公司員工費用報銷制度

為規范公司各種開支費用報銷及付款程序，加強公司財務管理，控制成本，切實保障公司利益，根據《資金審批制度》和《費用預算制度》，特制定公司費用報銷制度及實施細則。

第一部分：關于報銷的審批流程及原則

(一) 報銷流程

1、一般的報銷流程（預算范圍之內或有經審批的費用）

經辦人——本部門經理（或上級主管）——部門總監——財務專人審核——財務經理核準--總經理/總經理授權人審批——出納支付

2、特殊的報銷流程（預算之外或沒有經審批的費用）

原則上預算之外或沒有經事先申請的費用是不予以報銷支付的，如確屬公司正常經營和發展需要而發生的開支，須經辦人補申請報告報總經理特批，申請報告須列明費用報銷的理由，并按以下流程報批；

經辦人補申請報告---本部門經理（或上級主管）核實---系統分管副總經理簽署意見--總經理特批--經辦人填制費用單據并附申請報告---總監審核單據——財務經理審批——公司出納支付

3、主要部門的報銷流程

（一般報銷流程）經辦人——主要部門審核——財務經理審批——出納支付

(二) 費用審批原則

1.費用報銷需經辦人的主管領導批準，不得自主批準自己的報銷費用。

2.不得逾越流程，不得未經直接領導審批，直接提交公司總經理審批，不得未經財務人員審核直接提交公司總經理審批。

3.出納必須憑總經理、財務經理均簽名后的報銷單支付相關費用，一旦發現違規操作，對出納通報批評，并實行扣除當月獎金50%-100%的處理，如造成經濟損失，由出納及相關人員承擔連帶責任。

4.費用報銷原則上不得跨月（異地店鋪本月報銷上月的單據除外），業務人員及各店鋪員工每月應把報銷憑證及時傳遞給公司財務中心報銷。

(三) 報銷經辦人、審核人及審批人的職責

1. 經辦人；因公辦理業務時應向對方索取相應原始單據，經濟業務發生后應及時準確的填寫報銷單據，對經辦的經濟業務及提供的原始單據的真實性負有直接責任，并有責任及時向財務人員提供其審核所需相應文件或資料。

2. 部門負責人：對本部門發生的經濟業務進行確認及對經辦人提供的原始單據進行審核，對報銷業務負有直接審核責任，并有責任協助財務人員的審核工作。

3. 財務人員：審核報銷的經濟業務是否符合相應規定，審核報銷所提供的原始單據是否符合相應的要求，審核報銷單據中是否按要求填寫相應的項目和內容。對不符合要求的報銷單據、原始單據及填寫不規范的行為提出相應的處理意見。

4. 系統分管副總經理：對所有負責的部門費用進行全面管理，在公司授權范圍內審核所管理的各部門的費用報銷

5. 財務經理：從財務專業及上市規劃前瞻性預控能否通過四大審計并出具無保留意見的角度，核準所有費用單據及資金付款的合法、合規性、合理性。

6. 總經理因出差在外，需臨時授權簽署指定代理人（一系統副總經理）辦理審批報銷、支付業務，并交財務部備案，指定代理人可在期間行使相應的審批的權力。

第二部分：報銷總體原則

1. 預算內的費用方可直接報銷。

2. 所有的報銷均遵循“誰支出、誰報銷”的原則，嚴禁假借他人的名義報銷自己費用的行為。

3. 嚴禁報銷虛假費用的行為

4.無預算或預算外的費用報銷須財務經理簽署意見、總經理批準后方可列支。

5.每辦一次業務，應該填寫一張報銷申請單。業務招待費用、物資采購、餐費不論金額大小，一律每發生一次填寫一張。籠統地在報銷單上寫上“×”月的費用，或多次業務單據分不清的，財務中心不予受理。

6.所有費用開支，應“先申請、后開支、再報銷”的流程，財務人員應根據預算來審核和支付。相關預算外費用在發生費用前，應該先書面請求總經理，得到批準后才可以發生相關費用，堅決杜絕“先斬后奏”的現象，事先申請以總經理簽名的日期為準、總經理外出時，或本人出差在外遇急情況時，應電話或郵件通知總經理，得到許可后才可進行。事后應及時補充申請表，作為報銷的依據。

7.關于報賬時限，上月25日后至當月25日期間費用必須在當月報銷。差旅費用必須在結束后五個工作日內報銷、逾期單據，財務部不再受理，由此造成的損失，由報銷人自己承擔。因單據不合要求不予報銷，被退回按規定不可以重新再報銷，違者一經發現，將嚴肅處理。特殊延期（如外地出差時間較長），需提出書面報告，主要部門領導由總經理簽署意見后才可以報銷

8.跨年度的費用必須在次年1月15號之前填單報銷，年終結算后不管何種原因均不得報銷上年度費用。

9.大額支付款項必須使用支票或其他銀行結算方式，超過10000元而用現金支付的，報銷時必須詳細說明原因，經財務部審核；如無正當理由，一律退回。

10.從出納處領取報銷款時，需報銷人簽名確認。對于領款不方便的需要他人代領的，本人應該出具書面代理書，指定代理領款人。由代理人在領款表簽字，無書面代理書，其他人不得代領，發放人員有權拒絕。出納把代理書附于領款表后。財務經理不定期抽查款項是否如實發放。

第三部分：原始憑證粘貼要求和報銷單據填寫規范

1. 所有的報銷單據、借支單的所有內容均需完整填寫，一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫，嚴禁使用圓珠筆填寫單據、嚴禁涂改，報銷單位“經辦人”務必由本人親筆簽名，單位填寫不齊全和涂改的，一律不予受理。

2. 因公發生經濟業務時，經辦人員必須向對方索取原始單據。未取得原始單據或虛假的原始單據一律不予報銷。

3. 報銷時提供的原始單據必須是由稅務部門監制的發票或由財政部門監制的收據，以及預算報告、專項申請等附件。原始單據必須真實，合法；與開支的內容得一致。對于標有“顧客（單位）名稱”的發票務必由開票人填寫本公司名稱，自己補充填寫為無效發票，不予受理。無“顧客名稱”的發票，無需填寫。另報告、申請等附件必須經權限人員簽字同意的紙質件。

4. 各種類型的發票應該分開粘貼，并在粘貼單上標出共XX張，金額XX元。票據粘貼混亂，不注明張數、金額的單據一律退回。

5. 原始單據遺失的盡量取得了出票單位的原單據復印件并蓋上出票單位的財務專用章，經財務中心簽署意見后方可報銷。

6. 由費用會計負責財務報銷審核，出納負責支付款項。每月由費用會計將《費用報銷匯總清單》（包括填報金額、審核金額、抵借款情況、實報金額、匯款日期等項）并將用傳真或電子郵件知會各外地店長及長期外地出差人員。

7. 報銷的原始單據要用《報銷單據粘貼單》（屬二級報銷單據）粘貼，并貼在裝訂線以內，具體粘貼標準如下：

8. 同類性質、長寬略相等的小票（如：高速公路過橋費、公交車票等）粘貼首先把疊加的小票用剪刀從左邊修剪齊，然后用右手往右折動，待每張小票間隔一定距離后，在其背面涂上膠水，靠齊《報銷單據粘貼單》裝訂線左側粘貼。

9. 長條形出租車票同樣靠左粘貼，且以不超過《報銷單據粘貼單》整個寬度為限。

10. 對大于《報銷單據粘貼單》尺寸的原始單據不需用《報銷單據粘貼單》粘貼，直接從左邊修剪齊后，附在對應業務使用的一級報銷單據上（例如：《支付證明單》、《現金支出證明單》、《差旅費報銷單》、《費用報銷單》，都屬一級報銷單據）。

11. 發票和類似白條(含收據，過期無效發票，送貨單等)要分開填列單據(含支付證明單,費用報銷單).

12. 生產零星購物未取得原始單據的情況，填《支付證明單》，后附《入庫單》（財會聯）、部門總監審批的《零星采購申請單》（財會聯），通過費用報銷審批流程后，才能報銷。

13. 生產零星購物未取得發票但取得白條、收據或送貨單的情況，同上。

14. 未取得原始單據的、現金支付的費用報銷（包括：紅包、現金贊助、贈送現金等），另單獨填《現金支出證明單》，并在“備注欄” 注明事由，報總經理批準，財務經理核準后，才能報銷；臨時工勞務費由部門總監審核后，財務經理審批，才能報銷。

15. 《報銷匯總清單》中的序號以本次一級報銷單據編號為序，且不能斷號；每張一級報銷單據都必須在其右上角用（分子N/分母M）標上，N表示本張單據號，M表示總共張數。

16. 廣州市內店鋪，如購置總額不超過 元以下的辦公用品、辦公用具及低值易耗品，憑申請計劃購買，不留庫存，以便盡量壓縮、減少庫存資金；對 元以上的辦公用品、辦公用具及低值易耗品，需要辦公室辦理出入庫手續，憑入庫單及發票才能報銷。

17. 固定資產的大修理費用，應事先提出修理申請計劃，經各使用部門分管總監同意后才能進行大修理，完工后憑相關發票、清單辦理報銷手續。

18. 店鋪用品、用具等財產的購置須事先寫好申請報告及資金預算，由營銷總監、行政人事總監批準后方可借支,憑發票單據報銷。

19. 當月各職能部門發生的費用要及時報帳，在次月5日以前要辦理報銷（異地店鋪本月報銷上月的單據除外）。

20. 持“誰承辦誰報銷、使用部門確認，入其費用”原則。

21. 包括公司各部門除裝修押金等短期（原則上三個月內）可以退回款項的原始單據之外，其他原始單據（包括押金、保證金、合同等）必須于發生次月5日前交回公司財務部。

22. 空白報銷及付款單據樣版如下：

第四部分：主要費用管理規定

費用管理的把關人為財務人員，財務人員應遵循《資金審批權限》和《費用預算制度》中的規定對每筆發生費用進行核查，并及時對一些費用進行歸集匯總，提供準確的財務數據。

(一) 公關、招待費用：

1. 凡因公司發展需要而發生的公關費（包括餐費及贈送禮品費用），必須事前提出專項申請，根據《資金審批一覽表》的規定由相關人員審批。

2. 報銷時必須提供已經審批的《申請報告》（ 元以內除外），報部門負責人備案即可，財務人員核對報銷內容是否與《申請報告》內容一致，如果是贈送禮品，需要提供《禮品清單》。

3. 經辦人在報銷招待費用時應注明以下信息：招待時間，招待理由，招待人員，陪同人員，招待地點。

4. 招待費用發生一周內，經辦人應及時辦理報銷手續并辦理相應的還款手續。

5. 公司所有公關、招待費用控制在年度累計銷售額的2.5%之內；各大區域、各辦事處的公關費用都屬“招待費用”范疇，遵循下列規定。

6. 各大區域本月招待費用合計數統一控制在本區域上月銷售業績千分之1.0之內，超支部分先行自付并保留發票，在12月前統計各大區域本月止年度累計招待費用控制在本區域上月止“年度累計銷售業績”的千分之1.0之內，如有節余差額，在年末可憑發票在節余差額內報銷。

7. 各辦事處本月招待費用合計數統一控制在本辦事處區域上月銷售業績千分之2.5之內；超支部分先行自付并保留發票，在12月前統計各辦事處本月止年度累計招待費用控制在本區域上月止“年度累計銷售業績”的千分之1.0之內，如有節余差額，在年末可憑發票在節余差額內報銷。

A. 招待標準

(一) 對外合作經費報銷：

1．對外合作經費指基于公司業務或市場開拓需要產生的對外合作費用。

2．對外合作所產生的必要經費，需以書面形式預先提出申請（此預算往往包含在正式的對外合作項目報告書內）經審批同意后，方可予以報銷。

3．未經預先申請的經費，視為個人費用，公司一概不報銷

4．實際報銷時，在審批同意范圍內予以實報實銷，超出范圍的費用公司不承擔報銷責任：

5．報銷流程為：本人申請經費——總裁審批——本人填單——財務審核——財務副總裁根據申請及單據核準——出納報銷

(二) 新項目研發及開拓費用報銷：

1．新項目指公司研究討論通過，具備可行性的新項目或新產品，其研發與開拓方向須與公司戰略一致。

2．新項目研發及開拓需預先設定研發預算，報董事會批準后執行；

3．新項目研發及開拓費用報銷嚴格按照預算額度報銷，超支部分需提前報董事會審批，否則公司不承擔報銷責任：

4．新項目研發及開拓費用報銷流程：本人申請——董事會批準——本人填單——財務審核——總裁審批——財務副總裁核準——出納報銷

(三) 會議費

1. 此會議費僅指主要部門內部會議場地租用費、餐費、物品費、交通費、住宿等費用。內部會議具體指月度總結、月中會議、經理溝通會議等。

2. 經辦人在報銷會議費用大的時必須遵循真實完整的原則，在報銷單中需注明以下信息：開會主題、會議地址、物品清單，會議費用應按場租、餐費、物品費用，交通費，住宿等分類匯總，直接寫會議費用XX元的不予報銷。

3. 在會議同時發生的活動費，獎勵費用大的應單獨填寫報銷單，按活動費用大的獎勵費用規定報銷。

4. 超預算或無預算舉辦會議，一律不予報銷。

5. 會議結束后一周內，會議主辦方應及時辦理報銷手續并辦理相應的還款手續。

(四) 活動費用

1. 活動申請及其費用預算須事先申請報區域總監、系統營銷分管副總經理審核、總經理審批后才能實施。

2. 經辦人報銷活動經費時應遵循真實完整的原則，在報銷單中需注明以下信息：活動內容，參與人員（附參與條件），活動日期，活動地點，活動費用應按場租、餐費物品費用、交通費、住宿費等分類匯總，直接寫活動費用XX元的不予報銷。

3. 活動費用發生一周內，經辦人應及時辦理報銷手續并辦理相應的還款手續。

(五) 獎勵費用

1. 獎勵費用須事先申請報區域總監、系統營銷分管副總經理、財務中心審核、總經理審批后才能發放。

2. 經辦人在報銷獎勵費用時應注明以下信息：獎勵條件，獎勵內容，獎勵人員，并附《獎勵簽收清單》，提供不完整的一律不予受理。

3. 各辦事處本月獎勵費用合計數統一控制在上月業績千分之2.5之內；超支不予審批。

(六) 差旅費報銷規定：

一、 差旅費報銷具體原則：

1. 為了提高出差人員辦事效率，節省時間和節約開支，公司員工出差，在選擇乘用交通工具、住宿、應酬餐飲等方面，應根據實際情況，按級別、按目的地的實際消費水平等來選擇所需乘用的交通工具、選擇住宿的賓館以及應酬餐飲的等級，具體標準按以下制度實行。

2. 差旅費指相關人員因公出差，如：參加總部組織或培訓等活動、總部相關人員市場督導、視察、指導工作而發生的交通費、住宿費等，除此類活動外，各系統分管的高管（副總經理、總監）另行有出差活動需事先報總經理審批，其他人員另行有出差活動由分管總監或分管副總經理審批，否則費用自理。

3. 員工因公出差宴請關系單位人員，則當餐次不可報銷出差伙食補助。

二、 差旅費報銷規定：

1) 出差費用的報銷、凡屬公司職能部門的報銷應于返回公司7日內整理后由財務總監簽名報銷；屬店鋪費用按相應審批程序報銷。

2) 差旅費報銷應按時間發生的順序、地點、路徑填寫 ，車費、補貼要分開填列，并要有部門總監的審批意見。

3) 《差旅費報銷單》除反映出差人員出差期間發生的路橋費、油費、出差期間的車費、補貼外，不屬于以上的其他費用（業務招待費、房租費、廣告、宣傳費、辦公費、水電費、信息費等），另單獨用《費用報銷單》分開填報。

4) 如果一筆業務，要貼多張差旅費報銷單，經辦人應在每張報銷單大寫金額的左邊注明共多少張，本單是第幾張；或用分數（N/M）表示，M表示共M張，N表示第N張。財務人員審核時，應在第一張單右下邊空處用鋼筆注明共多少張，“合計金額”多少。每一張差旅費報銷單都要有經辦人、部門總監、費用會計簽名，財務總監或總經理只在第一張差旅費報銷單（含：合計匯總實報總金額、總張數）上簽批。

5) 下級陪同副總經理級領導同時出差，如屬開會、考察，統一安排食、宿的，全部按實報實銷處理；如開會、考察不安排食、宿或是其他公務，則按“就高不就低”的報銷標準處理。

6) 同次出差，如屬兩位或三位員工性別相同者，除經副總經理或以上領導審批同意住單間房的以外，原則上要求住標準雙人、三人間，并按較高職級員工住宿標準報銷一個人的住宿費。

7) 出差地辦事處或店鋪能安排住宿者，出差人員不得報銷住宿費用。

8) 當日12：00時前出差，可享受全天出差伙食補助；當日12：00時后出差，可享受半天的出差伙食補助。

9) 在市區內上班的員工，享受的中餐補助（外地出差除外）按人事部規定執行。

10) 員工出差期間的住宿費本著“根據發票限額據實報銷”的原則。

11) 出發地或目的地到機場的交通費實報實銷。

12) 公司內部組織人員由外地調入總部或由總部調往外地而發生的派遣費（屬差旅費范圍）一律由當事人在新單位報到后，據實報銷。

13) 派駐外地長期工作人員(如：辦事處人員、店長、區域經理等職員)在任命之日起，10個工作日內必須在調入當地租賃房屋，10日內可享受外地出差差旅費補助；超出10個工作日而入住賓館的住宿費用自理。

三、 辦理出差申請、借支及報銷手續：

1. 公司員工出差時，須事前填寫《出差申請表》（需注明出差人數）并經部門總監或分管副總經理批準。

2. 出差借支，經辦人應事先填寫《出差申請單》，并根據《開會通知》或《出差申請單》，根據公司差旅費標準，預計出差天數，出差人數，計算借支金額，填寫《出差借支單》，按《資金審批流程、權限一覽表》報批。

3. 差旅費報銷時，報銷人轉交《開會通知》或《出差申請表》財務聯及出差費用票據給相關會計審核，會計審核后呈交財務總監核準，總經理審批，會計錄制記帳憑證核銷。

四、 市內交通費

1. 提倡節儉，外出辦事，應盡量乘公交車或地鐵，嚴格控制出租車費；總部員工如有特殊情況需乘坐的士，應事先獲得系統分管副總經理批準。

2. 發生費用后，應立即填寫報銷單，頻繁外出的可以一周報賬一次。

3. 對于出租車票，必須取得稅控出租車票，手撕發票一律不予以報銷，報銷人在車票的背面寫上起止地點并簽名。

4. 連號的公交車、地鐵或出租車票，不論何種原因都不得報銷。

5. 對于長距離（如跨城市）的出租車票，比照長途車的票價予以報銷，多出不報。

駐外人員確因工作需要乘坐出租車應該詳細填寫《市內交通費匯總表》內容，如：時間、事由、往返地點、金額，“備注欄”注明同行人或攜帶物品數量，以出租車費用統一申報，經駐外主任、分管總監或副總經理審核后，方可申請報銷。

五、 差旅費中交通費的報銷標準（未含市內交通費）：

1) 享受交通工具標準

2) 交通費的報銷規定：

i. 按享受工資待遇來劃分，享受主管級待遇，對外使用經理名義者，按主管級選擇所乘交通工具。

ii. 因工作需要選擇使用非本級別的交通工具者，須報總經理特批。

iii. 如員工自己要求乘坐超標準交通工具，公司只按相應標準予以報銷，差價由員工個人負擔。

六、 差旅費中住宿費標準、伙食補貼標準：

包括：住宿費標準、伙食補貼標準、市內交通費標準；根據劃分區域不同，具體分省內市外（或以公司為中心超50公里外）、廣東省外三個區域來確定不同的差旅費報銷標準如下：

1) 省內差旅費報銷標準

備注：

1、 省內廣州市外出差原則上“當日去，當日回” ；確實無法返回時，請示分管副總經理同意后，可享受省內出差報銷標準。

2、 分省內市外（或以公司為中心超50公里外）。

2) 省外差旅費報銷標準

3) 享受住宿費標準的地區分類表

(一) 文具、辦公用品、低值易耗品、網絡配件等辦公費

文具、辦公用品，低值易耗品，網絡配件等物料用品一律由營運部門/行政部門統一采購，其它員工不得私自采購。報銷時應填寫完整的采購清單、小票、供應商送貨單，（詳細列明所購商品明細），倉管、結算部門的驗收證明方可報銷。并做好各部門的領、用、存登記；如不能按規定提供附件一律不予報銷。

(二) 汽車費用

1.主要部門自有車輛的費用實行限額報銷政策，每月固定車輛使用費在額度內實報實銷：A（一級城市）： 元：B（二級城市）：C（其它區域）： 元。超出此額度的相關費用（包括燃油費、路橋費、停車費、洗車費、違規違章罰款、交通事故賠償等）不再報銷，保險費，車輛使用稅，維修費等非日常費用另行報銷，但費用開支必須實事求是，一經查出弄虛作假，取消報銷，并處3倍罰款。5000元以上的車輛維修必須專項報經公司行政部/營運中心批準，（無車時本條暫不執行）。

2.各系統分管副總經理自有車輛實行車輛費用包干制，每月車輛使用費： 元，超出費用不再報銷；外出不能再向公司單獨申請用車，但特殊情況，可搭便車；個別系統分管副總經理未有小車的不享受此政策，但因公用車可向公司單獨申請。

3.汽車使用費每月由主要部門司機或各系統分管副總經理提供相關有效發票（如汽油票、過路、過橋費、停車費、保險費、維修費等），以報銷方式領取。

(三) 工資費用

按照公司的《工資管理制度》執行。

第五部分：報銷時間規定：

1) 每周二、周四為總經理或授權審批人、財務副總裁集中辦理費用報銷審批的時間，特急的除外，以節省領導時間、提高辦事效率。

2) 月底發生的費用須于次月5日前辦理報銷。

第六部分：福利費開支及審批：

職工的因公負傷醫藥費用、職工生活困難補助，經部門總監核實，按公司以上規定審批權限審批后，給予報銷。

第七部分：附則

1. 本制度自頒布之日起生效。

2. 本制度與《資金審批流程及權限一覽表》及《費用預算制度》等有關文件共同實施，解釋權歸公司財務中心。

3. 本規定正處于不斷完善之中，如有不當之處，有待修正；由財務中心負責解釋，并出臺臨時補充規定、通知，報總經理審批后實施。

4. 適用范圍：業務中心、廣東銷售部、終端服務中心、開發部、生產部、采購部、行政人事部、總經辦、財務中心等各部門。

5. 各部門具有財務管理制度中所規定的部門權限，但沒有最終的財務支出審批權，所有財務支出審批權均由總經理負責或總經理臨時授權人負責。

6. 凡以前的規章、制度涉及的內容與本制度有沖突、抵觸的，以本制度為準。