訴訟文件管理指引｜高杉LEGAL

訴訟文件管理指引

作者：張健（北京大成（福州）律師事務所律師）

來源：微信公號「法悟」（ID：fawu100）

1.總則

1.1為了加強對訴訟文件的管理，提升工作效率，樹立團隊形象，控制執業風險，特制訂本指引。

1.2本指引所稱訴訟文件，是指團隊律師在辦理訴訟類案件時接受或形成的文件資料，具體包括紙質文件和電子文檔。

1.3訴訟文件的管理應當達到如下效果：

（1）使文件有條理，便于查找；

（2）使文件被固定，便于管理；

（3）保守客戶的商業秘密或個人隱私；

（4）使文件容易攜帶、復制和使用；

（5）使文件易于歸檔；

（6）使文件容易與法庭、客戶兼容、對接和共享。

2.紙質文件

2.1原則上，在處理訴訟案件中所涉及的文件均應當轉換成紙質文件，并歸入案卷中便于日后存檔。

2.2接收客戶遞交的紙質文件后，應當首先進行整理、編號及裝訂，并設置目錄。紙質文件的裝訂順序應當與客戶的紙質文檔的管理順序相同，以便于核對和查找。

2.3如果客戶提交的案件資料為電子文檔，應當打印成質紙文檔，并按本指引第2.2條款進行裝訂。

2.4如果根據案件情況，需要使用裝訂后的紙質文檔，應當從裝訂好的文件中抽取復制，但不得改變原裝訂的順序。

2.5在辦理訴訟案件的過程中，與客戶往來的與案件有關的重要電子郵件、手機短信等，應當轉換成質紙文件歸入案卷。

3.電子文檔

3.1與代理案件有關的重要訴訟文件，均應當轉換成電子文檔，并將該電子文檔通過電子郵件或直接拷貝的方式復制給案件的所有經辦律師。

3.2經辦律師在異地的，可以依據本團隊相應的文書制作指引制作證據材料或其他訴訟文件，然后通過郵寄的方式寄送法院或相關收件人。

4.電子郵件或短信

4.1在案件終結前，與當事人溝通的重要來往電子郵件、短信等均不得刪除，并應當及時采取文件固定措施。

4.2與當事人傳遞文件必須通過指定的電子郵箱、手機短信、微信、QQ等通訊工具進行。文件傳遞完畢后，應當及時提示當事人查收和確認。

5.訴訟文書

5.1訴訟文書包括委托文件、起訴狀、答辯狀、證據清單、舉證意見、質證意見、代理詞及其他相關文件。

5.2訴訟文書的文件名格式應當為：案件信息簡稱＋訴訟文書名稱＋（律師所簡稱＋經辦人：＋文書制作日期）。

5.3經辦律師完成訴訟文書的起草后，應當將其通過指定的電子郵件轉發給其他經辦律師、客戶指定的聯系人。

5.4訴訟文書每修改一次，均應當另存為一個新的文件，并重新設置新的文件名，以便日后能夠迅速確認不同人員對訴訟文件的修改意見。應當有效防止不同版本的文件間發生混淆。

5.5訴訟文書定稿后，應當由當事人確認。定稿的訴訟文件的文件名格式為：案件信息簡稱＋訴訟文書名稱＋（定稿）：＋定稿日期。

5.6提交法院的訴訟文書的文件名格式為：提交人＋訴訟文書名稱＋（案號）。

6.文件夾的設置

6.1每個訴訟案件應當單獨設置一個文件夾。

6.2每個案件的文件夾中均應當包括如下子文件夾：

（1）委托手續：包括委托代理合同、委托書、法定代表人身份證明、所函等；

（2）證據資料：包括當事人提交的證據資料、經辦律師收集的證據資料、對方當事人提交的資料、法院收集的證據資料等；

（3）訴訟文書：包括起訴狀、答辯狀、證據清單、舉證意見、質證意見、代理詞等；

（4）提交法院的訴訟文書：包括起訴狀、答辯狀、舉證意見、質證意見等；

（5）其他資料。

6.3在每個子文件夾中，均應當單獨設置一個文件夾用于存放已經定稿的文件，文件夾的名稱為“定稿文件”。

7.訴訟文件云存儲

7.1在確保安全的情況下，可以使用云存儲方式進行訴訟文件的管理和使用。

7.2應當將指定的訴訟文件文件夾設置為自動備份，使本地文件與云端的文件實現同步，從而可以利用任何一臺電腦、手機等登錄云端使用訴訟文件。

7.3應當在常用手機、電腦上下載選定的云端軟件，確?？梢噪S時使用訴訟文件。

7.4經與客戶協商，可以與其共同享有云端文件的使用權限。

8.提交法院的文件

8.1案件開庭前，應當將“提交法院的訴訟文書”文件夾的電子版拷貝給書記員，并告知經辦法官。

8.2如果法庭不方便使用Ｕ盤拷貝文件的，應當通過光盤進行拷貝或通過法庭指定的郵箱傳遞訴訟文件。

8.3將訴訟文件提交法院時，應當將“提交法院的訴訟文書”文件夾的文件名修改為：提交人＋訴訟文書＋（案號）。

9.其他

9.1案件終結后，應當依據律師事務所的規定及時對訴訟文件進行整理和歸檔。

9.2擬歸檔的訴訟文件應當復制一份紙質版提交給客戶。

9.3本指引僅供團隊內部使用。

9.4團隊各成員在使用本指引期間，應當注意收集各方反饋信息及執行效果，并總結經驗，以便于對本指引不斷進行升級。

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