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關于會議組織中的一些細節 組織好會議，精細的方案是基礎，嚴格的執行是保障，細節的把握是關鍵。 一、會議前期的準備 1.會議主題。 需要了解會議召開的背景、主要內容、需解決的問題或推進哪項工作最終確定會標。 2.參會范圍。 與交待會議的領導進一步溝通，確定與會的領導和參會人員，確定具體的參會人數，便于安排會場。 3.會議時間和地點。 ①會議的時間需要跟領導隨時溝通，關注參會的主要領導是否有其他活動。 ②根據參會人數，選擇合適的會場，坐得下是基本要求，但不能太大，會場太空也會影響效果。 4.會議涉及材料。 ①需說明，涉及材料包括領導的發言和相關文件。 ②會議上所有需要發言領導的發言稿，特別是布置具體工作、總結性講話等有類似內容的必須提前溝通，避免內容“撞車”。 ③如果材料較多，是否裝袋分發。特別是給領導發放的材料要逐份、逐頁檢查，看是否少件、是否缺頁、是否存在印刷質量問題。 5.會議通知的起草與下發。 時間、地點、會議名稱、參會人員、注意事項。記得新聞媒體！ ※參會領導是否集體乘車，車輛提前安排。 需要注意的是會議通知方面，若是時間緊或在節假日，盡量用電話通知；若時間寬裕，可用明電通知，但要注意收集掌握明電的查收情況以及參會人員反饋的信息，及時向交待會議的領導（不能參會的人員需要有書面情況報告，告知不能參會的原因，向領導請假）和布置會場人員通報相關情況。 6.會場的布置。 ①主席臺及臺下領導座次。領導坐席桌凳的擺放、牢固、桌布的平整度等要考慮到，也要考慮到領導相互間距離要“溝通、出入”兩方便。 ※關于領導的座次（桌簽的擺放）遵循先中間后兩側、先左后右、先前排再后排的原則。 ②會標的懸掛、會場的整潔。 ③會場內音響、燈光、投影等一些必要儀器的調試。 ※主席臺的話筒（麥克風）要注意需要發言的領導前盡量都有，避免出現遞話筒的尷尬局面。 ④別忘了領導的休息室，會場和領導休息室的溫度也應該考慮，提前打開冷氣或暖氣。 7.會議議程中必要環節的準備。 ①若有表態發言、頒獎或遞交責任書環節，做好相關物品（證書、獎牌、責任書等）的收集工作。 ②提前做好禮儀小姐（引導人員）的培訓，演練頒獎（或遞交責任書等）儀式。 ③確定頒獎時的音樂。 二、會議期間的執行 1.簽到（位置引導）。 建議由新、老同志搭配做此項工作，避免新同志對來參會的領導不熟悉。位置引導工作要熟悉會場布置，便于引導。 2.材料分發。 3.會場紀律。 ①按位置坐、手機關機或調成震動狀態、勸阻吸煙。 ②如參會范圍較廣、參會單位和人數較多，會場外停車、交通秩序也需要維護。 4.如有表態發言、頒獎或遞交責任書環節。 ①此環節需要的物品（證書、獎狀等）的準備。 ②將此環節參與單位安排在方便進出的位置。 ③安排工作人員做好引導（哪個領導對哪個單位）。 ④此環節的影像資料。 三、會議后續工作（反饋） 1.會議記錄（文字、影響資料）的搜集。 2.相關資料的后續。 如因時間關系沒來得及收發的目標責任書、獎品、證書等。 3.會議中交辦任務的督查。 XX市 會議籌備方案 為做好 工作，經市委、市政府研究，定于 年 月 日 時（星期 ）召開XX市 會議，特制訂本方案。 一、總體安排： （一）會議時間： 年 月 日 點 分，會期 天。 （二）會議地點： （三）會 標： （四）參會人員：（約 人） 1.市領導 ；（ 人） 2.各鄉鎮、街道、管委會 ;（ 人） 3.市直各單位;（ 人） 4.工作人員、新聞記者、政府網站人員。（ 人） （五）會議議程： 會議由 主持，會議議程共分 項。 1. 2. 3. …… 二、責任分工 （一）綜合協調組（組長： 成員： ） 1.負責與各工作組的協調聯絡，保證會務工作有條不紊進行。（責任人： ） 2.負責起草會議籌備方案，并組織召開籌備會。（責任人： ） 3.負責起草會議通知，于 月 日 時前下發至各參會單位，并收集各參會單位參會情況的反饋。（責任人： ） 4.負責提前安排車輛，通知并組織領導集體乘車前往會場。（責任人： ） （二）會場組（組長： 成員： ） 1.負責與 （會場所在地）聯系，提前安排會議室和領導休息室。（責任人： ） 2.負責會場的布置工作。會標的制作和懸掛；會場內桌簽的擺放；主席臺背景的布置，領導桌椅、臺布的布置，花草的擺放。（責任人： ） 3.負責會場的衛生整潔，會場內必要設施的調試工作。（責任人： ） 4.負責組織會議簽到（ 前簽到完畢），材料發放，引導其到指定位置就坐，維持會場內紀律。（責任人： ） 5.負責會議中必要環節的提前演練、安排。（責任人： ） （三）材料組（組長： 成員： ） 1.負責起草會議主持詞及有關領導的講話，提前交領導把關。（責任人： ） 2.負責審核把關會議相關文件。（責任人： ） 3.負責有關單位表態發言材料的把關工作。（責任人： ） 4.負責收集會議中需下發文件，并裝袋。（責任人： ） （四）安全保障組（組長： 成員： ） 1.負責做好會場內外的安全保衛工作，清理會場四周閑雜人員，消除各類隱患。（責任人： ） 2.負責做好信訪接待，排查不穩定因素，會場門口要有專人負責信訪接待。（責任人： ） 3.負責做好到會場道路的交通疏導，并指揮與會單位車輛的停放。（責任人： ） 4.安排消防車輛停放于會場外。（責任人： ） |
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