職場小白，Excel這些操作要知道

第一篇章  數據整理與保護

1、CTRL+E，截取填充部分文本

如何截取身份證號中的出生年月，一個快捷操作，截取、填充同時搞定。

操作步驟：在數據源當中的第一行，輸入：出生年月日，然后選中整列區域，按鍵盤CTRL+E，完成快速填充。也可以在第一行右下角單元格處，雙擊十字句柄，點擊右下角的填充選項，選擇【快速填充】。

日期格式千奇百怪，數據類型卻完全不一樣，分析起來就頻頻出現錯誤。分列一下，馬上規范起來。

操作步驟：選中數據源，在【數據】選項卡下找到【分列】，按照分割符號，下一步到設置數據類型為日期，點擊完成。

對數據進行格式標識，以期更加直觀地顯示數據，比如員工工資的數額高低、培訓成績的分布、工作進度的控制、異常數據的監測等。

操作步驟：選中數據單元格，點擊【開始】選項卡--【條件格式】--【數據條】，讓單元格直接嵌上了類似于“柱狀圖”的效果。

除了數據條，這個功能還有很多種顯示方式，見下圖

第二篇章  常見函數應用

4、VLOOKUP函數，查找匹配，隨心隨遇

根據姓名匹配職位、身份證號等信息，總不能一個一個查找復制，耗時耗力，還經常容易出錯。因此要用VLOOKUP函數查找引用數據，這也是Excel中使用最頻繁的操作。

VLOOKUP函數結構

VLOOKUP精確匹配

VLOOKUP模糊匹配：不再為等級匹配發愁，取代if多層嵌套

從適用性上講，INDEX+MATCH的組合函數更具威力！

Index+Match中，Match用以確定數據所在的行值和列值（查找姓名所在的行，查找身份證號所在的列，行列交匯的數據就是要匹配出來的數據），Index負責調出由Match確定的行值和列值交叉位置確定的唯一數據，于是查找匹配就自然實現了。

Match：查找到你的位置

Index：提取出相應位置的數據

Index+match+數據有效性，一個小型的查詢系統成型了。

第三篇章  數據匯總與分析

不用再寫那么多的SUM了，一個快捷操作統統搞定

對于表結構一致的多表匯總，不用再想著要用到VBA才能解決，合并計算功能就足夠了。

數據透視表，允許用戶根據需要對各類數據維度進行劃分，進行不同的重組，助你輕松發現隱藏在數據背后的本質。

超強統計：根據你想要呈現的數據報表，透視一下，讓你輕松“拖”出來。

多數值計算：求和？計數？平均值？最大值/最小值？標準差？方差？你想要的數值計算方式，應有盡有。

創建組：按季度？分年齡段？數據標簽由你定義。

操作方式：選中字段下的數據—右鍵單擊選擇【創建組】-創建“起始于”和“終止于”對應的數值，也可采用自帶的年、季度、月等組合方式。

切片器：一枚切片器，輕松控制多個數據透視表，數據展現隨心而動。

操作方式：選中數據透視表中任一數據——【分析】選項卡—插入切片器—右鍵單擊切片器—報表連接—勾選需要控制的多個表格。

綜合運用上面的功能，一張人員基本情況分析的看板就實現了。

第四篇章  數據呈現與可視化

相比較枯燥乏味的文字和數據信息，人們更愿意也更容易接受各種圖形信息，也就是可視化呈現。通常我們遵循的原則為：能用數據顯示的，絕不用文字說明；能用圖形顯示的，絕不用數據說明。

比如要做這張圖：

1、選中數據源，插入一張柱形圖，并修改圖表類型為組合圖。設置：產值：圖表類型為-帶數據標記的折線圖

環比增長：圖表類型為-簇狀柱形圖，勾選次坐標

2.設置柱形圖的填充顏色為藍色，并添加數據標簽。

通過調整分類間距的大小，改變柱形圖兩柱形之間的間距距離。

3.設置折線圖的標記點顯示方式

①設置折線圖，線條填充樣式為：無線條

②設置標記點：數據標記選項為原型，大小為35

填充顏色為：白色

標記表框為藍色：5磅，線條類型為粗細結合式

4、設置數據標簽及軸坐標。

點擊選中次坐標，在設置坐標軸格式中，更改坐標軸的最大值為1，即100%；點擊環形圖的數據點以后，單擊鼠標右鍵，選：添加數據標簽；選中數據標簽后，在設置數據標簽格式中，更改標簽位置為：居中。

5、設置圖表標題，刪除冗余刻度線條

如果覺得坐標軸的數值比較多的話，可以通過設置坐標軸格式，更改主單位的大小進行調整。

更高階的圖表比如儀表圖、動態圖、看板等。