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時間管理理論里有幾條特別重要的原則，如要事第一、把握當下、提前計劃、定期審視等，其中要事第一的思想可謂深入人心，而最具影響力的理論就是四象限法則。 一 認識四象限法則四象限法則由著名管理學家史蒂芬·科維（暢銷書《高效能人士的七個習慣》作者）提出，他把事務按照重要程度和緊急程度兩個不同的維度進行了劃分，基本上可以分為四個象限： 第一象限：既緊急又重要事務（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）； 第二象限：重要但不緊急事務（如建立人際關系、新的機會、人員培訓、制訂防范措施等）； 第三象限：緊急但不重要事務（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）； 第四象限：既不緊急也不重要事務（如客套的閑談、無聊的信件、百無聊賴地刷手機等）。 他的時間管理理論的一個重要觀念是應該把最主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。 二 四象限對應的四類人1 壓力山大型（重心在第一象限） 緊急又重要的工作，無論對于誰都有最高的優先級，這些事情都是刻不容緩的，所以立即處理無可厚非。但如果將一個人的大部分時間都集中在第一象限，過分注重第一類事務，那么它們的范圍就會變得越來越大，最終占據你全部的時間和精力。 這類人每天都在應付著各種各樣的問題，疲于奔命。較為成功的人都陶醉于自己的這種忙忙碌碌的工作狀態，仿佛自己就是救火隊員，缺我不可；而稍微失敗的人則苦不堪言，壓力山大，怨天尤人，因為精力和體力都難以為繼。 他們一般都會借助第四類既不重要也不緊急的事務來逃避現實，稍微放松一下，而用在第二和第三象限事務的時間則少之又少，幾乎可以忽略不計。這就是大部分時間精力都用于處理危機的人所過的生活：壓力大，筋疲力盡，被危機牽著鼻子走，天天忙于收拾殘局。 對于此類人，我的建議是： 1 盡快理順工作的組織管理環節，分工合作，打通各個關節，不能頭痛醫頭腳痛醫腳； 2 適當授權，不必事必躬親； 3 功夫在之前，如果沒有提前做好第二象限的工作，那么有可能都會轉到第一象限來； 4 如果都沒有辦法了，那么就只能提高效率，延長工作時間，盡快從第一象限脫身。 二 忙且盲目型（重心在第三象限） 此類人的工作偏重于第三類事務，即更關注緊急不重要的工作，但最有意思的是他們幾乎都認為自己在忙于第一類事務（即既緊急又重要事務），比如一天到晚忙于處理無關緊要的郵件，糾結于不重要的電話，從工作內容出發與人聊天卻沒完沒了等。其實很多緊迫之事往往只是別人的優先，對別人很重要，對自己就不一定了。 其結果就是急功近利，輕視目標和計劃，人際關系膚淺，被視為巧言令色，認為自己是受害者，缺乏自制力。 三 浪費生命型（重心在第四象限） 這類人由于生活沒有目標，也沒有動力，所以整天渾渾噩噩、無所事事，將大量時間和精力都用在既不緊急又不重要的事物方面，過著不負責任的生活，其結果可能在工作中被炒魷魚，在生活中一敗涂地，甚至需要依賴他人或社會機構的救助。 在工作中，如果一個人將大量時間都用于處理第三、第四象限的不重要事務，往往都是極其不負責任的，對于工作敷衍，對于自己放縱，學習成長很少，虛度時日很多，創造價值很少，蹉跎歲月很多。 四 淡定從容型（重心在第二象限） 有一件事情，你知道如果干得特別出色而且堅持下去，就會對自己的生活和工作產生積極的重大影響，那是什么？ 如果誠實的回答這個問題，那么它的答案幾乎都集中在第二象限，如： · 加強與人溝通 · 做好準備 · 加強計劃和組織 · 更好地照顧自己 · 抓住新的機遇 · 個人發展 · 增強能力 這類問題都是重要而不緊急的事務，幾乎很少要求在當日完成，也不是一天就可以做好的事，所以在工作生活中常常被忽視。但如果做好了，人們往往就可以成為一個淡定從容的人，仿佛一切都在掌控之中，云淡風輕地處處各種事情并且效率極高。 而一旦忽視第二象限的事務，那就很可能變成第一象限的事務，如一份要求一個月完成的計劃，如果遲遲不動手，那么到月底的那幾天就會變得既緊急又重要了。 三 4D 處理法對于各個象限事務的科學處理意見，我個人推薦使用4D法則： 1 Do it now 立即去做 對于第一象限的事務，已經刻不容緩，我們只能立即行動。當然，也一定要分析現狀，找出這種被動狀態的真實原因，改變自己的這種救火狀態。 2 Do it later 稍后多做 處理完第一象限的事務，就應該多花時間用在第二象限重要而不緊急的事務上，這往往也是高效能人士和普通人士之間最大的差別，我們可以參考如下圖： 3 Delegate 授權讓別人去做 對于第三象限緊急而不重要的事務，我們可以授權或者委托別人去做，讓自己盡快部分或者完全脫身，特別是對于單位時間價值更高的人就更應該如此。通過上圖，我們也可以看出成功人士和普通人的在這個象限所花費的時間差別也是巨大的。 4 Don't do it 不要去做 至于既不重要也不緊急的事務，我們的態度很堅決，就是不要去做，告別這種不負責任的生活工作狀態。 四象限法則并不復雜，最重要的是我們在生活工作中要落實到行動中去，真正做到知行合一，并堅持下去。 |
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