如何寫好一封電子郵件？

如果我問你，你和客戶、領導、跨部門同事最常用的溝通方式有哪些？發郵件，絕對是其中一項。越是重要的內容，越是需要以郵件的形式進行溝通。郵件的寫作水平可以說是一個人是否「職業」的一面鏡子。今天我就來和你說說如何寫好一封電子郵件。

電子郵件是我們工作中最常用到的一種表達形式。在日常工作中，你有沒有碰到過這樣的情況？郵件寫完之后，發現忘了添加附件，發出去之后急急忙忙加了一句「不好意思，剛才忘了添加附件……」

沒有主題就把郵件發了出去，雙方來回的郵件中一直掛著「（無主題）」幾個字，好不尷尬。

郵件里寫了好多內容，對方卻一直沒有給你回復……

這些錯誤我都犯過。為了讓大家避免少犯錯，并使用好電子郵件這個手段，我總結了一些使用電子郵件你需要注意的要點，以及千萬不要做的事情，與你分享。

一封優秀工作郵件需要包含的 5 個部分

1.郵件標題；

2.收件人和抄送人；

3.附件；

4.郵件正文；

5.作者簽名；

一封優秀電子郵件的正確寫作順序

附件——正文——主題——收件人

附件在最前，是為了防止忘記添加附件的尷尬；主題放在正文后是由于，很多郵件你在寫的時候并不知道如何準確地表達主題，或者在主題上卡殼了，如果你把郵件正文寫完之后，主題自然也能寫得更明確；收件人放在最后寫是因為怕郵件寫到一半，不小心誤發了出去，從而造成尷尬。

電子郵件各部分的撰寫方法

①標題要簡單直接

標題要簡單直接，并要注意主題的細節。如果你想給大家發周會備忘錄，標題寫成「周會備忘錄」不如寫成「周會備忘錄-2017 09 20」更好，郵件還有一個好處是可以隨時搜索查看，日后去搜索的時候，郵箱里躺著一堆「周會備忘錄」和帶有日期標記的「周會備忘錄」，哪種做法會更好？

比如「師北宸@36氪開氪專欄寫作課提綱」，也不如「師北宸@37氪開氪專欄寫作課提綱-001版」更好。總之，不要怕麻煩，越細致越好。前期的麻煩是為了后續溝通更加節省雙方的時間。

②善用標簽，提升打開率

如果特別重要、緊急，可以在標題加上「【重要】」、「【緊急】」甚至可以加上「【今天內回復】」這樣的標簽。收件方很可能每天收到幾十封郵件，通過這樣的方式讓對方先看你的郵件，以免漏掉了重要信息，耽誤項目進展。

發送給（TO）需要知悉且希望對方回復的人（收件人），抄送（CC）給「需要知悉但不需要回復」的人，不要使用密送（BCC）。

收件人是你溝通的直接對象，郵件正文放上收件人的名字；與這個主題相關的人是你的抄送對象，可以不寫抄送對象的名字，你認為需要知悉這件事情的人都可以抄送給對方，但是請謹慎使用，因為每個人每天都會收到很多郵件，不要打擾與主題無關的人。

關于密送功能值得單獨拿出來討論一番。

我在過去十幾年的郵件使用經歷中使用密送的次數不超過五次，其中有 2-3 次是測試，另外的2-3次是發給別人的郵件中使用過。最后一次準備使用密送功能的時候，我直接使用了「轉發」，而不是密送給對方。「密送」這個功能的設計本意是希望所有的收件人/抄送人不知道密送對象，但這個功能的設計就像你把大家的討論給某個人「打小報告」。我認為這樣的態度不夠敞亮，非常不提倡使用「密送」這個功能。

【重要！】別忘了添加附件。很多人發郵件經常犯的一個錯誤是郵件發出去之后，發現忘了添加附件。所以發郵件的時候最好的習慣是：先添加附件，然后寫正文，然后是主題，最后寫上收件人。這樣可以避免忘記發附件的尷尬。——現在有一些郵箱有提示系統，如果你的郵件中提到了「附件」兩個字而沒有添加附件，系統會提示你添加附件。但為了養成好的習慣，以及避免換了郵箱系統之后不會再有智能提示，還是養成好的習慣更保險。

①用全名稱呼對方，最有好感

郵件的開頭，要稱呼對方。相比「Hi」和「Dear」，不如直呼對方的名字。比如，我更喜歡你直接叫我「師北宸」，這樣會讓我感覺更舒服，但注意一定不要把別人的名字寫錯！每個人都會特別在意自己的名字，寫上對方的名字是禮貌和尊重，也會讓對方對你有更多好感。

②刪掉或添加某個收件人，要在郵件一開始注明

在多人討論的郵件中，如果刪掉了某個收件人或者添加了某個收件人，要在郵件一開始注明。比如在郵件一開頭注明「+張明」，或者「-王二」，這樣所有收件人知道哪些人加入了討論，哪些人離開了討論。

③郵件正文要圍繞主題，盡量簡潔

在郵件的一開始就要說明來意。比如：「我是某某某，想邀請你合作一門課程」。我能馬上判斷對這封郵件是否感興趣，勁兒決定是否要繼續閱讀下去。

郵件的整體結構可以為：表明主題—>細節闡述—>小結。表達上盡量簡潔，所有信息圍繞主題，不相關的內容刪掉。

④需要對方重點注意的地方要標注出來

在郵件正文中，一些血藥對方重點注意的內容，一定要標注出來，用最短的時間抓住對方的注意力。「合作開發職場寫作方向的線上課程」這句就是整篇郵件的重點，標注后，很容易就吸引了我的注意。

⑤作者簽名：最能體現寫信人的「職業化」

作者簽名也是很多人在寫郵件時經常忽略掉的一個問題，寫不寫作者簽名，作者簽名能否寫清楚最能體現一個人是否「職業化」。微信是現在人們的主要溝通方式，所以在作者簽名欄留下你的微信號，或者附上微信二維碼，會大大降低對方聯系你的成本。也更容易達成聯系。

作者簽名寫在左下角即可，不需要像傳統紙質信函一樣寫在右下角。一方面，不同的郵件系統在「讀取」對方郵件的時候，格式容易出現錯誤；另一方面，電子郵件更多是簡潔、直接、高效、閱讀習慣是從左至右，如果大家把署名都放在右下角，對于閱讀效率是一個很大的打擾——從左至右的閱讀過程突然要跳到最右邊，是很大的閱讀干擾。

撰寫電子郵件時的其他注意事項

1.一封郵件只說一件事情，不要表達多件事情。如果想討論多件事情，可以分別寫多封郵件探討。

2.溝通的第一原則：能當面溝通的不要通過電話，能電話溝通的不要通過文字。如果當面溝通或電話溝通更合適的內容，就不要寫電子郵件。否則就是浪費你自己和對方的時間。

3.別寫自己的事情，寫對方感興趣的事情。從一開始就寫能引起對方興趣的事情。

4.不要通過電子郵件討論有復雜議題或有重大分歧的話題，尤其涉及多個人的時候。這種情況更適合約一個工作會議討論解決。電子郵件適合闡述「事實性」的內容，比如會議紀要、合作備忘、周報等內容，尤其適合在一些口頭討論形成共識和決議的時候，作為「雙方共同認可」的內容作為備忘。因為口頭表達容易出現表達和理解偏差，隨著時間的流逝人們的記憶也會出現偏差，用文字的方式發給參與方以待「日后備查」。

5.不要在郵件里討論公司機密或別人的隱私。對于規范的公司而言，公司郵件是公司資產，如果不希望被討論的內容被別人看到，不要在郵件里討論。這既是對公司的保護，也是對你自己的保護。

6.謹慎使用自動回復功能。如果設置，請務必對同一收件人發送一次。有些人在休假或外出的時候，會將郵箱設置自動回復，這本是好意。但有些系統會對每一封郵件進行自動回復，這對收到自動回復的人是一個極大的騷擾。在設置自動回復功能的時候，務必多測試幾遍，僅對同一收件人發送一次。

7.重要的郵件寫完之后最好再檢查一遍，看看有沒有不合適的表達。越是重要的郵件，越要多小心細致。如果不是特別緊急，也可以在郵件寫完之后，喝點東西，或者和同事聊幾句，過一會兒再來看看自己之前寫的郵件有沒有不合適的地方。

還有一個辦法是：你可以找一位同事幫你看看你的郵件中有沒有不合適的表達。ta提的意見可能不一定中聽，但作為「普通讀者」的意義和價值非常重要，ta如果有不好的感受，我想你一定可以用更好的表達方式去寫這封郵件。

以上就是我與大家分享的寫好一封電子郵件的注意事項。電子郵件只是眾多令你頭痛的職場寫作場景之一。在你的工作中，還會面臨各種各樣的寫作需求，在郵件里答復客戶的疑問、每周給老板寫工作匯報、為大咖寫一封合作邀約、寫一封求職加薪申請……

這些寫作場景，往往關乎合作能否成功、自己能否升職加薪，而這些職場寫作技能，從沒有人教過你。所以，你可能常常為這些事情發愁：

●每次給老板和客戶寫郵件，尤其是回復給多人時，既怕得罪人，又怕沒體現出足夠的專業度，刪了又改，改了又刪，怎么寫都覺得不滿意，怎樣才能把每一封郵件都寫得既專業，又能讓每個人都更容易接受我的意見？

●忙忙碌碌工作了一周，寫周報的時候發現沒什么亮點，部門另一個同事工作沒你勤奮更沒你用心，因為周報寫得好，卻被領導誤認為ta比你更能干，怎么讓自己的工作成績更加突出，從而獲得更多機會？

●你認認真真維護好每一個客戶，可是客戶卻總覺得競爭對手的服務好，你越是追得緊，客戶越是躲你，為什么客戶總是主動去找別人，而老躲著我？

●大家都說，要與最好的人共事，與大牛成為朋友，才可以成為更好的自己。可是大牛根本不愿意搭理我，怎么辦？