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如果只推薦一款文檔整理工具的話，那么我向你推薦dropit。它是一款簡單易用的文件自動(dòng)分類軟件，你只需將文件拖放到懸浮窗中,它會(huì)按照你設(shè)定的規(guī)則自動(dòng)將文件存放到對(duì)應(yīng)的文件夾中。 具體操作示例如下： 1、建立好整理規(guī)則。 舉1個(gè)場景應(yīng)用的案例：U盤文件拷貝到電腦備份，發(fā)現(xiàn)雜亂無章，你想按照類型進(jìn)行整理。 這時(shí)你可以在dropit建立類似下圖的規(guī)則。 這個(gè)規(guī)則的意思是把當(dāng)前文件夾里的各類文檔進(jìn)行歸類分組，存放到對(duì)應(yīng)的文件夾。 2、實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)歸類 全選，拖動(dòng)到dropit的懸浮窗，然后點(diǎn)擊開始，馬上進(jìn)行自動(dòng)歸類分組。 但是 高效的文檔管理單純靠這樣1個(gè)工具是不夠的，你需要更系統(tǒng)的應(yīng)用思維。 可以從培養(yǎng)文件命名規(guī)范、提升搜索和整理效率來考慮。 培養(yǎng)文檔命名規(guī)范千萬不要在電腦上隨手建立類似“新建文本文檔.txt'、”新建 Microsoft Word 文檔.docx“這樣的文件，這樣的文件名過一段時(shí)間后，你就壓根找不到存放的信息究竟放在哪個(gè)文檔里。要養(yǎng)成一個(gè)適合自己搜索習(xí)慣的命名規(guī)范。 我個(gè)人對(duì)于文檔的命名，經(jīng)常會(huì)采用”關(guān)鍵字+時(shí)間“的組合命名方式，比如”個(gè)人工作總結(jié)2019年度.doc','專業(yè)技術(shù)人員年度考核_姓名_2019年.doc'，”平臺(tái)賬號(hào)2019.txt'等。 文件夾的命名也要注意一個(gè)原則，就是命名后便于快速定位查找，比如我的U盤、網(wǎng)盤的文件夾，都是采用“序號(hào)+關(guān)鍵字”的方式進(jìn)行命名。 請(qǐng)記住：不要采用系統(tǒng)默認(rèn)的命名保存方式，應(yīng)該從日后便于查找的角度，建立符合自己搜索習(xí)慣的命名規(guī)范。 提升文檔搜索和整理效率（3款神器）這里會(huì)向你推薦3款工具。 首先是桌面管理工具騰訊桌面整理。安裝獨(dú)立版的軟件后占用系統(tǒng)資源小，能讓你的桌面布局變得更為簡潔，能在桌面按照近期學(xué)習(xí)或工作的輕重緩急來進(jìn)行布局。 這款軟件能在桌面建立一個(gè)文件映射窗格，類似于任意門功能，能在桌面開啟一個(gè)直達(dá)電腦任意盤符任意文件夾下的窗口。 第二款工具是秒搜神器everything，雖然現(xiàn)在騰訊桌面助手也嵌入了類似的搜索功能，但對(duì)這款軟件的喜愛已經(jīng)到了不離不棄的地步，在你前面已經(jīng)養(yǎng)成自己的命名習(xí)慣后，你使用everything找東西會(huì)變得越來越快。 第三款工具是dropit，操作示例已經(jīng)在上面有演示。 實(shí)現(xiàn)文檔隨身攜帶我們經(jīng)常會(huì)在不同的電腦上操作自己的工作文檔，比如在單位編輯著自己的年終總結(jié)，下班時(shí)間還沒弄好，那么你可能會(huì)做的是拷貝到U盤，然后回到家后再從U盤里把文檔拷貝出來繼續(xù)編輯。 如果你使用上一些文檔隨身攜帶的軟件，那么就能避免這種低效的操作?？梢栽囋囼v訊文檔或石墨文檔。 你還可以試試堅(jiān)果云，不只是文檔，其他任意文件都能通過堅(jiān)果云實(shí)現(xiàn)文件共享，能讓你隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。 一點(diǎn)小結(jié)文檔整理關(guān)鍵在于能高效查找、快速歸類分組、隨時(shí)隨地調(diào)用，你只要保持以下的操作習(xí)慣，就能讓自己的效率爆表： 1、了解前提：養(yǎng)成符合自己搜索習(xí)慣的文檔命名規(guī)范 2、注重實(shí)操：提升自己搜索和整理文檔的效率（騰訊桌面整理、everything、dropit） 3、移動(dòng)辦公：借助工具讓文檔隨身攜帶 |
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