人員都要嚴格遵守公文管理 的保密規定， 做到不泄密、 不失密。 安全和保密是相互關聯的， 只有嚴守黨和國家的機密， 認真貫徹《保密法》 和有關保密法規， 才能保證公文的絕對安全。
4． 你認為辦公室文員應在哪些方面做好日常的文書管理工作？ 答：
（1） 健全收、 發文件登記制度。 要根據收、 發文件的來源、 內容及發出報道的渠道， 合理地編排收、 發文件字號。 利 用文件登記冊， 建立起文件收進運轉處理及發出的完整記錄， 使之有據可查， 有利于核對 與保護文件。
（2） 健全文件傳閱制度。 在組織文件傳閱工作中， 要合理安排、 靈活調度。 對于閱辦件， 根據文件的不同內容 和急緩程度， 按照“先辦事后閱知、 先主辦后協辦” 的原則， 按擬辦意見先送主管領導， 后送承辦部門。 如主管領導外出， 應直接送承辦部門， 使文件能得到及時處理。
（3） 健全文件閱退檢查核對制度。 具體做法是在領導閱畢或部門辦文完畢退還文件時， 根據登記字號， 檢查核對。 如領 導有指示意見時， 則按領導指示處理； 如領導需短期留用的， 就辦理借文手續； 如承辦部 門退還的文件沒有簽署結果的， 就要求承辦部門補簽， 以維護文件的齊全與憑 證性。
（4） 健全文件借閱及催退制度。凡需帶出保密室或閱文室使用的文件，都要辦理借文手續，定期歸還。如需長期留用，一般只借出重份文件或文件復印件，原件保存。對借出的文件要定期催退，對辦文的承辦部門要催辦。同時要求承辦部門將辦理完畢的文件及時清退。不得將文件長期保存在各個部門，更不允許文件長期滯留在個人手中。
（5）健全文件的歸口制度。這樣，可以杜絕有關人員截留參加會議帶回來的文件或外單位寄到本部門的文件的現象，使文件的現行效用得到及時而全面的發揮，保證日后檔案的完整。
（6）健全文件保密制度。在秘密文件的收發處理工作中，一定要堅持保密原則，嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事。該發的文件一份不少發，不該發的文件一份不多發；該閱知的不少讓一人閱知，不該閱知的不多讓一人閱知。
5.新型的非紙質文書檔案主要有哪些種類？如何做好新型載體文書檔案的保管與防護工作？
答：新型的非紙質文書檔案主要有照片檔案、 磁性載體檔案和光盤文書檔案等。
新型載體文書檔案的保管與防護有以下幾方面：
（1）嚴格把握存檔質量。 ① 選擇優質材料記錄信息； ② 制作過程中應保證質量； ③ 保存過程中的檢查和處理。
（2） 嚴格庫房管理。 ① 按一定的要求選擇庫房； ② 嚴格控制庫房的溫度。
（3）嚴格選擇包裝材料。 ① 按一定的標準要求選用包裝材料； ② 按一定的標準要求選擇包裝方式。
（4）選擇適當的存放方式。
八、分析題
某單位辦公室收到上級主管部門的一份關于加強黨員干部紀律教育的通知，單位領導批示：由紀委牽頭，組織部、宣傳部協助開展黨員干部紀律教育活動。辦公室秘書小李先將文件送交隔壁的組織部負責人閱，并交待其閱畢后將文件傳交紀委負責人。紀委負責人閱畢后，將文件傳交宣傳部負責人時，由于宣傳部負責人外出開會， 便由宣傳干事小王暫時保管并代為轉交。時隔兩日，文件丟失。
試分析出現這一事故的主要責任在誰？ 他的主要失誤在哪里？
答：這一事故的主要責任在于辦公室秘書小李。
他的主要失誤是：
（1）在分送傳閱時應遵循“先主辦，后協辦”的原則，分清主次。這份文件應先送第一應閱人紀委負責同志閱，不能為圖方便省事先送給了第二應閱人組織部負責同志閱。
（2）傳閱文件應以文書工作人員為中心，采用“一送一退”的辦法往返傳閱，不能任其自行橫傳。
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