還在為學術會策劃運營頭痛嗎，5條建議根治你的”偏頭痛“！

隨著我國經濟和國際地位的迅猛發展，所舉辦的國內外學術交流會議日漸增多，覆蓋學科越來越廣泛、會議規模也越來越大。除了內容的專業性，學術大會參會者們對于學術大會的體驗有了更高的要求，不僅如此，不少學術會主辦方也希望可以更省力的高效運營學術活動。我們遵循‘發現問題、分析問題，解決問題’的思路，先來看看在一般規模的學術會中存在哪些問題吧！

電子版回執、電話邀請，人工統計數據效率低

以醫藥行業學術會議為例，在開始前會在各個渠道發布活動邀約信息，常見的邀約分為幾種途徑：

1.電話（短信）邀約：通常被邀約的人為往期學員，會務組通過電話（短信）聯系學員，確定參會意向后手動將參會人信息錄入表格進行收集。

2.紅頭文件回執：渠道更廣，一般下發給二級單位及合作企業進行宣傳，需要報名者填寫好回執再發郵件給主辦方，完成報名。

上述兩種方式是學術會常規的報名方式，但對于多個渠道收集來的數據整理工作量不可小覷，不同渠道進入的數據統一管理稍有不慎就會出現數據錯誤的情況。除此之外，一對一的邀請溝通耗時耗力，效率很低。

排隊簽字簽到，擁擠混亂身份核驗困難

雖然都9102年了，但是簽字簽到仍在不少學術大會中盛行，在紙質名單成百上千個人名中尋找自己，擁擠的簽到臺，越排越長的隊伍，和更加起急的自己，成為了學術會上‘最尷尬的風景’。不僅參會代表在簽到時體驗不佳，主辦方無法進行專業的身份核驗，容易造成會蟲渾水摸魚、入場情況也無法實時知曉，在后期數據統計工作中，表格數據統計同樣讓人頭大。

日程嘉賓介紹交通住宿都靠紙質會議手冊

提到學術會就不能不提大會手冊，作為學術大會的‘紅寶書’大會手冊一般集日程、專家、交通路線、住宿安排都于一身，嘉賓可以通過大會手冊獲取到關于學術會的全部信息。但紙質大會手冊面也有多問題：例如議程、專家變動時無法及時修改；紙質手冊隨時攜帶不便；不夠綠色環保......

征文審核、分派、修改面臨許多重復勞動

在一場學術大會的籌備過程中，除了上面幾個環節，征文審核階段的問題也不容小覷，大型學術會中，面對海量征集來的學術文章，專家需手動為論文修改格式添加分類，根據學科指派對應評審，工作繁雜容易出錯；需要人工定時對評審人員進行提醒催促，但仍會出現審稿不及時、論文遺漏的問題；當遇征文需要修改時，通過公共郵箱發送給原作者。來回往復，重復勞動工作量很大。

解決方案

展示：H5微網站  PK  大會手冊

與紙質大會手冊相比微網站可以承載更多的大會內容：參會者可以通過微網站實現注冊報名、查詢大會日程、嘉賓介紹等內容全面展示大會信息，是為參會者服務的最佳數字化載體。當議程及嘉賓信息發生變更的時候，會務組可以隨時更改信息，隨改隨上線，也可以將最新的大會信息傳遞。同時無紙化的方式減少了紙質手冊不必要的浪費，與當下綠色辦會的理念相不謀而合，

數字化報名、繳費  PK  人工邀約、線下收款

與傳統學術會邀約會務組統計收集數據不同，數字化報名更像是把錄入信息的工作交給了參會人：主辦方扔一個鏈接出去，發給合作企業或者學會，多個渠道都可通過這鏈接進行報名，但不同渠道帶有不同的標識，后臺主辦方可以看到報名嘉賓的的來源。同時注冊報名不僅可以實現信息收集的功能，繳費、訂房等一系列服務也可通過注冊報名系統進行，大幅提升了主辦方的管理效率，也優化了參會者的體驗。

議程：議程管理  PK  人工排布日程

對于海量日程的展示與檢索，31學術大會解決方案給出了更加專業的作答。日程管理系統支持在微站和網站上按照時間、分會場及演講主題維度進行展示、查詢及篩選，實時呈現的會議議程和檢索功能，可以便于參會嘉賓在眾多議程中找到自己感興趣的議題，也避免了因為臨時性的議程調整導致會議議程通知不及時的情況發生。

對于日程排布，當排布的日程安排出現沖突（會場沖突、講題沖突、嘉賓時間沖突）時系統會自動提示并彈出紅色叉子表示沖突，而當嘉賓在30分鐘內在兩個不同的會場均有演講任務時，系統會彈出橘色警告標識，橘色警告標識是可以選擇忽略的（存在會場距離較近情況），而紅色的沖突標識必須需要主辦方重新調整日程后再上傳。有效避免了錯誤沖突的日程安排，也為主辦方修改日程時節省了不少時間。

簽到：數字化簽到  PK  簽字簽到

當參會者完成報名繳費后，系統將自動向其發送包含簽到二維碼的短信及郵件，到達會場后，參會者出示簽到碼進行識別完成簽到，最快可達1秒/人，與在紙質名單上尋找自己的名字相比，數字化簽到方式更加人性化。也有效避免了簽到時的擁擠與排隊，提升了大會檔次。

征文：征文管理系統  PK  人工審核征文

參會者可以通過移動/PC端提交征文，提交成功后征文自動進入后臺，分配給專家進行審閱，專家有修改意見時，論文作者可以直接收到指示并進行修改。大大節省了在論文往復修改中的時間。