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編者按： 建設項目檔案管理規范 （修訂稿） （Specification of Archival Management of Construction Projects）
前言 本標準代替DA／T28—2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》。 本標準與DA/T28---2002相比主要變化如下： ——標準的總體編排和結構按GB/T1.1—2009進行了修改； ——本標準的主體要素由“國家重大建設項目檔案”調整為“建設項目檔案”； ——增加了建設項目檔案工作組織體系和工作職責、制度體系建設； ——增加了建設項目文件管理、建設項目電子文件與建設項目電子檔案的管理； ——增加了建設項目檔案驗收； 本標準的附錄A是規范性附錄。 本標準由國家檔案局提出并歸口。 本標準起草單位：國家檔案局。 本標準主要起草人： 本標準于2002年11月29日首次發布。 1 范圍 本標準規定了建設項目檔案工作的組織體系、工作職責，確立了項目文件的形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則與方法。 本標準適用于新建、改建、擴建和技術改造等建設項目的檔案管理。 2 規范性引用文件 下列文件對于本文件的應用是必不可少的，凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。 GB/T 10609.3 技術用圖復制圖的折疊方法 GB/T 11821 照片檔案管理規范 GB/T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求 GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范 GB/T 29194 電子文件管理系統通用功能要求 DA/T31 紙質檔案數字化技術規范 DA/T50 數碼照片歸檔與管理規范 3 術語和定義 下列術語和定義適用于本標準。 3.1 建設項目 construction project 指建筑、安裝等形成固定資產的活動中，按照一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經濟上統一核算、行政上有獨立組織形式、實行統一管理的單位。 3.2 單項工程 unit of project 指建設項目中具有獨立設計文件、可獨立組織施工，建成后可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程。 3.3單位工程 subunit of project 指具有獨立設計文件、可獨立組織施工，但建成后不能獨立發揮生產能力或工程效益的工程。 3.4 分部工程 parts of project 指按工程的部位、結構形式的不同等劃分的工程項目。 3.5 項目法人 project legal person 指由項目投資者或由投資者代表組成的對項目全面負責，依法具有民事權利能力和民事行為能力并獨立享有民事權利、承擔民事義務的社會組織。 3.6 建設單位 construction unit 指對項目實施履行組織管理的并在項目建設過程負總責的組織。一般指項目法人、項目投資方組建的項目建設管理單位、受委托的項目管理公司等。 3.7 參建單位 participant unit 指參與某一項目建設并對該項目質量承擔特定法律責任的所有單位,主要包括勘察、設計、施工、監理、檢測、設備制造等單位。 3.8項目文件 records of project 建設項目在立項、招標投標、勘察、設計、設備材料采購、施工、監理、檢測、試生產及竣工驗收等過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的文件。 3.9 前期文件 prophase records of project 指工程開工以前在立項、招標投標、勘察、設計以及開工準備過程中形成的文件。 3.10施工文件 implementing records of project 指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。 3.11 竣工圖 drawing on completion of project 工程竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。 3.12監理文件 records of supervision 指監理單位對項目工程質量、進度、投資、安全等進行控制的文件。 3.13竣工驗收文件 records of test on completion 指項目竣工驗收階段形成的文件。 3.14項目電子文件 electronic records of peoject 指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的記錄和反映項目建設和管理各項活動的文件。包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。 3.15項目文件歸檔 filing of project records 項目建設單位有關部門及勘察、設計、施工、監理、設備制造、總承包等單位將項目形成并經過系統整理的文件交建設單位檔案管理機構的過程。 3.16項目檔案 archives of project 指經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。 3.17項目電子檔案 electronic archives of project 指具有參考和利用價值并歸檔保存的項目電子文件。項目電子檔案由內容、結構和背景組成。 3.18項目檔案移交 transfer of project archives 項目竣工驗收合格后，建設單位根據合同、協議或規定將有關項目檔案交項目法人、生產運行單位、項目主管部門或有關檔案管理機構的過程。 3.19項目全宗卷 project archives descriptive file 檔案管理機構在管理某一項目檔案過程中形成的，以項目為單位，由說明項目檔案管理情況的有關材料組成的專門案卷。 4 總則 4.1建設單位全面負責本項目檔案工作，實行統一管理、統一制度、統一標準。業務上接受檔案行政管理部門和上級主管部門的監督和指導。 4.2建設單位及各參建單位應建立項目文件控制體系，并將項目文件控制納入質量、投資、進度、安全、職業健康和環境管理控制體系。 4.3 項目檔案工作應納入項目建設管理，與項目建設計劃和各項程序同步進行，實行全員管理、全過程管理、全方位管理。 4.4 項目檔案應完整、準確、系統、有效、安全,滿足項目建設管理和運行維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要。 5. 項目檔案工作組織體系及工作職責 5.1項目檔案工作組織體系 5.1.1 建設單位應明確項目檔案工作的分管領導。 5.1.2 建設單位應設立與項目建設管理相適應的檔案管理機構，并配備滿足項目檔案工作需要的檔案人員。 5.1.3 建設單位有關部門、各參建單位應指定專人負責項目文件的收集、整理和歸檔工作。 5.1.4 檔案人員專業素質和職業操守應適應項目檔案工作的需要；檔案人員應經過專業培訓，保持相對穩定。 5.1.5 建設單位應建立以檔案管理機構為核心，各相關部門和參建單位為基礎的項目檔案管理網絡，建立溝通協調機制。 5.2項目檔案工作職責 5.2.1 建設單位檔案工作職責 5.2.1.1貫徹執行國家有關項目檔案工作的法律、法規和標準規范。 5.2.1.2 根據項目建設管理實際情況，制定項目檔案各項管理制度、管理規范、管理程序，加以監督實施并適時修訂完善。 5.2.1.3 項目檔案工作經費納入預算管理，為項目檔案工作的開展提供滿足需要的經費和工作條件。 5.2.1.4 與參建單位簽訂合同、協議時，應設立專門條款，明確規定項目文件管理責任。包括項目文件形成的質量要求、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、歸檔套數、介質、格式、合同解除后項目文件的處置及違約責任等內容。監理合同條款還應明確監理單位對施工文件完整性、準確性的審查責任。 建設單位對參建單位進行合同履約考核時，應對項目文件管理條款的履行情況做出評價。合同款支付審批時應審查項目文件的歸檔情況。 5.2.1.5 建設單位應將項目文件歸檔納入項目建設計劃、各項管理程序及相關人員的崗位職責并進行考核。 5.2.1.6 建設單位應將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設，統籌規劃，同步實施。 5.2.2建設單位檔案管理機構職責 5.2.2.1 組織實施本項目的檔案工作制度和規范標準。對參建單位制定的針對該項目的文控制度、標準體系與建設單位文件管理標準體系的符合性進行審查。 5.2.2.2 對本單位有關部門和參建單位項目文件的收集、整理和歸檔工作進行監督、指導和考核。 5.2.2.3 參加項目建設的重要會議、重大活動、設備開箱驗收、項目建設各階段、交（竣）工驗收。 5.2.2.4 負責對應歸檔項目文件整理的規范性進行審查。 5.2.2.5 負責項目檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和移交工作。 5.2.2.6對項目管理人員和檔案人員開展檔案業務培訓，提高實現目標的意識和能力。 5.2.2.7 按相關規定向檔案行政管理部門和主管部門報送項目檔案登記表。 6.項目文件管理要求及職責 6.1項目文件管理通用要求 6.1.1建設單位各有關部門、各參建單位應配備專人或指定人員負責項目文件管理工作。 6.1.2建設單位各有關部門、各參建單位應配備符合安全保管要求的設施設備，確保項目文件的安全保管。 6.1.3建設單位各有關部門、各參建單位機構和人員變動時，應及時清點交接項目文件。 6.1.4因一方違約或其他因素導致合同中止或解除合同的，已完工程形成的項目文件，應向建設單位或總承包單位移交。 6.2項目文件管理職責 6.2.1建設單位各有關部門項目文件管理職責 6.2.1.1 根據各自的工作職責將本部門產生和獲取的項目文件進行收發、登記、積累。 6.2.1.2 負責本部門職責范圍內形成項目文件的收集、整理和歸檔工作。 6.2.1.3工程（技術）部門負責對勘察設計、監理、施工、檢測等文件的完整性、準確性、系統性進行審核，并形成記錄。 6.2.2 參建單位項目文件管理職責 6.2.2.1 編制項目文件控制體系相關文件，報建設單位檔案管理機構審查。 6.2.2.2 按合同或協議約定負責所承擔工程或任務文件的收集、整理和歸檔工作。 6.2.2.3監理單位負責對施工文件的完整性、準確性、系統性進行審核，并形成記錄。 6.2.2.4項目實行總承包的，總承包單位負責項目總承包范圍內項目文件的收集、整理和歸檔工作的統籌協調。各分包單位負責其分包部分文件的收集、整理，并提交總承包單位匯總，或在總包單位協調下直接向建設單位檔案管理機構歸檔。 7 制度體系建設 7.1 項目法人機構組建完成后，應及時制定項目檔案工作制度和項目文件管理制度，在實施過程中及時調整、補充和完善。 7.2 項目開工前，建設單位應編制項目文件管理規范，經建設單位有關職能部門、質量監督單位及設計、施工、監理單位專家評審通過后由建設單位簽署發布。項目文件管理規范應包含下列內容： a）項目文件格式、紙張質量、編制要求、編制方法、編號體系及文件的登記、分發、歸檔要求等。 b）竣工圖的編制主體、編制程序、編制要求。 c）圖像電子文件和視頻電子文件的拍攝主體、拍攝階段、拍攝內容、拍攝范圍、節點（部位）、技術參數、并制定相應的程序文件。 d）項目文件控制體系的運行機制。（動力機制、約束機制、反饋機制、持續改進機制） 7.3 建設單位應制定項目檔案管理辦法、項目文件形成和歸檔的控制措施及項目檔案的保管、保密、利用等制度，并根據國家或行業的項目檔案規定制定項目檔案分類方案、歸檔范圍、項目檔案整理細則等技術規范。 項目檔案分類方案應與項目檔案接收單位的分類編號體系相一致。 7.4 各參建單位應依據建設單位的項目文件管理規范制定項目文件控制體系文件。 8 項目文件管理 8.1 項目文件形成 8.1.1 建設單位及各參建單位應按照國家或相關行業要求編制項目文件。 項目文件應符合國家或行業有關項目管理、勘察、設計、施工、監理、檢驗、檢測、鑒定等方面的技術規范、標準和規程的要求。 8.1.2 項目文件應格式規范、內容準確、清晰整潔、編號和簽字蓋章手續完備，并滿足耐久性要求。 8.1.3 歸檔的項目文件應為原件。因故無原件的，應歸具有憑證作用的復印件。 8.2 竣工圖編制 8.2.1竣工圖的編制要求 8.2.1.1各項新建、擴建、改建、技術改造、技術引進項目，在項目竣工時要編制竣工圖。項目竣工圖應由施工單位負責編制，如行業主管部門規定設計單位編制或施工單位委托設計單位編制竣工圖的，應明確規定施工單位和監理單位的審核和簽認責任。 8.2.1.2竣工圖應完整、準確、清晰、規范，修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。 8.2.1.3按施工圖施工沒有變動的，可由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。 8.2.1.4一般性圖紙變更及符合杠改或劃改耍求的變更。可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章。 8.2.1.5涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圈面變更面積超過35％的。應重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”宇．或在新圖圖標內注明“竣工階段”并簽署竣工圖章。 施工單位重新繪制竣工圖，新圖圖簽應包含以下主要責任項和標識項：施工單位名稱、圖紙名稱、編制人，審核人，原圖號+（竣），編制日期。 8.2.1.6同一建筑物、構筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明;采用同一標準圖、通用圖進行施工和安裝的不同的建（構）筑物、機組等且沒有發生變更的，可編制一套通用的竣工圖；施工、安裝過程中發生變更的，應對變更的部位單獨編制竣工圖。 8.2.1.7建設單位應負責或委托有資質的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。 8.2.1.8竣工圖圖幅應按GB／T10609．3要求統一折疊。 8.2.2竣工圖的更改方法 8.2.2.1文字、數字更改一般是杠改;線條更改一般是劃改;局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制。 8.2.2.2利用施工圖更改，應在更改處注明更改依據文件的名稱、日期、編號和條款號。 8.2.2.3無法在圖紙上表達清楚的．應在標題欄上方或左邊用文字說明。 8.2.2.4圖上各種引出說明應與圖框平行．引出線不交叉．不遮蓋其他線條。 8.2.2.5有關施工技術要求或材料明細表等有文字更改的．應在修改變更處進行杠改。當更改內容較多時，可采用注記說明。 8.2.2.6新增加的文字說明，應在其涉及的竣工圖上作相應的添加和變更。 8.2.3竣工圖章的使用 8.2.3.1竣工圖章內容、尺寸如圖1所示． 8.2.3.2所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章．竣工圖章中的內容填寫應齊全、清楚，不得代簽。簽署竣工圖章一般應手簽，也可加蓋執業印章或經過建設單位備案的個人名章。 8.2.3.3行業主管部門規定由設計單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標，并按要求簽署竣工圖標．竣工圖標的內容格式由行業統一規定． 8.2.3.4裝訂成冊的系統圖、電氣圖等可只在圖冊封面和有變更的圖紙加蓋竣工圖簽審章。設備監造竣工圖應加蓋竣工圖章。 8.2.3.5竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處， 8.2.4竣工圖的審核 8.2.4.1竣工圖編制完成后．監理單位應督促和協助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發現不準確或短缺時要及時修改和補齊。
8.2.4.2竣工圖內容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更，施工及質檢記錄相符合。 8.2.4.3竣工圖按單位工程、裝置或專業編制，并配有詳細編制說明和目錄。 編制說明的主要內容包括：竣工圖涉及的工程概況、編制單位、編制人員、編制時間、編制依據、編制方法、變更情況、竣工圖張數和套數等。 8.2.4.4竣工圖應使用新的或干凈的施工圖，并按要求加蓋并簽署竣工圖章。不得使用復印的白圖編制竣工圖。 8.2.4.5國外引進項目、引進技術或由外方承包的建設項目。外方提供的竣工圖應由外方簽字確認。 8.2.5竣工圖套數 8.2.5.1項目竣工圖一般為兩套。由建設單位向業主和生產(使用)單位移交。 8.2.5.2項目主管單位或上級主管機關需要接收的．按主管機關的要求辦理。 8.2.5.3按照FIDIC《設計一建造與交鑰匙工程合同條件》建設的項目．竣工圖套數按合同條件的規定提交。 8.2.5.4在大中城市規劃區范圍內的重點建設項目．應根據《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》第五條的規定，另編制一份與城市建設、規劃及其管理有關的主要建筑物及綜合管線竣工圖。 8.3 項目文件的收集 8.3.1 收集范圍 反映與項目有關的職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入項目檔案。 項目文件的歸檔范圍和保管期限見附錄A。 8.3.2 收集時間 項目文件應由文件收集責任單位（部門）按文件形成的先后順序或項目（工作、活動）完成情況及時收集；引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔，再行譯校、復制和分發使用。 8.4 項目文件的整理 8.4.1 項目建設和管理形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管理的要求，由文件歸檔責任單位進行整理。整理的內容包括項目文件價值鑒定、分類、組卷和編目。 8.4.2 項目文件整理要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學，組卷合理。 8.4.3 項目文件應由整理責任單位對項目文件的歸檔價值進行鑒定，確定項目文件的保管期限。 8.4.4分類組卷 立項審批、勘察、設計及設計基礎文件按內容組卷，其中施工圖設計按單位工程（專業、裝置）組卷；項目管理文件按內容組卷，其中招投標、合同文件按招標項目、標的組卷；施工文件按單位工程、裝置、階段、結構、專業組卷；監理綜合性文件按內容、時間組卷，質量、進度、投資、安全等控制文件按單位工程組卷；設備工藝文件按設備臺套組卷；科研文件按項目、課題組卷；竣工驗收文件按內容組卷；試運行文件按內容結合形成時間組卷。 8.4.5 卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 8.4.6 卷內文件的排列、案卷裝訂、案卷編目、卷皮規格及制成材料按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執行。 8.4.7 數碼照片的整理應符合《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）的規定。 8.5 項目文件的歸檔 8.5.1 歸檔時間 根據項目建設程序和項目特點，項目前期文件應在工作（活動）結束后及時歸檔；管理性文件按年度歸檔；施工文件應在單位工程質量認證后及時歸檔，建設周期長的項目可分階段歸檔；監理文件應在監理范圍內的全部工程完工后進行歸檔；試運行文件應在試運行結束后及時歸檔；竣工驗收文件在專項驗收、總體竣工驗收通過后及時歸檔；設備文件應在設備開箱驗收后隨時歸檔；科研文件在結題或課題通過鑒定后及時歸檔。 8.5.2 歸檔文件質量應符合本規范8.1和8.2的相關規定。 8.5.3 施工文件組卷完畢后，應依次提交監理單位、工程（技術）、設備等部門對文件的完整、準確、系統情況進行審查，審查通過后由建設單位檔案管理機構進行案卷質量的規范性進行審查，每個環節均應形成記錄，符合規定后，辦理歸檔和接收手續。監理案卷應依次提交建設單位工程（技術）部門和檔案管理機構進行歸檔審查。 8.5.4 項目實行總承包的，總承包單位應依據總承包合同約定的歸檔范圍，向建設單位檔案管理機構進行歸檔。 8.5.5 項目文件歸檔時，歸檔單位（部門）應編制移交清冊，交接雙方清點無誤后，辦理歸檔手續。 9項目檔案管理 9.1項目檔案整理 全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織．其內容包括： a)依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號和排列上架； b)編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。 c）建立項目全宗卷。涉及項目檔案管理的全宗卷內容包括項目簡介及項目檔案管理情況介紹、項目劃分表、檔案分類方案、項目文件歸檔范圍、項目檔案整理方案、檔案整理情況說明、項目檔案登記臺賬等項目檔案管理過程中形成的文件。 9.2 項目檔案的保管 9.2.1 建設單位應當為項目檔案的安全保管提供滿足工作需要的設施設備。檔案庫房的外圍護結構和設施應符合的保溫、隔熱、溫濕度要求和防潮、防水、防日光及紫外線照射，防塵、防污染、防有害生物(霉、蟲、鼠等)和防盜的要求。 9.2.2 建設單位檔案管理機構應建立項目檔案 出入庫登記制度，對項目檔案的收進和移出進行登記。 9.3 項目檔案的利用 9.3.1 建設單位應建立檔案利用制度，對利用的范圍、對象、利用審批權限等做出規定。 9.3.2 利用者利用檔案一般在閱覽室查閱。確需借閱的，應履行審批手續。 9.3.3 利用者利用檔案時，應填寫《檔案查（借）閱登記簿》，及時反饋利用效果。 9.3.4 建設單位檔案管理機構應根據項目建設和管理的需要編制必要的編研材料，如：專題文件匯編、工程介紹、工程圖集、項目建設大事記等。 9.4 項目檔案的統計 建設單位檔案管理機構應對項目檔案情況進行統計并建立統計臺帳。主要包括各類檔案案卷的數量，檔案利用情況等。 10 項目電子文件與項目電子檔案的管理 10.1 電子文件和檔案管理信息系統 10.1.1 建設單位可通過建立專門的電子文件管理系統來統一管理電子文件，也可通過具有對電子文件及其元數據進行的分類組織、鑒定處置、格式轉換/遷移等功能的項目管理信息系統或檔案信息管理系統來管理項目電子文件；建設單位檔案管理機構應建立檔案信息管理系統，以通過系統接收和管理已歸檔的項目電子文件。 10.1.2 項目電子文件管理的功能應符合《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）的相關規定。 10.1.3 項目檔案信息管理系統應當具備電子檔案接收、檔案元數據維護、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數據統計、庫房管理等基本業務功能，以及用戶權限管理、系統日志管理、數據備份與恢復、系統及其數據安全維護功能。 10.1.4 項目檔案信息管理系統一般為非保密系統，屬于信息系統安全保護等級第二級以上的檔案管理系統應按有關規定進行定級和備案，項目檔案信息管理系統禁止接入互聯網。電子文件管理系統和涉密項目的檔案管理信息系統應按照 《涉及國家秘密的信息系統分級保護技術要求》（BMB17-2006）的有關規定執行。 10.2 項目電子文件的形成與辦理 10.2.1 項目電子文件的形成與辦理參見《電子文件管理暫行辦法》（中辦 國辦 廳字〔2009〕39號)。項目電子郵件的撰寫、傳遞應符合《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T 32-2005）的要求。 10.2.2 各參建單位采用電子簽名等技術手段時，電子簽名資格的注冊和認證應當得到建設單位的認可。 10.2.3 不同類別的電子文件數據格式應易于識讀、遷移和長期保存，應采用《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002)規定的通用格式。 10.2.4圖像電子文件、視頻電子文件應主題突出、曝光準確、影像清晰。拍攝內容要覆蓋工程全過程（各階段、重要部位、工藝、工序、隱蔽工程、重大事件、重要活動、質量安全事故等），能形象反映工程建設實際。圖像電子文件宜采用800萬以上像素拍攝，視頻電子文件宜采用200萬以上像素拍攝。 10.2.5對反映同一內容的圖像電子文件應選擇有代表性的圖像輸出照片。照片的輸出宜采用數碼照片輸出機輸出，表觀質量應無污物、無破損、無劃痕、無花點、無黑邊，裁剪應整齊。 10.2.6 各單位項目電子文件形成部門承擔項目電子文件的收集、整理、檢測、歸檔確認等工作。 10.3 電子文件的歸檔 10.3.1 項目電子文件的歸檔范圍應執行紙質項目文件的歸檔范圍。 10.3.2 項目電子文件歸檔一般采用物理歸檔。在紙質項目文件歸檔時采取在線歸檔或離線歸檔的方式向檔案機構移交經過整理的項目電子文件，并在內容、格式、相關說明及描述上與紙質項目檔案保持一致，且二者應建立關聯。 10.3.3 項目電子文件整理時，應參照本規范7.4.4的規定分別組成多層級文件信息包，文件信息包應當包含項目電子文件的內容數據、元數據、過程信息、版本信息、電子簽名的技術參數等信息。 10.3.4 項目電子文件形成時的數據格式不能為檔案部門項目檔案信息管理系統讀取時，應當轉換為項目檔案信息管理系統可讀取的數據格式，原格式與轉換后格式同時存放在文件信息包中。 10.3.5 項目電子文件完成整理后，由形成部門負責對文件信息包進行鑒定和檢測，包括是否內容齊全完整、格式是否符合要求、與紙質或其他載體文件內容的一致性等。 10.3.6 項目電子文件信息包經過形成部門鑒定和檢測后，由相關責任人確認歸檔，賦予歸檔標識。歸檔標識中應當含有歸檔責任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。 10.3.7 采取離線方式歸檔時，應將帶有歸檔標識的電子文件拷貝至耐久性好的存儲介質上，存儲介質應設置成禁止寫操作的狀態。存儲介質的選擇依次為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。 10.3.8 存儲電子文件的介質或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、類別號、案卷起止號、密級、保管期限、存入日期等。 10.3.9 項目電子文件歸檔時應由檔案管理機構進行檢驗，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》，檢驗合格后，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，辦理交接手續。 10.4 項目電子檔案管理 10.4.1 項目電子檔案的接收應參照《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012〕7號），遵循項目電子檔案移交與接收的特殊規律，保證項目電子檔案及時移交、完整接收。 10.4.2 項目電子檔案應參照紙質檔案的分類方案進行整理。 10.4.3 項目電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894—2002）的規定執行。 10.4.4 接入內部網的項目檔案信息管理系統，應配備防火墻、入侵檢測等相應技術設備，建立操作日志，通過身份認證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗、入侵檢測等技術手段和管理方法確保檔案數據得到有效保護，防止因偶然或惡意的原因使網絡數據遭到破壞、更改、泄露，杜絕網絡系統上的信息丟失、篡改、失泄密、系統破壞等事故發生。 10.4.5 在計算機軟、硬件系統更新前或數據格式淘汰前，項目電子檔案管理部門應當將項目電子檔案遷移到新的系統中或進行格式轉換，保證其真實、完整和在新環境中完全兼容。 10.5 項目檔案數字化 10.5.1數字化范圍應包括但不限于以下內容：項目立項審批文件、地質勘測文件、質量評定（驗收）文件、系統及設備測試文件、竣工驗收文件、竣工圖等。 10.5.2 委托第三方進行數字化加工的建設項目，委托單位應當與數字化加工單位簽訂保密協議，明確保密要求及失泄密的處罰措施。并采取建立安防系統、加強數字化存儲設備管理和數字化人員管理等措施，確保檔案信息安全。 10.5.3 檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接等應符合《紙質檔案數字化技術規范》（DA／T 31）的要求。 11項目檔案驗收 11.1驗收條件 申請項目檔案驗收應具備下列條件： a)項目主體工程和輔助設施已按照設計建成，能滿足生產或使用的需要； b)項目試運行指標考核合格或者達到設計能力； c)完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作； d)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。 11.2驗收準備 11.2.1建設單位在全面自檢的基礎上，提交檔案驗收申請報告，其主要內容包括：項目建設及項目檔案管理概況；保證項目檔案的完整、準確、系統所采取的控制措施；項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質量狀況；檔案在項目建設、管理、試運行中的作用；存在的問題及解決措施。 11.2.2建設單位應準備以下驗收佐證材料 a)檔案管理規章制度； b)檔案業務指導（會議、培訓、檢查、驗收等）相關記錄； c)檔案分類編號方案； d)檔案檢索工具； e)項目劃分表； f)招投標、合同、設備清單； g)檔案編研、利用材料； h)檔案檢查（咨詢）、預驗收意見，及整改情況。 12項目檔案的移交 12.1 項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向生產（使用）單位及其他有關單位辦理檔案移交。凡分期或分機組的項目，應在每期或每臺機組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。 12.2 項目檔案移交時，應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，并有完備的清冊、簽字等交接手續；建設單位轉為生產單位的，按企業檔案管理要求辦理。 12.3 項目停、緩建的，項目檔案由建設單位負責保存;建設單位撤銷的,項目檔案應當向項目主管部門或者有關檔案館移交。
附錄A （規范性附錄） 建設項目文件歸檔范圍和保管期限表
竣工圖變更匯總表
附錄：C 原材料跟蹤管理記錄表 原材料名稱： 工程名稱： 編號：
審核： 編制： 年 月 日
來源：國家檔案局 |
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