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供應商管理制度及流程 一、目的 二、適用范圍 三、供應商分類 四、供應商管理流程 七、附則 八、附件 附件2、供應商信息變更清單 附件3、合格供應商名錄 一、目的 XX公司制定本《供應商管理制度》（以下簡稱為“本制度”），旨在規范公司采購業務的供應商管理流程，以建立統一的供應商管理體系，確保供應商管理的合理性、準確性、及時性以及授權審批的有效性。 二、適用范圍 XX公司采購業務部門 三、供應商分類 按照采購策略，對供應商分類 編號 供應商類型 分類特征 1、戰略供應商 與其有著長期、廣泛合作或頻繁交易的正式供應商，此類供應商為公司提供核心技術產品或可能是唯一的供應商，對公司的存在和發展極為重要且難以更換，或者更換的成本很高，其符合以下條件： （1） 與其簽訂年度框架協議，明確規定有關付款條款、法律條款、采購價格（或不固定價格）等內容； （2） 當每次采購申請提出后，如框架協議中有確定的采購價格時，則無需再進行詢價、比價工作；反之，仍必須進行詢價、比價工作； （3） 向此類供應商采購時，可以直接向供應商發出采購訂單，無需再行簽訂采購合同。 2、優先供應商 針對某一類產品或服務，與其有著長期合作或頻繁交易的正式供應商，此類供應商所提供的產品和服務在其他供應商處也可獲得，但其在價格、質量、交付、提前期、反應時間等綜合績效中有優勢，總體績效較好，符合以下條件： （1） 與其簽訂價格備忘錄，以確定年度采購價格； （2） 當每次采購申請提出后，若申請采購的產品或服務的價格已包含在價格備忘錄中，則無需再對其進行詢價、比價工作；反之，仍必須進行詢價、比價工作； （3） 同時，根據采購合同有關規定確定需要簽訂采購合同時，需就該筆采購簽訂單獨的采購合同。 3、普通供應商 與其有過合作或交易，但未簽訂任何框架協議或價格備忘錄的正式供應商。需就每次采購申請進行采購詢價、比價，然后根據有關規定簽訂單獨的采購合同。 4、臨時供應商 在現有合格供應商數據庫中，不存在采購需求物料的供應商；但是采購緊急，沒有時間開發新的供應商，執行常規的詢價比價過程，而采用的供應商。 5、淘汰供應商 公司根據供應商定期評估結果，確定不再與其進行交易的供應商。同時，在采購系統中供應商選擇時不允許選擇。 6、黑名單供應商 公司根據供應商定期評估結果，發現有欺詐、舞弊或誠信不佳的行為，確定需要提請采購職能部門注意，不再與其進行交易的淘汰供應商。 四、供應商管理流程 1、供應商調查 （1）采購部實施采購前，應對潛在供應商進行調查工作，目的是了解供應商的各項管理能力，以確定其可否列為合格供應商名列。 （2）由采購部、工程部等相關部門人員組成供應商調查小組，對供應商實施調查評估，并填寫《供應商調查表》。 （3）評價結果由各部門做出建議，供總經理核定是否準予成為本公司之合格供應商。 （4）未經過供應商調查認可的廠商，除總經理特準外，不可成為本公司的供應商。 （5）對供應商的調查評估包括價格評估、技術評估、品質評估等，所需考慮因素如下： ◆ 價格評估：對于供應商所提供的物料價格，采購部應評價原料價格、加工費用、估價方法和付款方式。 ◆ 技術評估：對于供應商的生產技術，技術部應評價技術水準、技術資料管理、設備狀況及工藝流程與作業標準。 ◆ 品質評估：對于供應商的品質，采購部應評價品質管理組織與體系、品質規范與標準、檢驗方法與記錄、糾正與預防措施等。 表 2 供應商調查表模板 供應商調查表 供應商編號 供應商名稱 調查時間 調查次數 調查評估項目 得分 評分說明 調查評估者 備注 成本 材料價格 加工費用 付款方式 質量 技術水準 資料管理 設備狀況 跟蹤服務 及時性 到貨及時性 到貨齊貨性 合計 2、供應商定期評估 （1）供應商定期評估小組成員至少應包括：采購部采購員及經理、需求部門經理、財務部經理、合同管理部經理或相應部門的經理授權人。采購部負責召集和領導供應商定期評估小組的工作。 （2）除已淘汰供應商外，供應商評估至少每年進行一次，具體的。除定期評估外，還可以在項目完成后進行項目評估。若供應商的交貨期、品質、價格或服務產生重大變化時，應及時對供應商做出評估。 表 3 供應商定期評估表模板 供應商定期評估表 說明： 1：本評估表目的是對合作供應商的績效的綜合評估，以持續提高供應商 2：評估相關規定詳見供應商管理制度，績效評估相關責任部門必須本著客觀公正進行評估。 3：本表中，除特別注明“非必填項目”外，所有項目必須完整填寫。 4：對本評估表存在任何疑問和建議，可咨詢采購部。 供應商基本信息 供應商名稱： 填寫供應商全稱，必須與系統中供應商名稱一致 供應商編號： 填寫供應商完整編號，必須與系統中供應商名稱一致 供應商所屬物料種類： 填寫供應商主要所屬類別，與系統中保持一致，如建材類供應商 供應商目前等級： 目前在系統中所屬的級別，如A類供應商 評估周期： 評估周期，如2009年1月1日至2009年12月31日 評估內容 評分類別/權重 評分項目 得分(0-5分） 價格 50% · 價格下降率 · 價格彈性 每天報價時 · 價格透明度 評估其他說明： 非必填項目，如有需要單獨說明事項，可另做文字說明。 評估部門： 價格評估一般供應商管理組 評估人： 評估人簽名 評估日期：填寫評估日期 付款條件 20% · 付款賬期 · 付款條款彈性 評估其他說明： 評估部門： 評估人： 評估日期： 交貨 15% · 供貨及時度 · 供貨完整性 · 送貨彈性 · 退貨難易度 評估其他說明： 評估部門： 評估人： 評估日期： 品質及服務 15% · 符合ISO等專業質量標準認證 · 產品質量穩定性 · 問題處理的及時性 · 緊急應對能力 · 增值服務 · 對祈福重視度 評估其他說明： 評估部門： 評估人： 評估日期： 誠信 · 是否存在不誠信記錄 評估其他說明： 評估部門： 評估人： 評估日期： 評估結論 評估結論： 審批人： 數據維護人： （3）供應商定期評估及分類方法：首先，評估人員需確定具體評估指標及其相應的權重（％），權重之和為100％；然后，評估人員給各個評估指標打出考核分數，分值為5分到0分的整數，參考標準詳見表4；其次，該供應商的總得分=；最后，根據供應商評估結果對其進行分類： 得分在幾分以上（含）的供應商評為優秀供應商，采購交易時應予優先考慮，建議其所屬供應商類型為框架協議供應商或價格備忘錄供應商； 考核總分在幾分（含）-幾分（不含）的供應商評為符合要求供應商，可以正常交易，建議其所屬供應商類型為普通供應商； 考核總分在幾分（含）-幾分（不含）的供應商評為待整改供應商，建議對其進行訂單減量、各項稽查及改善輔導措施。 考核總分在幾分以下的供應商評為淘汰供應商，終止交易，供應商信息在“采購系統”中供應商選擇時禁用。 評估過程中評為黑名單供應商，終止交易。供應商信息在“采購系統”中供應商選擇時禁用，并提示所有部門在以后的交易中不選擇該供應商。 3、供應商資料的維護和變更 （1）新增供應商 采購部篩選確定新增供應商后，應盡快在進入正式交易談判之前獲取供應商的如下相關資料：營業執照復印件、稅務登記證復印件、法人組織機構代碼證復印件（適用于法人供應商）或身份證復印件（適用于個人供應商）、最近財年的財務報表(適用于上市公司)、供應商誠信聲明函、公司銀行賬號說明（適用于法人供應商）或個人簽字的收款銀行賬戶說明（適用于個人供應商）、相應的資質證書或質量認證證書等。 采購員將上述資料收集完整后，填寫《承辦商/供應商資料表》并提交采購部經理審核，以建立供應商檔案。在與供應商的業務合作過程中，采購部就及時更新《承辦商/供應商資料表》。 （2）供應商信息變更情況主要包括：供應商收款方名稱、開戶行及銀行賬號變更、供應商名稱變更、供應商地址變更、供應商聯系人或聯絡方式變更、根據供應商定期審核結果變更。 供應商信息變更必須由供應商提供的相應的資料包括但不限于： l 供應商收款方名稱、開戶行、銀行賬號變更:加蓋其公章的收款公司銀行賬號說明（適用于法人供應商）或個人簽字的收款銀行賬戶說明（適用于個人供應商）； l 供應商名稱變更：加蓋其公章的供應商名稱變更通知函、加蓋其公章的營業執照復印件、稅務登記證復印件、法人組織機構代碼證復印件； l 供應商地址變更：加蓋其公章的供應商地址變更通知函； l 供應商聯系人或聯絡方式變更：加蓋其公章的供應商聯系人或聯絡方式變更通知函。 采購員收集上述資料后，需填寫《供應商信息變更清單》，以確認供應商資料收集的完整性，然后一并提交采購部經理審核。供應商資料和信息的變更由采購部經理審批后，采購員更新《承辦商/供應商資料表》和《合格供應商名錄》并予以存檔。 七、附則 本制度由公司采購部制定，經總經理核準簽發，自2009年幾月幾日起實施執行，未盡事宜以采購部發文為準。本制度由采購部負責解釋。 八、附件 附件2、供應商信息變更清單 供應商信息變更清單 供應商名稱： 采購類型： 序號 變更類型 資料名稱 是否已獲得（Y/N） 是否變更（Y/N） 備注 1 供應商收款公司名稱、開戶行、銀行賬號變更 供應商收款公司銀行賬號開戶證明(法人供應商) 個人簽字的收款銀行賬戶說明（適用于個人供應商） 2 供應商名稱變更 加蓋其公章的供應商名稱變更通知函 3 加蓋其公章的營業執照復印件 4 加蓋其公章的稅務登記證復印件 5 加蓋其公章的法人組織機構代碼證復印件 6 待準入考察供應商資料提供檢查清單 7 供應商地址變更 加蓋其公章的供應商地址變更通知函 8 供應商聯系人或聯絡方式變更 加蓋其公章的供應商聯系人或聯絡方式變更通知函 附件3、合格供應商名錄 合格供應商名錄 序號 廠商編號 名稱 聯系方式 供應材料 最后復查時間 備注 審批人簽字： 日期： |
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