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自新冠疫情爆發以來，許多行業的工作方式都產生了巨大轉變，其中一大特點就是遠程辦公變得越發普及 —— 甚至連教育、醫學、心理咨詢等一貫強調面對面接觸的工作，都被迫從線下轉為了線上溝通，遠程會議的交流方式也逐漸進入了我們的生活。對于很多 IT 工作者來說，辦公室和家庭之間的界限也在這一年多的時間里變得模糊，大型科技公司如 Twitter 和 Quora 更是早已宣布允許員工無限期地在家辦公。盡管大大節約了通勤時間，但遠程辦公的工作方式也存在著效率和溝通成本方面的不確定性。比如，當公司在遠程會議時，你會不會分心開小差？ 
為了了解工作方式上的短期轉變將如何在長期趨勢中影響工作文化，以及如何改進科技手段以提升工作效率，來自斯坦福大學、亞馬遜公司、微軟研究院、倫敦大學學院的研究人員進行了一項有關 “遠程開會摸魚學”的大型聯合調查，深入討論了工作者們在參與遠程會議時的分心現象。研究結果以《規模化分析遠程會議時多任務處理行為》（Large Scale Analysis of Multitasking Behavior during remote meetings）為題發表在人機交互的頂級會議 CHI 2021 上，并獲得最佳論文提名。
該研究收集了 2 月至 5 月的大型遙測數據集，包括 2020 年美國微軟公司員工和 715 位工作者的工作日志等。研究結果表明，內在的會議特征如規模大小、時長和會議類型等因素與開會效果呈顯著相關，很多工作人員會主動或被動地選擇 “一心多用” 的 “多任務處理” 方式。
該論文采用定量與定性相結合的研究方法：一方面，研究人員收集分析了 2020 年 2 月至 5 月疫情前后全美微軟員工在微軟系辦公軟件上的行為日志記錄（包括 Microsoft Teams 上的遠程會議記錄、Outlook 上的電子郵件收發記錄、OneDrive /SharePoint 上的文件編輯記錄）。另一方面，研究人員散發問卷，收集了 715 名微軟員工關于遠程會議分心的看法。
圖 | 美國微軟員工疫情期間遠程會議時長、參會人數、會議種類統計分布
為確保在家辦公的員工們依然能夠協同工作，公司經常要召開各種各樣的遠程工作會議，然而，由于線上會議的禮節與到會場參會有著天壤之別。研究結果就發現，在約 30% 的遠程會議中，人們會因電子郵件而分心；約 25% 的遠程會議中，人們會因編輯文檔而分心。如果參會者關閉視頻或音頻，人們很可能由于缺乏有效監督而 “隨意” 干私活。參加無需打開攝像頭的遠程語音會議時，很多參會者甚至不會從床上爬起來。更有些參會者在聆聽會議內容的同時，一邊進行 “多任務處理”—— 包括疊衣服，帶孩子，鍛煉身體等。
而當攝像頭打開參加視頻會議時，盡管需要端坐在電腦前不能四處走動，很多參會人員曾進行網上購物，或者處理其他工作郵件、回復信息、玩電子游戲、看視頻等。不過，分心進行 “多任務處理” 也并不完全意味著工作效率低下。也有約 15% 的調查參與者表示，他們同時處理多項任務是在記筆記或查閱會議中討論的文件等，這樣的同步工作方式可以幫助參會者保持專注并且提升工作效率。
實際上，在虛擬會議中同時處理多項任務也是一種正常的應對機制，可以保護人們的精神健康免受太多由虛擬會議帶來的傷害。比如，視頻通話時間過長會帶來認知負荷，尤其是持續的近距離目光注視，可以導致視覺和精神疲勞。而分心可以有效緩解這樣的認知負荷。通常，在遠程辦公的過程中，召開遠程會議的頻率遠高于實地辦公室召開會議的頻率。近四成的被調查者表示，他們不得不在會議期間工作。一位微軟員工表示:“在開會的同時分心做其他工作是必須的，否則你無法完成所有的工作任務。”研究人員通過使用微軟 (Microsoft) 的 Workplace Analytics 活動跟蹤工具來評估人們花在會議上的時間，以及會議中人們之間的關系等，發現人們在規模更大、時間更長的會議中會更頻繁地分心。
圖 | 通過回歸分析，研究人員發現遠程會議分心的可能性與會議長度、參會人數、類別、時間息息相關
研究結果表明，在公司完全遠程化之后，員工每周的專注時間從 34 小時減少到 32 小時。相比之下，視頻通話的時間從每周不到 1 小時猛增至 21 小時。每周花在電子郵件上的時間也增加了兩個小時。此外，家里有孩子的員工通常比沒有孩子的員工更容易受到干擾，而初級員工的生產效率通常會比高級員工低。缺乏有效的監管和更少的道德壓力也被視為是遠程會議參會者分心的原因之一。
與傳統的面對面會議相比，當人們在家里參加遠程會議時，容易通過關閉攝像頭 / 靜音靜音等方式，隱藏自己的參會狀態。如果是在線下開會，在同事發言時分心會顯得無禮，不尊重發言者，而由于遠程會議時，被別人注意到的可能性變得更低，參會者就沒有了這種文化和道德上的束縛。事實上，在遠程辦公和遠程會議剛開始進行的時候，一些參會者對同事甚至對自己本人在會議中處理其他任務的行為也往往會感到生氣或有負罪感，因為他們也覺得不專心或者不禮貌。但是，一段時間后，隨著人們逐漸習慣了遠程會議的開會方式，大家對參會者的分心行為也就變得更為寬容 —— 工作人員也都逐漸意識到了在家辦公的環境中可能會出現各種各樣的干擾。
隨著疫情的控制，許多企業和個人都在考慮后疫情時代如何安全地返回辦公室，或者給予員工一定的遠程辦公的自由。因此，深入了解人們在遠程辦公期間的工作機制就顯得尤為重要。如果前文提到的這一分析結果也適用于其他國家、地區、行業，那么也許回到辦公室工作會更有利于那些更被遠程工作的缺點所干擾的公司或個人。比如，對于需要創新性和創造力的公司來說，讓員工每周有幾天回到辦公室可能是必要的，因為研究已經證實遠程會議并不能完美替代面對面的互動交流。同事間的即時對話和頭腦風暴一貫被視為創新中的重要一環。然而，那種意外創新性的點子在大家都不夠專心的遠程會議中很難被激發出來。
遠程辦公時，接納新的工作方式，合理的安排時間也顯得尤為重要。論文《規模化分析遠程會議時多任務處理行為》的第一作者、斯坦福大學計算機系在讀博士、微軟研究院實習生曹瀚成說表示：“研究結果表明，雇主在遠程團隊的多任務處理問題上需要更靈活的態度。你的同事的眼睛偶爾飛鏢在屏幕上可能并非出于不禮貌。”很多時候，由于遠程會議的數量和時長，個體員工的本職工作會受到拖累。因此，“人們似乎已經留下更少的時間去專注于他們的工作，因此逐漸習慣于通過開會時進行多任務工作來趕上進度。”事實上，早在疫情的大流行之前，人們就已經有了多種與開會相關聯的社會學問題，這些問題在遠程辦公的過程中更多地暴露了出來。也許，小組領導們在召開一些通報性的視頻會議前也可以思考一下，通過一封電子郵件來表達會不會更加高效便捷。https://www.microsoft.com/en-us/research/publication/large-scale-analysis-of-multitasking-behavior-during-remote-meetings/https://www./story/stop-looking-your-email-youre-video/
https://www.microsoft.com/en-us/research/blog/chi-2021-making-remote-and-hybrid-meetings-work-in-the-new-future-of-work/
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