▂ ▂ ▂ ▂ 之前講到生活時間管理術中的“目標、計劃、執行和總結”都是完全可以用到工作中來的，所以這篇就不再以這四個部分為框架闡述了。（這篇文章戳這里） 這篇工作時間管理術，我會圍繞任務或項目開始前、進行中和結束后三個方面著重講講使工作更高效的方法和工具。
一些工作開始前該做的事： 早到20分鐘，精神一上午 了解一周的工作 周一的工作總是忙亂不堪，而如果能夠提前20分鐘到辦公室，整理、縱覽一周的工作，可以對這一周的工作都做到心中有數。這樣，你大致就可以了解你哪天比較忙，哪天會有空閑時間進行攝入補充，哪天可以對付臨時加進來的活兒。 一個weeks或日清單手賬最好不過了。 我并不建議一定要買專業的手賬才能記錄，一個普通的橫條本或方格本完全可以通過劃分區域來記錄，不必刻意追求形式。 去年我在用的一個普通筆記本因為紙張較大，我將其左右劃分開，左側記錄工作內容，右側留一小部分記錄注意事項或靈感。 （當時工作內容簡單，通常一頁可以記錄1-2周的工作） 今年下半年因為工作種類繁多，我開始采用日清單形式，一頁一天。根據本子的尺寸，我將其分為上下兩部分，上面滿足日常事項記錄，下面為一日一成語，希望提高中文詞匯量。 日清單中，事項完成一項打“√”，今日沒有完成明日繼續的打“→”，取消該事項的打“×” 周計劃中，我會結合生活計劃，列出這樣的表格，方便縱覽全周的事項。 （我的周計劃本沒帶在身上，先PO個之前寫在A4紙上的吧） 整理桌面，做好當天準備工作 擦桌子、打熱水、煮咖啡、開郵箱、掛各種通訊軟件……這些瑣事都放到這20分鐘來完成。當時鐘走到上班的正點，你已經完成了一切準備活動，和其他人相比完全是從容不迫的狀態。 閑時不閑，是為了忙時不慌 我們并不是全天一點不閑著一直在做事的，但拉開你和其他人差距的就是當你手頭并沒有工作的時候你在做什么？是刷微博，用手機看小說，還是離開座位抽煙、上廁所、抽煙無限反復？ 為什么有的人接到項目后有思路，可以馬上投入執行，因為日常積累得多，他們都是什么時候積累的？就是在你以為的“現在沒什么事”的時候。 這個時候打開一本雜志，可以積累幾個PPT的排版方式，打開數英網，可以積累幾個寫作模板，看幾個品牌營銷案例，打開一本專業書，可以看上一個章節，記下幾條語錄，下次寫文章搞不好就可以引用上。 不急著開展工作，有時候會更省時 接到一些任務時，有的人習慣馬上開始，對于需求理解可能還有偏差，一股腦地開始執行只可能讓你離保質保量完成越來越遠。在錯誤的道路上加速只會越來越偏，在正確的道路上積跬步也可至千里。 所以，在項目開始前，應先詳盡了解需求，通過會議、通過詢問、通過郵件…… 其次，查閱大量資料，分析匯總，提煉總結。
第三，制定排期表，雖然這通常應該是項目經理來做的，但以我在傳統企業的經驗來看，目前我們真正缺失的就是對時間的管理，也根本不會有什么排期表。 最后，準備一個空白A4本或方格本，專門用來列框架，或者用思維導圖工具，確定了方案或文章的框架，再開始執行。 執行時只專注地做事： 大家都知道工作時應該專注，可是總有一些切斷我們思路的事情發生讓我們無法保持專注。 通常有這樣幾種情況： 突然被叫去開會 防不勝防，這就是我說的當你自己懂得了時間管理，而同事們卻不懂得時，你會很痛苦。為什么會有臨時性的會議這件事呀，想想也是頭大。一種辦法是對于小型、小范圍的會議，和同事們商量提前訂時間，并通告會議主題，與會者需要準備的資料，會議將得出什么結論。 但有時是沒辦法提前計劃的，比如領導就這個時間在公司，臨時召集會議，或緊急事件的發生需要召集會議。這時，你需要用2分鐘時間，將你目前手頭工作的思路做個梳理和記錄，以防回來后后續思路接不上。 各類通訊工具的撩撥 上班時你可能掛著QQ、微信，電話也可能隨時會響，處理完這些思路基本全斷掉了，如何破？ 即便QQ上有同事向你發來了文件，微信上閨蜜問你周末的去向，你都該接收接收、該看看，但是用一句“稍后看或稍后回復你”來處理。繼續完成你手頭的工作后，再去處理剛剛的臨時事件。 自己思緒亂飛管不住 打開word，只寫了一句標題，就開始面對空白頁發呆，發現指甲好像該剪了，花好像需要澆水了，想起這個月電話費還沒交，聚劃算十點馬上開搶了……你腦子里裝這么多東西怎么能專心于手頭工作呢？所以這個時間就要借助工具了。 番茄鐘大家并不陌生，利用倒計時時鐘幫你將任務時間分解，這里我推薦一個帶白噪音的番茄鐘APP：潮汐。 任務時間可以根據你的項目大小進行調整，寫長文章和方案時我通常設置一個小時專注+休息5分鐘，寫短文案時我為了保持靈感敏銳度，會設置25分鐘專注+5分鐘休息。 白噪音可以幫助你和混雜的辦公室噪音區隔開，無論周圍電話聲、說話聲、打印機聲還是打字聲，通通被你的耳機屏蔽掉，你只專注在你自己的環境音中即可。我原來有自己的白噪音，在蝦米網集合了一個精選集，全部都是適合寫方案時聽的簡單音樂，但是為了和番茄鐘結合，我現在基本用潮汐APP，并選擇里面的冥想音樂。 完成后想想做過的那些事： 很多時候我們做完工作恨不得趕緊收起來再也不想看，或者終于做完了一定要狠狠地獎勵自己一下，反而忽略了工作至此其實并沒有真正地完成，因為還少了復盤的環節。復盤是縱覽整個項目過程，自我分析、自我總結、自我提升的最好機會。 復盤本是圍棋用語，據說最早是被聯想集團柳傳志提出并用在工作中的，復盤成為了聯想的企業文化，之前看過《萬達工作法》，萬達也極為講究復盤。 我們可以從這幾個步驟進行復盤： 1、回顧目標（當初的目標是什么） 2、評估結果（與目標相比結果如何） 3、分析原因（成功的關鍵原因是什么，失敗的根本原因又是什么） 4、總結規律（經驗、規律、下一步行動目標） 除了復盤外，一個項目的完成會產生很多資料，做好資料的整理也是一項事后必修課。 通常我在接到項目后就會即時建立一個空文件夾，包括：搜集資料、所給資料、方案、設計稿。產生的文件都被安放在正確的位置，而有時因為圖快，會把文件down到桌面，截圖的文件也都統一存在桌面，所以每天下班前整理電腦桌面，讓他們各自歸位也是必不可少的。 ▂ ▂ ▂ ▂ 工作時保持良好的節奏依舊是我們的主題。 一旦你最近工作少，很閑，而你又沒有充分利用閑暇時間做資源積累，那么當你工作突然多起來，你會措手不及，甚至有逆反心理，所以，讓自己的空閑時間也保持工作狀態，告訴自己，積累素材也是一種工作，我現在也在忙著呢，給自己平緩工作節奏的心理暗示。 到了大把工作撲面而來時，按緊急、重要程度排好先后次序，做好一個打鉤一個，通過打鉤讓自己獲得短時成就感，便于自己樹立自信，不被如山一樣的壓力摧毀心理防線。 懂得在工作前做該做的事，執行時只專注的工作，完成后做好復盤總結，你選擇了在對的時間做對的事，時間就會回饋你從容不迫和自信。 █ 猜你喜歡，戳標題直接閱讀 █ 關于作者 作者：NJ安可，微信公眾號：們店（ID:men_dian），高效工作，精致生活。 |
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