2016年最標準公文格式

2016年最標準公文格式

第一節 公文格式的種類

根據公文載體的不同，分為文件格式、信函格式、電報格式、命令格式、紀要格式等。

              命令格式                   紀要格式
二、公文格式的基本要求：

1.公文用紙：一般使用紙張定量為60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。
2.紙張大小：A4型紙：210mm×297mm。   

 3.版面：公文用紙天頭（上白邊）為37mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm，版心尺寸為156×225mm。

 4.字體：如無特殊說明，公文各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可作適當調整。
5.行數和字數：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可作適當調整。6.公文應當雙面印刷。
7.公文應當左側裝訂。

三  公文的通用格式

版頭：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人。

    主體：標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件。

    版記：抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼。

    1.份號：公文的份數序號也就是每份公文的編號，根據印制份數，編流水號。公文份數序號是為了掌握公文的發放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。

    涉密公文一定要標注份號，如果發文機關認為有必要，也可對不涉密公文標注份號。

    如需標識份號，一般用6位阿拉伯數字頂格編排在版心左上角第1行。份號用黑色標注。

2. 秘級和保密期限：涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，國家秘密分為秘密、機密和絕密三種。如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角份號之下；保密期限中的數字用阿拉伯數字。

     5.發文字號：由發文機關代字、年份和發文順序號三個要素組成。機關代字要求準確、規范、精煉、無歧義、易識別，并固定使用，避免與上級機關、同級機關的機關代字雷同。聯合行文時只標注主辦機關的發文字號。同一地區，避免不同機關的發文字號的機關代字重復。

    發文字號編排在發文機關標志下空2行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字；年份用全稱4位，用六角括號〔 〕括入；發文順序號不編虛位，不加第字。

    上行文發文字號標識在發文機關之下居左空1字。

   6.簽發人：上報的公文需標識簽發人姓名。這時發文字號標識在發文機關之下居左空1字，簽發人姓名平行居右空1字。簽發人用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字標注。

    聯合行文時有多個簽發人，簽發人姓名按發文機關的順序排列從左到右、自上而下依次均勻順排，一般每行排2個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊，最后一個簽發人姓名應與發文字號處在同一行并使紅色分隔絲與之的距離為4mm。

二、公文主體

   1.公文標題：標題由發文機關名稱、事由和文種組成，應當準確、扼要概括公文的主要內容。4個以上（含4個）機關聯合行文時，標題中發文機關名稱可簡略。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 

公文標題一般用2號小標宋字體，編排于紅色分隔線下空2行的位置，分一行或多行居中排布；

回行時要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應使用梯形或菱形，不應使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。

公文附件是正文內容的組成部分，與正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有順序號，使用阿拉伯數字標注，附件名稱后不加標點符號。

   5.發文機關署名：應當用發文機關全稱或規范化簡稱。特殊情況如議案、命令（令）等文種需要由機關負責人署名的，應當寫明職務。

單一機關行文時，發文機關署名在成文日期之上、以成文日期為準居中編排。

聯合行文時，應將各發文機關署名按發文機關順序排列在相應位置，并使印章加蓋其上。

如長于發文機關署名，應使其右空2字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

不加蓋印章的公文，單一機關行文時，在正文下空1行右空2字編排發文機關署名，在發文機關署名下1行編排成文日期，成文日期首字比發文機關署名首字右移2 字；

   6.成文日期:是公文的生效時間，是黨政機關公文生效的重要標志。

    成文日期確定的原則和標注位置有2種：一是會議通過的決議、決定等以會議正式通過的日期為準，成文日期編排在公文標題之下，寫全年、月、日，用（）括起來。二是經機關負責人簽發的公文，以簽發日期為準（聯合行文以最后簽發的機關負責人簽發的日期為準）。

成文日期在公文正文或附件說明的右下方右空4字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位。

不加蓋印章的公文，在發文機關署名下1行編排成文日期，首字比發文機關署名右移2字。

7. 印章:印章是公文生效的標志，是鑒定公文真偽最重要的依據之一。上行文，一定要加蓋印章。有特定發文機關標志的普發性公文可以不加蓋印章。紀要不加蓋印章

單一機關行文時，印章端正、居中下壓成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文一行之內。不得出現空白印章。

聯合上行文，發文機關只署名主辦機關時，可以只加蓋主辦機關印章。聯合下行文時，所有聯署機關均須加蓋印章。

聯合行文時，應將各發文機關署名按發文機關順序整齊排列在相應位置，并使印章加蓋其上，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交相切，每排印章兩端不得超出版心，每排最多放三個印章。

8.附注:  
一般是對公文的發放范圍、使用時需注意的事項加以說明

請示件應當在附注的位置上標注聯系人和聯系方式。

    如有附注居左空2字加圓括號編排在成文日期下1行。

三、版記

    版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。這樣是為了方便閱文和查詢。

    版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細線。

首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

   1. 抄送機關：是指除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，可以是上級、平級、下級及不相隸屬機關。

    文的抄送范圍應當嚴格按照工作需要確定，不能濫抄也不能錯抄和漏抄。

    在排列順序上一般按機關性質和隸屬關系確定，依照先上級、再平級、后下級的次序。

    如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，編排在印發機關和印發日期之上一行，左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

    如需把主送機關移至版記，除將抄送二字改為主送外，編排方法同抄送機關。既有抄送機關又有主送機關時，應當將主送機關置于抄送機關上一行，之間不加分隔線。

   2. 印發機關和印發日期：印發機關是指公文的印制主管部門，一般是各黨政機關辦公廳（室）或文秘部門。發文機關沒有專門的辦公廳（室）的，發文機關就是印發機關。

    印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即不編01），后加“印發”二字

    版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

   3.頁碼

    一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。

    公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

第三節  公文的特定格式

一、信函格式

    公文的信函格式是被廣泛采用的一種公文特殊格式。主要用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或執行的事項，報送方案，商洽、詢問、答復或者說明某件具體事項。信函格式相對簡單，易操作，在各級行政機關的公文中廣泛應用，常用于通知、批復、函等文種的公文中。

    1.發文機關標志：發文機關標志使用發文機關全稱或規范化簡稱，其上邊緣至上頁邊為30mm，推薦用紅色小標宋字體，字號大小由發文機關酌定，以版心為準居中排布。聯合行文時，使用主辦機關標志。

    2.紅色分隔線：發文機關標志下4mm處為一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，均以版心為準居中。

    3.份號、密級和保密期限、緊急程度：如需標識份號，頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下；如需同時標注密級和保密期限、緊急程度，密級和保密期限頂格編排在份號下1行，緊急程度頂格編排在密級和保密期限下1行。

    4.發文字號：發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。發文字號與紅色雙線的距離為3號漢字高度的7/8。

    5.標題：標題居中編排，與其上最后一個要素相距2行。

    6.頁碼：信函格式公文首頁不顯示頁碼，由第2頁開始標注。只有2頁的信函式公文，第2頁可以不顯示頁碼。

    7.版記：信函格式公文的版記中不加印發機關、印發日期及分隔線。

二、命令格式

    命令格式的公文，適用范圍有特殊的限制。一般用于公布行政法規和政府規章。

發文機關標志是發文機關全稱加命令或令組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35㎜，推薦使用紅色小標宋。發文機關標志下空兩行集中編排令號，令號下空兩行編排正文。在正文下空兩行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

三、紀要格式

    紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。各級黨政機關辦公會和專題會討論議定的事項都是本機關的決策事項，要以紀要的形式印發公文，作為指導開展工作的依據。

 1.紀要標志：由“XXXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋字體

     2.編號：紀要標志下空2行居中編排紀要編號“第X號”，并用圓括號括入，不受年度限制； 也可按年度編排，如“〔2016〕X號”。

3.發文機關和成文日期：紀要編號下空1行編排發文機關和成文日期，發文機關居左空1字，成文日期居右空1字。

     標注請假、列席人員名單，除依次另起1行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同前。

     5.紀要不加蓋印章

     6.紀要格式可以根據實際制定。

小    結（新舊不同之處）

一、版頭部分：

    1.密級、緊急程度從右標注變左標注；“急件”改為“加急”；

 4.聯合上行文簽發人每行排一人改為排二人。

  1.成文日期由漢字改為阿拉伯數字；

2.落款處增加發文機關署名；

三、版記部分：