|
如何編寫流程制度？這是互聯網時代現代企業的管理者和合規管理、監督等從業人員必須掌握的基本執業工具！如果您是流程制度專家，那就更合適不過了！ 在現代企業組織里，由于業務專業化細分、內控的需要和工作量分解而實施業務分段（劃分不同流程）和分工（形成流程內不同步驟），形成了企業組織內部的若干流程，可以這樣說：流程是組織運行的基本狀態。因此，在企業里，不懂流程，就無法洞悉業務過程的運作規律，更談不上流程化管理；不懂流程制度編寫，就談不上建立良好組織治理體系，更談不上管理標準化；不了解流程制度，開展企業內部合規監督就幾乎是瞎子摸象，摸到哪，就是哪。現代企業的管理者和合規管理、監督等從業人員很有必要了解流程制度方面的專業知識。鑒于此，筆者就專門如何編寫流程制度作一個比較深入而專業的介紹。
流程制度標準結構 目前，在企業組織里主要有兩種制度形式：一種是章節文本式的制度，另一種是流程圖表式的制度。但是不管哪種制度表現形式，制度都是由 “1+6”要素構成，即制度“1+6”要素。即任何一項業務工作或者管理工作都可以分解成“1+6”要素。“1”代表特定管理目標（KPI），“6”分別代表實現“1”需要經歷的工作步驟、工作主體、工作任務、工作標準、工作方法和工作記錄。也就是說，對準特定管理目標，要完成任何一項業務工作或者管理工作，其基本的標準流程都是由這六部分組成，即完成這項工作要經歷哪幾個實施步驟？每個步驟的責任主體是誰？責任主體包括對應的責任部門和責任崗位。每個步驟的具體工作任務是什么？要達到的標準（如時間標準、質量標準和審核標準等）是什么？以及使用什么樣的工作方法（如工作依據、工作組織形式、方法技巧注意事項禁止行為等）和需要留下的標準規范格式的工作記錄痕跡。因此，流程制度標準結構也不例外，也由“1+6”要素組成。用表格來表示1+6要素之間的邏輯關系是一個行列矩陣關系，如下圖1。 按照以上的1+6要素行列矩陣關系表，制定流程制度需要六步來完成：一是申請擬定新流程制度；二是策劃流程制度制定方案；三是收集和訪談起草流程制度的原材料；四是按照流程制度標準模版起草流程制度；五是企業內部橫向專業評審流程制度內容；六是正式發布流程制度。其中，流程制度標準模版最關鍵，編制者需要知道某業務流程列向（縱向）有哪些工作步驟，知道列向有哪些工作步驟后，每個步驟行向（橫向）的責任主體、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法通過訪談經驗豐富的人，可以逐步形成對應的內容。因此難點在于業務流程的列向工作步驟有哪些？ 一般來說，以業務風險為導向，緊扣業務事件執行過程的風險點來設計和規劃業務流程的列向工作步驟。業務流程的步驟包括業務運行步驟和業務管理步驟兩大部分。分別介紹如下。
1+6流程的業務運行部分 1、業務啟動。該業務事項是由哪里開始發起，從而啟動該業務流程，該步驟可以叫啟動步驟，或者叫發起步驟。需要明確的內容包括啟動步驟名稱和對應該步驟的責任主體、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法，啟動步驟往往要明確具體業務需求的各約束條件和期望完成的時間長度或日期。例如，某單位的采購業務流程啟動步驟：（使用單位提報生產產品需要的）物資需用計劃，制度里就明確物資需用計劃應該說明物資的名稱、規格型號、計量單位、數量、質量與技術標準、物資需用日期，這些都是具體業務需求的各約束條件，還有期望完成的時間長度或日期，如提前多長時間提出物資需用計劃和多長時間完成需用計劃工作。 2、業務策劃。業務需求在前一步驟已經提出并啟動，如何滿足其業務需求，需要進行必要的研究與分析，有的業務事項需求復雜難度比較大，有的則比較容易。針對一般的業務需求，經過一次事前計劃即可，針對復雜難的業務需求，其策劃層級可能包括總體策劃、分項策劃或者分項計劃兩級策劃，并可能經過專業人員評審、專家評估認證，以提高策劃的科學性。制度需要明確的內容包括業務策劃步驟名稱和對應該步驟的責任主體、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法。 3、業務實施。這是業務的執行過程。不同的業務類別，其實施過程的步驟數量不等，他們實質是按照策劃，為滿足業務需求所需要的若干個分解工作任務。分解工作任務可能是兩個，也可能是三個，甚至更多。由于業務職責權力的內部相互牽制、控制需要，一般根據分解后的工作任務管理風險，按照其需要的專業技術和業務職責權力非相容原則，需要形成若干由不同人員來負責的業務執行步驟。制度需要明確的內容包括業務實施步驟名稱和對應每業務執行步驟的責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法； 4、專業復核。在業務的全部實施步驟中，經過管理風險評估，存在高風險的工作任務定義為關鍵任務，該步驟往往需要企業內部該業務領域專業能力更加高的崗位人員對關鍵任務完成質量情況進行專業復核，制度需要明確的內容包括復核步驟的名稱和該步驟的責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法。 5、業務事項完成步驟。滿足業務啟動步驟中的業務需求后，即形成了具體業務執行結果。該步驟的工作任務就是形成啟動步驟的責任主體所需要的業務結果。例如采購招標業務，提出物資需用計劃的責任主體需要的是業務事項完成步驟的業務執行結果“采購合同”。制度需要明確的內容包括業務事項完成步驟的名稱和該步驟的責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法。 6、業務結果交底。這是業務完成后，形成了完整的業務完成結果，這個結果正是啟動步驟的責任主體提出的業務需求，因此必須形成業務運行閉環，即業務完成步驟的責任主體應該就業務完成結果要與業務啟動責任主體進行交底。比如采購業務完成步驟的工作結果——采購合同就需要給物資需用計劃提出部門進行交底，同時也要與執行該合同的相關技術、質量、財務等部門交底。制度需要明確的內容包括交底步驟的名稱和該步驟的責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法。 7、業務備案。這是業務事項完成后的一個或有（可能有，也可能沒有）的工作任務，即根據管理授權和管控需要，業務執行結果需要向上一層級的管理層進行業務備案，將業務結果原材料遞送一份給上級領導，以證明具體的業務事項完成情況與質量。制度需要明確的內容包括該步驟的名稱和責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法。 業務運行步驟的工作標準中的時間標準里都必須明確完成工作任務所要耗用的時間長度。各時間長度合計就是完成該類業務每件事項的標準時間耗用。
具體1+6流程的業務運行部分長什么樣子，如圖2 圖2 1+6流程的業務運行部分 1+6流程的業務管理部分 1、業務記錄整理歸檔。這是每類業務流程必需要有的一個步驟。一項業務需求事件經過系列步驟完成后，業務主管需要對以上步驟全過程內部生成的業務原始記錄和支持業務實施的外來的證明記錄進行整理、排序、歸類、編碼、裝訂與歸檔。制度需要明確的內容包括該步驟的名稱和責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法。 2、業務過程臺賬登記。這是每類業務流程必需要有的一個步驟。依據業務記錄整理后的資料，對業務事項完成的全過程進行臺賬登記。制度需要明確的內容包括該步驟的名稱和責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法。 3、統計報告。這是每類業務流程的必需步驟。對業務需求事件的完成情況與質量進行階段總結、統計，并與業務管理目標進行對比，進行績效自我評價，描述業務目標實現情況、分析存在的管理問題、下一步的改進措施，形成的統計報告向上層級管理崗位報出，以便上層級管理崗位掌握業務實施效果，便于上級領導開展管理與調控。制度需要明確的內容包括該步驟的名稱和責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法。 4、業務督導。這是針對每類業務流程實施業務監督與管理的必需步驟，但不在業務需求事件執行過程中，而是在業務需求事件完成全過程之外，該步驟以明確上層級業務對口管理部門的管理崗位對該類業務的業務事件監督與業務技術、業務知識指導，它是可以獨立存在的步驟。制度需要明確的內容包括該步驟的名稱和責任部門、責任崗位、督導任務、督導記錄、督導工作標準、督導工作方法。 5、績效考核。這是針對每類業務流程實施業務績效考核的必需步驟，也不在業務需求事件執行過程中，而是在業務需求事件完成全過程之外，該步驟以明確績效考核部門對該類業務的績效實現情況如何進行核實，它也是可以獨立存在的步驟。制度需要明確的內容包括該步驟的名稱和責任部門、責任崗位、考核任務、考核記錄、考核工作標準、考核工作方法。 6、風險評審。這是針對每類業務運行全過程的風險動態管理的必需步驟，也不在業務需求事件執行過程中，而是在業務需求事件完成全過程之外，該步驟以明確業務主管部門對該類業務的動態風險進行持續監控與管理改進，它也是可以獨立存在的步驟。制度需要明確的內容包括該步驟的名稱和責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準、工作方法。 7、檢查監控。這是促進每類業務流程廉潔、高流程運行的必需步驟，也不在業務需求事件執行過程中，而是在業務需求事件完成全過程之外，該步驟以明確企業內部監督部門對業務流程運行的廉潔、流程情況開展持續監督與管理改進，它也是可以獨立存在的步驟。制度需要明確的內容包括該步驟的名稱和責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準、工作方法。 8、責任追究。這是業務流程最末或有的一個步驟，是檢查監控步驟實施后，可能發現上面業務某步驟的責任主體違反該業務流程制度規定，甚至利用行使業務職權而以權謀私，則需要對違規違紀人員進行責任追究，進行處罰。制度需要明確的內容包括該步驟的名稱和責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準、工作方法。 業務管理步驟的工作標準中的時間標準里都必須明確完成工作任務所要耗用的時間長度和時間頻率。
具體1+6流程的業務管理部分長什么樣子？具體如圖3 圖3 1+6流程的業務管理部分 作者：樊光中 |
|
|
