項目經理高效利用時間的15條建議

項目經理常常會抱怨項目太復雜，時間總是不夠花。其實不管是工作還是生活中，要善于掌握一些技巧，總是會多出來時間的，下面這15條建議就是專門提供給覺得時間總是不夠用的項目經理的。

在正式會議開始前，需要詢問與會人員是否參加。如果他們有任何其他事情沖突的話，但涉及他們的決策，需要和他們談談他們的選擇，并非正式地認可他們以正確方式提出的建議。

這可能需要花費一點時間，但在實際的會議中節省了時間，因為項目經理能夠使用收集的信息來消除會議中可能存在的沖突，并使組織更快地做出決定。

項目經理不要總是擔心如何去處理變更，所以要設置可重復的工作流程來進行工作。這個優點是可以將相關的工作交給別人，讓別人按照和自己同樣的流程和步驟來完成所有工作。另一方面，通過對流程的使用，可以不斷找出其中可能存在的問題來進行循環優化。

項目經理可能沒有真正寫過項目相關文檔，但總有一些可以使用的方法，比如使用模板。使用的模板可能有很多，比如項目計劃模板、狀態模板和考核模板等。各種模板使用只有一個目的，就是節省時間。

項目經理在不同的任務之間切換會形成大量的無效時間，因此需要花時間去減少從一個任務進入到另一個任務的次數。

批量完成相關工作是指項目經理采取相同的工具或技能來一次性處理類似的任務，比如，集中時間整理多個會議紀要，或者對相關的文件進行分類排序等。其實最常用的就是集中某一個時間段來處理電子郵件，不用每隔一段時間就去查收郵件。

項目中的各種報告并非要等到需要的時候才去寫，項目經理要搭建好一個報告的框架后，突出顯示需要增加或更新的文本，那么在項目工作中，隨時記錄想到的內容，然后對報告內容進行添加。

比如發現了項目中的一個問題，那么就要把風險記錄到報告中去。當報告結束的時候，大部分的更新就會完成，否則你無法想起過去究竟發生了哪些重要的事情。

項目經理可能會有各種被提醒的通知，那么不要在手機、Pad、PC或筆記本電腦以及各種即時通訊工具中到處設置。建議集中到一個地方比如郵箱中，通過集中所有的重要通知，可以檢查是否存在沖突以及安排相應的優先級。

項目經理在做事的時候，很容易被電腦中彈出的窗口打擾導致分心，那么建議關閉所有可能的彈出窗口，特別是郵箱會彈出有新的郵件通知這種類型。

這樣做的額外好處是，當你忙于在計算機上演示某些東西時，不會在屏幕上彈出通知消息，有時候可能會被所有人看到，而你會去手忙腳亂地處理這些信息。

在打電話的時候站起來，這個工作原理是避免讓你在舒適的環境下長時間通話。由于通話能夠比電子郵件或者發送即時消息提供更多的內容，但實際上也不需要過多的溝通時間，站起來可以讓你更快地完成對話。

取消所有與工作無關的消息，這些消息讓你在一天中消耗了大量的時間。如果想要繼續閱讀，建議采取非工作郵箱在非工作時間進行處理和閱讀。

項目經理對權力部分不需要太過于看重，項目中的任務完成是需要團隊進行合作完成的，而不是靠一個人來單打獨斗。對于非核心的工作要善于授權出去，通過授權，一方面可以鍛煉項目團隊的能力，另一方面也能讓自己集中專注于重要的工作。

你是否在發送郵件時經常一個個地尋找郵件接收人員，有的是各種項目組的成員，有的是管理層人員，更多的是各種利益相關方。項目經理不可能把所有的人都記下來，一旦出現錯誤，可能會給項目帶來一些麻煩。

在郵箱中分類創建人員列表，給出一個簡單的列表名，這樣在發送郵件或者需要知道相關的人員名單時，就可以迅速找到。也可以通過Excel來建立，有些類別的人員會經常變動，因此需要進行定期更新，當然，在表格中處理要比在郵箱中來得更方便。

看看你的會議日程安排，是不是所有的會議安排都在一個小時之內?當然一個小時不是正確的時間，但是建議會議不要安排得過長。會議只需要專注于重要的事項，并嚴格按照日程進行下去。項目經理可以嘗試著完成下一次的45分鐘的會議，長期堅持下去，你的時間也會多出來。

項目經理不需要接受并完成所有的任務，你需要從項目和項目團隊及各方利益相關方角度去考慮這些任務，有些任務可以放棄掉來節省時間和精力。

對于項目的關鍵利益相關方要求做項目中額外的某些任務，如果可以輕松完成或者項目團隊期望以不同的方式來完成，那么可以考慮繼續做下去。否則，要敢于拒絕并繼續前進。

不管是會議準備，還是商務旅行，完成不同的項目階段等任何事情，可以通過任務清單來幫助你記憶，并可以完成更多的任務。如果項目經理經常按照這種方式運作，清單可以幫助你更快速更輕松地處理具體的任務。

不要總是讓自己處于緊張的狀態中。如果想要快速地完成一件事，不是一直埋頭苦干，需要中斷一下去休息，比如出去走走，午餐后睡一會。如果持續保持頭腦清醒，也需要和同事聊聊天，或者喝一杯咖啡甚至去呼吸一些新鮮空氣。