投行人生漫談：如何做好時(shí)間管理

靜思之 2020-02-24

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（作者：沈春暉）

時(shí)間管理的本質(zhì)是自我管理

時(shí)間不夠用，是投行人士最經(jīng)常面臨的問(wèn)題之一。因此，時(shí)間管理已經(jīng)是一項(xiàng)投行人士非常看重的重要技能。

但必須說(shuō)明的是，從根源意義上講，時(shí)間是不可能被管理的。因?yàn)椴还苣闶遣皇侵鲃?dòng)去管理了時(shí)間，時(shí)間的流逝都是不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移的。時(shí)間管理的目的實(shí)際是希望更為高效的利用時(shí)間。要高效利用時(shí)間，那么需要管理的是你自己。

所以說(shuō)，時(shí)間管理的本質(zhì)是自我管理。

我們管理的不是時(shí)間，而是自己，更準(zhǔn)確的說(shuō)是自己的心智和大腦。我們只有將自我管理好，才能將我們每天都有、每人都一樣的24小時(shí)時(shí)間利用好。時(shí)間利用的好壞，直接決定了我們的個(gè)人成就和生命的質(zhì)量。

時(shí)間管理的核心是優(yōu)先級(jí)排序

時(shí)間管理的核心任務(wù)是在優(yōu)先級(jí)排序的基礎(chǔ)上對(duì)時(shí)間的利用方式進(jìn)行合理安排。可以借用著名的四象限模型來(lái)予以說(shuō)明。

這個(gè)模型是說(shuō)人每天面臨的需要處理的事務(wù)可以分為四類：重要而緊急的事、重要而不緊急的事、不重要而緊急的事、不重要也不緊急的事。四個(gè)象限就把我們每個(gè)人的日常生活全部囊括進(jìn)來(lái)。但這不是重點(diǎn)，重點(diǎn)是每一個(gè)象限在你的工作生活中的分配比重是多少、優(yōu)先級(jí)如何安排。這一差別，決定了時(shí)間管理的質(zhì)量，最終可能也決定了人與人之間的差異。

如何安排，有些是非常清楚的。重要而緊急的事，這必須第一時(shí)間去做。不重要也不緊急的事，應(yīng)該要放在最后做或者干脆不做，也很清楚。很多時(shí)候難以抉擇的是“緊急不重要”和“重要不緊急”的事情之間的順序和做法。

人的精力是有限的，任何選擇都是有機(jī)會(huì)成本的。你投入到了“緊急不重要”的事，就沒(méi)辦法兼顧“重要不緊急”的事。人們通常的習(xí)慣是先做最緊急的事，但這么做會(huì)導(dǎo)致一些重要事被荒廢掉。要保護(hù)自己的時(shí)間，尤其需要有足夠的時(shí)間做那些“重要事”，重要而不緊急的事往往才是能左右你成長(zhǎng)的大事。而且，如果總是被緊急的事拖住，而忽略了重要的事，那么那些重要的事遲早會(huì)變得特別重要特別緊急，讓你不得不花費(fèi)更大得多的代價(jià)去彌補(bǔ)。

例如，對(duì)于投行人士來(lái)說(shuō)，大家都明白維系好長(zhǎng)期客戶的重要性。繼續(xù)贏得熟客的生意，比去爭(zhēng)取一個(gè)新客戶，往往要容易得多。很多有戰(zhàn)略意義的重要長(zhǎng)期客戶，是需要日常花費(fèi)時(shí)間去維護(hù)的。例如，需要經(jīng)常關(guān)心企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況的變化和對(duì)資本市場(chǎng)的需求，需要經(jīng)常與客戶聯(lián)系或者定期上門拜訪。這些，應(yīng)該是列入計(jì)劃定期去做的事。但是，這往往是重要的事而非緊急的事。投行人士一旦忙起來(lái)，很容易被一些緊急的事把時(shí)間占據(jù)。直到看到老客戶一項(xiàng)資本運(yùn)作公告已經(jīng)發(fā)布，選擇的投行不是自己，才后悔不已。

又如，年輕人剛進(jìn)投行時(shí)面臨保薦代表人勝任能力考試。這顯然是一件重要的事。但復(fù)習(xí)很可能在領(lǐng)導(dǎo)安排的項(xiàng)目事項(xiàng)面前，因?yàn)椴痪o急而落下來(lái)。之后你會(huì)發(fā)現(xiàn)，隨著自己的成長(zhǎng)，項(xiàng)目上的事項(xiàng)越來(lái)越多越來(lái)越緊急，自己越來(lái)越?jīng)]有時(shí)間復(fù)習(xí)。同時(shí)，隨著自己年齡的增大，記憶力與考試能力卻在進(jìn)一步下降，導(dǎo)致通過(guò)保代考試的難度越來(lái)越大。

再如，你的鍛煉計(jì)劃看起來(lái)不緊急，經(jīng)常被舍棄，但最終身體出問(wèn)題、落一身病，又痛苦又花錢又耗費(fèi)精力。

這就是俗話說(shuō)的“防火容易，救火難”。如果你整天只顧救火，不花時(shí)間防火，那么這輩子估計(jì)就會(huì)永遠(yuǎn)十萬(wàn)火急，焦頭爛額，千辛萬(wàn)苦卻百般不如意。很多時(shí)候，正是“重要但不緊急”的事，拉開了人和人之間的差距、拉開了投行生涯成長(zhǎng)的差距。

因此，在進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序時(shí)，首先要正確判斷一件事是“重要不緊急”還是“緊急不重要”，并且對(duì)之進(jìn)行正確的安排。其中特別重要的就是不要因?yàn)榫o急而忽視了重要的事。

此外，在可能的情況下，個(gè)人認(rèn)為這四個(gè)象限事務(wù)的最好處理方法是：重要而緊急的事立刻去做、重要而不緊急的事有計(jì)劃的做、不重要而緊急的事委托他人去做、不重要也不緊急的事盡量不做。

掌握時(shí)間管理的必要方法與技巧

對(duì)于多數(shù)投行人士來(lái)說(shuō)，只要注意好“日歷”、“清單”和“提醒”三點(diǎn)，就能讓工作效率提升很多，基本能滿足普通人在時(shí)間管理方面的要求，并解決大多數(shù)常規(guī)的時(shí)間管理問(wèn)題，讓生活和工作不再混亂，開始變得有序、穩(wěn)定，效率也會(huì)提升不少。

管理時(shí)間也可以使用一些長(zhǎng)期驗(yàn)證有效的管理方法。例如，戴維·艾倫在《搞定》中提出的GTD(Getting Things Done)時(shí)間管理法。核心思想在于，通過(guò)列“待辦事項(xiàng)清單”和”完成事項(xiàng)清單“來(lái)管理時(shí)間。

待辦事項(xiàng)清單用來(lái)提醒你做事情，完成事項(xiàng)清單用來(lái)審視你的時(shí)間安排。待辦事項(xiàng)清單強(qiáng)調(diào)目標(biāo)，完成事項(xiàng)清單重在展現(xiàn)成就。通過(guò)列待辦事項(xiàng)清單，你會(huì)知道什么時(shí)候該做什么事，這樣做事就會(huì)更加有條不紊。而每日列完成事項(xiàng)清單時(shí)，你會(huì)看到自己一天做了什么事情，哪些事情有必要做，哪些事情可以稍微推后等等。此外，當(dāng)看到一天完成的事項(xiàng)很多時(shí)，你的滿足感會(huì)提升，你就越有可能堅(jiān)持下去。

列待辦事項(xiàng)清單，可以如前文所述，每天把該做的事情列出來(lái)，并對(duì)該做的事排好優(yōu)先次序。

列完成事項(xiàng)清單呢，可以參考以下步驟：1）認(rèn)真回憶并記錄今天都做了什么，并注明花費(fèi)的時(shí)間。2）先堅(jiān)持一個(gè)星期，每晚記錄時(shí)間開銷，再往后堅(jiān)持。3）每周或每個(gè)月總結(jié)這段時(shí)間做了什么，進(jìn)行反思。4）可以根據(jù)個(gè)人時(shí)間和需要選擇不同的記錄時(shí)間段。在記錄過(guò)程中或記錄完之后，看著這些內(nèi)容，你就知道時(shí)間都去哪兒了。這樣，你會(huì)知道如何更有效地管理時(shí)間。

此外，個(gè)人在實(shí)踐中認(rèn)為，對(duì)于時(shí)間管理來(lái)說(shuō)，充分利用好晚上睡覺(jué)前的日結(jié)和早上工作之初的時(shí)間至關(guān)重要。

具體來(lái)說(shuō)，其一，一天之計(jì)不在于晨，在于昨晚。昨晚最好能做到日事日清，至少必須做到日日結(jié)和安排第二天的計(jì)劃。也就是說(shuō)，每天睡覺(jué)前要拿出專門的時(shí)間來(lái)干兩件事。

第一件是對(duì)當(dāng)天的工作進(jìn)行總結(jié)，檢查當(dāng)天計(jì)劃的事項(xiàng)是否完成。最好的狀態(tài)是“日事日清，日新日高”。實(shí)在不能完成的也要重新進(jìn)行計(jì)劃。第二件是按照“計(jì)劃為先”的原則對(duì)第二天的事務(wù)進(jìn)行安排。把計(jì)劃時(shí)間從每天早上前移到頭天晚上非常必要。因?yàn)椋诙煸缟希芸赡芤驗(yàn)楦鞣N原因從工作一開始就進(jìn)入忙碌狀態(tài)而忽視了先行安排計(jì)劃。此外，提前安排也能讓人心中有數(shù)，第二天更加從容。

其二，一天之計(jì)也在于晨。這是從“要事優(yōu)先”的角度。如果早晨，或者說(shuō)工作一開始就能先把最重要而緊急的事和除會(huì)面、會(huì)議之外的要事搞定和完成，人一整天的心態(tài)都會(huì)變得很輕松。而且，如果有條件能在規(guī)定的上班時(shí)間之前到達(dá)辦公場(chǎng)地，利用自己獨(dú)自工作、不被打擾的時(shí)間處理重要的事務(wù)，往往效率會(huì)很高。

充分利用碎片化時(shí)間

時(shí)間管理再精確，每天的時(shí)間也不可能安排得滿滿當(dāng)當(dāng)，一定會(huì)有許多空閑的碎片化時(shí)間。無(wú)論是等車的時(shí)間、排隊(duì)的時(shí)間、兩個(gè)會(huì)議之間多出的時(shí)間等等就是常見(jiàn)的碎片化時(shí)間。每天如果有60分鐘碎片化時(shí)間，一年就有21900分鐘。如何利用好這些碎片化時(shí)間，也是時(shí)間管理的重要內(nèi)容。

對(duì)于投行來(lái)說(shuō)，如何利用好碎片化時(shí)間的意義就更大了。或者也可以說(shuō)，投行人受時(shí)間碎片化的困擾也更大。因?yàn)橥缎腥藛T會(huì)有大量的時(shí)間用于出差、用于會(huì)議、用于飯局等，時(shí)間被分割成碎片變成一個(gè)普遍的現(xiàn)象。可以利用的碎片時(shí)間也就更多，累計(jì)起來(lái)的時(shí)間量就更為驚人。此外，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和智能手機(jī)的功能越來(lái)越強(qiáng)大，大家每個(gè)人隨時(shí)都擁有了可以用來(lái)辦公的移動(dòng)終端，利用好碎片化時(shí)間的條件更為充分。

這種情況下，必須明白，“將工作時(shí)間碎片化”和”利用碎片化時(shí)間工作“是兩回事。前者是指因?yàn)橹饔^（例如工作時(shí)不專注、經(jīng)常性的被其它事物打擾）或者客觀的原因（例如經(jīng)常性的出差，要在各種交通工具之間變化）將整塊的工作時(shí)間割裂成多個(gè)小塊時(shí)間再穿插著處理不同的事情。

例如，本來(lái)計(jì)劃上午有三個(gè)小時(shí)要完成一份項(xiàng)目建議書，但是在做建議書的過(guò)程中被朋友的電話聊天打擾，在查資料時(shí)被其它八卦信息吸引，就是工作時(shí)間被碎片化了。而”利用碎片化時(shí)間工作“是充分利用了可能會(huì)被浪費(fèi)的小塊碎片時(shí)間來(lái)處理工作上的事情。例如，在等待滴滴專車到達(dá)的時(shí)候，用手機(jī)閱讀了項(xiàng)目微信群中對(duì)一個(gè)重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的討論觀點(diǎn)，并回復(fù)了自己的意見(jiàn)；或者登錄工作郵箱回復(fù)了一封簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單的工作郵件。這些都是利用了碎片化時(shí)間來(lái)工作。一些相對(duì)簡(jiǎn)單的工作，完全可以利用碎片化時(shí)間來(lái)完成，沒(méi)有必要使用整塊時(shí)間或者一定要打開自己的筆記本電腦來(lái)進(jìn)行。

與“反對(duì)將工作時(shí)間碎片化，要充分利用碎片化時(shí)間工作“一致，學(xué)習(xí)上也可以這樣操作。投行是需要持續(xù)學(xué)習(xí)與”充電“的行當(dāng)，那么也要旗幟鮮明的反對(duì)碎片式學(xué)習(xí)，但提倡要利用碎片式時(shí)間多學(xué)習(xí)。

近來(lái)，一些知識(shí)服務(wù)平臺(tái)遭遇了很多輿論的微詞。如果不專研原著，不進(jìn)行深入思考，之滿足于某些做知識(shí)服務(wù)的“專家”的知識(shí)“投喂“，確實(shí)容易帶來(lái)信息碎片化和知識(shí)結(jié)構(gòu)碎片化，導(dǎo)致深度思考能力的倒退，甚至被稱為“知識(shí)癱瘓”。這是因?yàn)椋嬲杏玫钠鋵?shí)并不是知識(shí)，而是這些知識(shí)帶來(lái)的能力的提高。也就是說(shuō)，轉(zhuǎn)化為能力的知識(shí)，才真正有用。否則，眼界格局越來(lái)越高，手腳卻越來(lái)越遲鈍，變得”眼高手低“。

因此，我們必須明白利用碎片時(shí)間學(xué)習(xí)與學(xué)習(xí)碎片化也不是一回事。其一，利用碎片化時(shí)間有計(jì)劃的進(jìn)行某些領(lǐng)域的學(xué)習(xí)是適宜的，例如學(xué)習(xí)英語(yǔ)單詞、看與投行相關(guān)的新法規(guī)。

其二，有些領(lǐng)域和內(nèi)容，接受速成的“投喂”，即便只獲得碎片的、零散的、孤立的知識(shí)點(diǎn)也無(wú)妨。

其三，有些學(xué)習(xí)領(lǐng)域必須抵御碎片化，讓知識(shí)能夠“零存整取”，讓深度思考能夠進(jìn)行。必須明白，只有把你大腦里的那些散亂的知識(shí)點(diǎn)，勾連起來(lái)構(gòu)成完整的體系，這才構(gòu)成知識(shí)本身。更有意義的，是一種思維方式，一種靈活運(yùn)用自己掌握甚至未掌握知識(shí)、用以改善自我智能及生活的能力。

作者沈春暉，紅塔證券分管投資銀行業(yè)務(wù)的副總裁，我國(guó)首批注冊(cè)的保薦代表人，春暉投行在線創(chuàng)辦人。

對(duì)文章劃一下重點(diǎn)：

1、一天之計(jì)不在于晨，在于昨晚。昨晚最好能做到日事日清，至少必須做到日日結(jié)和安排第二天的計(jì)劃。

2、一天之計(jì)也在于晨。這是從“要事優(yōu)先”的角度。如果早晨，或者說(shuō)工作一開始就能先把最重要而緊急的事和除會(huì)面、會(huì)議之外的要事搞定和完成，一整天的心態(tài)都會(huì)變得輕松。

3、力爭(zhēng)充分利用碎片化時(shí)間工作，一定不能將工作時(shí)間碎片化。

要完全掌握這些技巧并不容易，需要有意識(shí)的主動(dòng)提醒并不斷鞏固。只要你一旦掌握了，就會(huì)很受益。

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