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近來，有幾個財會朋友在后臺留言詢問，會議紀要有什么格式要求，應該怎么寫…… 確實，很多在機關企事業單位工作的特別是初入職場的年輕人，都會有以上的困惑。因為，《黨政機關公文處理工作條例》中沒有對紀要作出明確、統一的格式規范要求，并特別注明“紀要，可根據實際制定。” 正是這個“實際”，給我們預留了足夠大的發揮空間，同時也帶來了上述不知道如何寫的困擾。 這個“實際”，不同單位之間即使同一單位不同時期、同一單位不同部門、同一單位不同會議，形成的會議紀要的模樣可能都是不一樣的。 不管你是不是單位和企業的文秘人員，掌握會議紀要的基本格式和寫法都是十分必要的。 1 會議紀要的概念與作用 《黨政機關公文處理工作條例》規定：“紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項”。 因此，會議紀要是各級機關用來記載和傳達會議情況和執行議定事項時，使用的一種公文文種。 會議紀要可以作為向上級機關匯報之用，也可以作為文件向有關單位和下級機關分發。 會議紀要可以交流信息、交流經驗，對于本單位和下級機關來說，可以作為解決問題、指導工作的依據，并有一定的約束力。 2 會議紀要的類型 根據用途和目的不同，會議紀要可以劃分為三種類型： 1.決議性會議紀要。主要記載和反映會議作出的重要決策事項，作為傳達會議精神和部署工作的重要依據，對今后工作具有直接的指導作用，常用于各級機關、企業的常委會、辦公會（總裁辦公會、省長辦公會議、市長辦公會議、縣長辦公會議……）、董事會等。 2.協議性會議紀要。主要記載雙邊或多邊會議有關內容及其達成的協議等情況，作為會后貫徹執行的基本依據，對協議各方今后工作具有一定的約束作用，常用于領導機關主持召開的多部門協調會或不同單位共同召開的聯席辦公會，以及雙方或多方談判性會議等。 3.研討性會議紀要。主要記載和反映經驗交流會議、各種專業會議或學術性會議的研討情況，主要用于職能部門或學術研究機構召開的專業會議、學術研討會議、座談會議等。 3 會議紀要的基本要求 一是真實準確。會議紀要，重在紀實，必須真實準確地反映會議的情況和精神，既不能隨意增減，也不能擅自篡改，這是會議紀要寫作的第一要求，也是最基本的要求。 為此，寫好會議紀要，需認真地進行會議記錄，詳盡地了解會議情況，做好各項基礎性工作。 除非特別要求不能錄音外，一般均應全程錄音，一為存檔，二為整理紀要時回聽使用。 二是精練概括。會議紀要是在會議記錄所提供材料的基礎上，根據會議的主旨、議定事項和主要成果，經過提煉、概括、整理而形成的公文，它集中地反映會議的要點和精神實質，具有高度的概括性。要做到要點突出，語言文字簡練準確、樸實無華、通俗明白。 4 會議紀要標題的寫法 一是會議名稱+紀要，如《全國農村工作會議紀要》、《全縣計劃生育工作會議紀要》、《專題會議紀要》； 二是召開會議的單位名稱+會議內容+紀要，如《XX公司總裁辦公會議紀要》、《XX縣政府招商引資專題會議紀要》； 像黨委會、常委會、董事會、總裁辦公會等一些例行會議，一般還應有編號，按照一個年度從年初排到年底。 5 會議紀要正文的寫法 會議紀要正文一般由會議概況、會議基本精神、結尾三部分組成。 會議概況。主要包括主持開會的單位、會議名稱、會議時間、地點、主持人，出席人員、列席人員，基本議程。會議概況力求簡要。 常見的寫法有兩種：一是列項式，即將會議名稱、時間、地點等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。這種寫法多用于辦公會議紀要。 二是概述式，即將會議的基本要素用一段文字作簡要敘述，使人看后對會議情況和基本精神有個大致了解。 主體部分。一般包括會議研究的問題、討論的意見、作出的決定和提出的措施辦法等。主要有以下幾種表述方法： 1.分項歸納法。這種寫法一般適用于大中型工作會議、議題較多的辦公會議等決議性會議。即按照會議議定的事項或內容，一項一項用小標題加以歸納，而后分項敘述。 2.分層次歸納法。這種寫法多用于小型會議，或議題單一，意見集中的會議。即把議定事項按照內容分成若干層次分別敘述。每個段落的首句，經常使用“會議學習了”、“會議認為”、“會議同意”、“會議決定”、“會議要求”、“會議強調”、“會議號召”等慣用語。 3.分段落歸納法。這種寫法多用于議題雖然單一，但內容豐富的會議。如專題研討會、經驗交流會。即把會議議定事項按照不同內容或問題分成若干部分，每部分談一個方面的內容。并明確標示出“一、關于什么”、“二、關于什么”、“三、關于什么”……。 4.集中概述法。這種寫法類似于消息、簡訊。即把會議概況，主要議題，會議共識、議定事項等，用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。 5.發言提要法。這種寫法適用于研討會或座談會。即把會議上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。 最后結尾部分。可以適當寫些對會議精神的貫徹執行要求或號召,也可以不寫。必要情況下，一般還可以寫上“會議還研究了XX、XX等其他事項。” 就實際情況來講，一般來說，當我們要寫會議紀要的時候，在動筆前，要翻閱一下以往的會議紀要，看看以往常用的格式、常用的寫法。 因為，以往常用的格式、常用的寫法，是單位的領導所習慣的。我們要予以足夠的尊重和適應。如果以往常用的格式、常用的寫法，符合現在公文的要求，我們就采用。當然了，如果不符合，我們就按現在的要求向領導請示，加以糾正。 最后，請記?。?strong>會議紀要不同寫法之間沒有好壞之分，尋找到適合的就是最好的。 |
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