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一、管理人員溝通規(guī)范 管理者在企業(yè)的溝通活動中擔(dān)任了重要角色，為信息的傳遞起著承上啟下的作用。管理者不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。在企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)溝通中、管理者應(yīng)做到以下幾點： 1、下達(dá)任務(wù) （1）給員工下達(dá)任務(wù)時應(yīng)明確幾方面：“誰、何時、何地、何事、為什么做、怎么做、執(zhí)行程度（目標(biāo)）”； （2）在進(jìn)行工作指導(dǎo)時，不但要指出問題，而且要提供解決問題的具體建議； （3）在出現(xiàn)新問題時，必須要及時更新責(zé)任的界定和任務(wù)的分配，在布置工作時應(yīng)當(dāng)更細(xì)致到位； （4）在工作中設(shè)立適當(dāng)?shù)臋z查點，按照本單位所設(shè)定規(guī)則和流程要求，追蹤工作進(jìn)度和質(zhì)量，并且讓下級清晰了解上級的追蹤內(nèi)容以及匯報方式； （5）以正式文件的形式下達(dá)重要任務(wù)或需要了解接收者是否收到通知時，可在文中增加接收者回執(zhí)項。 2、下行溝通 （1）鼓勵下級對接受到的信息進(jìn)行評價，了解其想法意見； （2）讓下屬了解所授處理事務(wù)的權(quán)力，即哪些事情可以做決策。在決定授權(quán)水平時，需要考慮員工的能力、過去的表現(xiàn)、要決策問題的重要性等因素； （3）各部門根據(jù)具體業(yè)務(wù)自行規(guī)定本部門成員上交報告的各項內(nèi)容，且上級督促員工上交工作報告； （4）上級在進(jìn)行績效輔導(dǎo)溝通時的需要了解的主要問題有： ● 員工的工作進(jìn)展情況怎么樣？ ● 員工和團(tuán)隊是否在正確的達(dá)成目標(biāo)和績效標(biāo)準(zhǔn)的軌道上運行？ ● 如果有偏離方向的趨勢，應(yīng)該采取什么樣的行動扭轉(zhuǎn)這種局面？ ● 員工在哪些方面的工作做得較好，哪些方面需要糾正或改進(jìn)？ ● 員工在哪些方面遇到了困難或障礙？ ● 管理者和員工雙方在哪些方面已達(dá)成一致，哪些方面還存在分歧？ ● 面對目前的情境，要對工作目標(biāo)和達(dá)成目標(biāo)的行動做出哪些調(diào)整？ ● 為使員工出色地完成績效目標(biāo)，管理者需要提供哪些幫助和指導(dǎo)？ 3、越級溝通 （1）向下溝通的方式以正式會議、企業(yè)內(nèi)部出版物等為主，正常的命令發(fā)布遵循逐級發(fā)布的方式，除特殊情況盡量不要越級發(fā)號施令； （2）越級指揮易造成多頭領(lǐng)導(dǎo)，下屬無所適從，工作難以安排，規(guī)定越級越部門不具有指揮權(quán)，只有建議權(quán)。 4、及時反饋 （1）下級反饋信息后，上級應(yīng)對反饋信息予以是否能解決、何時解決、如何解決的答復(fù)。各級主管如不能解決，應(yīng)逐級向上匯報； （2）給員工正式的、定期的并且是記錄下來的關(guān)于員工表現(xiàn)情況的反饋信息（正面、負(fù)面），幫助員工加以改進(jìn)； （3）對下屬提出的要求或意見要及時給予反饋，如果無法滿足要求，應(yīng)作出解釋； （4）定期的調(diào)查和小組會議要想產(chǎn)生效果，管理層必須對員工的問題和建議予以反饋，員工正確的建議應(yīng)被采納，不能被采納的也要把否定的信息回饋給員工。 二、員工溝通規(guī)范 企業(yè)是因為有了自己的員工才產(chǎn)生效益，員工是構(gòu)成企業(yè)的最基本要素，員工在企業(yè)內(nèi)業(yè)務(wù)溝通中應(yīng)做到以下幾點： 1、向上匯報 （1）如果員工被指定去完成一項長期而持續(xù)的特別任務(wù)，如超過一月的營銷策劃案的制定，渠道的拓展等，應(yīng)根據(jù)上司需要，采取適當(dāng)方式定期向上級主管匯報； （2）錯誤和失誤必須馬上匯報，掩飾過失會引發(fā)更大的不良影響； （3）對未來問題和情況的預(yù)測也要向上級匯報； （4）超過兩頁的匯報應(yīng)附加匯報摘要； （5）主動匯報任務(wù)的落實情況，進(jìn)展到什么程度，有沒有做好，收到了什么實效； （6）與上級溝通先準(zhǔn)備好需要的資料，明確溝通需要達(dá)到的目的； （7）員工工作中有爭論的問題、需主管提出指導(dǎo)的事宜、要求公司政策區(qū)別對待的問題以及建議公司做出的改進(jìn)需向上匯報； （8）凡在公司內(nèi)部工作期間，員工向領(lǐng)導(dǎo)匯報或商討工作時，必須就某件具體事情交流，客觀對待，絕對不允許帶個人偏見地談?wù)摴ぷ髦械娜撕褪?/p> （9）向上溝通明確了解：自己的職責(zé)和任務(wù)、上司對自己的要求。 2、越級溝通 員工越級溝通的原則： （1）所反映的事是可能對企業(yè)造成重大影響的關(guān)鍵事件； （2）按正常途徑向上級反映了3次以上且沒有得到明確反饋（是否正在解決、是否已解決、是否能解決、是否已向上匯報）； （3）“對事不對人”。 滿足以上三個原則即可向直接上級的更高一層管理人員申報。 |
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