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你應(yīng)該有遇過這樣的經(jīng)驗：明明花了很多時間「收納」物品，但愈整理這些東西愈難被使用。或者花了很多時間「管理」時間，但愈多的安排，結(jié)果時間都浪費在排程上，反而沒有時間去真正的執(zhí)行？你的時間管理方法，是不是也陷入了這樣的錯誤當(dāng)中。 怎麼回事？管理、收納不是好事嗎？確實如此，但如果以為目標(biāo)就是「管理」和「收納」，這就搞錯方向了。無論工作或生活上的任務(wù)，我們的真正目標(biāo)永遠(yuǎn)是「使用」、「執(zhí)行」、「體驗」和「完成」，整理與排程只是一個過程，如果把「手段」誤認(rèn)為「目標(biāo)」，就會導(dǎo)致時間管理反而變成最浪費時間的一件事情。 時間管理當(dāng)然是必須的，但安排行程、規(guī)劃任務(wù)，不應(yīng)該是「放在工作時間上」來做，最好能夠利用「零碎時間」完成（參考：這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！） ，無論如何我們一定要把正式的工作時間留給真正去執(zhí)行工作。 那麼，除了前面那篇文章提到的時間區(qū)段分別外，今天讓我們繼續(xù)深入這個題目，來看看還有哪些具體的時間管理技巧，可以幫助我們「避免在時間管理時，反而造成時間浪費」。
所以今天這篇文章是目前統(tǒng)整後的心得，關(guān)於哪些時間管理技巧，可以幫助你「在時間管理上最節(jié)省時間」，提供大家討論。
早期我也是只用「行事曆」，把所有瑣事都寫到行事曆上，包含那些不一定非那個時間做不可的事情，例如下圖這樣，我知道自己要去做「A、B、C」三個任務(wù)，於是我在一週前先把這些任務(wù)時間都排好，並且很「精準(zhǔn)」的排在某一個時間點要自己去做某個任務(wù)。 一旦有任務(wù)，我就這樣排上行事曆，因為還要設(shè)想時間，所以可想而知，會花上許多時間「安排任務(wù)」。  但是結(jié)果呢？這樣的「預(yù)排」是非常容易無效的，因為很有可能禮拜二早上10點，我被叫去參加了一個會議，或是我剛好前一個工作尚未完成，或是我剛好偷懶。即使你是一個非常自律的人，但你也無法掌控「外在環(huán)境、主管、客戶、工作夥伴臨時要你去做的事情」。 於是，我還要再花上一樣多的時間，去把這些已經(jīng)排好時間的任務(wù)，重新調(diào)整一次。這樣來來回回變成「總是在調(diào)整時間」，不是非常浪費時間的事情嗎？ 所以我現(xiàn)在不做這樣「浪費時間的時間管理」了。 現(xiàn)在我的行事曆利用變成這樣：寫上那些不容易變動、甚至不能變動的行程。也就是「會議」與「進(jìn)度」。例如某一個專案要在哪一天做到什麼進(jìn)度？我就寫在行事曆上，這個進(jìn)度基本上確定後就不會變、不能變，我透過行事曆來督促自己要在「那個截止日」之前完成需要的任務(wù)。又或者是某一個活動、會議，就是要在那個時間點去那個地方參加，絕對不會變。 
因為這些「真正需要寫上行事曆」的行程都有一個特色，就是「這些時間都不是我一個人可以決定的」，那是外在施加於我的時間，我被告知要這麼去做的時間，所以根本不需要我去管理、思考，我只是要「記得那個時間去做那個事情，而且一定要做」。 也就是我只是要把被通知的時間寫上行事曆而已！讓我們優(yōu)先區(qū)隔出這一塊。然後我們可以想想看關(guān)於「截止日」的問題。 例如我的專案被設(shè)定「這個週五要交出第一章」，這個時間是已經(jīng)確定的進(jìn)度，而且不是我能改變的，那麼這時候我怎麼辦？我當(dāng)然就是依據(jù)這一週五個工作天把第一章分成五等分，然後每一天起碼要完成一等份的內(nèi)容。 這就是為什麼「行事曆不需要花時間排程」的另外一個很重要的原因，當(dāng)「截止日」、「每週進(jìn)度」出來後，我們就非常明確的知道「我要在多少時間內(nèi)完成多少事情」，然後就是很自然的先將份量劃分，實際執(zhí)行當(dāng)下多退少補，讓最後截止日所有份量都完成即可。 這裡面最重要的是：「我們不要花時間去排程」，因為沒有什麼好排程的，截止日先確定，其他的就是逆向回推進(jìn)度而已。
而待辦清單的好處就是「不用花時間去管理時間」，只要把任務(wù)都寫上去即可。都寫上去了，自然就記得，就知道「有時間」的時候要去做哪些事情。 對我來說， 這個待辦清單就是「 Evernote 」，我收集在 Evernote 的筆記就是我的待辦事項。當(dāng)然，你也可以使用你擅長的待辦清單工具。總之，打開待辦清單，我就知道自己還有哪些事情可以做，還有哪些事情需要做，這樣即可。  但是也不是完全不安排時間，為了避免把時間浪費在管理上，我只會「預(yù)排接下來一天一定要完成的事情」。通常我會利用前一天晚上睡覺前，或是早上通勤中，做一日工作的預(yù)排。（參考：今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數(shù)位工作習(xí)慣 ） 因為只預(yù)排今日要做的事情，時間非常接近，因此掌控度最高，也不會排了卻還是不斷變動。但是，為了避免排了卻沒有做，結(jié)果要一直調(diào)整執(zhí)行時間（這一樣是浪費時間），所以我「不會把今天的時間排滿」。 嚴(yán)格來說，只需要預(yù)排「真的非今天做完不可的少數(shù)重要任務(wù)」即可，而且一定要為每一天留下足夠的空檔時間，可以利用這些空檔完成次要任務(wù)，或是意外時彈性運用。 例如前面看到我的待辦清單很多任務(wù)，但真的排上時間的，只有兩件「今日一定要完成」的任務(wù)筆記而已。排得少，相對一定可以完成，而且優(yōu)先完成最重要的任務(wù)，並且不會有變動，這樣就能節(jié)省最多時間管理的時間。 
因為下面這樣的整理方法具有「整理一次就好，從此幾乎不會變」，而且整理時很簡單，就能大量節(jié)省不必要的時間管理了。 第一種，就是利用把任務(wù)分類成「重要」與「緊急」，也就是「有權(quán)重等級」的分類方法，目的是讓自己知道在這一堆任務(wù)中「哪些是需要優(yōu)先考慮的？」 在 Evernote 中，我利用標(biāo)籤（ Tag ）的方式來區(qū)分每個任務(wù)的權(quán)重，幫任務(wù)筆記加上「重要」或「緊急」的標(biāo)籤，然後每天執(zhí)行完前面第三項所說的「今日一定要完成的任務(wù)」後，我就來到這個權(quán)重分類的待辦清單中：
而且依據(jù)專案來分類待辦任務(wù)，可以很清楚的知道「這個月要完成的專案」，還有哪些「尚未完成的任務(wù)、步驟」，就可以優(yōu)先完成他們。尤其對於手邊同時要進(jìn)行多個專案的人來說，這樣的分類更實用。 對我來說，這部份也可以透過 Evernote 完成， Evernote 可以建立一些「未排程」的提醒事項，並且當(dāng)切換左邊的專案分類記事本時，只會顯示這個專案底下的提醒事項，這樣就等於依據(jù)專案來分類待辦清單。 於是，我可以依據(jù)專案的迫切度，去優(yōu)先選擇應(yīng)該執(zhí)行哪些任務(wù)。 （參考：Evernote 新增時間提醒功能！從筆記本升級時間管理系統(tǒng) ） 
經(jīng)由上述的「時間管理」方法，我節(jié)省最多的排程時間，而事實上「安排時間是很浪費時間的一件事情」。一個節(jié)省時間的時間管理方法應(yīng)該是：
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